Ekspert ds. realizacji projektów twierdzi, że AI ujawnia wadliwe systemy wiedzy wewnątrz firm
Kiedy organizacje wdrażają AI, często odkrywają coś nieoczekiwanego: ich systemy wiedzy są fragmentaryczne, nieudokumentowane i wadliwe. Ekspert ds. realizacji projektów Mark Burnett wyjaśnia, co to oznacza dla liderów projektów oraz jak projektować adaptacyjne systemy, w których AI i przywództwo człowieka wspólnie się rozwijają.
Mark Burnett
Inżynier, strateg transformacji i założyciel The Ambidextrous Project Manager
Łączenie zarządzania: Mark Burnett łączy tradycyjne i zwinne zarządzanie projektami, aby skutecznie realizować projekty w złożonych środowiskach.
Wzmocnienie dzięki AI: AI usprawnia zarządzanie projektami, poprawiając jakość myślenia i ujawniając słabości wiedzy organizacyjnej.
Zmiana obciążenia poznawczego: AI ogranicza czas poświęcany na dokumentację, pozwalając liderom projektów skupić się na ludzkich aspektach realizacji.
Systemy iteracyjne: Wdrażanie lekkich systemów sprzyja elastyczności i płynności działania, przedkładając iteracyjne tworzenie dokumentacji nad rozbudowane planowanie i kontrolę z wyprzedzeniem.
Przywództwo przyszłości: Skuteczni kierownicy projektów staną się koordynatorami zespołów, kładąc nacisk na umiejętności ludzkie w obliczu integracji z AI.
Mark Burnett jest inżynierem, strategiem transformacji i założycielem The Ambidextrous Project Manager. Koncentruje się na projektowaniu adaptacyjnych systemów, które umożliwiają zespołom skuteczne działanie w złożonych środowiskach.
Porozmawialiśmy z Markiem, aby dowiedzieć się więcej o jego podejściu do zarządzania projektami oraz o tym, jak sztuczna inteligencja zmienia sposób, w jaki pracuje i przewodzi. Oto, co nam powiedział.
Łączenie tradycyjnego zarządzania z elastycznością metodyk zwinnych w celu osiągnięcia sukcesu
Nazywam się Mark Burnett. Jestem inżynierem, strategiem transformacji oraz założycielem i dyrektorem generalnym The Ambidextrous Project Manager (TAPM). Moja praca znajduje się na styku strategii, technologii i ludzkiej odporności.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pomagam liderom biznesowym, kierownikom projektów, przedsiębiorcom (MŚP), a także zespołom inżynieryjnym i technologicznym realizować złożone inicjatywy — szczególnie w obszarach transformacji cyfrowej i biznesowej, rozwoju PMO oraz zmian dotyczących ludzi i organizacji. Przez ostatnie dwie dekady pracowałem w sektorach telekomunikacji, energii odnawialnej oraz IT i ICT na terenie Karaibów, Ameryki Łacińskiej i poza nimi. Obecnie mniej koncentruję się na narzucaniu sztywnych metodyk w realizacji projektów, a bardziej na projektowaniu adaptacyjnych systemów, które umożliwiają zespołom skuteczne działanie w złożonych środowiskach.
Często opisuję siebie jako wszechstronnego lidera realizacji i strategicznego partnera transformacji — osobę, która łączy tradycyjne zarządzanie z elastycznością metodyk zwinnych. Oznacza to korzystanie z ustrukturyzowanych ram tam, gdzie przynoszą wartość, a jednocześnie wzmacnianie zespołów za pomocą lekkich, skoncentrowanych na człowieku praktyk realizacji, które pozwalają na innowacyjność i szybkość działania. W swojej istocie moja rola polega na pomaganiu ludziom i projektom w osiąganiu sukcesu — szczególnie wtedy, gdy okoliczności są przeciwko nim.
Dlaczego sztuczna inteligencja podnosi „jakość myślenia” w zarządzaniu projektami
Sztuczna inteligencja nie zastępuje myślenia — zwiększa jego jakość. Jeśli Twoje polecenia są powierzchowne, wyniki również będą powierzchowne. Kiedy jednak połączysz wiedzę dziedzinową, uporządkowane rozumowanie i kontekstowe polecenia, sztuczna inteligencja staje się potężnym intelektualnym współpracownikiem.
