Jak poprowadzić angażujące warsztaty zdalne

Przeczytaj transkrypcję:

Próbujemy transkrybować nasze podcasty za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie jest poprawny w 100% przypadków.

Galen Low: Cześć wszystkim, dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Galen Low i reprezentuję The Digital Project Manager. Jesteśmy społecznością specjalistów cyfrowych, której misją jest pomaganie sobie nawzajem w zdobywaniu umiejętności, pewności siebie i kontaktów, abyśmy mogli zwiększać wartość zarządzania projektami w cyfrowym świecie. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, zajrzyjcie na thedigitalprojectmanager.com/membership.

Dobrze, dzisiaj uczymy się, jak prowadzić angażujące zdalne warsztaty. Poprowadzi nas bestsellerowa autorka, ekspertka w dziedzinie facylitacji kadry zarządzającej, założycielka Starfish Synergies i wyłączna północnoamerykańska dostawczyni korporacyjnych szkoleń Hasbro Play-Doh Power Solutions, pani Theresa Bailey.

Thereso, witaj ponownie w programie.

Theresa Bailey: Bardzo dziękuję. Cieszę się, że znów tu jestem.

Galen Low: Bardzo się cieszę, że jesteś z nami, ponieważ rozmawialiśmy o tym, jak wykorzystujesz Play-Doh podczas warsztatów z zespołami kadry zarządzającej oraz jak pomaga to odblokować kreatywność i innowacyjność. Pomyślałem: „O mój Boże, to idealny temat”. Gdybym miał go zarysować, powiedziałbym, że świat zarządzania projektami i rola kierownika projektu, szczególnie w świecie cyfrowym, bardzo się zmieniają. Widzę w świecie cyfrowego zarządzania projektami dwie powiązane ze sobą tendencje. Po pierwsze, od kierowników projektów coraz częściej oczekuje się umiejętności prowadzenia warsztatów i sesji. Po drugie, współpraca projektowa coraz częściej odbywa się w konfiguracjach hybrydowych i zdalnych.

Dlatego moim zdaniem każdy kierownik projektu, który potrafi prowadzić angażujące warsztaty zdalne lub hybrydowe, jest obecnie na wagę złota. A któż mógłby udzielić nam lepszej lekcji niż ty, która robisz to bardzo często? Nie mogę się doczekać, żeby zagłębić się w ten temat.

Theresa Bailey: Tak, i szczerze mówiąc, pomagam ludziom zrozumieć, jak prowadzić warsztaty, szczególnie osobom, które nie lubią przemawiać przed innymi. Wiemy, że w skali lęku wystąpienia publiczne często są oceniane jako bardziej przerażające niż śmierć. Dlatego prawdopodobnie moim najpopularniejszym warsztatem jest pomoc ludziom w zrozumieniu, jak prowadzić spotkania. Wiem więc, że jest to niezwykle ważna umiejętność w całej tej dziedzinie i właściwie wszędzie.

Galen Low: Masz rację, jest w tym coś nienaturalnego, dlatego tę umiejętność trzeba doskonalić i ćwiczyć.

Mam nadzieję, że dziś nauczymy się czegoś na podstawie rzeczy, których ty nauczyłaś się w trudny sposób podczas swojej drogi. Nie zawsze byłaś facylitatorką — chyba około 15 lat temu przypadkiem trafiłaś do facylitacji. Czy możesz opowiedzieć nam swoją historię? Jak przeszłaś od niemal rozpoczęcia kariery akademickiej, z doktoratem z psychologii, do prowadzenia korporacyjnych warsztatów dla kadry zarządzającej z wykorzystaniem Play-Doh?

Theresa Bailey: Oczywiście. Wiele lat temu chciałam zostać psycholożką sportową. Wykonywałam pracę wolontariacką, ponieważ chciałam to robić, ale także po to, żeby dostać się na studia magisterskie i zostać psycholożką kliniczną. Byłam wolontariuszką w Kanadyjskim Stowarzyszeniu Zdrowia Psychicznego. W Ottawie realizowałam projekt mający pomóc zrozumieć, w jaki sposób osoby bezdomne chciałyby otrzymywać usługi. Poszłam do schroniska i usiadłam naprzeciwko młodego mężczyzny, który był dokładnie dwa tygodnie ode mnie młodszy.

