5 przykładów raportów dotyczących planowania zasobów
Jako kierownik projektu możesz stanąć przed skomplikowanym zadaniem polegającym na zapewnieniu zespołom projektowym odpowiednich proporcji umiejętności, kwalifikacji, doświadczenia i — co być może najtrudniejsze — dostępności. Gdy możesz obsadzić projekty odpowiednimi pracownikami, unikasz powierzania zadań wymagających wysokich kwalifikacji niedoświadczonym osobom lub nadmiernego obciążania obecnego zespołu. Jak jednak osiągnąć właściwą równowagę?
W tym miejscu ujawnia się prawdziwa moc raportów planowania wydajności. Jako kluczowy element każdej struktury analizy biznesowej (BI), niestandardowe raporty można zazwyczaj generować za pomocą narzędzia do zarządzania zasobami lub oprogramowania do planowania wydajności. Pozwalają one określić potencjał rozliczeniowy projektu, a jednocześnie dostarczają dokładnych szacunków nakładu pracy na przyszłość. W rezultacie nie pozostajesz już bez wiedzy na temat działań zajmujących przepustowość Twojego zespołu i możesz zadbać o to, aby projekty miały odpowiedni poziom wiedzy, doświadczenia oraz dostępnej wydajności pracy.
Zapoznaj się z tymi 5 kluczowymi raportami planowania wydajności, koncentrującymi się na doskonałym zarządzaniu zasobami i pomagającymi planować obsadę zespołów w bardziej przemyślany sposób.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Raporty prognozowania wydajności i zapotrzebowania
Zarządzanie wydajnością analizuje wydajność Twoich zasobów z wyprzedzeniem. Raporty planowania wydajności dostępne w intuicyjnych rozwiązaniach do zarządzania zasobami oraz oprogramowaniu do prognozowania projektów, takim jak Saviom Software (a nawet w podstawowych kreatorach raportów typu „przeciągnij i upuść”), przedstawiają prognozy przyszłej wydajności na podstawie bieżących wzorców zapotrzebowania. Zapewnia to optymalną wydajność i właściwe przyszłe inwestycje, przynosząc wiele korzyści. Po pierwsze, wszelkie odchylenia od celów zadań wpływające na pracowników można wykryć i skorygować na wczesnym etapie. Ponadto członkowie zespołu mogą wzajemnie wspierać się przy różnych zadaniach i być na bieżąco z nadchodzącymi terminami szkoleń dotyczących poszukiwanych umiejętności.
Pierwszym krokiem jest posiadanie aktualnego wykazu umiejętności i określenie proporcji najbardziej poszukiwanej wiedzy oraz umiejętności potrzebnych w pracy. Następnie możesz wyszukać obecnych pracowników, którzy spełniają te wymagania. W ten sposób możesz odpowiednio przeorganizować przedsiębiorstwo i usunąć nadmiar nieaktualnych umiejętności, aby zoptymalizować alokację zasobów.
Prognozowanie zapotrzebowania w zarządzaniu projektami pozwala zebrać wykonalne projekty znajdujące się w przygotowaniu, które później stają się rzeczywistą pracą. Twoje zasoby mogą wtedy zostać odpowiednio wcześnie powiadomione o tych przyszłych zobowiązaniach i skutecznie podnosić swoje kwalifikacje w miarę zbliżania się faktycznego rozpoczęcia prac.
Raporty prognozowania wydajności i zapotrzebowania nadzorują również pełną dostępność w okresach szczytowych i poza sezonem w roku finansowym, dzięki czemu przedsiębiorstwo pozostaje odporne na wahania w dostępności pracowników i unika wąskich gardeł.
2. Funkcja raportowania planowanych i rzeczywistych wartości
Jeśli szukasz metod wyrównywania obciążenia zasobów, aby w jednym miejscu zrównoważyć nakład pracy zasobów i liczbę ich godzin, masz szczęście! Raport czasu prognozowanego i rzeczywistego, lepiej znany jako raport planowanych i rzeczywistych wartości, konsoliduje wszystkie rezerwacje zależne od czasu, dzięki czemu możesz dokładnie oszacować planowanie zasobów w przyszłych projektach.
Godziny „planowane” odnoszą się do szacunków rezerwacji projektu, podczas gdy godziny „rzeczywiste” są pobierane z kart czasu pracy pracowników. Możesz na przykład pobrać podsumowanie rezerwacji projektu.
Co więcej, możesz bezpośrednio pobierać informacje z ewidencji czasu pracy z zewnętrznych harmonogramów, dzięki czemu istniejące dane można porównywać z przyszłymi szacunkami w czasie rzeczywistym. Minimalizowanie różnicy między planowanym a rzeczywistym nakładem pracy informuje Cię o sposobie rozdzielenia różnych kluczowych zadań, z uwzględnieniem prac niezwiązanych z bieżącą działalnością operacyjną. Ponadto wszelkie rozbieżności w liczbie godzin, zarówno wzrosty, jak i spadki, są wyróżniane, aby zasygnalizować wartości przeszacowane lub niedoszacowane.
