Co należy omówić podczas inauguracyjnego spotkania projektu?

Obejrzyj krótki przegląd:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Co należy omówić podczas spotkania rozpoczynającego projekt z klientem poprzedzonego spotkaniem wewnętrznym?

Jak wspomnieliśmy w poprzednich artykułach dotyczących rozpoczynania projektów, często warto zorganizować spotkanie wewnętrzne przed właściwym spotkaniem rozpoczynającym projekt z klientem. Najlepiej, aby było to spotkanie jeden na jeden między kierownikiem projektu a osobą kontaktową po stronie klienta. Może ono ograniczyć się nawet do wspólnej kawy lub lunchu.

Celem tego pierwszego spotkania jest uzyskanie od klienta konkretnych informacji bez udziału grupy uczestników, którzy mogą mieć sprzeczne opinie lub mniej konkretne wyobrażenie o tym, czego naprawdę dotyczy nowy projekt. To także świetna okazja, aby rozpocząć budowanie relacji z klientem.

Chociaż każde spotkanie z klientem wymaga własnej, szczegółowej agendy, spróbuj omówić te podstawowe kwestie związane z zarządzaniem projektem. Przygotowaliśmy przykładową agendę spotkania rozpoczynającego projekt z klientem poprzedzonego spotkaniem wewnętrznym wraz z orientacyjnym podziałem czasu, aby można było zmieścić ją w 60-minutowym spotkaniu:

1. Przedstawienie się – trochę swobodnej, miłej rozmowy (5 min)
2. Przegląd zespołów projektowych – kto za co odpowiada? (3 min)
3. Proces zatwierdzania – proces i osoby odpowiedzialne za akceptację rezultatów (3 min)
4. Przegląd zakresu prac – co robimy, kiedy, w jaki sposób i co dostarczymy? (20 min)
5. Omówienie RAID (ryzyk, założeń, problemów i zależności) oraz zarządzania zmianą – jakie nastawienie i podejście ma klient do zarządzania ryzykiem i zmianami? (3 min)
6. Raportowanie – jak będziemy śledzić postępy projektu i informować o nich oraz kogo będziemy informować? (3 min)
7. Współpraca – jakich narzędzi będziemy używać do wspólnej pracy? (3 min)
8. Materiały – czego potrzebujemy, aby rozpocząć pracę? (5 min)
9. Agenda spotkania rozpoczynającego projekt – co omówimy podczas spotkania z klientem? (5 min)
10. Inne sprawy – czy jest coś jeszcze, co musimy omówić? (5 min)

Przedstawienie się – trochę swobodnej, miłej rozmowy (5 min)

O ile klient nie przyprowadził ze sobą całego zespołu projektowego, jest to okazja do szczerej rozmowy, dzięki której będziesz w stanie lepiej poprowadzić projekt i uniknąć większej liczby nieprzyjemnych niespodzianek.

Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od prostego przełamania lodów — zapytaj, jak mija mu tydzień albo jakie ma plany na weekend. Celem jest poznanie klienta poza kontekstem projektu oraz stopniowe zbudowanie relacji i poziomu zaufania, które pomogą wam przejść przez wzloty i upadki projektu.

Przegląd zespołu projektowego – kto za co odpowiada? (3 min)

Podczas „właściwego” spotkania rozpoczynającego projekt będzie okazja, aby wraz z całym zespołem projektowym przypomnieć sobie role i zakresy odpowiedzialności, dlatego celem omówienia zespołu projektowego na tym etapie jest uzyskanie i przekazanie informacji na temat dynamiki zespołu.

Próbujesz uzyskać informacje zza kulis na temat tego, kto będzie zaangażowany w projekt i w jakim stopniu. Chcesz wiedzieć, jak najlepiej się z tymi osobami komunikować, aby pomogły posuwać projekt do przodu. Bardzo pomocne jest zrozumienie, kto może być sprzymierzeńcem lub wsparciem projektu, a kto najprawdopodobniej będzie powodować problemy.

