Wat is een project? Kenmerken, typen & voorbeelden

Projectteams volgen specifieke raamwerken of methodologieën, zoals de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van het Project Management Institute (PMI), om projecttaken, mijlpalen en doelen te behalen.

Projecten worden het best beheerd met projectmanagementsoftware. 

Wat is geen project?

Projecten zijn geen doorlopende of repetitieve taken zonder een vastgestelde tijdlijn. Hun doelen veranderen niet voortdurend. Dagelijkse werkzaamheden en doorlopende processen zoals deze worden niet als projecten beschouwd:

• Productieprocessen beheren
• Administratieve functies
• Operationele teams leiden
• Repetitieve marketing- en verkoopactiviteiten

Kenmerken van een project

Projecten hebben enkele gemeenschappelijke elementen of kenmerken waarvoor projectmanagers gedurende de hele levenscyclus van het project verantwoordelijk zijn.

Een projectmanager moet deze kenmerken identificeren, analyseren, documenteren en communiceren met belanghebbenden, waaronder projectteams. Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en helpt projectteams zich voor te bereiden om het werk binnen de reikwijdte van het project te voltooien. 

Beperkingen

Projectbeperkingen beperken de opties van een team niet. Ze dienen als motivatie om creatiever te worden en de capaciteiten uit te breiden om grotere prestaties na te streven. 

(Zo zie ik beperkingen tenminste).

Het is essentieel om te accepteren dat projectbeperkingen kunnen optreden, of ze nu verband houden met middelen, belanghebbenden, budget, doelen, doelstellingen of tijdlijnen. Mogelijke beperkingen vereisen onmiddellijke aandacht, omdat één kenmerk onvermijdelijk een domino-effect zal hebben. 

Ook zijn risicobeheersstrategieën nodig, zoals het opstellen van back-upplannen voor tekorten aan middelen of alternatieve opties wanneer beperkingen een kenmerk of aspect van je project in gevaar kunnen brengen. 

Hier kunnen je expertise en training als projectmanager je onderscheiden als een effectieve leider. Door aan het begin van je project beperkingen te identificeren en creatieve strategieën te ontwikkelen om mogelijke problemen te verminderen, kunnen jij en je team op weg worden geholpen naar een succesvol project en een solide rendement op investering (ROI) voor klanten.

Middelen

Projectmiddelen (personele middelen) kunnen tot de moeilijkst te beheren middelen behoren vanwege hun impact op alle facetten van efficiënt projectmanagement. Ze beïnvloeden alles, van samenwerking en communicatie tot de tijdlijn en kwaliteit van projecten. Het is van cruciaal belang om over de juiste middelen te beschikken wanneer dat nodig is, zodat afhankelijkheden succesvol kunnen worden nagekomen. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Voorbeeld:

Als een bedrijf bijvoorbeeld een hoog personeelsverloop heeft op de afdeling productmarketing en moeite heeft om nieuwe teamleden aan te nemen, belemmert dit de plannen om een nieuw product te lanceren en op de markt te brengen ernstig, zelfs als andere afdelingen goed bemand, bekwaam en klaar zijn om aan de slag te gaan.  

Als projectmanager heb je de juiste projectmanagementtools nodig voor het plannen, toewijzen en volgen van middelen, zodat je mogelijke tekorten aan middelen snel kunt identificeren en aanpassingen kunt maken voordat ze problematisch worden. 

Belanghebbenden

Belanghebbenden bij een project kunnen iedereen zijn die door een project wordt beïnvloed of invloed heeft op de doelen of het gewenste resultaat van een project. 

Hier zijn slechts enkele voorbeelden:

• Klanten
• Projectsponsors
• Projectteamleden
• Interne functionele afdelingen
• Externe groepen of personen (overheid, juridische of wetgevende instanties)

Of ze nu intern of extern zijn, belanghebbenden moeten op één lijn zitten en op de hoogte zijn van de voortgang. Een projectmanager is verantwoordelijk voor tijdige, duidelijke en nauwkeurige communicatie met alle belanghebbenden. 

Begroting

Goedkeuring krijgen voor je projectbegroting is het go/no-go-moment. De eerste goedkeuring is pas het begin. Veel projecten met goedgekeurde en toereikende begrotingen zijn in gevaar gekomen toen economische of andere omstandigheden veranderden. 

