10 technieken om projectteams te motiveren voor projectsucces

In de afgelopen twee decennia heb ik veel projectteams geleid en geëxperimenteerd met technieken die mensen stimuleren en inspireren. Ik heb ook standaardmotivatiestrategieën onderwezen die helpen bij teambuilding.

Laten we het belang van motivatie binnen een projectteam en de tien belangrijkste technieken om projectteams te betrekken bespreken.

Het belang van motivatie binnen een projectteam

Een van de manieren om succes in een project te waarborgen, is door teamleden te motiveren. Een nieuw project begint altijd vol enthousiasme—nieuwe relaties worden gevormd, doelstellingen worden vastgesteld en iedereen kijkt uit naar iets nieuws.

Naarmate het project vordert, blijven de omstandigheden echter niet zo rooskleurig als aan het begin—er komen veranderingen, technologie wordt uitdagender, stressniveaus nemen toe en over het algemeen worden de omstandigheden vijandig. Dit alles vermindert de motivatie van het team.

Volgens Gallup is het merendeel van de Amerikaanse beroepsbevolking (65%) niet betrokken, wat geen goed teken is voor bedrijven.

• Afdelingen met een hoge betrokkenheid zien een verschil van 81% in absenteïsme en een verschil van 14% in productiviteit.
• Binnen organisaties met een hoog personeelsverloop realiseren afdelingen met een hoge betrokkenheid een verschil van 18% in personeelsverloop.
• In organisaties met een lager personeelsverloop zijn de voordelen nog indrukwekkender: afdelingen met een hoge betrokkenheid realiseren een verschil van 43% in personeelsverloop.
• Afdelingen met een hoge betrokkenheid realiseren een verschil van 10% in klantbeoordelingen en van 18% in verkoop.
• Het gedrag van afdelingen met een hoge betrokkenheid resulteert in een verschil van 23% in winstgevendheid.

De belangrijkste taak van een projectmanager is om vanaf de start van het project een hoog motivatieniveau op te bouwen en teamleden te inspireren, en dit gedurende het hele project in stand te houden. 

Vind hier meer statistieken over projectmanagement.

Technieken voor motivatie binnen een projectteam

1. Stel realistische doelen vast

Je moet je project beginnen met het definiëren van de belangrijkste projectdoelen en teamdoelen. Zorg ervoor dat je duidelijke doelen formuleert en betrek ervaren teamleden bij het definiëren ervan. Zodra de doelen zijn vastgesteld, moet je ze omzetten in meetbare doelstellingen.

Doelen en doelstellingen zijn verschillend. Doelen zijn als visiestatements, die de projectresultaten definiëren. Ze vatten het doel van het project samen.

Doelstellingen verschillen van doelen omdat ze als referentiewaarden kunnen worden vastgelegd en gemeten. Doelen daarentegen zijn meestal uitgebreid en kunnen niet worden gemeten.

Je kunt het SMART-framework (zoals hieronder beschreven) gebruiken om praktische projectdoelstellingen op te stellen:

• Specifiek: Doelstellingen moeten nauwkeurig en bondig zijn. Er mag geen sprake zijn van dubbelzinnigheid of verwarring.
• Meetbaar: Zorg ervoor dat de doelstellingen cijfers bevatten die eenvoudig kunnen worden gemeten. Je moet kunnen beoordelen hoeveel er is voltooid en hoeveel er nog resteert.
• Haalbaar: Doelstellingen moeten realistisch en haalbaar zijn. Absurde en onrealistische doelstellingen kunnen mensen ontmoedigen en demotiveren. Richt je niet op de Mount Everest als je alleen een heuvel hoeft te beklimmen.
• Relevant: Definieer doelstellingen die aansluiten bij de projectresultaten en organisatiedoelen. Richt je op wat nodig is in plaats van op wat mooi meegenomen is.
• Tijdgebonden: Zorg altijd voor een vastgestelde, realistische planning voor je doelstellingen. Hiermee maak je de tijdsbeperkingen duidelijk aan de teamleden en stel je hen in staat hun taken effectief te beheren en te prioriteren.

Nadat je doelen hebt vastgesteld en doelstellingen hebt gedefinieerd, moet je deze met je team delen. Niets is zo demotiverend voor het team als onduidelijke doelstellingen. Mensen raken ontmoedigd en krijgen conflicten wanneer projectmanagers geen verantwoordelijkheden kunnen toewijzen of deadlines kunnen bepalen. Dit kan verder leiden tot overschrijdingen van tijd en kosten, wat op zijn beurt kan leiden tot ontevredenheid bij de klant.

