Jak zarządzać projektem budowy korporacyjnej strony internetowej (z Richem Butkeviciem z Project Zendo)

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybacz ewentualne literówki, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Ben Aston

Dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Ben Aston i jestem założycielem The Digital Project Manager. Witajcie w podcaście DPM. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, producentem cyfrowym czy osobą, która po prostu znalazła się w sytuacji, w której musi zarządzać projektami, pamiętaj, że dziś w Twoich słuchawkach towarzyszą Ci tysiące innych osób będących w podobnej sytuacji i starających się jak najlepiej rozpoczynać, planować oraz dostarczać lepsze projekty.

Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci stać się bardziej pewnym siebie i kompetentnym kierownikiem projektu oraz połączyć Cię z innymi osobami, które również zarządzają i prowadzą projekty. Jeśli naprawdę chcesz podnieść swoje umiejętności i wejść na wyższy poziom zarządzania projektami, sprawdź naszą Szkołę DPM i koniecznie zapisz się do członkostwa Pro, aby uzyskać dostęp do wszystkich wybranych przez nas materiałów.

Na koniec, podczas słuchania programu, zasubskrybuj go i dołącz do naszej listy mailingowej na thedigitalprojectmanager.com, aby być na bieżąco ze wszystkim, co się dzieje. Jeśli kiedykolwiek budowałeś korporacyjną stronę internetową, doskonale wiesz, jak trudno zrobić to dobrze. Częściowo wynika to z faktu, że takie projekty nie są realizowane zbyt często, ale przyczyn jest więcej: niejasne cele, nieprecyzyjny opis, skomplikowana sieć interesariuszy i mnóstwo polityki.

Wszystko to sprawia, że samo ukończenie korporacyjnej strony internetowej, a tym bardziej zrobienie tego dobrze, jest niezwykle trudne. Dodajmy do tego wyzwania techniczne, a nowy, lśniący projekt strony internetowej może przerodzić się w całkowitą katastrofę. W dzisiejszym podcaście wyjaśnimy, jak prawidłowo realizować projekty korporacyjnych stron internetowych. Słuchaj dalej, aby dowiedzieć się, jak planować, zarządzać i kontrolować nadchodzące projekty korporacyjnych stron internetowych oraz doprowadzić je do pomyślnego końca.

Rich Butkevic

Dobrze.

Ben Aston

Czy poprawnie wymówiłem Twoje nazwisko?

Rich Butkevic

Wymówiłeś je idealnie.

Ben Aston

Świetnie, ćwiczyłem. Rich jest konsultantem ds. zarządzania projektami i autorem bloga projectzendo.com. Koniecznie go sprawdźcie. Prowadzi także warsztaty z zarządzania projektami w całym Teksasie. Jeśli Was to interesuje, zajrzyjcie na artofpmo.com. Wspomnimy o tym za chwilę. Rich ma wyjątkowe doświadczenie na stanowiskach kierowniczych w zarządzaniu projektami i produktami, zapewnianiu jakości, analizie biznesowej, marketingu oraz szkoleniach. Korzysta z Agile i Scrum, a także posiada wszystkie możliwe certyfikaty: PMP, Certified Scrum Master, IBM Rational Unified Process oraz certyfikaty Amazon i E-Marketer. Ma ich naprawdę mnóstwo.

Cześć, Rich, dziękuję, że do nas dołączyłeś.

Rich Butkevic

Cześć, Ben. Dziękuję za zaproszenie. Doceniam to.

Ben Aston

Chciałbym zacząć od zagłębienia się w temat wszystkich Twoich kwalifikacji i liter po nazwisku. Niektórzy mówią, że nie przejmują się certyfikatami, a Ty poszedłeś w przeciwnym kierunku i zdobyłeś niemal wszystkie możliwe. Czy wynika to z Twojej pasji do nauki? Co skłoniło Cię do zdobywania tak wielu certyfikatów?

Rich Butkevic

Nie wiem, czy zdobyłem wszystkie, ale rzeczywiście mam pasję do nauki. Po prostu bardzo to lubię. Uważam jednak, że uzyskanie certyfikatu z zarządzania projektami lub z dowolnej innej dziedziny pokazuje, że poważnie traktujesz swój zawód i dbasz o aktualizowanie wiedzy. Poza PMP pozostałe certyfikaty zdobywałem właściwie wtedy, gdy były potrzebne przy konkretnych projektach.

