Jak korzystać z szablonu wniosków wyciągniętych z projektu
Projekty (zwłaszcza te mniej udane!) mogą nauczyć nas wielu cennych rzeczy na temat zarządzania zespołami i usprawniania procesów.
Organizacje mogą analizować nieudane projekty, aby wyciągać wnioski dotyczące usprawniania przepływów pracy, efektywnej współpracy między zespołami i ostatecznie sprawniejszej realizacji przyszłych projektów.
Bez sformalizowanego systemu śledzenia i stosowania tych wniosków wykorzystanie zdobytych doświadczeń może być trudne. Szablon wniosków wyciągniętych z realizacji projektu może pomóc w dokumentowaniu zdobytej wiedzy i wdrażaniu tych ustaleń w całym portfolio projektów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym są wnioski wyciągnięte z realizacji projektu w zarządzaniu projektami?
„Wniosek wyciągnięty z realizacji projektu” w zarządzaniu projektami oznacza wiedzę zdobytą w trakcie realizacji projektu. Wiedza ta może być przydatna podczas przyszłych projektów. Na przykład mogłeś oszacować, że ukończenie elementu projektu zajmie Twojemu zespołowi dwa sprinty, ale ostatecznie zajęło mu to trzy sprinty.
Choć wnioski wyciągnięte z realizacji projektu często mają negatywne konotacje, mogą być również pozytywne. Na przykład dodałeś 10% rezerwy do budżetu, aby zabezpieczyć się przed nieprzewidzianymi kosztami. Wykorzystałeś tę rezerwę, aby przyspieszyć harmonogram, nadrobić skutki niedoszacowania i uniknąć opóźnienia. W tym przypadku wniosek wyciągnięty z realizacji projektu jest dobrą praktyką, którą należy stosować podczas przyszłych projektów.
Przeglądanie wniosków wyciągniętych z realizacji projektu wraz z zespołem projektowym przypomina przeprowadzanie retrospektywy sprintu w zespole pracującym w metodyce zwinnej. Zbieranie wniosków wyciągniętych z realizacji projektu jest jednak zwykle bardziej szczegółowe, ponieważ wnioski te są dokumentowane w ramach całego projektu, a następnie konsolidowane we wspólnym repozytorium. Może tak być również w przypadku retrospektyw Twojego zespołu, ale nie zawsze.
Czym jest szablon wniosków wyciągniętych z realizacji projektu?
Szablon wniosków wyciągniętych z realizacji projektu to narzędzie, którego możesz użyć do zbierania rekomendacji dotyczących usprawnień w całym cyklu życia projektu. Stosowanie standardowego formatu do zbierania tych ustaleń gwarantuje, że nie pominiesz żadnych kluczowych informacji, oraz ułatwia wyszukiwanie podczas odwoływania się do tych wniosków w ramach przyszłych przedsięwzięć.
Kiedy korzystać z szablonu wniosków wyciągniętych z realizacji projektu?
Z mojego doświadczenia wynika, że większość zespołów projektowych czeka z zebraniem informacji zwrotnych do zakończenia projektu. Niestety do tego czasu często jest już za późno. Prawdopodobnie trudno będzie Ci przypomnieć sobie te spostrzeżenia, które były najważniejsze w fazie realizacji.
Zamiast tego zalecam uwzględnianie wniosków wyciągniętych z realizacji projektu w procesach zarządzania projektami przez cały cykl życia projektu, a nie tylko podczas wygaszania lub zamykania projektu. W przypadku wcześniejszych projektów regularnie omawiałem z zespołem wnioski wyciągnięte z realizacji projektu z dwóch powodów: 1) aby zapisywać je, gdy były jeszcze świeże, 2) aby móc zastosować wszelkie istotne ustalenia, gdy projekt wciąż był realizowany.
Takie podsumowania mogą być zarówno pouczające, jak i terapeutyczne — i zazwyczaj dostarczają wielu użytecznych danych, które powstrzymają Cię przed popełnianiem tych samych głupich błędów!
4 korzyści ze stosowania szablonów wniosków wyciągniętych z realizacji projektu
Szablony wniosków wyciągniętych z realizacji projektu oferują kilka korzyści:
- Ty i Twój zespół macie szansę uczyć się i doskonalić na podstawie obserwacji, których dokonaliście już podczas wcześniejszych projektów. Dane te są przydatne nie tylko do planowania projektu, ale także do doskonalenia i oceny procesów.
- Dokumentowanie zdobytej wiedzy oznacza, że masz teraz natychmiastowy dostęp do informacji, których nie trzeba już zdobywać metodą prób i błędów. Zapisywanie wniosków — obejmujących również sukcesy — daje Tobie i Twojemu zespołowi mapę drogową prowadzącą do sukcesu w każdym projekcie, nad którym będziecie pracować w przyszłości.
- Korzystanie z szablonu zachęca interesariuszy do refleksji nad wyciągniętymi wnioskami, które mogłyby zostać pominięte przy użyciu nieustrukturyzowanego mechanizmu gromadzenia informacji.
- Usystematyzowanie wyciągniętych wniosków w szablonie ułatwia menedżerom portfeli konsolidowanie i analizowanie wyciągniętych wniosków w całej organizacji.