Sztuczna inteligencja ujawnia również słabości systemów wiedzy organizacyjnej. Wiele firm uświadamia sobie, że ich informacje są rozproszone, nieudokumentowane lub niespójne dopiero po wdrożeniu sztucznej inteligencji. Wdrażanie sztucznej inteligencji zmusza organizacje do zmierzenia się z głębszym pytaniem: Czy rozumiemy własne procesy?
Sztuczna inteligencja nie zastępuje myślenia — zwiększa jego jakość.
Jak sztuczna inteligencja zmienia obciążenie poznawcze związane z przywództwem w projektach
Sztuczna inteligencja zasadniczo zmienia obciążenie poznawcze związane z przywództwem w projektach. Tradycyjnie kierownicy projektów poświęcali ogromną ilość czasu na dokumentację, raportowanie statusu, notatki ze spotkań, rejestry ryzyka i komunikację. Obecnie sztuczna inteligencja generuje, podsumowuje lub przyspiesza realizację wielu z tych zadań. Teraz poświęcam znacznie mniej czasu na tworzenie artefaktów, a więcej na projektowanie systemów realizacji, coaching zespołów, interpretowanie wniosków i podejmowanie strategicznych decyzji.
Paradoksalnie, w miarę rozwoju AI przywództwo projektowe staje się jeszcze bardziej ludzkie.
AI pomaga mi szybko tworzyć wstępne plany realizacji, szablony komunikacji z interesariuszami, podsumowania wiedzy, materiały warsztatowe i scenariusze ryzyka. Obecnie moja uwaga skupia się w większym stopniu na ludzkim wymiarze realizacji: uzgadnianiu stanowisk interesariuszy, nadawaniu sensu sytuacjom pełnym niepewności, etycznym wykorzystywaniu technologii i wzmacnianiu zespołu. Paradoksalnie, w miarę rozwoju AI przywództwo projektowe staje się jeszcze bardziej ludzkie.
Jak AI radzi sobie ze złożonością systemów realizacji projektów
Wspieraliśmy inicjatywę cyfrową, w ramach której interesariusze byli przytłoczeni dokumentacją i brakiem spójności między zespołami. Pierwszym problemem nie była technologia — był nim nadmiar informacji. Oto jak rozwiązaliśmy ten problem za pomocą AI.
- Krok 1: Konsolidacja wiedzy. Szybko tworzymy podsumowania, zestawienia tematów i wnioski dotyczące ryzyka. Zrobiliśmy to, wykorzystując narzędzia AI do konsolidacji rozproszonych materiałów projektowych, w tym transkrypcji spotkań, dokumentacji technicznej, wiadomości e-mail od interesariuszy i planów realizacji.
- Krok 2: Przepływy pracy wspierające podejmowanie decyzji. Za pomocą promptów wspomaganych przez AI przygotowaliśmy mapy cieplne ryzyka, projekty komunikatów dla interesariuszy i drzewa decyzyjne dla kadry zarządzającej.
- Krok 3: Szybka iteracja. Zamiast tworzyć duże statyczne dokumenty, przeszliśmy na krótkie, iteracyjne materiały, takie jak krótkie materiały informacyjne do druku, wizualne plany działania i notatki decyzyjne.
Wykorzystane narzędzia:
- Asystenci AI do syntezy i tworzenia wersji roboczych
- Platformy do współpracy i dokumentowania
- Narzędzia do tworzenia wizualnych planów działania
Rezultaty: Najważniejszym rezultatem nie była szybkość — była nim jasność. Kadra zarządzająca wreszcie miała wspólne rozumienie priorytetów, ryzyk i ograniczeń realizacji. Zespół odzyskał też tempo pracy. Czasami największym ryzykiem projektu nie jest złożoność techniczna — jest nim brak spójnego rozumienia sytuacji. AI pomogła nam znacznie ograniczyć te trudności.
Czasami największym ryzykiem projektu nie jest złożoność techniczna — jest nim brak spójnego rozumienia sytuacji.