Voorbeeld: 

Stel dat je een restaurant opent. Je hebt alles geregeld om de deuren te openen—althans, dat dacht je. Je chef-kok heeft zich plotseling teruggetrokken vanwege veranderende economische factoren die tot salarisverlagingen hebben geleid. Je hebt geen mogelijkheid om extra geld te verkrijgen. Het ontbreken van een reserve zal de planning voor de opening van het restaurant vertragen.

Als projectmanager moet je de projectuitgaven in verhouding tot de begrotingen bewaken en beheersen, potentiële risico's berekenen en strategieën voor risicobeheer opstellen. Het is nuttig om nauw contact te houden met projectsponsors over de mogelijkheid van begrotingswijzigingen. Dit is vooral belangrijk bij investeringsprojecten, waarbij de hoge kosten een belangrijke factor van het project zijn.

Doelen & doelstellingen

Projectdoelen en -doelstellingen moeten de leidraad blijven. Maar wat gebeurt er wanneer de leidraad verandert? Interne en externe factoren vormen uitdagingen en risico's die van invloed zijn op projectdoelstellingen, en klanten kunnen ook wijzigingen in de doelen aanvragen. 

Het bijhouden van de vele bewegende onderdelen en elementen van een project kan complex en zelfs ontmoedigend zijn. Om dit en potentiële risico's te beheren, zijn uitgebreide software en hulpmiddelen voor projectbeheer nodig die alles op één plek kunnen vastleggen. 

Wanneer de doelen of doelstellingen veranderen, moet het project opnieuw worden geëvalueerd en is een wijziging van de scope nodig om het succes van het team te waarborgen. 

Tijdlijn

Om in de ware zin van het woord als project te worden beschouwd, moet het een duidelijk tijdsbestek hebben. Het moet alle vereiste taken omvatten en een projectplanning waarin de basislijn, de duur van elke taak, de mijlpaal en de eraan toegewezen middelen worden beschreven. Projectmanagers gebruiken doorgaans hulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen om projecttijdlijnen bij te houden. 

Het is alsof je tijdens het rijden naar je gewenste bestemming een mondiaal positioneringssysteem (GPS) gebruikt. De GPS moet je vertellen hoe lang het duurt om de bestemming te bereiken en je alle haltes (taken) tonen die je moet aandoen, evenals de steden, tankstations en restaurants (middelen) die beschikbaar zijn om je te helpen veilig en op tijd aan te komen. 

Voorbeeld: 

Een huizenbouwer heeft verschillende klanten beloofd dat hun huis over tien maanden klaar zal zijn. Naarmate de deadline nadert, hebben vertragingen bij de dakdekker de tijdlijn verlengd, waardoor het onmogelijk is geworden om de voltooide huizen op tijd aan de klanten te leveren. 

Wat had kunnen worden gedaan om dit te voorkomen? Als onderdeel van de risicobeheerstrategie had de projectmanager een buffer in de oorspronkelijke tijdlijn kunnen opnemen om ervoor te zorgen dat dit niet zou gebeuren. Omdat dit niet is gebeurd, is de beste oplossing om een andere dakdekker te zoeken om alles op schema te houden, eerlijk te zijn tegen de klant en de opties te bespreken. 

Alle projectkenmerken spelen een cruciale rol in het eindresultaat. Geen enkel kenmerk is belangrijker dan een ander, omdat elk kenmerk een project kan doen ontsporen als het ontbreekt of niet voldoende gewicht krijgt.

Soorten projecten & projectvoorbeelden

Veel projectmanagers hebben talloze soorten projecten geleid. Dit zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van projecten waar je misschien over hebt gehoord of waaraan je hebt gewerkt.

Enkele veelvoorkomende voorbeelden van projecten zijn:

• Productieprojecten: Het vervaardigen van een gespecialiseerd apparaat
• IT- of softwareontwikkelingsprojecten: Het opzetten van IT-infrastructuur of het ontwerpen van een app 
• Bedrijfsprojecten: Een fusie of overname
• Bouwprojecten: Het ontwerpen en bouwen van een gebouw of huis
• Evenementenprojecten: Het plannen en uitvoeren van een conferentie, productlancering of zelfs een persoonlijk evenement, zoals een bruiloft

Er zijn nog andere soorten projecten—de sleutel om aan de formele definitie van een project te voldoen.

