Stil brainstormen: betrek introverte mensen eenvoudig
Volgens Computerworld Magazine blijkt uit enquêtes dat ongeveer 75% van de mensen zichzelf extravert vindt, maar anekdotisch bewijs wijst erop dat de meerderheid van de IT’ers introvert is.
Hoewel dit een brede generalisatie is, volstaat het om te zeggen dat digitale projectmanagers te maken krijgen met verschillende persoonlijkheden en voorkeuren. Er zullen altijd introverte mensen zijn die je bij je projecten wilt betrekken, zodat zij hun expertise kunnen leveren.
Daarvoor moet je misschien een techniek zoals stil brainstormen inzetten, zodat ook zij gehoord worden en niet worden overstemd door de extraverte mensen in de ruimte. Stil brainstormen is een geweldige aanvulling op je arsenaal aan brainstormtechnieken.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ik ben Annie MacLeod, een gepassioneerde en ervaren projectmanager en coach die energie krijgt van het opbouwen van samenwerkingservaringen voor teams op afstand en hun projecten. Ik ben zelf ook een overtuigd introvert!
In de loop der jaren, naarmate ik beter ben gaan begrijpen wat dat betekent, heb ik samenwerkingspraktijken kunnen ontwikkelen die de kennis van introverte mensen benutten en hen actiever bij mijn projecten betrekken.
Als je meer wilt leren over introverte mensen, raad ik het boek Stil, de kracht van introverte mensen in een wereld die niet kan ophouden met praten van Susan Cain van harte aan. Het biedt waardevolle inzichten in wat het betekent om introvert te zijn, evenals technieken om om te gaan met situaties die overweldigend kunnen zijn.
Wat is stil brainstormen?
Brainstormsessies zijn een belangrijke samenwerkingstechniek die tegenwoordig in het bedrijfsleven wordt gebruikt, vooral voor projecten. Voor digitale projectmanagers zijn er veel manieren waarop brainstormen in groepsverband helpt bij het oplossen van problemen, het bedenken van oplossingen, het ontwikkelen van inhoud, het plannen en het uitvoeren van retrospectieven.
Bij stille brainstormsessies wordt het ‘stormen’ simpelweg tot rust gebracht, zodat het niet draait om de luidste stem in de ruimte. Hierdoor ontstaat ruimte voor meer doordachte bijdragen aan het brainstormproces.
Een bijkomend voordeel van stil brainstormen is dat het asynchroon kan worden gedaan. Zo kunnen mensen input leveren ongeacht in welke tijdzone ze zich bevinden en kun je kostbare vergadertijd besparen om dieper in te gaan op de ideeën uit de brainstorm, vooral wanneer je weinig tijd hebt.
Waarom zou je het doen: hoe stil brainstormen introverte mensen betrekt
Ik ben dol op dit citaat van de mensen achter mindmanager.com:
Door te brainstormen kunnen mensen vrijer denken, zonder bang te zijn voor een oordeel. Brainstormen stimuleert open en voortdurende samenwerking om problemen op te lossen en innovatieve ideeën te genereren. Brainstormen helpt teams om snel een groot aantal ideeën te genereren, die kunnen worden verfijnd en samengevoegd om de ideale oplossing te creëren
Dit benadrukt wat we met onze brainstorm proberen te bereiken: veel snelle ideeën, terwijl we groepsdenken vermijden.
| Brainstormen | Tevreden introverte mensen | Technieken voor stil brainstormen |
|---|---|---|
| Vrij denken | Respecteer hun ruimte | Ruimte op een digitaal whiteboard om input te geven |
| Geen oordeel | Geef hun tijd om op te laden | Asynchrone tijd om input te geven |
| Samenwerking | Betrek hen bij diepgaande gesprekken | Anonieme input |
| Groot aantal ideeën | Vertraag en laat hen praten | Meer tekst, minder praten |
Hoe doe je aan stil brainstormen?