Na przykład w przypadku certyfikatu AWS, jeśli pracowałbym przy projekcie wykorzystującym Amazon Web Services, chciałbym dobrze poznać tę technologię, aby lepiej wykonywać swoją pracę jako kierownik projektu. W trakcie nauki odkryłem, że sprawia mi to przyjemność i chciałem dowiedzieć się więcej. Skoro i tak się uczę, dobrze mieć cel, do którego można dążyć. Dlatego postanowiłem zdobyć certyfikat.

Ben Aston

Opowiedz nam, jak w ogóle zacząłeś pracować w zarządzaniu projektami. Wyraźnie masz techniczne podejście. Nie znam wielu kierowników projektów posiadających certyfikat techniczny, taki jak AWS.

Rich Butkevic

W czasie studiów pracowałem jako specjalista ds. wsparcia technicznego i odbierałem telefony właśnie wtedy, gdy pojawiał się szerokopasmowy internet. Znalazłem się więc na samym początku bardzo ekscytującego okresu rozwoju technologii. Zaraz po ukończeniu studiów zostałem analitykiem biznesowym w dużej firmie telekomunikacyjnej w Chicago, gdzie wtedy mieszkałem. Później przeszedłem do zapewniania jakości, zacząłem zarządzać tym obszarem, a następnie wszedłem w zarządzanie projektami. W tej firmie zdobyłem certyfikat i od tego momentu wszystko zaczęło się rozwijać.

Ben Aston

Przeszedłeś od wsparcia technicznego przez zapewnianie jakości do zarządzania projektami. Pierwszy dzień pracy jako kierownik projektu z pewnością nauczył Cię wielu rzeczy. Co powiedziałbyś dziś sobie z przeszłości, wiedząc to, co wiesz teraz?

Rich Butkevic

Najważniejsze byłoby to, że nie chodzi o narzędzie. Wielu kierowników projektów skupia się na szczegółowym poznaniu wszystkich funkcji i niuansów używanego programu. Moim zdaniem narzędzie jest przede wszystkim sposobem na usprawnienie, automatyzację i wsparcie procesu zarządzania, który powinieneś umieć przeprowadzić przy użyciu ołówka i kartki papieru.

Jeśli nie czujesz się komfortowo, zarządzając projektem wyłącznie za pomocą długopisu i notesu, nie oznacza to oczywiście, że właśnie tak powinieneś pracować. Dobry kierownik projektu nie musi być największym ekspertem od Microsoft Project ani żadnego innego programu. To znacznie więcej: przede wszystkim umiejętności interpersonalne i dobre rozumienie tego, co próbujesz osiągnąć jako kierownik projektu, zamiast samej znajomości oprogramowania.

Ben Aston

Porozmawiajmy o narzędziach, bo ja je lubię.

Rich Butkevic

Ja też.

Ben Aston

Co znajduje się w Twoim zestawie narzędzi kierownika projektu, poza długopisem i notesem?

Rich Butkevic

Największą różnicę, oprócz programu do zarządzania projektami, robi dla mnie jakieś narzędzie do współpracy. Uwielbiam Slacka. Jest prosty i łatwy w użyciu, a przy tym ogromnie pomaga w porównaniu z zarządzaniem wszystkim za pomocą lawiny wiadomości e-mail i arkuszy Excela porozrzucanych po współdzielonych dyskach.

Ben Aston

Wróćmy do Twojej głównej myśli: dobre zarządzanie projektami nie polega na narzędziach. Opowiedz więcej o tym, czym według Ciebie jest sztuka zarządzania projektami i jak wykorzystujesz umiejętności interpersonalne do realizacji lepszych projektów.

Rich Butkevic

Najważniejsze jest zrozumienie na poziomie koncepcyjnym, co ma robić kierownik projektu i jak projekt powinien idealnie przebiegać. Dzięki temu możesz skupić się na rzeczach istotnych, a nie na czynnościach będących stratą czasu.

W trakcie projektu należy skupić się na kilku głównych obszarach. Trzeba zidentyfikować wymagania, upewnić się, że zarówno biznes, jak i zespół techniczny mają ich wspólne rozumienie, dopilnować testów i zarządzać błędami. Ważne jest również rozumienie nadrzędnego celu i powodów wykonywania poszczególnych działań. Jeśli nie potrafisz napisać krótkiego wyjaśnienia, dlaczego wypełniasz dokument lub wykonujesz dane zadanie, powinieneś się zatrzymać i ustalić, po co właściwie to robisz.