Dorastaliśmy w podobny sposób. Chciałam zrozumieć, jak to się stało, że on znalazł się tam, a ja jestem tutaj. W tamtej chwili moje marzenia o zostaniu psycholożką sportową uleciały i zaczęłam badać, co pomaga ludziom rozkwitać i skutecznie działać. Następnie ukończyłam studia magisterskie z psychologii społeczności, próbując naprawdę zrozumieć, co pomaga ludziom dobrze funkcjonować. Badałam odporność psychiczną w awaryjnym schronisku dla młodych kobiet, żeby sprawdzić, co pomaga im dobrze sobie radzić po opuszczeniu tego czy innego miejsca.

To był pierwszy etap mojego życia. Później zajęłam się edukacją. Pracowałam w obszarze zdrowia psychicznego i wielu innych dziedzinach. Kiedy urodziłam trzecie dziecko, rozpoczęłam działalność konsultingową, żeby mieć więcej elastyczności. Tak naprawdę moim fundamentem była jednak praca badawcza.

Kiedy zaczęłam wykorzystywać umiejętności zdobyte dzięki wykształceniu z zakresu psychologii społeczności i rozwoju społeczności, a także coraz częściej zajmowałam się budowaniem zespołów, facylitacją społeczności i planowaniem strategicznym, zdałam sobie sprawę, że nie lubię badawczej strony arkuszy kalkulacyjnych. Ostatecznie więc zajęłam się głównie facylitacją.

I właśnie wtedy poczułam, że jestem na swoim miejscu. Czułam się jak u siebie, próbując wydobyć z ludzi to, co najlepsze, kiedy wszyscy byliśmy razem w jednym miejscu. Przenieśmy się szybko do czasów pandemii: w marcu 2020 roku w ciągu trzech dni straciłam cały dochód i postanowiłam wrócić do korzeni, przygotowując kurs na temat odporności psychicznej, który zaczęłam sprzedawać.

Poproszono mnie o przeprowadzenie warsztatu z firmą Hasbro. Zaprosił mnie do tego wiceprezes marketingu w Kanadzie. Chcieliśmy go zrealizować. I to prowadzi nas do dalszej części rozmowy. W tamtym momencie nigdy wcześniej nie prowadziłam warsztatu online, ponieważ nie było takiej potrzeby. Musiałam więc przygotować warsztat online, bo spotkanie stacjonarne odwołano już dwa razy, a oni poprosili mnie o włączenie Play-Doh do tego warsztatu.

Pojawiłam się, wymyśliłam, jak to zrobić, i wszystko poszło tak dobrze, że trzy tygodnie później zaproponowano mi opracowanie korporacyjnego programu szkoleniowego Play-Doh Power Solutions. I tym zajmuję się — jak sądzę — od czterech lat.

Galen Low: Podoba mi się, że początkiem była fascynacja pomaganiem ludziom w rozkwitaniu. Kiedy spojrzeć na całą twoją historię, wszystko zaczyna mieć sens.

Podczas warsztatu gromadzimy ludzi, aby osiągnąć określony cel. Chcemy, żeby mogli się rozwijać. Nie musi to być jednak najbardziej komfortowa sytuacja. Trzeba coś odblokować: po pierwsze w sobie, żeby móc prowadzić warsztat, a po drugie w uczestnikach, aby mogli się rozwijać.

Podoba mi się, że to stanowi pewien motyw przewodni dotyczący tego, dlaczego warto dbać o swój warsztat i o prowadzoną sesję. Nie tylko dlatego, że trzeba to zrobić, lecz także dlatego, że być może jest to część rezultatu, który chcesz pomóc osiągnąć.

Theresa Bailey: Oczywiście. Myślę, że ludzie wyczuwają, kiedy po prostu prowadzisz warsztat, żeby go przeprowadzić. To jedna z pierwszych rzeczy, o których mówię. Prawdopodobnie prowadzi ona również do części innych tematów, które poruszamy: jakie są twoje intencje? Wyznaczasz cele, rzeczy, które chcesz osiągnąć — mówię o odhaczaniu pól. Jakie są więc twoje intencje dotyczące warsztatu, a także jaki światopogląd wnosisz do tego wydarzenia?

Dla mnie, jeśli cele są jak pola do odhaczenia, to intencje są jak bandy na torze do kręgli dla osób uczących się grać w kręgle. Kiedy określisz swoje intencje dotyczące warsztatu i poprosisz o to również innych, wszyscy angażujecie się w tę samą rzecz. Łatwiej wtedy uzyskać poparcie i przeprowadzić naprawdę skuteczny warsztat.

