10 beste software voor tijd- en onkostenregistratie geselecteerd voor 2026

Factorial is een door AI aangedreven HR- en financeplatform dat tijdregistratie, onkostenbeheer en projecttoezicht afhandelt naast bredere activiteiten zoals ploegendienstplanning, rapportage en vragen en antwoorden over personeelsbeleid.

Voor wie is Factorial het meest geschikt?

Factorial is geschikt voor HR- en operationele teams bij groeiende bedrijven die AI-ondersteunde tools willen inzetten voor planning, rapportage en vragen over personeelsbeleid, naast tijd- en onkostenregistratie.

Waarom ik voor Factorial heb gekozen

Ik heb Factorial opgenomen in mijn topkeuzes omdat het AI rechtstreeks integreert in de dagelijkse werkzaamheden die HR- en financeteams het meest vertragen. De AI-assistent, One, kan vragen van medewerkers over bedrijfsbeleid beantwoorden en op verzoek onkostendeclaraties samenstellen, waardoor veel heen-en-weercommunicatie wegvalt. Ik vind het ook prettig dat de AI het scannen van bonnetjes via OCR afhandelt, zodat het registreren van een onkost vanaf een mobiele foto slechts enkele seconden duurt in plaats van handmatige gegevensinvoer te vereisen.

Belangrijkste functies van Factorial

• Ploegendienstplanning: Managers kunnen geautomatiseerde, grootschalige en roulerende ploegendiensten voor hun teams instellen.
• Geolocatietracking: Tijdregistraties leggen vast waar medewerkers werken wanneer ze in- of uitklokken.
• Beheer van onkostenbeleid: Geautomatiseerde regels kunnen onkostendeclaraties blokkeren die buiten het door het bedrijf vastgestelde uitgavenbeleid vallen.
• Factorial-kaarten: Bedrijven kunnen fysieke en virtuele kaarten uitgeven met aanpasbare limieten en bestedingscategorieën, waarbij transacties in realtime zichtbaar zijn.

Integraties van Factorial

Factorial vermeldt marktplaatsintegraties met Microsoft Business Central, SAP Business One, Sage 100, Microsoft Power BI, Slack, Google Workspace en Zapier. De API ondersteunt API-sleutels, OAuth 2.0, webhooks en SDK's voor aangepaste integraties.

TimeTrex is een platform voor personeelsbeheer dat tijd- en aanwezigheidsregistratie, personeelsplanning, onkostenbeheer en loonverwerking combineert in één systeem.

Voor wie is TimeTrex het meest geschikt?

TimeTrex is zeer geschikt voor middelgrote tot grote ondernemingen met personeel dat per uur wordt betaald, meerdere locaties en complexe vereisten op het gebied van loonverwerking of naleving.

Waarom ik voor TimeTrex heb gekozen

Ik heb TimeTrex geselecteerd als een van de beste oplossingen voor geavanceerde integratie met loonadministratie, omdat tijdregistratie en loonverwerking zich in hetzelfde systeem bevinden. Wanneer je team in- en uitklokt, worden die gegevens rechtstreeks verwerkt in de loonberekeningen, zonder handmatige exports of bestandsoverdrachten. Ik vind het ook prettig dat TimeTrex directe stortingen vanaf meerdere bronnen ondersteunt, zodat je bedragen van verschillende bankrekeningen kunt afschrijven en betalingen in één verwerkingsronde naar meerdere werknemersrekeningen kunt overmaken. Bovendien berekent de ingebouwde module voor loonheffingen automatisch federale, staats- en provinciale belastingen en genereert deze nalevingsformulieren zoals W-2's, 940's, T4's en ROE's.

Belangrijkste functies van TimeTrex

• Onkostenregistratie: Registreer onkosten met foto's van bonnetjes, pas onkostencategorieën toe en stuur declaraties via een configureerbare goedkeuringsworkflow.
• Kostentoerekening aan opdrachten: Wijs arbeidskosten toe aan meerdere kostencentra, afdelingen, vestigingen en projecten binnen één tijdregistratie.
• Regels voor overwerk en toeslagen: Configureer aangepaste regels voor overwerk, feestdagen en ploegentoeslagen die automatisch worden berekend tijdens de loonverwerking.
• Zelfbedieningsportaal voor werknemers: Laat werknemers loonstroken bekijken, opgebouwde saldi controleren en gegevens voor directe stortingen bijwerken zonder tussenkomst van HR.

