24 vragen voor projectmanagers tijdens een ontdekkingssessie
Een veelvoorkomende oorzaak van het mislukken van een project of een ontevreden klant aan het einde van een project is dat de klant niet heeft gekregen wat hij of zij dacht te zullen krijgen. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we allemaal op één lijn zitten?
Tijdens de eerste workshop voor projectverkenning moeten we de juiste vragen voor de verkenningssessie stellen, zodat klanten de gelegenheid krijgen om ons alle belangrijke dingen te vertellen die we moeten weten om het project succesvol op te leveren.
Wat is een projectverkenningssessie?
Een projectverkenningssessie of -workshop is een bijeenkomst tussen de klant en de projectmanager in de zeer vroege fasen van een project. Een specifiek project is mogelijk nog niet eens vastgesteld: de klant weet dat hij of zij iets nodig heeft, maar weet niet precies wat dat is.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het doel van het verkenningsgesprek is dat de projectmanager inzicht krijgt in het bedrijfsmodel, de activiteiten, het besluitvormingsproces en de algemene bedrijfsdoelen en -strategie van de klant, om hem of haar te helpen de juiste oplossing of het juiste project te definiëren om een specifiek knelpunt aan te pakken. Het is ook een goede gelegenheid om een goede relatie met de klant op te bouwen.
Dit verschilt enigszins van de startbijeenkomst van het project, waarin de projectmanager en het projectteam al een redelijk goed idee hebben van aan welke specifieke resultaten en taken ze zullen werken. De verkenningsbijeenkomst maakt deel uit van het bredere proces van de start van het project en de initiatie van het project.
24+ vragen voor een projectverkenningssessie
Hier zijn de belangrijkste vragen die je tijdens de projectverkenningssessie moet stellen. Ik heb deze onderverdeeld in de volgende 6 soorten verkenningsvragen:
- Strategievragen
- Vragen over gebruikerservaring
- Vragen over inhoud
- Creatieve vragen
- Technische vragen
- Vragen over projectmanagement
Deze lijst is niet bedoeld als vragenlijst die klanten moeten invullen, maar als een kader om inzicht te krijgen in de behoeften van onze klant of potentiële klant en in hun bedrijfsprobleem, zodat we op de juiste manier een passende oplossing kunnen ontwerpen.
Dit zijn allemaal open vragen, zodat je echt kunt doorvragen en kunt begrijpen waarom de huidige oplossing niet werkt en wat er nodig is in de mogelijke oplossing.
Strategievragen
1. Doelen
Waarom doen we dit? Wat zijn de doelen voor deze website? Wat zijn de KPI's en meetwaarden? Hoe meten en evalueren we succes? Hoe helpt dit je bedrijfsresultaat? Wat moet het vanuit zakelijk perspectief bereiken? Wat moet het realiseren? Hoe sluiten de bedrijfsdoelstellingen aan op onvervulde behoeften van consumenten?
2. Boodschap
Welke kernboodschappen moeten worden gecommuniceerd? Wat is het ene dat we willen dat mensen denken/voelen/doen? Wat kunnen we zeggen om hen dat te laten doen? Hoe past dit binnen de bredere marketing- en communicatiestrategie? Hoe verhoudt dit zich tot de positionering ten opzichte van concurrenten? Wat communiceren we dat anders is; wat is onze unieke verkooppropositie (USP)?
Vragen over gebruikerservaring
3. Doelgroep
Met wie proberen we te communiceren? Wie zijn je primaire/secundaire/tertiaire doelgroepen? Waarom? Verschilt dat van je gewenste doelgroep? Wat zijn hun demografische kenmerken? Waarom zouden ze de website bezoeken? Wanneer komen ze op bezoek? Waarom zouden ze terugkomen?
4. Gebruikersreizen
Wie zijn de gebruikers van de website? Wat zijn hun verschillende behoeften? Wat willen we dat ze doen? Wat zijn de huidige belemmeringen? Hoe kunnen we de klanttevredenheid verhogen? Hoe kunnen we loyaliteit opbouwen? Hoe kunnen we conversie stimuleren?
5. Functionaliteit
Welke soorten functionaliteit zijn er naast statische inhoudspagina's nodig? Detectie van de browser? Geo-IP-detectie? Meertalige ondersteuning? Winkelwagen of e-commerce? Gegevensverzameling? Formulieren? Scherm afdrukken? Cookies? Dynamische inhoud? Interactieve kaarten? Winkelzoeker? Blogs? Evenementenkalender? Vacatureoverzicht? Een feed voor inhoud die vaak wordt bijgewerkt? Een fotogalerij? Integratie met sociale media? Waarom is dit nodig? Hoe helpt deze functionaliteit onze bedrijfsdoelstellingen te bereiken?
6. Gebruiksvriendelijkheid
Wat zijn de vereisten om gebruikerstests uit te voeren? Welke apparaten ondersteunen we? Welke browsers ondersteunen we? Voor welke platforms bouwen we? Wat is de minimale schermgrootte waarvoor we voor elk platform moeten ontwikkelen? Wat zijn de vereisten en normen voor naleving van toegankelijkheidsrichtlijnen?