Jak AI i ludzkie umiejętności uzupełniają się w realizacji projektów
Wykorzystujemy AI do wzmacniania kilku obszarów. W tworzeniu dokumentacji używamy AI do przygotowywania wersji roboczych kart projektów, notatek ze spotkań, podsumowań wymagań i raportów dla interesariuszy. AI doskonale radzi sobie również z syntezą wiedzy. Wykorzystujemy ją między innymi do wyciągania wniosków z obszernych dokumentów, podsumowywania transkrypcji spotkań i identyfikowania wzorców w danych projektowych. Lubię też używać AI do generowania symulacji scenariuszy i list ryzyk, które zespoły mogą przeoczyć.
Istnieje jednak kilka obszarów, które wciąż wymagają ludzkiego podejścia. Przywództwo projektowe pozostaje głęboko ludzkie. AI wspiera osąd — ale go nie zastępuje.
Obszary, które wciąż wymagają udziału człowieka, obejmują:
- Dyplomację w relacjach z interesariuszami
- Etyczne podejmowanie decyzji
- Motywowanie zespołu
- Rozwiązywanie konfliktów
- Strategiczne ustalanie priorytetów
Jak zestaw narzędzi AI ewoluował w ciągu ostatniego roku
AI staje się warstwą łączącą narzędzia, pomagając zespołom szybciej przechodzić od informacji do decyzji, a następnie do działania. Mój zestaw narzędzi znacznie się zmienił w ciągu ostatniego roku:
- Asystenci AI: Używani do tworzenia wersji roboczych, syntezy i przyspieszania badań.
Wpływ: zdecydowanie skracają czas dokumentowania, przyspieszają odkrywanie wiedzy - Narzędzia do współpracy nad wiedzą: Używane do wspólnego tworzenia dokumentacji i zapewniania spójności między zespołami.
Wpływ: zwiększają widoczność, ograniczają wiedzę zamkniętą w silosach - Wizualne platformy planistyczne: Używane do tworzenia map drogowych, przepływów pracy i wizualizacji realizacji.
Wpływ: szybsze zrozumienie po stronie interesariuszy, większa spójność - Narzędzia komunikacyjne: Nadal mają kluczowe znaczenie dla koordynowania pracy rozproszonych zespołów.
Wpływ: wspierają współpracę asynchroniczną
AI staje się warstwą łączącą narzędzia, pomagając zespołom szybciej przechodzić od informacji przez decyzje do działania.
Jak tworzenie podsumowań przez AI zwiększa tempo realizacji projektów
Uważam, że tworzenie przez AI podsumowań spotkań i dokumentów jest niedoceniane. Może to brzmieć prosto, ale zdecydowanie zwiększa tempo realizacji projektów.
Zamiast poświęcać wiele godzin na pisanie podsumowań, zespoły mogą dzięki AI natychmiast tworzyć podsumowania spotkań, najważniejsze decyzje, zadania do wykonania i aktualizacje dla interesariuszy. Prawdziwy wpływ dotyczy szybkości podejmowania decyzji. Gdy liderzy otrzymują zwięzłe i przejrzyste informacje, mogą szybciej podejmować lepsze decyzje.
Dlaczego lekkie systemy zastępują tradycyjne metody
Tradycyjne zarządzanie projektami często kładło nacisk na dokumentację i kontrolę. Współczesna realizacja projektów coraz bardziej koncentruje się na płynnym przepływie pracy i elastyczności. W praktyce oznacza to:
Zamiast tworzyć obszerne pakiety dokumentacji na początku, obecnie tworzymy:
- Lekkie mapy drogowe
- Ewoluujące założenia realizacji
- Iteracyjną dokumentację
Narzędzia takie jak wizualne tablice planistyczne i wspólne przestrzenie dokumentacji pozwalają zespołom utrzymywać aktualną wiedzę o projekcie. Ta transformacja wymaga zmiany kulturowej. Zespoły muszą przejść od dokumentowania wszystkiego z wyprzedzeniem do ciągłego uczenia się i dostosowywania.
