Wat moet er worden besproken tijdens een projectstartvergadering?

Bekijk dit voor een kort overzicht:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Wat moet er worden behandeld tijdens de projectstartbijeenkomst vóór de klant?

Zoals we in eerdere artikelen over projectstarts hebben genoemd, is het vaak nuttig om vóór de daadwerkelijke projectstartbijeenkomst met de klant een voorbereidende projectstartbijeenkomst te houden. Dit werkt het beste als een individueel gesprek tussen de projectmanager en de contactpersoon van de klant en kan zo eenvoudig zijn als samen koffie drinken of lunchen.

Het doel van deze eerste bijeenkomst is om specifieke informatie van de klant te verkrijgen zonder een groep deelnemers die mogelijk tegenstrijdige meningen heeft of een minder concreet idee van het nieuwe project heeft. Het is ook een uitstekende gelegenheid om een relatie met de klant op te bouwen.

Hoewel voor elke klantbijeenkomst een eigen specifieke agenda nodig is, kun je proberen deze basisprincipes van projectmanagement te behandelen. We hebben deze voorbeeldagenda voor een voorbereidende projectstartbijeenkomst opgesteld met een globale tijdsindeling, zodat je dit in een bijeenkomst van 60 minuten kunt inpassen:

1. Voorstellen – wat informeel en gezellig bijpraten (5 min.)
2. Het projectteam doornemen – wie is waarvoor verantwoordelijk? (3 min.)
3. Goedkeuringsproces – het proces en de personen voor het goedkeuren van op te leveren resultaten (3 min.)
4. Werkbeschrijving doornemen – wat doen we, wanneer, hoe en wat leveren we op? (20 min.)
5. RAID (Risico's, Aannames, Problemen, Afhankelijkheden) en veranderingsbeheer bespreken – wat is de houding en aanpak van de klant ten aanzien van risicobeheer en veranderingen? (3 min.)
6. Rapportage – hoe volgen en communiceren we de voortgang van het project, en aan wie? (3 min.)
7. Samenwerking – welke hulpmiddelen gebruiken we om samen te werken? (3 min.)
8. Benodigdheden – wat hebben we nodig om te beginnen? (5 min.)
9. Agenda voor de projectstartbijeenkomst – wat bespreken we tijdens de projectstartbijeenkomst met de klant? (5 min.)
10. Overige zaken – is er nog iets anders dat we moeten bespreken? (5 min.)

Voorstellen – wat informeel en gezellig bijpraten (5 min.)

Zolang je klant niet het volledige projectteam heeft meegenomen, is dit een gelegenheid om wat persoonlijker met elkaar te praten, zodat je het project beter kunt uitvoeren en minder onaangename verrassingen tegenkomt.

Het is een goed idee om te beginnen met een eenvoudige ijsbreker — vraag hoe hun week verloopt of wat ze voor het weekend hebben gepland. Het doel hiervan is om je klant buiten de context van het project te leren kennen en in de loop van de tijd een relatie en een vertrouwensniveau op te bouwen die je door de ups en downs van het project heen helpen.

Het projectteam doornemen – wie is waarvoor verantwoordelijk? (3 min.)

Tijdens de ‘echte’ projectstartbijeenkomst is er gelegenheid om met het volledige projectteam de rollen en verantwoordelijkheden opnieuw door te nemen. Het doel van het hier bespreken van het projectteam is daarom om inzicht te krijgen in en te delen over de dynamiek binnen het team.

Je probeert een kijkje achter de schermen te krijgen in wie bij het project betrokken zal zijn en in welke mate. Je wilt weten wat de beste manier is om met hen samen te werken, zodat ze de voortgang van het project helpen bevorderen. Het is erg nuttig om te begrijpen wie de bondgenoten of voorstanders van het project kunnen zijn en wie waarschijnlijk voor problemen zal zorgen.

Het is ook een gelegenheid om de middelen die je voor het project hebt ingepland onder de aandacht te brengen, zodat de klant vertrouwen krijgt in het team dat aanwezig zal zijn bij de projectstartbijeenkomst met de klant.  Door hen een kijkje achter de schermen van je team te geven, zal je klant hopelijk hetzelfde doen en je informeren over de persoonlijkheden die het project positief of negatief kunnen beïnvloeden.

Goedkeuringsproces – het proces en de personen voor het goedkeuren van op te leveren resultaten? (3 min.)

Nadat je de ‘wie-is-wie’ van de projectteams hebt doorgenomen en het team hebt geïdentificeerd, is de overgang naar governance en naar wie tijdens het project waarvoor goedkeuring moet geven eenvoudig. Het is belangrijk om vanuit de SoW te verduidelijken wat er is aangenomen met betrekking tot goedkeuring van de planning en het aantal revisierondes.