Integraties van TimeTrex

TimeTrex biedt integraties met platforms voor loonverwerking en boekhouding, waaronder ADP, QuickBooks, Sage, Paychex, SurePay en Ceridian, evenals personeels- en HR-hulpmiddelen zoals Meditech, Insync, CompuPay, Tyler Technologies, Vensure Employer Services, Accero en Chris21. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Clockify biedt teams van elke omvang een manier om tijd en uitgaven bij te houden zonder zich zorgen te hoeven maken over gebruikerslimieten of verborgen kosten. Het is vooral handig voor bureaus, adviesbureaus en verspreid werkende teams die meerdere projecten en klanten binnen een krap budget moeten beheren. Als je een tool wilt die met je team meegroeit en onbeperkt veel gebruikers biedt in het gratis abonnement, is Clockify daarvoor ontwikkeld.

Waarom ik voor Clockify heb gekozen

Ik heb Clockify geselecteerd omdat digitale projectmanagers hiermee de werkelijke taakuitgaven in realtime kunnen afstemmen op de oorspronkelijke projectramingen. Projectleiders kunnen aangepaste factureerbare tarieven en kostentarieven toewijzen aan individuele teamleden of taken om brutomarges bij te houden en budgetoverschrijdingen vóór de oplevering te signaleren. Dit maakt het ideaal voor projectmanagers die projectmiddelen moeten afstemmen op strikte budgetlimieten en tegelijkertijd hoge platformkosten willen vermijden.

Belangrijkste functies van Clockify

Enkele andere functies in Clockify die nuttig kunnen zijn voor teams die tijd en uitgaven beheren, zijn:

• Factureerbare tarieven: Wijs aangepaste uurtarieven toe aan gebruikers, projecten of taken voor een nauwkeurige facturering aan klanten.
• Uitgaven bijhouden: Registreer en categoriseer uitgaven naast de bijgehouden tijd voor elk project.
• Goedkeuring van urenstaten: Stel workflows in waarmee managers ingediende urenstaten kunnen controleren en goedkeuren.
• Gedetailleerde rapportage: Genereer exporteerbare rapporten over tijdsbesteding, uitgaven en projectvoortgang.

Integraties van Clockify

Integraties zijn onder andere QuickBooks, Jira, Google Calendar, Outlook, Asana, Trello, GitHub, GitLab, Salesforce en monday.com.

My Hours is ontworpen voor teams en freelancers die flexibele controle op taakniveau over hun tijdregistratie nodig hebben. Met het platform kunt u werk organiseren op basis van projecten en taken, factureerbare tarieven toewijzen en de tijd voor elke activiteit gedetailleerd bijhouden. Als uw werk bestaat uit het gelijktijdig beheren van meerdere klanten of veranderende prioriteiten, biedt My Hours de gedetailleerde registratie die nodig is om alles georganiseerd en factureerbaar te houden.

Waarom ik voor My Hours heb gekozen

Wat My Hours onderscheidt, is de focus op flexibele, taakgebaseerde registratie die zich aanpast aan verschillende werkstijlen. U kunt projecten opsplitsen in afzonderlijke taken, aangepaste factureerbare tarieven toewijzen en de tijd voor elke activiteit afzonderlijk bijhouden. Ik heb voor My Hours gekozen omdat u hiermee gedetailleerde notities aan elke tijdregistratie kunt toevoegen, waardoor het eenvoudiger wordt om factureerbare uren te verantwoorden en werkzaamheden voor klanten te documenteren. Voor teams of freelancers die veranderende prioriteiten en meerdere klanten moeten beheren, past dit niveau van controle op taakniveau uitstekend.

Belangrijkste functies van My Hours

Enkele andere functies die nuttig kunnen zijn voor teams en freelancers zijn:

• Geautomatiseerde tijdrapporten: Genereer gedetailleerde rapporten per project, klant of teamlid, zodat u ze eenvoudig kunt controleren en exporteren.
• Onkostenregistratie: Registreer en categoriseer onkosten naast tijdregistraties voor een uniforme projectadministratie.
• Goedkeuringsworkflows: Dien urenstaten in ter goedkeuring door een manager voordat u factureerbare uren definitief maakt.
• Mobiele app: Registreer tijd en beheer taken vanaf iOS- en Android-apparaten.