Galen Low: Podoba mi się takie ujęcie, ponieważ cele i odhaczanie pól nie zawsze wystarczają. Rzadko zdarza się, że ktoś wychodzi z warsztatu i wszyscy mówią: „Tak, odhaczyliśmy wszystkie pola”. Może to być świetny sposób na sprawdzenie: czy dobrze wykorzystaliśmy czas? Czy uzyskaliśmy to, po co przyszliśmy? Jednak w tym, co sprawia, że warsztat jest dobry, jest też pewne nieuchwytne „coś”.

Może odwrócę to pytanie i skieruję je do ciebie, bo przeprowadziłaś wiele warsztatów i sesji. Co sprawia, że warsztat jest angażujący dla uczestników — niezależnie od tego, czy odbywa się zdalnie, hybrydowo czy stacjonarnie? Co sprawia, że ludzie czują, iż był to naprawdę wartościowo wykorzystany czas?

Theresa Bailey: Myślę, że prawdopodobnie różnię się od innych. Nie chcę powiedzieć, że jestem wyjątkowa, ale ważne jest dla mnie zapewnienie każdemu możliwości uczestnictwa. Możemy zastanowić się, co jest angażujące, a co nie. Często nie jest angażujące, gdy jedna osoba ma cały czas głos, a pozostali tylko odbierają informacje.

Z drugiej strony dla osób, które nie są przyzwyczajone do zabierania głosu albo boją się korzystać z przestrzeni przeznaczonej na udział, jest to również onieśmielające. Trzeba znaleźć sposób na włączenie ludzi do rozmowy, który będzie dla nich istotny. Kto lubi lodołamacze, które nie mają związku z tematem? Niewiele osób. Zadawałam to pytanie i prawdopodobnie tylko 7% ludzi odpowiadało: „Tak, uwielbiam lodołamacze”, chyba że można je połączyć z ich pracą.

Trzeba więc znaleźć sposób na angażowanie ludzi, który będzie dla nich istotny. Wtedy osoby, które nie lubią uczestniczyć, chętniej wezmą udział, a jednocześnie będą czuły się bezpiecznie i nie będą miały wrażenia, że są wyróżniane. Moim zdaniem produktywność, zaangażowanie i poczucie bezpieczeństwa są ważnymi elementami dobrego warsztatu.

Galen Low: Bardzo podoba mi się ten aspekt bezpieczeństwa. To niemal równowaga między sytuacją, w której ktoś zabiera cały czas i nikt nie może się wypowiedzieć, a sytuacją po drugiej stronie skali: uczestniczyłem w sesji i musiałem zabrać głos — o mój Boże, jakie to było irytujące.

Istnieje równowaga między bezpieczeństwem a komfortem. Nie chodzi koniecznie o ciągnięcie kogoś do udziału, gdy ten ktoś się przed tym wzbrania, lecz o stworzenie warunków, w których udział może być dla niego angażujący. W pewnym momencie warsztatu taka osoba pomyśli: „Właściwie czuję, że mogę coś wnieść, będzie to bezpieczne, a mój wkład będzie wartościowy”.

Theresa Bailey: Oczywiście. Często uczestniczę w początkowym etapie projektu, niezależnie od tego, czy współpracuję z kierownikiem projektu i jak dokładnie projekt został przez niego zaplanowany. Chodzi o ustalenie tonu pracy, która będzie kontynuowana. Dla kierowników projektów jest to naprawdę ważna część procesu: trzeba ustalić, jak będziemy współpracować.

Trzeba też dopilnować, aby osoby, które zwykle mają cichszy głos, mogły znaleźć sposób na udział — poprzez wypowiedź, wysłanie wiadomości czy w dowolny inny sposób. Muszą wiedzieć, że istnieje dla nich bezpieczna droga wejścia do rozmowy, a ich głos jest równie wartościowy jak głosy innych osób. Można to osiągnąć, ustalając sposób prowadzenia warsztatu, a następnie przenieść te zasady do dalszej pracy.

Galen Low: To naprawdę dobre przejście, ponieważ pomyślałem, że moglibyśmy zagłębić się w twoje podejście do warsztatów. Chciałbym szczególnie skupić się na aspekcie zdalnym i hybrydowym. Na początku opowiedziałaś nam niezwykłą historię o tym, jak pod presją musiałaś po prostu znaleźć rozwiązanie.

Jednak nawet część rzeczy, o których rozmawiamy — na przykład to, że cała magia nie dzieje się wyłącznie „w pokoju” — obejmuje także planowanie i świadome podejście. Czy mogłabyś przeprowadzić nas przez najważniejsze elementy, o których myślisz podczas przygotowywania zdalnego lub hybrydowego warsztatu?