Je probeert van de klant inzicht te krijgen in de vraag of het proces waarvan je in je SoW bent uitgegaan, zal werken. Is de planning lang genoeg? Zijn er binnen de SoW voldoende revisierondes opgenomen? Zijn sommige teamleden moeilijk in te plannen voor vergaderingen of goedkeuringen? Zijn ze tijdens het project met vakantie?

Beoordeling van de SoW – wat doen we, wanneer, hoe en wat leveren we op?

Van alle agendapunten is dit waarschijnlijk het belangrijkste om verwachtingen gelijk te trekken, dus het is de moeite waard om hier een aanzienlijk deel van de tijd aan te besteden. Je moet de ‘echte’ startvergadering ingaan nadat je dit in detail hebt besproken, zodat jullie op één lijn zitten wat betreft de verwachtingen.

Dit is een gelegenheid om de klant in detail door je concept-SoW te leiden. En ja, dat betekent dat je uiteenzet hoe het project wordt uitgevoerd, welke activiteiten kunnen worden afgerond en in welke mate (binnen het voorgestelde budget en de planning), en wat de op te leveren resultaten zullen zijn. Het is belangrijk dat je revisierondes, afhankelijkheden en aannames benadrukt, zodat jullie dezelfde verwachtingen hebben over wat het project uiteindelijk zal opleveren.

Als je een bespreking van de SoW uitstelt tot de ‘echte’ startvergadering met de klant, kan het er lelijk aan toegaan – de dynamiek van een groot klantteam dat allerlei meningen verkondigt over wat wel en niet binnen de scope zou moeten vallen, is nooit fraai. Besprekingen over de scope van het project kun je het beste bewaren voor kleine vergaderingen met de klant, waarin je een gesprek kunt voeren zonder dat het verandert in een rondetafeldebat.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Bespreek RAID (Risico’s, Aannames, Problemen, Afhankelijkheden) en verandermanagement – wat is de houding en aanpak van de klant ten aanzien van het beheren van risico’s en veranderingen? (3 min.)

Als onderdeel van het afronden van de bespreking van de SoW is het de moeite waard om met de klant te bespreken hoe zij het liefst met risico’s omgaan en problemen aanpakken, en hoeveel ruimte zij hebben voor veranderingen. Bereid, als dat mogelijk is, voorafgaand aan je vergadering een risico- of RAID-logboek voor en neem dit tijdens de bespreking door. Stel verwachtingen voor de volledige levenscyclus van het project door duidelijk te maken dat je transparant zult zijn over het gezamenlijk identificeren van risico’s en problemen en daarop zult reageren.

Je hebt er baat bij om van de klant inzicht te krijgen in de beschikbare budgettaire speelruimte. Een nuttige manier om dit te formuleren kan zijn om de klant te vragen of er extra budget is om het project bij te sturen als zich nieuwe kansen voordoen – zoals extra rondes voor ontwerpontwikkeling, het bouwen van functies of gebruikerstests.

Vergeet ook niet om het gebruik van een reservering te bespreken en overeenstemming te bereiken over waarvoor die reservering bedoeld is en hoe deze kan worden gebruikt. Is het een budget voor risico’s en problemen of is het bedoeld om kleine veranderingen naarmate het project vordert op te vangen? Beveel een aanpak aan voor hoe jij denkt dat deze moet worden gebruikt, zodat duidelijk is wat je zult doen wanneer zich tijdens het project iets voordoet waar je geen rekening mee had gehouden.

Luister hier naar onze podcastaflevering over RAID-logboeken.

Rapportage – hoe volgen en communiceren we de voortgang van het project, en met wie? (3 min.)

Voor het volgen van de voortgang van het project heb je een statusrapport nodig waarin wordt weergegeven hoe het project ervoor staat wat betreft budget, planning, specifieke taken en mijlpalen. Net zoals je je moet voorbereiden op het laten zien hoe je van plan bent risico’s te beheren, is het ook nuttig om een statusrapport voor te bereiden (wat eenvoudig kan met software voor klant­rapportage) dat je met de klant kunt delen, zodat je kunt controleren of de indeling en het detailniveau voor hen werken.

Het kan belangrijk zijn om de indeling en details van je statusrapport goed te krijgen, omdat dit meestal gekoppeld is aan facturering. Je moet ervoor zorgen dat de klant het juiste detailniveau aan doorlopende informatie ontvangt, zodat zij de betaling van facturen niet vertragen. Om daarbij te helpen, houd je het budget in je statusrapport bij, samen met het bedrag van de komende factuur en het moment waarop deze wordt gefactureerd.

