Jakich narzędzi do zarządzania projektami naprawdę używają duże firmy?
Narzędzia do zarządzania projektami dla dużych firm pomagają usprawniać rozproszone procesy i ograniczać trudności związane z gromadzeniem informacji.
Jednak przy tak wielu dostępnych narzędziach do zarządzania projektami znalezienie odpowiedniego oprogramowania dla organizacji może być trudne. Firmy muszą wziąć pod uwagę wiele czynników przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami, między innymi koszt, skalowalność, integrację i bezpieczeństwo.
W tym artykule poznasz różne narzędzia do zarządzania projektami, z których mogą korzystać duże firmy, oraz dowiesz się, jak je wdrożyć, aby zoptymalizować wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami w swojej firmie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 narzędzi do zarządzania projektami używanych przez duże firmy
Oto kilka przykładów narzędzi do zarządzania projektami dla dużych firm, z których korzystają duże przedsiębiorstwa.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Dlaczego duże firmy korzystają z narzędzi do zarządzania projektami?
Istnieją trzy główne powody, dla których duże firmy potrzebują narzędzi do zarządzania projektami, aby skutecznie śledzić swoje portfele projektów.
Po pierwsze, duże firmy mogą mieć setki różnych działów i lokalizacji na całym świecie. Przy takim zasięgu i zakresie działania korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami może pomóc uniknąć nieporozumień i przekraczania terminów. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zespołom koncentrować się na realizacji zadań.
Po drugie, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc organizacjom utrzymać się w ramach budżetu. Gdy projekt jest opóźniony, duże firmy ostatecznie wydają więcej pieniędzy, niż pierwotnie planowano. Powoduje to efekt domina, ponieważ środki przeznaczone na inne projekty mogą zostać wyczerpane.
Korzystanie z narzędzi programowych nie tylko zwiększa odpowiedzialność członków zespołu za poszczególne zadania, ale także zapewnia wgląd w zależności. Im lepiej zespoły współpracują, tym większe są szanse na ukończenie projektu w terminie i tym mniejsze ryzyko utraty zysków.
Wreszcie, duże firmy często polegają na budowaniu zaufania z zewnętrznymi interesariuszami, takimi jak udziałowcy lub rady doradcze. Aby zdobyć i utrzymać to zaufanie, firmy muszą przedstawiać aktualne dane i raporty dotyczące zakończonych oraz bieżących projektów. Narzędzia do zarządzania projektami oferują raportowanie w czasie rzeczywistym, które ułatwia dużym firmom udostępnianie informacji o postępach projektów.
Jakich funkcji duże firmy szukają w narzędziach do zarządzania projektami?
Przy ocenie narzędzi do zarządzania projektami dla swojej organizacji weź pod uwagę następujące funkcje:
- Planowanie projektu: Duże firmy nadzorują i realizują wiele projektów jednocześnie. Planowanie projektu jest kluczowym etapem, który pozwala zagwarantować, że członkowie zespołu będą działać zgodnie ze specyfikacją i budżetem. Wdrożenie firmowego narzędzia do zarządzania projektami może pomóc dużym firmom rozpoczynać nowe działania i stale monitorować postępy projektów. Warto szukać funkcji obsługi wykresów Gantta, struktur podziału pracy oraz funkcji zarządzania ryzykiem.
- Zarządzanie zasobami: Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc firmom przekierowywać środki do różnych projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami dla dużych firm często wyświetla w czasie rzeczywistym wykorzystanie przydzielonych budżetów. To kolejny sposób, w jaki duże firmy mogą uniknąć przekroczenia kosztów.
- Komunikacja: Duże firmy mają wiele działów wewnętrznych, dlatego komunikacja między zespołami jest ważna podczas realizacji projektów na dużą skalę. Dzięki narzędziom do współpracy dla dużych firm działy mogą szybko i skutecznie przydzielać zadania, udostępniać pliki oraz raportować dane. W razie potrzeby mogą również współpracować z zewnętrznymi interesariuszami.
- Śledzenie projektu: Systemy zarządzania projektami świetnie sprawdzają się jako narzędzia do zarządzania zadaniami. Dane i wskaźniki projektu dostępne w czasie rzeczywistym pokazują, jakie prace zostały ukończone, a jakie nadal trzeba wykonać. Członkowie zespołu mogą również wyświetlać swoje wzajemne zadania i przekazywać asynchroniczne aktualizacje statusu, ograniczając potrzebę organizowania nudnych spotkań statusowych i zwiększając produktywność.
- Raportowanie projektu: Duże firmy często przenoszą członków zespołów między projektami w odpowiedzi na zmieniający się popyt. Narzędzia do zarządzania projektami oferują przydatne podsumowania projektów, dzięki czemu członkowie zespołu mogą szybko zrozumieć zakres i cele projektu oraz wdrożyć się w nowe zadania.