Jakie podejścia pomagają odblokować wyobraźnię i kreatywność oraz wprowadzić uczestników w tryb innowacji?

Theresa Bailey: Jest tu wiele kroków, ale tak naprawdę chodzi o ustalenie, jaki ma być rezultat oraz jak sprawić, żeby każdy czuł, że widzi siebie w wykonywanej pracy.

Zwykle rozmawiam kilka razy z osobą, która mnie zaprosiła. Mogę też porozmawiać z innymi osobami, aby poznać ich opinie, albo zorganizować rozmowę z całym zespołem, żeby to ustalić. Później następuje inżynieria odwrotna: dobrze, to są trzy rzeczy, które chcemy omówić.

Wiem, że wspominałam o całodniowym warsztacie, ale nie zalecam organizowania całodniowych warsztatów zdalnych. Jeśli tylko jest to możliwe, rozłóżcie je na kilka dni. Dla ludzi jest to znacznie łatwiejsze. Następnie trzeba ustalić strukturę. Mam dość ustalony sposób działania. Pierwsza godzina skupia się prawdopodobnie wyłącznie na stworzeniu przestrzeni do pracy, którą będziemy wykonywać przez resztę dnia — może to być nawet od trzydziestu do czterdziestu pięciu minut.

Chodzi o to, żeby wszyscy zaangażowali się w to, co robimy, i żebym dowiedziała się trochę o ich nastawieniu. Następnie trzeba ułożyć strukturę warsztatu. To naprawdę proste rzeczy, takie jak ustalenie, kiedy robimy przerwy, dopilnowanie, żeby przerwy rzeczywiście się odbywały, poinformowanie ludzi z wyprzedzeniem, kiedy będą miały miejsce, oraz omówienie zasad korzystania z kamer.

To temat, który można szczegółowo omówić, ponieważ zasady mogą wyglądać zupełnie inaczej w zależności od miejsca i sytuacji.

Galen Low: Praca przygotowawcza. Myślę, że osobom, które uczestniczyły w warsztacie, łatwo jest pomyśleć: „Och, ten facylitator ma po prostu gotową agendę, przychodzi, robi swoje i tak dalej”.

W rzeczywistości wiele pracy obejmuje wcześniejszą współpracę i zebranie informacji: kto będzie uczestniczyć? Co chcemy osiągnąć? Trzeba też dopilnować zgodności oczekiwań z osobami, które poprosiły cię o udział, zrozumieć, kto będzie częścią wydarzenia, oraz ustalić odpowiednie zasady i oczekiwania.

Podoba mi się też myśl, że warsztat hybrydowy, stacjonarny i zdalny różnią się od siebie. Inna jest nawet długość koncentracji i ilość czasu, zanim pojawi się zmęczenie — zależnie od tego, czy warsztat odbywa się na miejscu, zdalnie czy hybrydowo. Trzeba to wszystko zaplanować, a następnie powiedzieć uczestnikom, czego mogą się spodziewać i co będziemy robić.

Oczywiście podczas prowadzenia warsztatu w pomieszczeniu dzieje się magia, ale nie wydarzyłaby się bez całego tego przygotowania i pracy wstępnej. Czy zdarzały ci się sytuacje, w których ktoś mówił: „Dobrze, wiem, że wysłałaś mi Play-Doh i wiem, że to warsztat, ale nie chcę mieć włączonej kamery. Przepraszam”?

Theresa Bailey: Czasami wynika to z przepustowości łącza. Szczególnie w miejscach, w których mamy słabsze połączenie, niektórzy wyłączają kamerę, ale włączają ją, żeby pokazać, co stworzyli. I to jest w porządku. Czasem ludziom dzieją się w tle rzeczy, o których nie chcą opowiadać. Dlatego przynajmniej prosimy, żeby pokazali nam, co stworzyli. Zwykle jednak nie mają z tym problemu, ponieważ sposób, w jaki organizujemy zajęcia, sprawia, że ludzie chcą widzieć, co robią inni, i naprawdę lubią, kiedy inni obserwują ich reakcje.

Robimy różne rzeczy, na przykład używamy muzyki. Często można zobaczyć, jak ludzie tańczą ramionami — nie wstają fizycznie i nie tańczą, ale tworzy to środowisko, w którym chcą się wzajemnie widzieć. Mówię osobom, które nie mają włączonej kamery, że sama czasami również jej nie włączam, ale trudniej jest ocenić, kiedy ludzie potrzebują przerwy, jeśli wszyscy cały czas mają wyłączone kamery, ponieważ nie można tak dobrze odczytać energii grupy.