Spreek de distributielijst voor het statusrapport af, zodat iedereen die op de hoogte moet blijven, geïnformeerd wordt over wat er in jouw project gebeurt. Het is altijd beter om het rapport met een breder publiek te delen dan strikt noodzakelijk is, zodat niemand zich kan omdraaien en kan beweren dat diegene niet op de hoogte was als iets niet volgens plan verloopt.

Samenwerking – welke hulpmiddelen gebruiken we om samen te werken? (3 min.)

De meeste projectmanagers en teams hebben hun standaard samenwerkingstoolkit bepaald. Maar of het nu Basecamp of Jira, Trello of Businessmap (voorheen Kanbanize) is, maak samen met je team een plan voor hoe jullie de samenwerking gaan faciliteren, zodat je de klant een plan kunt voorleggen met daarin welke tools jullie gaan gebruiken en hoe jullie die gaan gebruiken.

Stem vervolgens met de klant af of die tevreden is met de geselecteerde toolkit en in staat is om dat platform te gebruiken voor het delen van bestanden, informatie en statusupdates, en voor projectgesprekken.

Benodigdheden – wat hebben we nodig om aan de slag te gaan? (5 min)

Er is altijd wel ‘spul’ nodig voordat projecten goed kunnen beginnen. Maak een lijst van alle dingen waar je aan moet denken om de klant in volgorde van prioriteit om te vragen, zodat die eerst de meest kritieke zaken kan afhandelen.

• Inloggegevens – CMS, analytics, sociale media, afbeeldingsbibliotheken
• Huisstijl – logo’s, lettertypen, stijlgidsen, sjablonen
• Repository – sitebestanden, databases
• VPN – voor toegang tot het intranet van de klant
• Facturatie – bij wie moeten ze terecht? Wie keurt ze goed?

Kick-offagenda – wat bespreken we tijdens de projectkick-off met de klant? (5 min)

Dit is een gelegenheid om de agenda voor de ‘echte’ kick-offvergadering door te nemen. Om de project-kick-offvergadering waardevol te maken, zal de klant wat huiswerk moeten doen. Je moet die op zijn minst vragen om een projectachtergrond en projectbriefing voor te bereiden om tijdens de kick-offvergadering te delen.

Ik vind het erg nuttig om de klant dit te laten doen in plaats van slecht te proberen over te brengen wat jij denkt dat de briefing inhoudt. Onvermijdelijk mis je iets belangrijks en beledig je iemand in de ruimte — maar als je de klant het in plaats daarvan laat doen, zit je goed!

AOB – moeten we nog iets anders bespreken? (5 min)

Rond het gesprek af met enkele duidelijk omschreven vervolgstappen en geef de klant de gelegenheid om alles aan te kaarten wat nog besproken moet worden. Vaak is alleen al de vraag ‘Is er nog iets anders dat we moeten weten?’ genoeg om klanten ertoe aan te zetten zaken te delen die ze nog niet eerder hadden genoemd, maar die wel de moeite waard zijn om te weten.

En zorg er ten slotte voor dat je positief afsluit. Ga terug naar de luchtige gesprekken waarmee je bent begonnen – dit is een kans om een goede band op te bouwen en hen beter te leren kennen; ontdek wat ze buiten het werk graag doen, wat ze op Netflix kijken of voor welke sport ze enthousiast zijn. Leg de basis om hen als individuen te leren kennen, zodat je de volgende keer dat je contact hebt iets hebt om met hen over te praten.

Vergeet niet het goede nieuws te delen

Houd niet al je nieuw opgedane kennis voor jezelf. Ga na je gesprek met de klant terug naar je team en praat hen bij over jullie gesprek, zodat ze goed voorbereid zijn op de kick-offvergadering.

Nu we hebben besproken wat er aan bod moet komen in een kick-offvergadering voorafgaand aan de klantmeeting, gaan we verder met een agenda voor de officiële project-kick-offvergadering met de klant.

Wat moet er worden besproken tijdens een project-kick-offvergadering?