Probeer bij het delen van de doelstellingen zo direct mogelijk te zijn. Praat rechtstreeks met je teamleden, definieer hun rollen en wijs hun specifieke verantwoordelijkheden toe. Probeer verwarring direct aan het begin van het project weg te nemen. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Wees een teamleider

Leiderschap verschilt van management. Management draait om het consequent behalen van resultaten, maar leiderschap houdt in dat je mensen motiveert zodat ze je vertrouwen en steunen.

Management kan worden gezien als het beheren van cijfers, sjablonen, grafieken, diagrammen en computersystemen, terwijl leiderschap draait om het betrekken en engageren van mensen. Projectmanagers moeten mensen niet als cijfers beschouwen (ook al kan het aantal teamleden worden geteld).

Leiderschapsvaardigheden omvatten sociale vaardigheden zoals het vermogen om effectief te communiceren, te onderhandelen, problemen op te lossen en het goede voorbeeld te geven.

Als teamleider moet je gedurende het hele project alle onderstaande dingen doen:

1. Houd jezelf gemotiveerd: Als je de projectmanager bent, begint alles bij jou. Teamleden zullen je volgen; ze zullen niet enthousiast en gemotiveerd zijn over het project als ze het gevoel hebben dat hun projectmanager niet gemotiveerd genoeg is. Als je echter positief bent, zal je positieve houding op anderen overslaan. Ze zullen van je houden als je positief blijft en hen tijdens een crisis standvastig bijstaat.
2. Geef het goede voorbeeld: Je moet er altijd naar streven het goede voorbeeld te geven. Mensen kijken altijd met grote belangstelling naar hun managers en observeren hen. Ze zullen geneigd zijn te volgen wat jij doet — wees direct, eerlijk en transparant in al je transacties. Geniet van je werk en moedig anderen aan hetzelfde te doen.
3. Wees menselijk: Teamleden zullen je vertrouwen als je aardig voor hen bent en hun problemen begrijpt. Iedereen wil gehoord, erkend en gewaardeerd worden. Eenvoudige gebaren, zoals een schouderklopje en een felicitatiebericht, kunnen veel betekenen om te laten zien dat je oprecht om hen geeft en hun werk waardeert.
4. Wees duidelijk en direct: Je moet transparant en direct zijn in al je communicatie. Communicatie mag niet dubbelzinnig zijn. Probeer tegelijkertijd een open projectomgeving te creëren waarin mensen hun zorgen zonder angst kunnen bespreken.
5. Prijs je teamleden: Zorg voor een gestage stroom constructieve feedback en vier kleine overwinningen. Bedank de teamleden voor hun uitstekende werk, waardoor ze zich gewaardeerd en geïnspireerd zullen voelen.

3. Houd communicatiekanalen open

De belangrijkste kenmerken van een teamomgeving zijn openheid en tolerantie. Teamleden, zowel junior als senior, moeten niet aarzelen om hun mening te geven. Ze moeten hun standpunten naar voren kunnen brengen, ongeacht hoe controversieel die kunnen zijn.

Teamleden moeten hun leidinggevende managers vrij kunnen benaderen en contacteren. Om een open omgeving te behouden, moeten projectmanagers verschillende communicatiemiddelen gebruiken, zoals e-mails, telefoongesprekken en persoonlijke bijeenkomsten. Er moet al vroeg in het project een communicatieplan worden opgesteld.

Als een bepaalde communicatiemethode niet werkt, moeten er andere manieren zijn om met de leidinggevende manager te communiceren. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat hun manager flexibel en gemakkelijk bereikbaar is.

Mensen die zich prettig voelen bij het delen van hun mening zullen actiever, meer betrokken en innovatiever zijn. Bovendien kan een open en transparante werkomgeving je helpen bepaalde impliciete aannames van teamleden te identificeren die de algehele kwaliteit van het werk kunnen schaden.

Tegelijkertijd is het net zo belangrijk dat teamleden hun standpunten zonder aarzeling kunnen bespreken en delen. 

4. Evalueer de teamprestaties en houd regelmatig evaluaties

Een op de drie professionals noemt verveling als belangrijkste reden om ontslag te nemen (bron).

De meeste bedrijven hebben een jaarlijks programma voor personeelsbeoordelingen, maar dit is vaak niet voldoende om projectteamleden te motiveren.