Er zijn enkele basisrichtlijnen voor brainstormen, en de beste plek om te beginnen is het kaderen van de sessie (d.w.z. waarover gaan we hier brainstormen?) en het bieden van context voor de brainstorm. Deze context draait volledig om het waarom: de redenen om deze oefening te doen.
Bijvoorbeeld:
| Type | Hoe te formuleren |
|---|---|
| Ideevorming | Voorbeeld: “We bouwen een website die product x aan doelgroep y moet verkopen.” Geef alle andere informatie van de klant over wat deze website succesvol zou maken. Een voorbeeldvraag om de brainstorm te kaderen kan zijn: “Wat zouden voor dit type website uw drie tot vijf belangrijkste vereisten zijn?” |
| Probleemoplossing | Voorbeeld: “We ervaren een probleem met onze reactietijd op chatberichten op onze website. De feedback van klanten en potentiële klanten is verschrikkelijk.” Een voorbeeld van een probleemstelling om de brainstorm te kaderen kan zijn: “Wat zouden de drie tot vijf belangrijkste redenen voor dit soort problemen kunnen zijn? Denk aan mensen, machines, gebruikers of iets anders dat invloed kan hebben op het probleem.” |
| Retrospectief | Voorbeeld: “We hadden een geweldige sprint—het teamwerk was fantastisch” Een voorbeeldvraag om de brainstorm te kaderen kan zijn: “Wat waren de drie tot vijf belangrijkste dingen die zorgen voor een geweldig team dat goed samenwerkt?” |
De volgende stap is om ruimte te bieden waarin het team zijn ideeën kan bijdragen. Dit kan in een Google Sheet, whiteboard of Google Doc. Zorg voor een ruimte die gemakkelijk toegankelijk is, kan worden gedeeld met de groepsleden en waarin je de resultaten eenvoudig kunt verzamelen.
In Miro zou ik een ruimte inrichten die er als volgt uitziet:
Zoals je ziet, ben ik begonnen met een duidelijke kaderstellende verklaring en heb ik visueel aangegeven waar je moet beginnen. Vervolgens heb ik duidelijke instructies gegeven over hoe je de brainstormsessie uitvoert. Dit geldt zowel wanneer je dit tijdens een livevergadering als asynchroon doet.
Het is belangrijk om instructies op te schrijven en zichtbaar te maken, zodat mensen eraan worden herinnerd wat ze moeten doen. Ontelbare keren merk ik dat mensen hiernaar teruggaan wanneer ze onderweg vergeten wat ze moesten doen!
Tot slot laten we duidelijk weten wat de volgende stappen zijn—dit is heel belangrijk, zodat mensen begrijpen welke waarde ze leveren en wat er met betrekking tot hun input van hen wordt verwacht.
Stil brainstormen in de praktijk
Laten we bekijken wanneer en waar je deze technieken in je digitale project kunt inzetten:
- Retrospectieven: Dit is waarschijnlijk de belangrijkste toepassing—als je echt openhartige, constructieve feedback wilt krijgen en het aanwijzen van schuldigen tot een minimum wilt beperken, zou stil brainstormen de standaardmethode voor je volgende retrospectief moeten zijn.
- Probleemoplossing: Wanneer er aanvankelijk een probleem wordt ontdekt en het onduidelijk is of het om een softwarefout, wijziging of trainingsprobleem gaat, en je ieders input over de oorzaak probeert te verzamelen, kan het effectief zijn om input te verzamelen van iedereen die het probleem heeft waargenomen. Wanneer een probleem meerdere aspecten heeft en je mogelijke oplossingen ontwikkelt, kan brainstormen helpen om alle benodigde technische expertise te verzamelen om de omvang van de oplossing te bepalen.
- Teamnormen ontwikkelen: Stil brainstormen is een geweldige oefening om gebruik te maken van de diversiteit binnen je team en ideeën te genereren over hoe je communiceert, de cultuur waarnaar je streeft, hoe je teambuilding kunt faciliteren en hoe je samenwerkt.