To także okazja, aby zaprezentować zasoby przydzielone do projektu, tak aby klient nabrał zaufania do zespołu, który weźmie udział w spotkaniu rozpoczynającym projekt z klientem. Dając mu wgląd zza kulis w pracę swojego zespołu, masz nadzieję, że klient odwdzięczy się tym samym i przedstawi ci charakterystyki osób, które mogą pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na projekt.

Proces zatwierdzania – proces i osoby odpowiedzialne za akceptację rezultatów? (3 min)

Po przejściu przez „kto jest kim” w zespołach projektowych i zidentyfikowaniu zespołu łatwo przejść do kwestii zarządzania oraz tego, kto będzie musiał zatwierdzić poszczególne elementy projektu. Ważne jest wyjaśnienie na podstawie SoW, co założono w zakresie zatwierdzenia harmonogramu i liczby rund poprawek.

Chcesz dowiedzieć się od klienta, czy proces założony w SoW będzie działać. Czy harmonogram jest wystarczająco długi? Czy w SoW uwzględniono wystarczającą liczbę rund poprawek? Czy zaplanowanie spotkań lub uzyskanie akceptacji od niektórych członków zespołu jest trudne? Czy podczas realizacji projektu będą przebywać na urlopie?

Przegląd SoW – co robimy, kiedy, jak i co wytworzymy?

Spośród wszystkich punktów agendy jest to prawdopodobnie najważniejszy element ustalania wspólnego poziomu rozumienia, dlatego warto poświęcić mu znaczną część czasu. Na „właściwe” spotkanie inauguracyjne musisz przyjść po szczegółowym omówieniu tego tematu, aby mieć wspólne oczekiwania.

To okazja, aby szczegółowo przeprowadzić klienta przez projekt SoW, a tak, oznacza to omówienie sposobu realizacji projektu, działań, które można wykonać, oraz zakresu ich realizacji (w ramach proponowanego budżetu i harmonogramu), a także rezultatów projektu. Ważne jest, aby wskazać rundy przeglądu, zależności i założenia, tak abyście mieli wspólne rozumienie tego, co ostatecznie dostarczy projekt.

Jeśli pozostawisz omówienie SoW na „właściwe” spotkanie inauguracyjne z klientem, sytuacja może stać się nieprzyjemna – dynamika dużego zespołu klienta, który wymienia opinie na temat tego, co powinno, a co nie powinno znaleźć się w zakresie projektu, nigdy nie jest dobra. Dyskusje dotyczące zakresu projektu najlepiej prowadzić podczas małych spotkań z klientem, na których można przeprowadzić rozmowę bez przekształcania jej w debatę przy okrągłym stole.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Omówienie RAID (ryzyk, założeń, problemów i zależności) oraz zarządzania zmianą – jaki jest stosunek klienta do zarządzania ryzykiem i zmianą oraz jakie podejście stosuje? (3 min)

W ramach uzupełnienia dyskusji na temat SoW warto omówić z klientem jego preferencje dotyczące postępowania z ryzykami i problemami, a także jego gotowość na zmiany. Jeśli to możliwe, przed spotkaniem przygotuj rejestr ryzyk lub rejestr RAID i omów go w ramach dyskusji. Ustal oczekiwania na cały cykl życia projektu, deklarując, że będziecie wspólnie i w przejrzysty sposób identyfikować ryzyka i problemy oraz na nie reagować.

Warto dowiedzieć się od klienta, jak duży jest margines elastyczności budżetu. Przydatnym sposobem ujęcia tego tematu może być zapytanie klienta, czy istnieje dodatkowy budżet na zmianę kierunku projektu, jeśli pojawią się nowe możliwości – takie jak dodatkowe rundy rozwijania projektu graficznego, tworzenia funkcji lub testów z użytkownikami.