Integraties van My Hours

Integraties omvatten Atlassian Jira, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Asana, Basecamp, monday.com, ClickUp, Microsoft Project, QuickBooks en Xero.

TimeCamp onderscheidt zich voor teams en managers die diepgaand willen analyseren hoe werkuren over projecten en taken worden besteed. De automatische tijdregistratie en gedetailleerde productiviteitsanalyses helpen digitale bureaus, adviesbureaus en teams op afstand vast te stellen waar tijd naartoe gaat en knelpunten in workflows te identificeren. Als je gedetailleerde rapportages nodig hebt ter ondersteuning van facturering, salarisadministratie of prestatiebeoordelingen, biedt de datagedreven aanpak van TimeCamp duidelijke voordelen.

Waarom ik voor TimeCamp koos

Wanneer je precies wilt begrijpen hoe je team zijn tijd besteedt, onderscheiden de gedetailleerde productiviteitsanalyses van TimeCamp zich van andere tools voor tijdregistratie. Het platform registreert automatisch de tijd die aan apps, websites en taken wordt besteed en verzamelt deze gegevens vervolgens in visuele rapporten die trends en inefficiënties benadrukken. Ik koos voor TimeCamp omdat de rapportagefuncties het mogelijk maken het tijdgebruik uit te splitsen per project, klant of teamlid, waardoor het eenvoudiger wordt om knelpunten te signaleren en workflows te optimaliseren. Voor teams die bruikbare inzichten uit hun tijdregistratiegegevens willen halen, is de datagedreven aanpak van TimeCamp een sterke keuze.

Belangrijkste functies van TimeCamp

Andere functies die nuttig kunnen zijn voor teams die tijd en uitgaven beheren, zijn onder meer:

• Automatische aanwezigheidsregistratie: Houd de aanwezigheid en het verlof van medewerkers rechtstreeks binnen het platform bij.
• Berekening van factureerbare uren: Markeer geregistreerde tijd als factureerbaar of niet-factureerbaar voor een nauwkeurige facturering aan klanten.
• Module voor onkostenregistratie: Registreer en categoriseer uitgaven naast de geregistreerde tijd voor uniforme rapportage.
• Mobiele app: Registreer tijd en beheer taken vanaf iOS- en Android-apparaten.

Integraties van TimeCamp

Integraties omvatten Asana, Trello, monday.com, ClickUp, Jira, GitHub, Xero, QuickBooks, Google Calendar en Slack.

Harvest valt op voor teams die projectbudgetten nauwlettend moeten bewaken met duidelijke, visuele inzichten. Het is zeer geschikt voor bureaus, adviesbureaus en projectgebaseerde bedrijven die tijd, uitgaven en budgetvoortgang op één plek willen bijhouden. Als je op zoek bent naar een hulpmiddel waarmee je budgetrisico’s gemakkelijk kunt signaleren voordat ze problemen worden, is Harvest daarvoor ontworpen.

Waarom ik voor Harvest koos

Harvest trok mijn aandacht vanwege de sterke focus op visuele monitoring van projectbudgetten, een belangrijke behoefte voor veel projectgerichte teams. De tool toont de budgetvoortgang in realtime met duidelijke visuele indicatoren, zodat je snel kunt zien of een project het risico loopt het budget te overschrijden. Ik vind het prettig dat je budgetlimieten kunt instellen op basis van uren of kosten en deze kunt bewaken terwijl je team tijd en uitgaven registreert. Voor iedereen die de budgetstatus voortdurend in beeld moet houden, maakt de visuele aanpak van Harvest het eenvoudig om de financiële situatie van projecten te bewaken.