Elk project is uniek, maar het is waardevol om de basis van de project-kick-offagenda te behandelen, zodat het team en de klant op één lijn zitten. We hebben deze voorbeeldagenda voor een project-kick-off met een klant opgesteld, met een ruwe indicatie van de tijdsduur, zodat je deze in een vergadering van 1,5 uur kunt inpassen:

1. Voorstellen – wie werkt er aan het project en wat is hun rol? (15 min)
2. Achtergrond van het project – hoe past deze briefing binnen de bredere strategie en andere projecten? (10 min)
3. Projectbriefing – wat is het bedrijfsprobleem en wat heeft de klant nodig? (30 min)
4. Succes – hoe weten we of we succesvol zijn geweest en wat is er eerder misgegaan? (10 min)
5. Projectmanagement – planning, op te leveren resultaten, risico’s, rollen, rapportage, inschatting en wijzigingsbeheer doornemen (10 min)
6. AOB – wat hebben we nog niet besproken, maar zouden we wel moeten bespreken? (10 min)
7. Vervolg – wat zijn de volgende stappen om het project gaande te houden? (5 min)

Voorstellen: wie werkt er aan het project en wat is hun rol? (15 min)

Uiteraard begint iedereen aan het begin van een project-kick-offvergadering zichzelf voor te stellen en visitekaartjes uit te wisselen. Waarschijnlijk krijgt tijdens een vergadering met veel projectbelanghebbenden en een groot aanwezig bureau-team niet iedereen de kans om vóór de start van de vergadering met alle anderen contact te leggen.

In plaats van alleen de ruimte rond te gaan en iedereen zijn naam en functie te laten noemen, is het de moeite waard om wat meer tijd aan de introducties te besteden. Zo weet iedereen wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn en welke focus zij op het project zullen hebben. Alleen iemands naam en functie kennen is vrijwel nutteloos!

Idealiter heb je vooraf contact gehad met de klant om alvast inzicht te krijgen in de deelnemers aan de kick-off, maar wanneer je de rollen van mensen bespreekt, is het ook belangrijk om de projectgovernance en het goedkeuringsproces te verduidelijken.

Nadat mensen hun rollen hebben toegelicht, moet je het gesprek afsluiten door duidelijkheid te verkrijgen over wie het enige aanspreekpunt is, wie verantwoordelijkheid neemt voor welke opleveringen, wie welke opleveringen moet goedkeuren en welke andere belanghebbenden bij het proces betrokken zullen zijn.

Een resultaat van dit gesprek, of zelfs iets wat je tijdens het gesprek op een whiteboard kunt uitwerken, is een RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) voor de opleveringen en het team. De RACI helpt onzekerheid over verantwoordelijkheden te beperken en maakt projectfasen zichtbaar die veel afstemming vereisen en een aanzienlijke coördinatie van het projectmanagement nodig hebben.

Achtergrond van het project – hoe past deze briefing binnen de bredere strategie en andere projecten? (10 min)

Dit onderdeel van de kick-off moet door de klant worden geleid — je moet de klant vóór de bijeenkomst een briefing geven om zich hierop voor te bereiden. Het is een kans om achtergrondinformatie over het project te verkrijgen, thema’s voor succes te ontdekken, mogelijke uitdagingen door overlap tussen projecten te begrijpen en mogelijke toekomstige projecten te identificeren.

Je moet het volgende behandelen:

• Wat is jullie algemene strategische bedrijfsplan?
• Hoe sluiten de projectdoelen aan op dat strategische plan?
• Welke projecten gingen hieraan vooraf en welke zullen hier waarschijnlijk op volgen?
• Welke andere projecten worden door dit project beïnvloed?

Projectbriefing – wat is het bedrijfsprobleem en wat heeft de klant nodig? (30 min)

Ook de projectbriefing moet door de klant worden geleid en je moet de klant vóór de bijeenkomst een briefing geven om zich hierop voor te bereiden. Het is een kans voor de klant om projectspecifieke gegevens te delen, zodat wij een rijker inzicht krijgen in diens bedrijf en in het specifieke probleem waarvoor de klant ons inschakelt om te helpen bij de oplossing.

Dit is een goede gelegenheid om de klanten te vragen hoe dit verband houdt met de behoeften van de klant – vaak nemen klanten dat niet mee in hun planning. Vraag hen om alles te behandelen wat volgens hen kan helpen bij het verkrijgen van inzicht in:

• Klantenonderzoek, inzichten & enquêtes
• Analyses & gegevens
• Merk
• Technologiestack

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, raden we je aan ons artikel te bekijken over ontdekkingsvragen die je vóór een project aan je klanten kunt stellen.

Succes – hoe weten we of we succesvol zijn geweest en wat is eerder mislukt? (10 min)

Om een project succesvol te laten zijn, moet je begrijpen wat succes inhoudt – dat is niet voor elk project hetzelfde, zelfs niet bij dezelfde klant. Een project opleveren binnen de beperkingen van tijd, budget en scope is slechts het begin – je moet weten wat succes betekent voor alle belangrijke belanghebbenden bij een project.