Należy również pamiętać, że narzędzia do zarządzania projektami dla przedsiębiorstw zazwyczaj oferują szerokie możliwości dostosowywania, dzięki czemu duże firmy i poszczególni członkowie zespołów mogą skonfigurować aplikację do zarządzania projektami tak, aby odpowiadała zarówno celom portfela projektów, jak i osobistym stylom pracy. Może to sprawić, że oprogramowanie do zarządzania projektami będzie trudne w użyciu, ale w dłuższej perspektywie dostosowanie sprawi, że wszystko będzie działać sprawniej.
Wielu dostawców oferuje zarówno bezpłatną, jak i płatną wersję oprogramowania, które zapewniają różne funkcje lub poziomy dostępu. Upewnij się, że wybrany plan obejmuje wszystkie wymagania z listy kontrolnej narzędzia do zarządzania projektami.
Wybór rozwiązania programowego do zarządzania projektami dla przedsiębiorstw
Organizacje z sektora przedsiębiorstw zazwyczaj realizują wielkoskalowe, złożone projekty, które wymagają zaangażowania wielu członków zespołu, złożonych przepływów pracy i szeroko zakrojonej współpracy. Ważne jest znalezienie rozwiązania do zarządzania projektami, które poradzi sobie z zakresem projektu na dużą skalę, a jednocześnie będzie zgodne z priorytetami i celami firmy.
Zanim przystąpisz do wyboru konkretnego narzędzia, najpierw określ, co Twoja firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem. Oto kilka pytań, które warto rozważyć:
- Jakie rodzaje projektów realizuje Twoja firma? Czy są to rodzaje projektów, które spodziewasz się realizować w przyszłości?
- Jakie są najważniejsze funkcje operacyjne?
- Jaki problem lub jakie problemy operacyjne chcesz rozwiązać?
- Czy masz poparcie kierownictwa i zespołu dla korzystania z narzędzia PM oraz jego utrzymywania?
Następnie rozważ codzienne zadania swojej firmy w kontekście jej celów i struktury portfela. Jeśli na przykład jesteś firmą zajmującą się marketingiem treści, prawdopodobnie preferujesz wizualny widok zarządzania projektem, aby komunikować koncepcje projektowe zewnętrznym interesariuszom. Jeśli jesteś firmą finansową, możesz preferować widok arkusza kalkulacyjnego ułatwiający analizę.
Rodzaje projektów i zadań, które Twoja firma realizuje na co dzień, w połączeniu z istniejącymi ramami zarządzania projektami dla przedsiębiorstw, pomogą Ci ustalić priorytety dla różnych funkcji oprogramowania.
Po przeanalizowaniu potrzeb firmy zapoznaj się z różnymi programami i dokonaj ich oceny, aby określić, które narzędzia do zarządzania projektami będą dla Ciebie najlepsze. W ramach tych analiz weź również pod uwagę, które opcje oprogramowania PM sprawdzają się u Twojej konkurencji.
Narzędzia do zarządzania projektami w małych i średnich przedsiębiorstwach (SMB)
SMB z definicji mają mniej działów, kierowników projektów i członków zespołów oraz zazwyczaj realizują mniej projektów niż duże firmy. Ponadto duże organizacje, ponieważ mają kilka działów, mogą nadzorować jednocześnie wiele projektów na dużą skalę. Małe firmy zarządzające projektami często nie mają potrzeby ani zasobów, aby prowadzić wiele projektów jednocześnie.
W rezultacie SMB nie potrzebują tak wielu funkcji oprogramowania jak duże firmy. Podczas gdy narzędzia do zarządzania projektami dla dużych przedsiębiorstw koncentrują się na zarządzaniu portfelem i możliwościach raportowania, wiele narzędzi do zarządzania projektami dla startupów lub SMB kładzie nacisk na produktywność i organizację zespołu.
Dodatkowe materiały
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami to świetny sposób na zwiększenie produktywności firmy. Narzędzia do zarządzania projektami pomagają dużym firmom planować projekty, przydzielać zasoby, raportować dane i współpracować.
Po określeniu celów firmy Ty, jako kierownik projektu, możesz wybrać narzędzie do zarządzania projektami dostosowane do potrzeb zespołu projektowego. Nawet po zawężeniu wyszukiwania wybór systemu dla firmy nadal może być trudny.
Pamiętaj, aby pobrać nasz przewodnik PDF po zarządzaniu projektami dla przedsiębiorstw, aby dowiedzieć się wszystkiego, co trzeba wiedzieć na ten temat.