Dlatego nawet częściowe włączanie i wyłączanie kamer jest bardzo pomocne dla energii wszystkich uczestników. Jeśli czasami można mieć kamerę włączoną, warto to robić.

Galen Low: To ma sens. Podoba mi się uzasadnienie. Często widzę sesje, podczas których obowiązuje sztywna zasada: kamery muszą być włączone. Ty podałaś jednak cztery bardzo dobre powody, dla których ktoś może mieć wyłączoną kamerę, oraz cztery bardzo dobre powody, dla których nie chodzi po prostu o zasadę „kamera ma być włączona, bo tak powiedziałem”. Chodzi raczej o możliwość odczytania sytuacji, zrozumienia, czego ludzie potrzebują od sesji, jak reagują, jak posuwamy sprawy naprzód, osiągamy cele i realizujemy nasze intencje.

Theresa Bailey: Przepraszam, właśnie miałam powiedzieć, że wszystko sprowadza się dokładnie do tego — do intencji.

Jeśli wspólnie ustalimy, jakie są intencje warsztatu — zawsze pytam ludzi o ich intencje — uczestnicy rzadziej się wyłączają, ponieważ czują się odpowiedzialni za siebie podczas spotkania. Dotyczy to każdego spotkania, nie tylko warsztatu. To, jak ono przebiega, zależy od energii, którą do niego wnosisz.

Jeśli jest źle, wezmę na siebie część odpowiedzialności, ale ile energii ty wnosisz do tego spotkania? Wszyscy możemy razem spędzić wspaniały dzień albo nie. Myślę, że przekazanie ludziom odpowiedzialności za ten aspekt zwykle działa na twoją korzyść.

Galen Low: Podoba mi się to. Tak, uczestnicy również mają wpływ na to, jak wartościowy będzie ten czas, a nie tylko ty jako facylitator.

Mówiąc o samej sesji, prowadzeniu jej i tworzeniu doświadczenia, w które ludzie mogą się zaangażować — widziałem, jak było to naprawdę trudne nawet podczas zwykłych spotkań. Mamy hybrydowe lub zdalne spotkanie i bardzo trudno jest się wtrącić, podnieść rękę, uczestniczyć albo zabrać głos w pokoju pełnym głośnych osób. Jest to szczególnie trudne, gdy jest się uczestnikiem zdalnym, a wszyscy inni są na miejscu i nie można dobrze słyszeć rozmowy. Jak demokratyzujesz doświadczenie uczestników podczas spotkań zdalnych, stacjonarnych i hybrydowych?

Jak radzisz sobie z frustracjami związanymi z sesją hybrydową — technologią, bezpieczeństwem psychicznym czy pozorną możliwością i miejscem, w którym uczestnicy mogą wnieść swój wkład?

Theresa Bailey: Oczywiście wciąż się uczymy, a technologia wszędzie się zmienia. Zajmuję się też innym problemem: w zależności od tego, z jakiej technologii korzystamy, doświadczenie może być zupełnie inne — czy używamy Microsoft Teams, Google Meet, czy jakiejkolwiek innej platformy. Myślę jednak, że ponownie wymaga to planowania. Są tu dwie różne kwestie. Stacjonarny warsztat, przy pracy, którą wykonuję, wymaga przewożenia lub wysyłania wielu rzeczy na miejsce.

Warsztat hybrydowy lub wirtualny wymaga znacznie większej liczby testów, aby upewnić się, że mamy dostęp do wszystkiego, czego potrzebujemy. Trzeba sprawdzić, gdzie są kamery, czy w jednym pomieszczeniu są trzy osoby, podczas gdy inne znajdują się w różnych miejscach, oraz dopilnować, żebyśmy mogli objąć wszystkich. Myślę, że wymaga to po prostu nieco większego planowania i wysiłku.

Możesz zrobić tylko tyle, ile możesz. Technologia jest technologią — jak wiemy, jest wspaniała, ale czasami może też zawieść. Ważne jest, żeby w pomieszczeniu znajdowała się osoba pomagająca uczestnikom. Warto również wyznaczyć kogoś — z własnej organizacji albo z zewnątrz — kto będzie pomagać ludziom zalogować się na stronie lub monitorować pytania, na wypadek gdybym jako facylitatorka zapomniała zajrzeć na czat albo go nie zauważyła.