Pamiętaj również, aby omówić wykorzystanie rezerwy i ustalić, na co jest przeznaczona oraz jak można jej używać; czy jest to budżet na ryzyka i problemy, czy ma służyć uwzględnieniu drobnych zmian w miarę postępu projektu? Zaproponuj sposób jej wykorzystania, który uznajesz za właściwy, aby było jasne, co zrobicie, gdy w projekcie pojawi się coś, czego nie planowaliście.

Posłuchaj tutaj odcinka naszego podcastu o rejestrach RAID.

Raportowanie – jak będziemy śledzić postępy projektu i informować o nich oraz kogo będziemy informować? (3 min)

Śledzenie postępów projektu będzie wymagało raportu statusowego, który pokaże, jak projekt przebiega pod względem budżetu, harmonogramu, konkretnych zadań i kamieni milowych. Podobnie jak w przypadku przygotowań do przedstawienia sposobu zarządzania ryzykiem, pomocne będzie przygotowanie raportu statusowego (co można łatwo zrobić za pomocą oprogramowania do raportowania dla klientów), który udostępnisz klientowi, aby upewnić się, że jego format i szczegółowość mu odpowiadają.

Właściwe określenie formatu i szczegółowości raportu statusowego może być ważne, ponieważ zwykle jest on powiązany z rozliczeniami. Musisz dopilnować, aby klient otrzymywał odpowiedni poziom bieżących informacji i nie wstrzymywał płatności faktur. Aby to ułatwić, śledź w raporcie statusowym budżet wraz z kwotą najbliższej faktury i terminem jej wystawienia.

Uzgodnij listę dystrybucyjną raportu statusowego, aby wszystkie osoby, które powinny być na bieżąco, wiedziały, co dzieje się w projekcie. Zawsze lepiej przekazać raport szerszemu gronu odbiorców, niż jest to ściśle konieczne, aby w razie problemów nikt nie mógł później twierdzić, że o nich nie wiedział.

Współpraca – jakich narzędzi będziemy używać do wspólnej pracy? (3 min)

Większość kierowników projektów i zespołów ma określony domyślny zestaw narzędzi do współpracy. Niezależnie od tego, czy jest to Basecamp czy Jira, Trello czy Businessmap (wcześniej Kanbanize), ustalcie z zespołem plan ułatwiania współpracy, aby móc przedstawić klientowi plan dotyczący tego, jakich narzędzi będziecie używać i w jaki sposób.

Następnie skontaktuj się z klientem, aby upewnić się, że akceptuje wybrany zestaw narzędzi i potrafi korzystać z tej platformy do udostępniania plików, informacji i aktualizacji statusu oraz prowadzenia rozmów dotyczących projektu.

Materiały – czego potrzebujemy, aby zacząć? (5 min)

Przed właściwym rozpoczęciem projektów zawsze potrzebne są różne „rzeczy”. Sporządź listę wszystkich rzeczy, o które musisz poprosić klienta, uporządkowaną według priorytetu, aby mógł najpierw zająć się najważniejszymi elementami.

• Dane logowania – CMS, analityka, media społecznościowe, biblioteki obrazów
• Marka – logotypy, czcionki, księgi identyfikacji wizualnej, szablony
• Repozytorium – pliki witryny, bazy danych
• VPN – dostęp do intranetu klienta
• Fakturowanie – do kogo należy je kierować? Kto je zatwierdza?

Agenda spotkania inauguracyjnego – o czym będziemy rozmawiać podczas spotkania inauguracyjnego projektu z klientem? (5 min)

To okazja, aby omówić agendę „właściwego” spotkania inauguracyjnego. Aby spotkanie inauguracyjne projektu było wartościowe, klient będzie musiał odrobić pracę domową. Co najmniej poproś go o przygotowanie informacji o tle projektu oraz opisu projektu, które przedstawi podczas spotkania inauguracyjnego.