Jak korzystać z szablonu wyciągniętych wniosków
W tej sekcji opiszę elementy, które należy uwzględnić w szablonie wyciągniętych wniosków, w tym osiągnięcia projektu, uzasadnienie proponowanych usprawnień oraz listę wniosków po zakończeniu projektu.
Co poszło dobrze?
Warto zapisywać osiągnięcia, które mogą przynieść korzyści przyszłym projektom w Twoim portfelu. Niezależnie od tego, czy obejmują one krótkoterminowe zmiany procesów, przestrzeganie istniejących procesów, modyfikacje w komunikacji czy coś innego, warto je udokumentować, aby zrozumieć, co można i należy przenieść do kolejnego projektu, nad którym będziecie pracować jako zespół!
Co można było poprawić?
Zapisywanie przyczyn problemów projektowych lub zalecanych usprawnień jest również ważną częścią dokumentowania wyciągniętych wniosków. Zidentyfikowanie problemu w projekcie nie wystarczy — zrozumienie, gdzie problem się pojawił i jaki miał wpływ, zapewnia szerszy kontekst oraz pomaga opracować zalecenia dotyczące dalszych usprawnień.
Warto analizować usprawnienia projektu, rozkładając problem na czynniki, wpływ i zalecenie. Twój zespół mógł odczuć wpływ problemu, zanim zidentyfikował jego przyczynę źródłową — dlatego pomocne jest oddzielenie tych elementów w szablonie.
Oto przykład:
- Problem: harmonogram projektu był zbyt napięty i nie uwzględniał wystarczającego buforu na przegląd i poprawki klienta przed planowaną datą uruchomienia
- Wpływ: członkowie zespołu byli przeciążeni, pracując do późnych godzin wieczornych i przez wiele godzin, aby dotrzymać terminu projektu
- Rozwiązanie: uwzględnić interesariuszy projektu i sponsorów projektu w zatwierdzaniu harmonogramu oraz dodać dodatkową rundę poprawek jako część procesu. Jeśli udało Ci się zidentyfikować rozwiązanie tego problemu podczas realizacji projektu (np. wykorzystując klauzulę w umowie w celu wydłużenia czasu trwania projektu), również to odnotuj.
Lista wniosków po zakończeniu projektu
Po zebraniu przez Ciebie i Twój zespół surowych danych dotyczących wyciągniętych wniosków może być konieczne zmodyfikowanie tych informacji przed dodaniem ich do bazy danych wyciągniętych wniosków w organizacji, aby miały uniwersalne zastosowanie w przyszłych projektach.
Nasz szablon wyciągniętych wniosków zawiera sekcję, w której można wymienić wnioski po zakończeniu projektu. Pozwala to skondensować spostrzeżenia zebrane wraz z zespołem w plan działania, który można zastosować do podobnych projektów.
Najbardziej przydatne wnioski są jasne i zwięzłe (mają długość 1–2 zdań). Są konkretne, możliwe do wdrożenia i można je zastosować w różnych projektach. Powinny również określać, czego się nauczono, dlaczego jest to istotne oraz kiedy w przyszłości należy zastosować działanie korygujące.
Na przykład:
- „Uwzględniaj w harmonogramie projektu co najmniej 10% dodatkowego buforu, aby zapewnić dużym grupom interesariuszy wystarczająco dużo czasu na przeglądanie prac w toku”
- „Organizuj codzienne spotkania kontrolne zespołu w Slacku, aby ułatwić proaktywną komunikację i sprawnie usuwać przeszkody.”
Szablon wymaga również określenia, której części procesu projektowego dotyczy dany wniosek lub do której kategorii należy. Po wprowadzeniu danych do bazy wyciągniętych wniosków można wyszukiwać je według kategorii, aby ułatwić ich wdrażanie w przyszłych projektach.
Szukasz solidnego szablonu wyciągniętych wniosków?
Szablon wyciągniętych wniosków jest dostępny jako dokument Microsoft Word i zawiera pola dotyczące szczegółów projektu, takich jak nazwa projektu, członkowie zespołu i daty, a także ramy pomocne w przeanalizowaniu tego, co można było ulepszyć, oraz miejsce na zapisanie wyciągniętych wniosków i wszelkich działań do podjęcia.
Członkowie Career Builder otrzymują dostęp do tego szablonu, wypełnionego przykładu i wielu innych materiałów!
Jeśli szukasz większej liczby szablonów do zarządzania projektami, zostań członkiem i zobacz tutaj całą naszą bibliotekę szablonów.
Co o tym sądzisz?
Jak często zastanawiasz się nad swoimi doświadczeniami i projektami? Jaka była najważniejsza lekcja, której nauczyłeś się w swojej karierze? Czy zapoznałeś się z naszym szablonem wyciągniętych wniosków i czy okazał się przydatny? Podziel się ze mną opinią w komentarzach!
Jeśli chcesz wymieniać się wyciągniętymi wnioskami z innymi kierownikami projektów, uzyskaj praktyczne spostrzeżenia i porady społeczności w czasie rzeczywistym, zostając członkiem DPM. Dołącz do społeczności. Znajdź swoich ludzi.