Obecność osoby pomagającej w monitorowaniu tego wszystkiego robi ogromną różnicę i usprawnia przebieg spotkania, ponieważ nikt nie czuje się ignorowany.

Galen Low: Bardzo mi się to podoba. Prawie chciałbym wprowadzić to rozwiązanie na niektórych moich spotkaniach. Zdecydowanie zdarzało się, że chciałem udostępnić ekran z laptopa, ale wtedy nie mogłem nikogo widzieć.

Ktoś podnosił rękę i wydawał jakiś dźwięk, a my mówiliśmy: „Och, ktoś ma pytanie. Kto to jest? Nie widzę”. Pojawiało się mnóstwo niezręczności. Czasami przegapialiśmy pytania. Podoba mi się pomysł, że to na tyle ważne, iż powinien być ktoś, kto dopilnuje, aby nic nie zostało zignorowane ani przeoczone. Właśnie takie sytuacje demotywują ludzi podczas sesji. Myślą wtedy: „Podniosłem rękę, ale nikt do mnie nie dotarł” albo „Zadałem pytanie i nikt go nie zauważył”.

I wiecie, co zrobię przez resztę sesji? Nie będę się udzielać.

Theresa Bailey: Można też zmieniać tę funkcję. Nie musi jej pełnić za każdym razem ta sama osoba. Rotacja jest wręcz skuteczna, ponieważ każdy w pewnym momencie musi zwracać uwagę. Wtedy zobaczysz, że ktoś zadał pytanie albo zacznie odpowiadać, a następnie inne osoby zaczną odpowiadać na czacie.

Tego właśnie chcesz. Chcesz, żeby ludzie zwracali uwagę i na tyle interesowali się tematem, żeby się komunikować. Ważne jest również, aby wiedzieli, kiedy nie należy przerywać. Czasami chcę, żeby ludzie mi przerywali, a czasami jest materiał, który po prostu chcę przekazać, abyśmy mogli przejść do kolejnej części.

Trzeba powiedzieć uczestnikom, kiedy powinni przerywać, a jeśli nie chcą przerywać, dopilnować, by wiedzieli, że mogą napisać na czacie i że wrócimy do ich wiadomości. To bardzo ważne i skuteczne rozwiązanie pozwalające zarządzać wszystkimi uczestnikami, niezależnie od formatu, w którym biorą udział.

Galen Low: Zarządzanie oczekiwaniami to obecnie bardzo szerokie pojęcie, ale w kontekście sesji podoba mi się, że istnieją stosunkowo proste sposoby na zapewnienie ludziom jasności. Podczas wielu naszych sesji w społeczności mówię na samym początku, w ramach spraw organizacyjnych: „Tak, możecie pisać na czacie z boku”.

To nie rozprasza i nie jest niegrzeczne. Można pisać o czymkolwiek, nie musi to być nawet związane z tematem. Nie zdawałem sobie sprawy, dopóki tego nie powiedziałaś, że dzięki temu ludzie wiedzą, iż wiadomość na czacie nie musi przerywać toku rozmowy. Bywałem też na spotkaniach, podczas których tego nie powiedziałem. Osoba prowadząca widziała wtedy coś na czacie i czuła, że musi od razu się do tego odnieść.

Przerywało to jej tok myślenia, choć mogła to być tylko uwaga albo odpowiedź na pytanie. Podoba mi się pomysł, że rozmowa może toczyć się w obu miejscach, że są momenty, kiedy można przerwać, i takie, w których lepiej tego nie robić. Ktoś może również obserwować czat, sprawdzać, kto chce zadać pytanie albo uprzejmie wtrącić się do rozmowy, nie przerywając jej.

Tworzy to doświadczenie, w którym każdy wie, co się wydarzy. Panuje jasność.

Theresa Bailey: Oczywiście. Myślę, że ludzie lubią poczucie struktury połączone z elastycznością. Bardzo pomaga to podczas spotkań online, które stają się wtedy bardziej podobne do takiej rozmowy jak ta, a ludzie czują, że mogą wnieść swój wkład.

Galen Low: Jedną z rzeczy, o których rozmawialiśmy, była nie tylko demokratyzacja doświadczenia, ale również podniesienie poziomu inkluzywności i dostępności. Kiedy o tym rozmawialiśmy, uznaliśmy, że Play-Doh jest interesującym narzędziem, ponieważ pod wieloma względami jest dość przystępne i pozwala różnym osobom uczestniczyć.