Belangrijkste functies van Harvest

Andere functies van Harvest die nuttig kunnen zijn voor teams die tijd en uitgaven beheren, zijn onder meer:

• Uploaden van onkostendocumenten: Voeg digitale bonnetjes rechtstreeks toe aan uitgavenregistraties voor een nauwkeurige administratie.
• Geautomatiseerde herinneringen: Stuur teamleden automatische herinneringen om hun urenstaten op tijd in te dienen.
• Factureringstools: Genereer en verstuur facturen naar klanten op basis van geregistreerde tijd en uitgaven.
• Mobiele tijdregistratie: Registreer tijd en leg uitgaven vast vanaf iOS- en Android-apparaten.

Integraties van Harvest

Integraties omvatten Asana, Jira, Slack, Google Calendar, GitHub, Stripe, Trello, QuickBooks Online, Xero en Basecamp.

Als je team te veel tijd besteedt aan het handmatig invoeren van bonnetjes, biedt Expensify een manier om dat proces te automatiseren met geavanceerde technologie voor het scannen van bonnetjes. Het is een uitstekende keuze voor bedrijven van elke omvang die uitgaven met minimale handmatige inspanning willen vastleggen, categoriseren en rapporteren. De SmartScan-functie van Expensify zet papieren bonnetjes snel om in digitale uitgavenposten, zodat financiële teams en frequente reizigers georganiseerd blijven en klaar zijn voor audits.

Waarom ik voor Expensify koos

De automatisering voor het scannen van bonnetjes van Expensify is een groot voordeel voor teams die een groot aantal uitgaven verwerken. De SmartScan-functie leest gegevens van bonnetjes uit en extraheert deze, koppelt ze automatisch aan creditcardtransacties en categoriseert de uitgaven. Ik waardeer het dat Expensify ook automatisch onkostendeclaraties kan genereren op basis van gescande bonnetjes, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd. Voor bedrijven die terugbetalingscycli willen versnellen en de nauwkeurigheid willen verbeteren, maken de automatiseringstools van Expensify het een uitstekende keuze.

Belangrijkste functies van Expensify

Enkele andere functies die nuttig kunnen zijn voor teams die uitgaven beheren, zijn:

• Beheer van bedrijfskaarten: Geef Expensify Cards uit aan werknemers en beheer deze met realtime transactieoverzicht.
• Goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus: Stel aangepaste goedkeuringsketens in voor onkostendeclaraties op basis van het beleid van je organisatie.
• Kilometerregistratie: Registreer zakelijke kilometers en dien rechtstreeks in de app een declaratie in.
• Regels voor beleidshandhaving: Markeer automatisch uitgaven die in strijd zijn met het uitgavenbeleid van het bedrijf.

Integraties van Expensify

Integraties zijn onder andere QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Gusto, Workday, ADP, Uber, Lyft en Oracle.

Houzz Pro is afgestemd op architectuur- en ontwerpbureaus die projecturen en -uitgaven moeten bijhouden naast klantcommunicatie en offertes. Het is vooral nuttig voor professionals die meerdere projecten, budgetten en klantgoedkeuringen op één plek beheren. Als uw team ontwerpwerk, facturatie en tijdregistratie combineert, brengt Houzz Pro deze functies samen in één platform.

Waarom ik voor Houzz Pro koos

Houzz Pro onderscheidt zich voor architectuur- en ontwerpbureaus die tijd en uitgaven moeten beheren binnen de context van projectmatig werk. Met het platform kunt u factureerbare uren rechtstreeks aan specifieke projecten registreren en uitgaven aan klantfacturen koppelen, wat vooral nuttig is voor bureaus die meerdere klanten en projectfasen beheren. Ik vind het prettig dat u professionele offertes en facturen in uw eigen huisstijl kunt genereren op basis van geregistreerde tijd en uitgaven. Voor teams die projectfinanciën en klantcommunicatie nauw met elkaar moeten verbinden, biedt Houzz Pro een gerichte oplossing.

Belangrijkste functies van Houzz Pro

Enkele andere functies die nuttig kunnen zijn voor architectuur- en ontwerpteams zijn:

• Mobiele tijdregistratie: Registreer uren en uitgaven vanaf elke locatie met de mobiele app.
• Aanpasbare projectsjablonen: Stel herbruikbare projectstructuren in voor verschillende soorten opdrachten.
• Klantportaal: Geef klanten toegang tot de projectvoortgang, facturen en gedeelde documenten.
• Taaktoewijzing: Wijs taken toe aan teamleden en houd binnen elk project de voltooiing ervan in de gaten.