Vragen over inhoud
7. Typen
Wat is de inhoud die we op de site zullen plaatsen? Gaat het om het hergebruiken van oude inhoud of het creëren van nieuwe inhoud? Hoeveel inhoudssecties zullen er zijn? Welke pagina's zijn vereist? Welke verschillende inhoudstypen moeten we ondersteunen? Waarom is dit nodig? Wat zal het bereiken? Hoe wordt de inhoud met elkaar verweven? Hoe verhoudt de inhoud zich tot andere inhoud?
8. Beheer
Wie zal de inhoud schrijven? Wanneer zal deze klaar zijn? Wie zal de inhoud op de site plaatsen? Wie zal deze onderhouden? Welke workflow, machtigingsniveaus en goedkeuringen zijn vereist?
9. Lokalisatie
Hoeveel markten moeten worden ondersteund? Hoeveel verschillende talen binnen die markten? Wat zijn de inhoudelijke verschillen tussen de verschillende markten? Wanneer moeten de verschillende markten worden gelanceerd? Met welke andere marktspecifieke vereisten moeten we rekening houden?
Creatieve vragen
10. Uitstraling
Welke creatieve uitwerkingen heb je gezien die je aanspreken? Wat spreekt ons niet aan? Waarom?
11. Middelen
Welk merk- en huisstijlwerk is al gedaan? Hoe populair is dit intern en extern bij klanten? Waar kunnen we merkmiddelen vinden—logo's, merkrichtlijnen, fotografie?
12. Merkrichtlijnen
Hoe goed zijn de merkrichtlijnen gedefinieerd? Hoe strikt is de bestaande stijlgids? Welke stappen kunnen we aan het creatieve workflowproces toevoegen om consistentie van het merk te waarborgen?
13. Toon
Zijn er bestaande websites die je aanspreken en die creatieve inzichten kunnen bieden in de gewenste uitstraling? Is er een emotionele eindtoestand die we willen dat je doelgroep ervaart?
Technische vragen
14. URL
Wat is de URL voor deze site? Wie is de huidige domeinregistrar? Hoe ondersteunen we meertalige markten?
15. Hosting
Wie host de site? IIS of Apache Linux of Windows of iets anders? Wat is de huidige belasting van de server? Worden er databases gebruikt en zo ja, welk type? Zijn er voorkeuren voor databases? Welke back-upmechanismen zijn vereist? Zullen er pieken in het verkeer zijn waarvoor een contentdistributienetwerk (CDN) zoals AWS, Akamai of Edgio nodig is?
16. Integratie met bestaande systemen
Met welke bestaande systemen moet deze website verbinding kunnen maken?
17. Beveiliging
Moeten we gebruikersaccounts aanmaken? Is versleuteling vereist? Zullen er met een wachtwoord beveiligde gedeelten zijn? Welke persoonsgegevens moeten we opslaan en beveiligen?
18. Ontwikkelingsvoorkeuren
Bouwen we op een contentmanagementsysteem (CMS) zoals WordPress, Drupal of Sitecore? Is er een ontwikkelraamwerk dat we moeten gebruiken? Welke apparaten, browsers en platforms moeten worden ondersteund?
19. Metingen
Hoe meten we KPI's? Gebruiken we analysetools zoals Webtrends of Google Analytics, of andere meettechnologieën zoals ClickTale, of iets uitgebreiders zoals Adobe SiteCatalyst?
Vragen over projectmanagement
20. Proces
Hoe verhoudt dit project zich tot andere lopende projecten? Wat is het projectplan? Wat gaan we doen (SoW)? Wat is de volgorde van de activiteiten (methodologie)? Wanneer (tijdsplanning)? Hoeveel zal het kosten (budget)?
21. Communicatie
Wat zijn de beste communicatiekanalen om te gebruiken? Wie moet wanneer betrokken zijn? Welke tools gebruiken we om te communiceren, samen te werken en informatie te delen?
22. Governance
Hoe gaan we het proces beheren? Wie zijn de belanghebbenden? Wie is verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd? Hoe beheren we eventuele wijzigingen in de vereisten?
23. Goedkeuringsproces
Hoe beheren we het projectteam en de belanghebbenden effectief gedurende de levenscyclus van het project?
24. Projectmanagement
Hoe volgen we de voortgang om ervoor te zorgen dat we aan de vastgestelde vereisten voldoen, op schema blijven en binnen het budget blijven? Wanneer is de deadline voor de livegang? Waarom? Wat bepaalt de noodzaak om die datum te halen?
Wat nu?
Stuur na het ontdekkingsproces een opvolgmail met daarin de volgende stappen en actiepunten. Je wilt ook aan de slag met de volgende stappen in het projectinitiatieproces: begin met het definiëren van je op te leveren resultaten, stel de werkomschrijving op en plan je startvergadering.
Wat denk je dat ik mis? Wat is er nog meer nodig om het idee te definiëren waar projectmanagers aan zouden moeten denken bij de start van de ontdekkingsfase van een project? Ik hoor graag of je nog meer tips hebt—deel ze in de reacties hieronder!