Ben Aston

Przejdźmy do zarządzania budową korporacyjnych stron internetowych. Projekty tego typu są bardzo trudne: firmy zatrudniają agencje i konsultantów, aby przeprowadzić dużą aktualizację, migrację do chmury, wdrożenie nowego systemu CMS albo integrację z narzędziami marketingu cyfrowego. Ponieważ takie projekty realizuje się zwykle raz na trzy do pięciu lat, wiele zaangażowanych osób ma niewielkie doświadczenie. Do tego dochodzą liczni interesariusze, niejasne opisy, polityka i wyzwania techniczne. Opowiedz o przykładzie, kiedy taki projekt poszedł źle.

Rich Butkevic

Jedną z najważniejszych lekcji było dla mnie podejście „ufaj, ale sprawdzaj”. Zdarzało się, że członkowie zespołu twierdzili, iż ukończyli zadanie, podczas gdy tak naprawdę planowali je wykonać albo mieli je na liście zadań. Następnie pojawiały się inne sprawy i zadanie zostawało zapomniane lub zepchnięte na dalszy plan. Czasem takie problemy wychodziły na jaw dopiero po wdrożeniu.

Ważna jest również dobra współpraca z dużymi, rozproszonymi zespołami. Im większy projekt, tym mniej można polegać na bohaterskich wysiłkach jednej czy dwóch osób pod koniec prac. W przypadku korporacji osoba odpowiedzialna za administrację systemu lub sieci może wykonywać taką operację pierwszy albo drugi raz w całej swojej karierze, dlatego nie wolno zakładać, że będzie to dla niej rutynowe.

Ben Aston

W jednym z projektów problem wynikał z braku zgodności co do opisu projektu i z niewłaściwego zarządzania interesariuszami. Osoba odpowiedzialna wewnętrznie nie zebrała wszystkich informacji od zespołu, a opis nie został właściwie zatwierdzony. Zaprojektowaliśmy i zbudowaliśmy stronę, a tuż przed uruchomieniem odkryliśmy dodatkowy poziom akceptacji. Założyciel i prezes musieli zatwierdzić stronę, a mieli fundamentalne zastrzeżenia. Skończyło się to dużym wnioskiem o zmianę i dodatkowymi kosztami.

Rich Butkevic

W dużej korporacji może być kilkunastu interesariuszy, a każdy z nich ma przełożonego. Gdy odpowiednio wysoko postawiona osoba zobaczy zmianę, której nie akceptuje, może odwrócić wcześniejsze decyzje. Dlatego trzeba jasno określić strukturę zarządzania, osoby zatwierdzające i konsekwencje późnych zmian dla kosztów oraz harmonogramu.

Ben Aston

Jak wygląda proces od momentu, gdy klient mówi „potrzebuję nowej korporacyjnej strony internetowej”, do chwili, gdy możemy powiedzieć „gotowe”?

Rich Butkevic

Najpierw trzeba określić rzeczywiste cele projektu lub strony. Może chodzić o połączenie dwóch stron po fuzji, przeprojektowanie, zmianę marki albo wdrożenie nowego systemu zarządzania treścią. Następnie warto opracować historie użytkowników i zidentyfikować różne typy odbiorców. Każdy z nich ma inne cele, potrzeby informacyjne i ścieżki na stronie.

Kolejny etap to zaprojektowanie hierarchii i struktury strony. Należy ograniczyć liczbę kliknięć potrzebnych do znalezienia informacji. Następnie analizuje się treść: co pozostaje, co należy zaktualizować, usunąć lub połączyć. Dopiero później przechodzi się do aspektów technicznych. Można zbudować technicznie doskonałą stronę, ale jeśli nie realizuje celów użytkowników, jest źle zorganizowana lub zawiera niewłaściwą treść, kwestie techniczne nie wystarczą.

Ben Aston

Jak przyspieszać prace, prowadząc równolegle odkrywanie, planowanie, projektowanie i przygotowanie treści?