Als projectmanager moet je regelmatig en periodiek evaluatiegesprekken met je teamleden voeren. De frequentie van de gesprekken kan maandelijks, tweewekelijks of zelfs wekelijks zijn, afhankelijk van de omstandigheden van je project. Tijdens deze gesprekken moet je met hen in dialoog gaan om formele feedback te geven en hun standpunten te begrijpen.

Deze gesprekken moeten worden gebruikt om constructieve feedback te geven, waarmee projectdoelen en individuele persoonlijke groei kunnen worden bereikt. Je moet je teamleden bedanken en complimenten geven wanneer dat nodig is. Vertel hun hoe hun harde werk het project heeft geholpen.

Via deze gesprekken kun je een sterkere band met je teamleden opbouwen en ervoor zorgen dat ze zich verbonden voelen.

De periodieke evaluatiesessies moeten al aan het begin van het project worden gestart, zodat het team gedurende het hele project klaar is om zowel positieve als negatieve feedback te ontvangen.

De periodieke evaluatiegesprekken kunnen worden gecombineerd met informele gesprekken, die kunnen helpen om teamleden op een luchtige en informele manier directe en duidelijke feedback te geven.

Je kunt ook naar deze DPM-podcastaflevering luisteren om te begrijpen hoe je betere feedback kunt geven.

5. Ken je team en stimuleer teamwerk

Werknemers die het gevoel hebben dat er naar hun stem wordt geluisterd, hebben 4,6 keer meer kans om zich klaar te voelen om hun beste werk te leveren (bron).

Omdat iedereen uniek is, moet de projectmanager een persoonlijke band met elk teamlid opbouwen. Dit is een belangrijk onderdeel van het aansturen van mensen: ze moeten contact maken met elk teamlid afzonderlijk én met het team als geheel.

Dit kan door je bewust te zijn van de persoonlijkheid van elk teamlid. Kun je hen aanmoedigen om vragen te stellen? Voer betekenisvolle gesprekken met hen en ontdek wat hen motiveert, met name met betrekking tot hun werk.

Daarnaast moeten projectmanagers het vermogen ontwikkelen om hun persoonlijke gevoelens ten opzichte van hun teamleden te beoordelen, te herkennen en te beheersen. Ze moeten spanningen verminderen en de samenwerking met hun teamleden verbeteren door aandacht te besteden aan hun zorgen en op hun acties te anticiperen.

Teamleden zullen hun leidinggevende vertrouwen en respecteren wanneer ze weten dat deze hun voorkeuren, afkeer, sterke punten en zwakke punten begrijpt. Ze zullen zich geïnspireerd en gemotiveerd voelen tijdens hun interactie met de leidinggevende.

Een goede verstandhouding met elk teamlid kan helpen bij het omgaan met de specifieke situatie van die persoon.

Projectmanagers kunnen de centrale figuur worden die hun team in staat stelt om succesvol te zijn door een ondersteunende sfeer te creëren die hen aanmoedigt er samen deel van uit te maken. Ze moeten toonaangevende software voor teambeheer gebruiken om het werk te stroomlijnen. Hierdoor kan iedereen contact maken en deelnemen aan teamwerk. 

6. Beheer conflicten

Projectconflicten ontstaan om veel redenen, zoals vereisten met betrekking tot middelen, planningsprioriteiten en persoonlijke werkstijlen, maar alle conflicten moeten worden opgelost. Anders kunnen ze leiden tot ontevredenheid en demotivatie onder teamleden.

Goede projectmanagementpraktijken zoals projectplanning, duidelijkheid over rollen, realistische doelen, middelenbeheer, regelmatige communicatie en transparantie kunnen de frequentie van conflicten verminderen, maar conflicten blijven voorkomen. 

Projectmanagers moeten conflicten snel en meestal privé aanpakken. Ze kunnen een van de belangrijkste methoden om conflicten op te lossen inzetten. De oplossing moet worden bereikt via een open en samenwerkende aanpak.

Projectsucces hangt af van het vermogen van projectmanagers en hun teams om het conflict op te lossen. Effectieve technieken voor conflictbeheer leiden tot een hogere productiviteit en harmonieuze werkrelaties. Als een verschil van mening op de juiste manier wordt beheerd, kan dit leiden tot meer creativiteit en betere besluitvorming.

Als het geschil de werkrelatie verstoort, kunnen formele procedures zoals disciplinaire maatregelen worden ingezet. 

7. Organiseer teambuildingoefeningen

Regelmatige teambuildingoefeningen zijn goed om de sfeer binnen het projectteam te stimuleren en nieuw leven in te blazen. Dit kan eenvoudig door kleine bijeenkomsten te organiseren en successen te vieren.