3. Raporty procentowego poziomu wykorzystania
Poziomy wykorzystania zasobów mierzą długoterminową produktywność pracowników i pozwalają optymalnie rozdzielać zrównoważone obciążenia pracą. Nadmierne wykorzystywanie obecnych pracowników nie tylko powoduje stres, lecz także prowadzi do powstania harmonogramu, w którym zadania przeciągają się bez jakiejkolwiek odpowiedzialności. W badaniu Tower Watson 57% respondentów wskazało przepracowanie jako przyczynę braku zaangażowania w pracy.
Z drugiej strony niedostateczne wykorzystywanie potencjału zasobów sprawia, że pomijasz dodatkowe umiejętności i zdolność przerobową, którymi dysponują Twoje obecne zasoby, a które z łatwością mogłyby poprawić tempo realizacji projektu. W rezultacie przekazujesz realizację projektu zewnętrznym agencjom, podczas gdy czas bezczynności zwiększa się z powodu niewykorzystywanych zasobów. W efekcie powstaje nierównowaga między kosztami wynagrodzeń a możliwymi do oszacowania zwrotami.
Raport wykorzystuje metryki wykorzystania zasobów, aby jednolicie mierzyć wysiłek wszystkich osób w ramach standardowych godzin pracy, przypisując dni, godziny lub poziomy procentowe. Koryguje podwójne rezerwacje oraz rozbieżności między rzeczywistym a prognozowanym czasem pracy. Jeśli na przykład konkretnemu zasobowi przydzielono kilka projektów z terminem przypadającym na ten sam dzień, oczywiście przekroczy on standardowy czas pracy. W przypadku Saviom ta rozbieżność wyraźnie kontrastowałaby z ogólnym przeglądem rezerwacji zasobów, umożliwiając rozłożenie obciążenia na kilka dni lub tygodni, zależnie od sytuacji.
Raporty dotyczące poziomu wykorzystania w niektórych narzędziach mogą również generować mapę cieplną zdolności przerobowej zasobów, która informuje Cię, na jakie różne działania rozłożone są zadania wynikające z umów dotyczących zasobów, tak aby zapewnić sprawiedliwy podział pracy i logiczne ustalanie priorytetów zadań.
4. Prognozowane raporty finansowe
Możesz uzgodnić swój budżet, obliczając przewidywane (prognozowane) i rzeczywiste koszty. Te pierwsze powstają w wyniku pomnożenia przewidywanej liczby godzin przez stawki rozliczeniowe pracowników, natomiast te drugie wynikają z rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracowników, dla których stosowane są ich stawki rozliczeniowe. Rozbieżność wynika z różnicy między rzeczywistymi a przyszłymi kosztami w dalszej perspektywie. Możesz podjąć świadomą decyzję dotyczącą alokacji na podstawie analizy raportu dotyczącego prognozy zasobów w porównaniu z rzeczywistymi kosztami.
Raport porównujący prognozowane i rzeczywiste koszty nie tylko pokazuje prawdziwą wartość rozliczeniową projektów, lecz także wskazuje najbardziej opłacalne stawki godzinowe. Możesz również określić przyczynę wszelkich przeszkód lub spowolnienia, które mogłyby spowodować wydłużenie czasu trwania projektu poza pierwotne przewidywania. Jeśli na przykład koszt realizacji rzeczywistych prac przekroczył zarezerwowane koszty, oznacza to, że Twoje zasoby poświęciły więcej czasu na konkretne działanie. Z kolei jeśli był niższy, możesz bezpiecznie stwierdzić, że praca została ukończona przed czasem.
5. Raporty dotyczące dostępności zasobów
Niezależnie od tego, czy jest to okres szczytowy, czy poza szczytem, raporty dotyczące dostępności zasobów pomagają proaktywnie podejść do optymalnego przydzielania pracy. W końcu nawet mając odpowiednią liczbę osób, nie możesz zakładać, że wszystkie są od razu dostępne i odpowiednio przygotowane do realizacji kolejnego planowanego projektu. Jeśli na przykład zasób A korzysta w kwietniu z kilku urlopów, zmniejsza to jego dostępność, co oznacza, że należy odpowiednio dostosować zdolność przerobową zespołu i terminy realizacji projektu.
Musisz znaleźć kolejną grupę dostępnych zasobów, które nie tylko mogą przejąć zaległą pracę, lecz także posiadają umiejętności i wystarczającą orientację w zadaniu, aby je rozpocząć. Takie działanie znacznie ogranicza czas bezczynności i zapobiega wykolejeniu projektów z powodu nagłych, niewytłumaczalnych spadków produktywności po ich rozpoczęciu.
Ostatecznie raport dotyczący zdolności przerobowej upraszcza podejmowanie decyzji, pomagając opierać je na analizie danych obejmującej przejrzyste metryki i wykresy. Dzięki właściwej intuicji nie będziesz już musieć szacować, ile osób ani jaki zestaw umiejętności i doświadczenia jest potrzebny do sprawnego prowadzenia projektu, ani zastanawiać się, dlaczego plan nie zadziałał. Dzięki temu możesz naprawdę zaangażować się w korzyści z projektu, na które liczysz, oraz przekształcić swoje przedsiębiorstwo w oparciu o odpowiednio obsadzoną kadrę i inteligentnie zaplanowaną zdolność przerobową.