Oczywiście będziemy prowadzić sesje dla osób o różnych możliwościach. Sposób, w jaki planujemy sesję — niezależnie od tego, czy wykorzystujemy Play-Doh — może nie sprzyjać ich udziałowi. Czy zdobyłaś jakieś wskazówki, dodałaś coś do swojego podejścia albo wyznaczyłaś sobie cele dotyczące zwiększania dostępności sesji dla osób o różnych możliwościach?

Mam na myśli osoby, które być może nie określają się jako neurotypowe, a także osoby o różnych możliwościach fizycznych. Jak do tego podchodzisz?

Theresa Bailey: Wiele osób, które nie są neurotypowe, naprawdę lubi pracę z różnymi materiałami. Warsztat jest więc dla nich bardzo udany. Staram się być możliwie najbardziej inkluzywna, co ponownie sprowadza się do planowania, ustalenia — jeśli jest to możliwe — kto będzie uczestniczyć, oraz współpracy z tymi osobami, aby zrozumieć, jak możemy zwiększyć inkluzywność.

Wspominałam ci o sytuacji, w której prezentowałam swoją pracę. Przy stole siedziały osoby, których wcześniej nie znałam. Znałam kilka z nich, ale nie wszystkie. Opowiadałam o tym, czym się zajmuję. Była tam osoba po amputacji obu rąk oraz niewidoma kobieta. To naprawdę skłoniło mnie do zastanowienia się, jak sprawić, żeby moja praca była bardziej dostępna dla wszystkich.

Myślę, że prawdziwa odpowiedź polega na zapytaniu ludzi, w jaki sposób mogliby uczestniczyć. Być może łatwiej będzie im udzielić odpowiedzi, niż mnie samej ją wymyślić. W takich sytuacjach warto współpracować z osobami o różnych możliwościach oraz z ludźmi, którzy je wspierają. Wspólnie znajdziecie rozwiązania, które pozwolą każdemu wnieść swój wkład i dobrze się czuć. Ludzie lubią, kiedy się ich pyta. Po prostu ich zapytaj.

Galen Low: Podoba mi się takie podejście. Nie chodzi o to, że coś nie zadziała w przypadku określonej grupy, tylko o pytanie: jak możemy sprawić, żeby zadziałało w przypadku tej grupy? Później staje się to rozmową, dialogiem i konsultacją.

W pracy, którą wykonywałem, gdy zajmowaliśmy się kwestiami dostępności, zawsze pojawiały się jakieś najlepsze praktyki, wymogi zgodności czy regulacje — szczególnie w przypadku czytników ekranu dla osób z niepełnosprawnością wzroku korzystających ze strony internetowej. Kiedy jednak siadaliśmy i rozmawialiśmy z tymi osobami o tym, jak dostosowały swoje życie, żeby wszystko działało, zwykle okazywało się, że ich rozwiązania wykraczały poza utarte schematy.

Wymyśliły własne innowacyjne pomysły, których nie ma w żadnym podręczniku. Kiedy usiądziesz i się nad tym zastanowisz, widzisz, jak coś jest wykorzystywane w prawdziwym życiu, a nie tylko jakie są ogólne zalecenia. Te zalecenia mogą być świetne, ale nie zawsze odzwierciedlają sposób, w jaki ludzie rzeczywiście korzystają z danego rozwiązania w określonych sytuacjach. Bardzo podoba mi się pomysł, żeby po prostu zapytać, ponieważ te osoby będą miały własne pomysły.

Mogą powiedzieć: „Tak, Play-Doh nie będzie dla mnie działać, przepraszam”. Mogą też mieć własne propozycje i docenić to, że zaproszono je do konsultacji, aby mogły uczestniczyć.

Theresa Bailey: Tak. Jeśli coś nie jest dla nich odpowiednie, możemy znaleźć inne sposoby uczestnictwa. Mogą przekazać swoje opinie w inny sposób i zastanowić się nad zadawanymi pytaniami. Istnieje wiele możliwości, ale pytanie jest najlepszym i najbardziej bezpośrednim sposobem uzyskania właściwych informacji.

Galen Low: Na zakończenie chciałem porozmawiać o tym, co dzieje się po warsztacie. Miałem zapytać, skąd wiesz, że sesja zakończyła się sukcesem, ale pomyślałem, że odwrócę pytanie: co najlepszego ktoś mógłby powiedzieć o jednym z twoich warsztatów po wzięciu w nim udziału?