Rich Butkevic

Nie szukałbym zbyt wielu skrótów, ponieważ dobre planowanie ma ogromny wpływ na późniejsze tempo. Można jednak prowadzić wiele działań równolegle: analizować cele, tworzyć historie użytkowników, opracowywać strukturę strony i przeglądać treści w poszczególnych działach. Podejście Agile pomaga szybko pokazać interesariuszom coś działającego. Wczesne prezentacje pozwalają wykryć problemy, zanim decyzja projektowa rozprzestrzeni się na całą stronę.

Ben Aston

Bardzo pomaga również testowanie z użytkownikami. Persony pozwalają określić, dla kogo budujemy stronę, a testy pokazują, czy użytkownicy rzeczywiście potrafią wykonać najważniejsze zadania. Dzięki temu można ograniczyć wpływ subiektywnych opinii interesariuszy.

Rich Butkevic

Uczestnicy testów muszą rzeczywiście reprezentować docelowych użytkowników. Testowanie z pracownikami firmy często nie działa, ponieważ znają oni wewnętrzne procesy i terminologię. Prawdziwi użytkownicy mogą nie rozumieć branżowych określeń i wybrać konkurencyjną stronę, która używa prostszego języka.

Ben Aston

Porozmawiajmy o procesie budowy. Jakie są najważniejsze wskazówki dla kierownika projektu zarządzającego zespołem programistów?

Rich Butkevic

Trzeba pamiętać, że programiści mogą nie mieć dużego doświadczenia w migracjach i uruchamianiu stron. Ważne jest sprawdzenie przekierowań HTTPS, aby żądania HTTP trafiały do bezpiecznej wersji strony. W przeciwnym razie wyszukiwarki mogą widzieć dwie wersje witryny, co prowadzi do problemów z duplikacją treści i analityką.

Przed uruchomieniem należy także upewnić się, że osoba odpowiedzialna za aktualizację DNS ma dostęp do rejestratora. Zespół powinien wiedzieć, że zmiany DNS potrzebują czasu na propagację. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnej paniki, gdy strona będzie działać u jednej osoby, ale jeszcze nie u innej.

Ben Aston

Jak zarządzać programistami, gdy nie jesteśmy techniczni i nie możemy bezpośrednio obserwować ich pracy?

Rich Butkevic

Najlepiej stosować podejście iteracyjne, regularnie oglądać działające elementy i organizować częste prezentacje. Warto również unikać długich przerw między spotkaniami i aktualizacjami. Krótkie, codzienne lub odbywające się co drugi dzień spotkania pomagają utrzymać projekt na właściwym torze, szybko wykrywać problemy i usuwać blokady.

Ben Aston

Jaka jest jedna najważniejsza rzecz, o której należy pamiętać podczas zarządzania korporacyjną budową strony internetowej?

Rich Butkevic

Najważniejsza jest dobra współpraca i możliwie szybka pętla informacji zwrotnej. Codzienne spotkania, prezentacje w ramach sprintów i narzędzia współpracy pozwalają szybko ujawniać problemy. Przed uruchomieniem trzeba także przeskanować stronę pod kątem niedziałających linków. To prosty krok, który często ujawnia poważne problemy organizacyjne, techniczne lub związane z kodem.

Ben Aston

Dziękuję, Rich, za dołączenie do programu. Najważniejsza lekcja dotyczy właściwego przygotowania opisu projektu, celów i założeń. Wszystko, co dzieje się później, wynika z tych ustaleń. Po uruchomieniu strony należy ocenić jej działanie i sprawdzić, czy przynosi oczekiwane rezultaty, zwrot z inwestycji i wartość.

Rich Butkevic

Dziękuję, Ben. Świetnie było tu być.

Ben Aston

A jakie są Wasze wskazówki dotyczące budowy stron internetowych? Co działa, a co nie? Opowiedzcie o porażkach i sukcesach w komentarzach. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej i rozwijać swoją pracę, dołączcie do naszej społeczności poprzez członkostwo DPM. Znajdziecie tam zasoby, w tym plany projektów dla dużych budów stron, wykorzystujące różne metodyki, sprinty i podejście kaskadowe.

Otrzymacie dostęp do naszego zespołu Slack, szablonów, warsztatów, konsultacji, e-booków i wielu innych materiałów. Jeśli podobał Wam się dzisiejszy odcinek, zasubskrybujcie podcast i poświęćcie kilka minut na pozostawienie szczerej opinii. Dziękuję za słuchanie. Do usłyszenia następnym razem.