Uważam, że bardzo pomocne jest poproszenie klienta o wykonanie tego zadania, zamiast próbować nieudolnie przekazać to, jak rozumiesz założenia projektu. Nieuchronnie pominiesz coś ważnego i urazisz kogoś obecnego na sali — ale jeśli zamiast tego poprosisz klienta o wykonanie tego zadania, wszystko pójdzie idealnie!

Inne sprawy – czy musimy omówić coś jeszcze? (5 min)

Podsumuj rozmowę, jasno określając kolejne kroki i dając klientowi możliwość poruszenia dowolnych kwestii, które chce jeszcze omówić. Często samo pytanie: „Czy jest coś jeszcze, o czym powinniśmy wiedzieć?” skłoni klientów do podzielenia się informacjami, o których wcześniej nie wspomnieli, a które warto znać.

Na koniec pamiętaj, aby zakończyć spotkanie w miłej atmosferze. Wróć do żartobliwej rozmowy, którą rozpoczęliście – to szansa na zbudowanie relacji i lepsze poznanie klienta; dowiedz się, co lubi robić poza pracą, co ogląda na Netfliksie lub jaki sport go interesuje. Wykonaj pracę potrzebną do poznania go jako osoby, aby podczas kolejnego kontaktu mieć temat do rozmowy.

Pamiętaj, aby przekazać dobre wieści

Nie zatrzymuj całej nowo zdobytej wiedzy dla siebie. Po spotkaniu z klientem wróć do zespołu i przedstaw mu najważniejsze informacje z rozmowy, aby był odpowiednio przygotowany do spotkania inauguracyjnego.

Skoro omówiliśmy już kwestie, które należy poruszyć podczas spotkania inauguracyjnego z klientem przed rozpoczęciem projektu, przejdźmy do agendy oficjalnego spotkania inauguracyjnego projektu z klientem.

Co należy omówić podczas spotkania inauguracyjnego projektu?

Każdy projekt jest wyjątkowy, ale omówienie podstaw agendy spotkania inauguracyjnego projektu pomaga zespołowi i klientowi znaleźć się na tej samej stronie. Przygotowaliśmy przykładową agendę spotkania inauguracyjnego projektu z klientem wraz z przybliżonymi ramami czasowymi, aby można było zmieścić ją w 1,5-godzinnym spotkaniu:

1. Przedstawienie uczestników – kto pracuje nad projektem i jaka jest jego rola? (15 min)
2. Tło projektu – jak ten opis projektu wpisuje się w szerszą strategię i inne projekty? (10 min)
3. Opis projektu – na czym polega problem biznesowy i jaka jest potrzeba klienta? (30 min)
4. Sukces – po czym poznamy, że odnieśliśmy sukces, i co wcześniej się nie udało? (10 min)
5. Zarządzanie projektem – omówienie harmonogramu, rezultatów, ryzyka, ról, raportowania, wyceny i zarządzania zmianą (10 min)
6. Inne sprawy – czego nie omówiliśmy, a powinniśmy? (10 min)
7. Dalsze kroki – jakie kolejne działania pozwolą utrzymać postęp prac nad projektem? (5 min)

Przedstawienie uczestników: kto pracuje nad projektem i jaka jest jego rola? (15 min)

Oczywiście na początku spotkania inauguracyjnego projektu wszyscy zaczną się przedstawiać i wymieniać wizytówki. Podczas spotkania, w którym uczestniczy wielu interesariuszy projektu i duży zespół agencji, prawdopodobnie nie każdy będzie miał szansę nawiązać kontakt ze wszystkimi pozostałymi osobami przed rozpoczęciem spotkania.

Zamiast po prostu przechodzić po sali i prosić wszystkich o podanie imienia oraz stanowiska, warto poświęcić nieco więcej czasu na przedstawienie się, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją role i obowiązki oraz zakres działań, za które będą odpowiadać w projekcie. Sama znajomość czyjegoś imienia i stanowiska jest dość bezużyteczna!