Dlaczego przepływy pracy oparte na agentach mają ogromny potencjał
Zaczynam badać podejścia oparte na agentach, szczególnie w obszarze zarządzania wiedzą i dokumentacji. Na razie te eksperymenty są jeszcze na wczesnym etapie. Jednak ich potencjał jest ogromny. Systemy oparte na agentach mogłyby ostatecznie działać jak cyfrowi analitycy projektów, stale wspierając zespoły realizujące projekty.
Systemy oparte na agentach mogłyby ostatecznie działać jak cyfrowi analitycy projektów, stale wspierając zespoły realizujące projekty.
Zamiast ręcznie koordynować informacje między narzędziami, agenci AI mogą pomagać w:
- Pozyskiwaniu istotnej wiedzy o projekcie
- Generowaniu raportów
- Podsumowywaniu postępów
- Identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń
Dlaczego AI zmienia nasze podejście do rytuałów realizacji projektów
AI zmienia nasze podejście do kilku rytuałów związanych z realizacją projektów. Oto te, na które wpływa najbardziej:
- Definiowanie zakresu: Zamiast statycznych dokumentów określających zakres stosujemy teraz iteracyjne kształtowanie zakresu z wykorzystaniem scenariuszy generowanych przez AI.
- Dostosowanie: Podsumowania AI zapewniają wszystkim zrozumienie dyskusji i podjętych decyzji.
- Walidacja: Zespoły mogą szybciej testować pomysły, symulując wyniki lub generując szybkie prototypy.
- Realizacja: AI wspiera realizację dzięki szybkim analizom, wersjom roboczym dokumentacji i uporządkowanym podpowiedziom skłaniającym do myślenia. Staje się partnerem w myśleniu w ramach przepływów pracy związanych z realizacją.
Jak AI przekształci role związane z zarządzaniem projektami
W ciągu pięciu lat rola kierownika projektu zmieni się radykalnie. Najskuteczniejsi liderzy będą pełnić funkcję nie tyle administratorów, ile koordynatorów złożonych systemów.
Realizacja projektów będzie obejmować:
- Asystentów AI
- Automatyczne raportowanie
- Analizę decyzyjną w czasie rzeczywistym
- Adaptacyjne systemy planowania
Jednak najcenniejszą umiejętnością nadal pozostanie przywództwo człowieka. Empatia, odporność, etyczna ocena sytuacji i umiejętność opowiadania historii będą odróżniać świetnych liderów realizacji projektów od zautomatyzowanych systemów.
Dlaczego liderzy powinni wcześnie eksperymentować i zachować ciekawość
Moja rada jest prosta: eksperymentuj wcześnie i zachowaj ciekawość. Nie czekaj, aż narzędzia AI staną się doskonałe. Zacznij od małych kroków. Na początek używaj AI do takich zadań jak tworzenie wersji roboczych dokumentów, podsumowywanie informacji i burze mózgów. Co najważniejsze, skup się na doskonaleniu myślenia — nie tylko na wydajności.
Prawdziwa szansa nie polega tylko na szybszym wykonywaniu zadań. Chodzi o inne spojrzenie na problemy.
Moja rada jest prosta: eksperymentuj wcześnie i zachowaj ciekawość.
Jak zachować koncentrację na człowieku w projektach wspieranych przez AI
Często zastanawiam się, jak zachowamy ludzki wymiar przywództwa w projektach w coraz bardziej zautomatyzowanym świecie. Technologia będzie nadal szybko się rozwijać. Jednak projekty dotyczą ludzi współpracujących ze sobą w celu wprowadzania zmian, a jeśli stracimy z oczu ludzki wymiar — zaufanie, empatię i wspólny cel — AI nie uratuje inicjatywy skazanej na niepowodzenie.
Przyszłość przywództwa w projektach nie polega na wyborze między ludźmi a maszynami. Chodzi o projektowanie systemów, w których obie strony mogą wspólnie się rozwijać.
Śledź dalsze informacje
Możesz śledzić działania Marka Burnetta na LinkedIn oraz odwiedzić stronę Dwuręczny kierownik projektu.
Wkrótce na stronie Cyfrowy kierownik projektu pojawią się kolejne wywiady z ekspertami!