Integraties van Houzz Pro

Integraties omvatten QuickBooks Online, Google Calendar, iCloud, Office 365, Exchange, Outlook, Gmail en Google Drive.

DATABASICS is ontwikkeld voor organisaties die moeten voldoen aan strenge compliance- en auditvereisten bij het registreren van hun tijd en uitgaven. Het is vooral relevant voor overheidscontractanten, non-profitorganisaties en ondernemingen met complexe wettelijke vereisten. Als je team uitdagingen ondervindt rond beleidsnaleving, audittrailregistratie of goedkeuringen op meerdere niveaus, is DATABASICS ontworpen om deze prioriteiten aan te pakken.

Waarom ik voor DATABASICS heb gekozen

Wat DATABASICS onderscheidt, is de focus op compliancegedreven organisaties die moeten voldoen aan strenge wettelijke en auditnormen. Het platform biedt configureerbare beleidsnaleving, zodat je regels kunt instellen die aansluiten bij de vereisten van je organisatie en ervoor kunt zorgen dat elke invoer compliant is. Ik waardeer dat DATABASICS gedetailleerde audittrails en goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus biedt. Deze zijn essentieel voor teams die elke stap moeten documenteren voor audits of interne beoordelingen. Als je bedrijf opereert in een streng gereguleerde omgeving, maken deze functies DATABASICS zeer geschikt voor je behoeften op het gebied van tijd- en uitgavenregistratie.

Belangrijkste functies van DATABASICS

Enkele andere functies in DATABASICS die nuttig kunnen zijn voor compliancegerichte teams zijn:

• Beheer van dagvergoedingen: Stel dagvergoedingen voor reiskosten in en beheer deze op basis van locatie en beleid.
• Ondersteuning voor meerdere valuta: Registreer en converteer uitgaven in meerdere valuta voor internationale teams.
• Invoer via mobiele app: Dien tijd- en uitgavenregistraties rechtstreeks in vanaf iOS- en Android-apparaten.
• Registratie op projectbasis: Wijs tijd en uitgaven toe aan specifieke projecten of subsidies voor gedetailleerde rapportage.

Integraties van DATABASICS

Integraties omvatten Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, ADP, Paychex, QuickBooks, Ceridian, UKG en American Express.

Certify onderscheidt zich voor teams die het maken van declaraties en goedkeuringsworkflows willen automatiseren. Het is vooral nuttig voor financiële teams en organisaties met veel zakenreizen of terugkerende uitgaven. Met functies zoals het scannen van bonnen en het handhaven van beleid helpt Certify handmatige invoer te verminderen en het declaratiebeheer consistent te houden.

Waarom ik voor Certify heb gekozen

Het automatiseren van het maken van declaraties is waar Certify echt in uitblinkt voor financiële teams en frequente reizigers. Het platform gebruikt het scannen van bonnen en automatische gegevensextractie om declaraties samen te stellen met minimale handmatige invoer. Ik vind het prettig dat Certify tijdens het maken van declaraties ook bedrijfsbeleidscontroles toepast, zodat teams nalevingsproblemen al vóór indiening kunnen voorkomen. Als je de tijd die aan declaratiepapierwerk wordt besteed wilt verminderen en de nauwkeurigheid wilt verbeteren, passen de automatiseringsfuncties van Certify uitstekend.

Belangrijkste functies van Certify

Enkele andere functies die nuttig kunnen zijn voor financiële teams zijn:

• Geautomatiseerde verwerking van vergoedingen: Certify kan vergoedingen direct na goedkeuring van een declaratie starten.
• Importeren van creditcardtransacties: Synchroniseert transacties van bedrijfskaarten voor een snellere koppeling en afstemming van uitgaven.
• Goedkeuringsroutering op meerdere niveaus: Ondersteunt aangepaste goedkeuringsketens op basis van de structuur van je organisatie.
• Mobiele app voor het indienen van declaraties: Hiermee kunnen gebruikers uitgaven vanaf hun smartphone vastleggen en indienen.

Integraties van Certify

Integraties zijn onder andere Sage Intacct, Amazon Business, Amtrav, Atriis, AWS, CTM, CWT, Direct Travel, Emburse Book en Egencia.