Laten we nu ingaan op de fasen van een project die ervoor zorgen dat projectbeheerprocessen soepel verlopen.

Fasen van het project

Ongeacht het type project definieert PMI's PMBOK-gids vijf afzonderlijke stappen in projectmanagement die het werk van projectteams sturen. Laten we ze allemaal bekijken.

Fase 1: Initiatie

Voordat je een project kunt plannen, stelt de organisatie een businesscase op waarin wordt uitgelegd waarom het project nodig is en wat de doelstellingen zijn. Dit is de initiatiefase van het project, waarin het project op organisatieniveau moet worden goedgekeurd, gebudgetteerd en gedefinieerd.

Fase 2: Planning

In deze fase stelt de projectmanager een projectmanagementplan op waarin de kenmerken van het project en het uit te voeren werk worden beschreven. De projectsponsor moet het projectplan goedkeuren voordat het kan worden uitgevoerd.

Fase 3: Uitvoering

In de uitvoeringsfase van het project voeren projectteams het werk uit dat nodig is om de projectdoelen en -doelstellingen uit het projectplan te realiseren. Projectteams maken doorgaans gebruik van een projectmanagementmethodologie, zoals agile projectmanagement. Andere veelgebruikte methodologieën zijn de watervalmethode, scrum en Six Sigma. 

Ze benutten ook de kracht van projectmanagementsoftware om teams en belanghebbenden op één lijn te houden, de voortgang van het project te bewaken en projecten binnen de reikwijdte af te ronden.

Fase 4: Monitoring en beheersing

Gedurende de levenscyclus van projectmanagement zorgt de projectmanager ervoor dat de voltooide projectactiviteiten aansluiten op het plan. Ook analyseren en identificeren zij afwijkingen, implementeren zij projectbeheersmaatregelen om de scope, planning en het budget te bewaken, communiceren zij met belanghebbenden en passen zij het project waar nodig aan.

Fase 5: Afsluiting

In deze laatste fase wordt het project officieel afgesloten. Projectteams doorlopen een evaluatieproces waarin ze analyseren en bespreken hoe het project is verlopen en de resultaten en geleerde lessen documenteren om toekomstige projecten te verbeteren.

De waarde van projectmanagement

Ben Aston, oprichter van The Digital Project Manager, zegt: "Projectmanagement brengt klanten en teams samen, zorgt voor een plan om op tijd en binnen budget te leveren en zorgt ervoor dat belanghebbenden op één lijn zitten." Daar ben ik het volledig mee eens.

Maar dat is niet alles. Hij deelt nog minstens een dozijn andere voordelen als het gaat om de ROI van projectmanagement voor bedrijven van elke omvang en in alle sectoren. 

Hier zijn er slechts enkele:

• Impactvollere projectresultaten
• Oplevering op tijd en binnen budget
• Efficiënt middelenbeheer
• Continu leren en verbeteren
• Betere afstemming en controle binnen het team
• Consistente opleveringen van hoge kwaliteit

Mijn visie? Het doel van een project is om een waardevol doel of resultaat te realiseren. De noodzaak van een project is gebaseerd op de haalbaarheid ervan. Dat betekent dat het gedurende de volledige levenscyclus strategisch moet zijn om echt voordeel op te leveren.

Het gaat er niet om simpelweg de stappen of fasen te doorlopen om het project op tijd en binnen budget af te ronden. Projectmanagement en projectmanagers moeten strategisch te werk gaan om de grootste impact te maken—het is een mentaliteit. 

Het verschil tussen projecten slechts beheren en projecten strategisch beheren vereist dat er duidelijke verbanden worden gelegd tussen projecten en de strategische doelstellingen van een bedrijf.

Of je nu aan één project of aan enkele projecten werkt, ze mogen niet als afzonderlijke eilanden worden behandeld. Het gaat erom alle projectdoelen en -doelstellingen af te stemmen op de bedrijfsbrede doelen en doelstellingen. Met dit in gedachten kan elk project een aanzienlijkere ROI opleveren.

Wat nu?

Als je geïnteresseerd bent om projectmanager te worden, bekijk dan onze training voor digitale projectmanagers: Digitale projectmanagement beheersen. De training behandelt de volledige levenscyclus van een project, van begin tot eind, evenals veelgebruikte projectmethodologieën, en biedt toegang tot verschillende sjablonen voor belangrijke projectdocumentatie.