Najlepiej byłoby, gdyby przed spotkaniem inauguracyjnym udało Ci się skontaktować z klientem, aby uzyskać informacje o jego uczestnikach, ale podczas poznawania ról poszczególnych osób ważne jest również wyjaśnienie kwestii zarządzania projektem i procesu zatwierdzania.

Gdy wszyscy wyjaśnią swoje role, zakończ dyskusję, upewniając się, kto jest jedynym punktem kontaktowym, kto odpowiada za poszczególne elementy projektu, kto musi je zatwierdzić oraz jacy inni interesariusze będą zaangażowani w ten proces.

Rezultatem tej rozmowy — lub nawet zapisu na bieżąco na tablicy — jest macierz RACI (Odpowiedzialny, Rozliczany, Konsultowany, Poinformowany) dotycząca elementów projektu i zespołu. Macierz RACI pomoże ograniczyć wszelką niepewność co do odpowiedzialności oraz wskazać etapy projektu wymagające intensywnej koordynacji ze strony kierownika projektu.

Kontekst projektu – jak ten opis wpisuje się w szerszą strategię i inne projekty? (10 min)

Ta część spotkania inauguracyjnego powinna być prowadzona przez klienta — przed spotkaniem musisz przekazać mu krótki opis, aby mógł się przygotować. To okazja do poznania kontekstu projektu, odkrycia kluczowych czynników sukcesu, zrozumienia potencjalnych problemów związanych z nakładaniem się projektów oraz zidentyfikowania możliwych przyszłych projektów.

Omów:

• Jaki jest ogólny strategiczny plan biznesowy?
• W jaki sposób cele projektu są zgodne z tym planem strategicznym?
• Jakie projekty poprzedziły ten projekt i jakie prawdopodobnie nastąpią po nim?
• Na jakie inne projekty wpłynie ten projekt?

Omówienie projektu – na czym polega problem biznesowy i jaka jest potrzeba klienta? (30 min)

Podobnie jak wcześniej, omówienie projektu powinno być prowadzone przez klienta, a przed spotkaniem musisz przekazać mu krótki opis, aby mógł się do niego przygotować. To okazja, aby klient udostępnił dane specyficzne dla projektu, zapewniając nam pełniejsze zrozumienie i szerszy wgląd w jego działalność oraz konkretny problem, którego rozwiązaniu mamy pomóc.

To świetna okazja, aby zapytać klientów, jak projekt wiąże się z potrzebami klienta końcowego — klienci często nie uwzględniają tego w swoich planach. Poproś ich o omówienie wszystkiego, co może pomóc w zrozumieniu:

• Badań klientów, wniosków i ankiet
• Analityki i danych
• Marki
• Stosu technologicznego

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, polecamy zapoznać się z naszym artykułem na temat pytań odkrywających, które warto zadać klientom przed rozpoczęciem projektu.

Sukces – skąd będziemy wiedzieć, że odnieśliśmy sukces, i co wcześniej się nie sprawdziło? (10 min)

Aby projekt zakończył się sukcesem, musisz rozumieć, czym jest sukces — nie oznacza on tego samego w każdym projekcie, nawet w przypadku tego samego klienta. Realizacja projektu zgodnie z ograniczeniami czasowymi, budżetowymi i zakresowymi to dopiero początek — musisz wiedzieć, co sukces oznacza dla wszystkich kluczowych interesariuszy projektu.

Zaczyna się to od zrozumienia podstawowej strategii klienta oraz strategicznego znaczenia projektu. Poza samym stworzeniem nowej aplikacji lub strony internetowej — dlaczego klient chce, abyśmy to zrobili; co ma nadzieję osiągnąć? I co poprzednia agencja lub dostawca zrobił źle? Jakie są KPI? Upewnij się, że są one SMART — konkretne, mierzalne, możliwe do realizacji, istotne i określone w czasie — abyśmy mogli porównywać z nimi wyniki, potwierdzać sukces i określać wartość.