Theresa Bailey: To dobre pytanie. Myślę, że właśnie dlatego uwielbiam to, co robię: otrzymuję natychmiastową informację zwrotną i proszę o nią. Obchodzę grupę i proszę o opinię w konkretny sposób, zwykle prosząc o jedno słowo podsumowujące samopoczucie uczestników. Zdarzało się, że ludzie później pisali do mnie, mówiąc, że dana koncepcja, o której rozmawialiśmy w określony sposób, zmieniła ich życie.

To naprawdę potężne. Oczywiście otrzymuje się też referencje. Wczoraj miałam jednak bardzo ciekawe doświadczenie. Pracowałam z grupą kobiet i mężczyzn. Powiedziałabym, że przedział wiekowy był szeroki — prawdopodobnie od 25 do 65 lat.

Z tyłu siedziała grupa, która moim zdaniem miała sprawiać problemy. Pomyślałam: „To mój stolik. Będę musiała tam ciągle chodzić i sprawdzać, czy wszystko przebiega zgodnie z planem”. Na koniec poprosiłam o jedno słowo. Przepraszam, ale była to grupa mężczyzn. Kiedy podeszłam i poprosiłam ich o słowo podsumowujące samopoczucie po szkoleniu, powiedzieli, że ich słowem jest „spełnienie”.

Zapytałam: „Spełnienie?”. Odpowiedzieli: „Tak”. Następnie wskazali dwóch mężczyzn i powiedzieli: „Ci dwaj nigdy wcześniej nie bawili się Play-Doh. Nie mieli go w domu. Uznali, że było to niezwykle wyzwalające, ponieważ pozwoliło im być kreatywnymi, po prostu bawić się jak dorośli i wyrażać pomysły na różne sposoby”. „Spełnienie” nie jest słowem, które słyszę codziennie, ale wczoraj usłyszałam je od dwóch mężczyzn, powiedziałabym, że po pięćdziesiątce.

Galen Low: Niesamowite. Szczerze mówiąc, właśnie na tym polega magia. Niezależnie od tego, czy słowo brzmi „spełnienie”, czy chodzi po prostu o satysfakcję z wyjścia z poczuciem, że coś bardziej przypominającego zabawę może być nie tylko produktywne, ale także — objawiające nowe spojrzenie?

Czy to prawdziwe słowo? Coś takiego może naprawdę pomóc zobaczyć rzeczy inaczej niż wcześniej. Podoba mi się to. I właśnie dlatego robimy to, co robimy, dlatego facylitacja jest ważna, dlatego ważne są sesje i gromadzenie ludzi, a także pobudzanie innowacji.

Theresa Bailey: Oczywiście. Gdybym nie słyszała słów takich jak „zmotywowany”, „zaangażowany”, „współpracujący”, „kreatywny” czy „odświeżony”, wróciłabym do warsztatu i zmieniła go tak, żeby właśnie takie słowa padały na koniec.

Galen Low: Niesamowite. Bardzo mi się to podoba.

Thereso, bardzo dziękuję za ten minikurs mistrzowski dotyczący prowadzenia zdalnych i hybrydowych warsztatów. Padło tu mnóstwo dobrych wskazówek. Naprawdę to doceniam.

Theresa Bailey: Cała przyjemność po mojej stronie. Uwielbiam to, co robię, i cieszę się, kiedy inni mogą wykorzystać część wiedzy, którą zdobyłam w trudny sposób, aby ułatwić życie sobie i wszystkim wokół.

Galen Low: Przez cały czas wspominałem o Play-Doh. Jak ludzie mogą dowiedzieć się więcej o tym, czym się zajmujesz?

Theresa Bailey: Mogą odwiedzić moją stronę internetową starfishsynergies.com albo znaleźć mnie na LinkedInie. Nazywam się Theresa Bailey i jestem tą osobą, która ma Play-Doh na zdjęciu w tle. Uwielbiam to, co robię. Wspaniale jest gromadzić ludzi i rozpoczynać pracę. Właściwie najczęściej wykorzystuję to właśnie w pracy z kierownikami projektów. Chętnie porozmawiam z zainteresowanymi osobami.

Galen Low: Wspaniale.

Dobrze, oto wszystko. Jak zawsze, jeśli chcecie dołączyć do rozmowy z ponad tysiącem podobnie myślących osób zajmujących się zarządzaniem projektami, dołączcie do naszej społeczności. Odwiedźcie thedigitalprojectmanager.com/membership, aby dowiedzieć się więcej. Jeśli podobało wam się to, co dziś usłyszeliście, zasubskrybujcie nas i pozostańcie w kontakcie na stronie thedigitalprojectmanager.com.

Do następnego razu. Dziękuję za wysłuchanie.