Als we het bovenstaande bord als voorbeeld nemen, laten we het opsplitsen in de stappen die je zou uitvoeren:
- Richt een ruimte in voor je brainstormsessie. Zorg ervoor dat je de volgende belangrijke elementen opneemt:
- De brainstorm kaderen: Waarom doen we deze brainstorm? In ons voorbeeld van teamnormen zou je iets kunnen zeggen als: “Geef ons alle beste werkwijzen waarmee je als lid van een projectteam hebt gewerkt en zet ze in de brainstormruimte.”
- Voeg een instructiegedeelte toe: Ik vertel mensen dat ze zeker x aantal plakbriefjes moeten pakken en dat elke gedachte een zelfstandig naamwoord en een werkwoord moet bevatten (bonuspunten voor bijvoeglijke naamwoorden).
- Voorzie stapels plakbriefjes, zodat ze zich op de inhoud kunnen concentreren in plaats van nieuwe plakbriefjes te kopiëren en te plakken.
- Volgende stappen: Beschrijf wat er als gevolg van de brainstorm hierna gebeurt. Dit omvat wanneer hun input moet zijn ingediend en wanneer de groep bijeenkomt om de resultaten te groeperen en acties te ontwikkelen.
- Nodig het team uit dat aan de brainstormsessie deelneemt en zorg voor duidelijke instructies over wat er tijdens de sessie van hen wordt verwacht, evenals een link naar het bord. Vergeet ook niet om eventueel links naar handleidingen of instructies op te nemen voor nieuwe teamleden die niet vertrouwd zijn met jullie technologie!
- Volg op om mensen te laten weten dat je hun input waardeert en bevestig de volgende vergadering. Anders doen mensen de volgende keer geen moeite wanneer je een verzoek verstuurt!
Kernpunten
Waarom werkt dit zo goed voor introverte mensen? Dit zijn de belangrijkste punten:
- Digitale whiteboards geven ons de vrijheid om in ons eigen tempo deel te nemen en samen te werken. Door de oefening asynchroon uit te voeren, geef je mensen de tijd om hun gedachten te verzamelen en ze zorgvuldig te verwoorden, zonder nieuwsgierige blikken die in de gaten houden hoeveel ideeën ze hebben of wat ze hebben opgeschreven. Een extra voordeel is dat deze hulpmiddelen een spellingcontrole hebben en je niet alle aantekeningen hoeft uit te schrijven—een extra voordeel voor ons introverte begeleiders!
- Door de brainstormsessie digitaal te doen, kan het team hun gedachten verzamelen en duidelijk schriftelijk verwoorden in plaats van ze mondeling te moeten verwoorden.
- De techniek bespaart vergadertijd voor de diepgaandere gesprekken over het groeperen van ideeën en het uitwerken van acties op basis van de brainstorm, omdat mensen de inbreng van de hele groep al vóór de vergadering kunnen bekijken. Dat helpt hen ook om zich op te laden voor deze volgende activiteit en zich voor te bereiden op de daaropvolgende.
- Omdat de inbreng anoniem is, voorkomt dit de situatie waarin degene met de luidste stem of de hoogste titel meer gewicht aan diens inbreng krijgt. Dit gebeurt zo vaak in omgevingen waarin extraverte mensen het gesprek kunnen monopoliseren!
Je vindt hier meer beste praktijken voor samenwerking. Als je meer ideeën wilt over hoe je tijdens je volgende project met brainstormen kunt beginnen, bekijk dan:
- Bekijk de andere bronnen waartoe je als DPM-lid toegang hebt—artikelen, podcasts en aanbevelingen voor hulpmiddelen.
- Probeer mijn sjabloon in Miroverse uit om projecten af te bakenen en succescriteria aan resultaten te koppelen.
Als je je ten slotte abonneert op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager, blijf je op de hoogte van alle deskundige input van DPM.