Zarządzanie projektem – przegląd harmonogramu, elementów projektu, ról, raportowania i zarządzania zmianą (10 min)

Zawsze są kwestie, które warto omówić na początku projektu, zanim ten na dobre się rozpocznie, a następnie ująć je w raporcie kontaktowym.

• Przegląd harmonogramu – przedstaw ogólny plan projektu z głównymi fazami i kamieniami milowymi, aby zapewnić zgodność wszystkich interesariuszy i sponsorów projektu co do kolejności działań oraz jasno określić wszelkie zależności, które mogą mieć wpływ na harmonogram projektu.
• Przegląd rezultatów – powinniście już omówić z klientem SoW i uzgodnić działania, rezultaty, wspólne cele oraz wszelkie założenia, ale podczas spotkania z szerszą grupą interesariuszy warto podsumować rezultaty i kamienie milowe, aby upewnić się, że nikt nie oczekuje niczego więcej.
• Przegląd ról i odpowiedzialności – ustal osobę do codziennego kontaktu oraz to, z kim należy się komunikować w sprawie określonych aspektów lub rezultatów.
• Przegląd zarządzania projektem po stronie klienta – ustal, kto będzie zaangażowany w proces akceptacji i zatwierdzania, oraz dowiedz się, ile czasu zajmie uzyskanie akceptacji rezultatów, ponieważ może to wpłynąć na harmonogram.
• Przegląd planu komunikacji – omów, jak będziesz zarządzać raportowaniem statusu projektu, aby śledzić wykorzystanie budżetu i jego wpływ na fakturowanie, a także jak często będziesz komunikować status projektu. Warto mieć pod ręką przykładowy raport statusu.
• Omówienie zarządzania ryzykiem, problemami i zmianami – poznaj podejście klienta do ryzyka i omów sposób wspólnego zarządzania nim.

Inne sprawy – czego nie omówiliśmy, a powinniśmy? (10 min)

Warto zakończyć rozmowę, dając klientowi możliwość poruszenia wszystkich kwestii, które chce jeszcze omówić.

Następnie – jakie są kolejne kroki, aby projekt posuwał się naprzód? (5 min)

Upewnij się, że kończysz spotkanie jasno określonymi kolejnymi krokami, podsumowując dokładnie, co klient musi zrobić, aby projekt posuwał się naprzód, a także co Ty zrobisz, aby osiągnąć kamienie milowe projektu. Nie zapomnij wysłać wiadomości e-mail po spotkaniu rozpoczynającym projekt, aby upewnić się, że kolejne kroki i zadania do wykonania są jasne.

Mini-kurs na żądanie

Szukasz przykładowych agend i szablonów spotkań rozpoczynających projekt wraz z lekcją wideo?

W naszym intensywnym kursie dotyczącym rozpoczynania projektów dowiesz się wszystkiego, czego potrzebujesz, aby skutecznie rozpoczynać projekty. Ponadto otrzymasz:

• Lista kontrolna rozpoczęcia projektu
• Agendy spotkań rozpoczynających projekt
• Zasady współpracy
• Szablon wiadomości e-mail
• Ćwiczenia na spotkanie rozpoczynające projekt

POBIERZ SZABLONY I MINI-KURS

Co dalej?

Nie zapomnij pobrać naszego szablonu agendy spotkania rozpoczynającego projekt, gdy będziesz tworzyć własną! Często warto również przygotować na spotkanie prezentację w formie slajdów na spotkanie rozpoczynające projekt — nada ona spotkaniu profesjonalny charakter i zapewni uporządkowanie.

Nie zapomnij przeczytać wskazówek Sarah Sime dotyczących tego, co zrobić przed wewnętrznym spotkaniem rozpoczynającym projekt, w jego trakcie i po nim, oraz dowiedzieć się tutaj, jak najlepiej poprowadzić spotkanie.