Dat begint met inzicht in de onderliggende strategie van de klant en het strategische belang van het project. Waarom wil de klant dat wij dit doen, naast alleen het bouwen van een nieuwe app of website; wat hopen zij te bereiken? En wat heeft het vorige bureau of de vorige leverancier verkeerd gedaan? Wat zijn de KPI’s? Zorg ervoor dat deze SMART zijn — Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Relevant en Tijdgebonden — zodat we ze kunnen meten, succes kunnen aantonen en waarde kunnen kwantificeren.

Projectmanagement – planning, opleveringen, rollen, rapportage en verandermanagement doornemen (10 min)

Er zijn altijd zaken die de moeite waard zijn om aan het begin van het project te behandelen, voordat het echt is begonnen. Deze kunnen vervolgens worden vastgelegd in een contactverslag.

• Planning beoordelen – presenteer een projectplan op hoofdlijnen met belangrijke fasen en mijlpalen, zodat alle belanghebbenden en projectsponsors overeenstemming hebben over de volgorde van de activiteiten en eventuele afhankelijkheden die van invloed kunnen zijn op de projectplanning duidelijk zijn vastgelegd.
• Op te leveren resultaten beoordelen – je zou al met de klant moeten hebben gesproken over de SoW en overeenstemming moeten hebben bereikt over activiteiten, op te leveren resultaten, gemeenschappelijke doelen en eventuele aannames, maar tijdens de bijeenkomst met de bredere groep belanghebbenden is het de moeite waard om de op te leveren resultaten en mijlpalen samen te vatten, zodat niemand iets anders verwacht.
• Rollen & verantwoordelijkheden beoordelen – bepaal wie het dagelijkse aanspreekpunt is en met wie er over bepaalde aspecten of op te leveren resultaten moet worden gecommuniceerd.
• Projectgovernance bij de klant beoordelen – bepaal wie betrokken zal zijn bij het goedkeurings- en accorderingsproces en hoe lang het zal duren om goedkeuring te krijgen voor op te leveren resultaten, aangezien dit van invloed kan zijn op de planning.
• Communicatieplan beoordelen – bespreek hoe je de rapportage over de projectstatus beheert om het gebruik van het budget en de gevolgen voor de facturatie te volgen, en hoe vaak je over de projectstatus communiceert. Het is de moeite waard om een voorbeeld van een statusrapport bij de hand te hebben.
• Risico-, probleem- en wijzigingsbeheer bespreken – krijg inzicht in de houding van de klant ten opzichte van risico’s en bespreek je aanpak om deze gezamenlijk te beheren.

AOB – wat hebben we nog niet besproken dat we wel zouden moeten bespreken? (10 min.)

Het is de moeite waard om het gesprek af te ronden met de mogelijkheid voor de klant om alles aan te kaarten wat hij of zij nog wil bespreken.

Vervolg – wat zijn de volgende stappen om het project gaande te houden? (5 min.)

Zorg ervoor dat je de bijeenkomst afsluit met duidelijk gedefinieerde vervolgstappen en door precies samen te vatten wat de klant moet doen om het project gaande te houden, evenals wat jij zult doen om ervoor te zorgen dat je de projectmijlpalen behaalt. Vergeet niet om na de startbijeenkomst per e-mail op te volgen, zodat de volgende stappen en actiepunten duidelijk zijn.

Minicursus op aanvraag

Op zoek naar voorbeelden en sjablonen voor een agenda voor startbijeenkomsten, met een videoles?

In onze spoedcursus over projectstarts leer je alles wat je nodig hebt om succesvolle projecten te starten. Bovendien kun je het volgende krijgen:

• Checklist voor de startbijeenkomst
• Agenda’s voor startbijeenkomsten
• Spelregels voor samenwerking
• E-mailsjabloon
• Oefeningen voor startbijeenkomsten

SJABLONEN & MINICURSUS OPVRAGEN

Wat nu?

Vergeet niet onze agendasjabloon voor een projectstartbijeenkomst te downloaden wanneer je je eigen agenda maakt! Het is vaak ook de moeite waard om een presentatiedeck voor de projectstartbijeenkomst voor de bijeenkomst te maken — dit geeft de bijeenkomst een professionele uitstraling en zorgt voor meer structuur.

Vergeet niet de tips van Sarah Sime te lezen over wat je voor, tijdens en na de interne projectstartbijeenkomst moet doen en leer hier hoe je de bijeenkomst het beste kunt leiden.