Vieringen moeten na een project plaatsvinden. Daarnaast moet ook de voltooiing van kleine mijlpalen worden gevierd.

Teamleden voelen zich meer gemotiveerd en geïnspireerd en zetten zich meer in voor hun werk wanneer ze worden geprezen om hun bijdragen. Vieringen bieden een uitstekende gelegenheid om teamleden te prijzen.

Je vieringen kunnen zo eenvoudig zijn als samen koffie gaan drinken of een lunch organiseren.

8. Beloning en erkenning

39% van de werknemers vindt dat ze op het werk niet zo veel worden gewaardeerd als zou moeten, waarbij 77% aangeeft harder te zouden werken als hun inzet beter werd erkend (bron).

Mensen zijn gemotiveerd wanneer hun leidinggevende hen waardeert. Erkenning en beloningen dragen in grote mate bij aan het tonen van waardering.

Veel organisaties geloven dat geld de enige manier is om teamleden te belonen, maar er is meer nodig. Immateriële beloningen kunnen net zo goed werken als tastbare financiële voordelen.

Mensen voelen zich gemotiveerd wanneer ze mogen leren, betrokken worden bij taken met meer verantwoordelijkheid, in het openbaar worden gewaardeerd, verantwoordelijk worden gemaakt voor projectdoelen en de opdracht krijgen om complexe problemen te beheren. Projectmanagers moeten hun teamleden gedurende het hele project waarderen in plaats van te wachten tot het project is afgerond.

Projectmanagers moeten in gedachten houden dat ieder persoon anders is. Ze moeten hun voorkeuren leren kennen en hun geven wat ze willen. 

More Articles

• DACI-framework: rollen, stappen en voorbeelden voor teams
• Wat te doen wanneer het kapen van de routekaart de normale gang van zaken wordt
• Een cultuur van verantwoordelijkheid is niet onderhandelbaar in AI-land

9. Vertrouw je teamleden

Vertrouwen is een cruciaal ingrediënt voor het creëren van een productieve teamomgeving. Hoewel vertrouwen een vaag begrip is, heeft het een krachtige invloed op de motivatie van het team.

Vertrouwen wekt vertrouwen. Als je je teamleden vertrouwt, zullen zij jou ook vertrouwen.

Projectmanagers moeten micromanagement vermijden. Ze moeten vertrouwen op de vaardigheden van hun teamleden en hen de opdracht zelfstandig laten afronden. Ze moeten hun medewerkers regelmatig vertellen dat ze vertrouwen hebben in hun capaciteiten.

Een projectmanager die elk moment en elke keuze van teamleden probeert te controleren, zal uiteindelijk hun zelfvertrouwen ondermijnen en hun motivatie beïnvloeden. Lees ons uitgebreide artikel over het opbouwen van vertrouwen binnen projectteams om technieken voor het opbouwen van vertrouwen te ontdekken. 

10. Training geven

Wereldwijd gelooft 6 op de 10 werknemers dat training op de werkplek hen in staat stelt zich beter aan veranderingen aan te passen (Bron).

Training vergroot niet alleen de vaardigheden en competentie van teamleden, maar verhoogt ook hun motivatie. Training, formeel of informeel, is gunstig voor het verbeteren van hun moreel. Continu leren motiveert mensen om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen en meer bij te dragen.

Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat het personeel beschikt over de juiste hulpmiddelen en passende training. Hierdoor zullen ze zich zelfverzekerd voelen en hun taken succesvol kunnen voltooien.

Je kunt niet verwachten dat mensen projectdoelen bereiken als ze niet over de vereiste kennis beschikken om hun werk te doen.

Training kan op veel manieren worden gegeven: online, in een klaslokaal, computerondersteund, op de werkplek, via mentorschap en door coaching. Je kunt deelnemen aan onze training in digitaal projectmanagement om de vaardigheden te beheersen die nodig zijn voor projectsucces. 

Wat volgt er?

Je moet leren hoe je projectteams beheert en manieren vinden om teamleden te stimuleren gefocust te blijven, vooral wanneer dingen niet verlopen zoals gepland.

Projecten verlopen niet altijd volgens verwachting. Er zijn altijd verrassingen en tegenslagen. Je interpersoonlijke en inspirerende vaardigheden zijn belangrijker om het project succesvol af te ronden.

Vaardigheden op een hoger niveau, zoals communicatiebeheer en conflictoplossing binnen projecten, kunnen je teamleden motiveren en ondersteunen. Daarmee ontstaat het echte verschil tussen middelmatige resultaten en succesvolle projecten.