Projectaannames: hoe je ze herkent & uitdaagt

Deze aannames ontstaan omdat we geloven dat andere mensen weten wat wij weten, of dat nu over een project, de drijfveren ervan of zelfs over specifieke vaardigheden gaat. 

Een type aanname ontstaat wanneer we niet over alle informatie beschikken, maar er vrij zeker van zijn hoe we verder moeten gaan. Een voorbeeld hiervan is dat we ervan uitgaan dat de betaalgateway een API heeft die we kunnen gebruiken om te integreren met de online winkel van onze klant. In deze moderne tijd is het een redelijke aanname dat er API's beschikbaar zijn. 

Dit soort aannames wordt meestal vroeg geïdentificeerd en toegevoegd aan een of meer van de volgende zaken:

• RAID-logboek (dat wordt gebruikt voor het vastleggen van projectrisico's, aannames, problemen en projectafhankelijkheden)
• Projectcharter
• Projectblauwdruk
• Specifiek aannamelogboek
• Projectmanagementtool of projectmanagementsoftware 

Het andere type projectaanname, aannames in de communicatie, kan wat ongrijpbaarder en lastiger te herkennen zijn.

Wat deze aannames uitdagender maakt, is dat ze aan beide kanten van het project ontstaan, zowel aan de kant van de leverancier als aan de kant van de klant, en dat ze vaak onbewust worden gedaan. Je klant of een belangrijke belanghebbende kan bijvoorbeeld aannemen dat een bepaalde functie vanzelfsprekend was en heeft er daarom niet aan gedacht ernaar te vragen.

Opmerking: Deze communicatiestrategieën in projectmanagement kunnen ook helpen om aannames te verminderen.

Waarom zijn projectaannames belangrijk?

Projectaannames zijn belangrijk omdat ze veel potentieel risico aan je project kunnen toevoegen. Als projectmanager let je voortdurend op projectrisico's en maak je er noodplannen voor, omdat jij de bewaker bent van de projectscope, het budget en de projecttijdlijn of projectplanning. Aannames zijn de ninja's van de risicowereld; ze glippen vaak ongezien binnen en verdwijnen spoorloos nadat de schade is aangericht. 

Aannames leiden tot misverstanden, die je project ernstig kunnen ontsporen of scope-uitbreiding kunnen veroorzaken. Als je niet hebt begrepen wat er moet worden opgeleverd en in plaats daarvan aannames hebt gedaan, rond je het werk af en draag je het over, waarna je de gevreesde reactie krijgt: “dat is niet wat ik heb gevraagd”. Dit alles zorgt ervoor dat je je plan moet aanpassen en dat onderdeel opnieuw moet uitvoeren, wat je tijd kost en je projectbudget uitput. 

Hier zit ook een voordeel aan. Zodra je je bewust bent van dit soort aannames, zul je ze overal zien opduiken, zelfs buiten het projectplanningsproces of de werkstroom, de plekken waar je doorgaans de meeste projectaannames zult ontdekken.

Hun verborgen aard is niet langer zo verborgen, waardoor je hun potentiële impact kunt beperken en ze op elk moment in de levenscyclus van het project ter discussie kunt stellen, voordat ze problemen veroorzaken.

Hoe je projectaannames ter discussie stelt

Je kunt projectaannames aanpakken door de juiste vragen te stellen. In deze context zie ik vragen als iets dat twee functies vervult: 

1. Ze helpen ons meer informatie te verzamelen
2. Ze zetten mensen ertoe aan anders te denken, waardoor nieuwe inzichten ontstaan

Vragen zijn de enige manier om aannames effectief ter discussie te stellen en weg te nemen. Ik volg graag de aanpak van Stephen Covey uit zijn boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap: “Zoek eerst te begrijpen en probeer daarna begrepen te worden”. 

Soms lijkt het alsof je te veel vragen stelt of vragen waarop het antwoord vanzelfsprekend lijkt, maar je moet eerst proberen te begrijpen voordat je een plan kunt maken dat begrepen wordt.

Informatie verzamelen

Het doel van een vraag is om meer begrip te krijgen. Als het gaat om het aanpakken van aannames, vraag je hier om verduidelijking. Naarmate je dieper ingaat op verklaringen op hoofdlijnen, kun je meer details verwachten. 

Uiteindelijk zal de persoon aan wie je vragen stelt, als je genoeg vragen stelt, zichzelf gaan herhalen of niet meer in staat zijn om te antwoorden. Zo weet je dat je alle informatie hebt verkregen waarover die persoon beschikt.

Denken veranderen

Deze reden om vragen te stellen is voor sommigen misschien minder vanzelfsprekend, maar is erg nuttig om mensen bewust te maken van aannames die ze doen zonder zich daarvan bewust te zijn. 

Deze vragen zijn doorgaans kunstzinniger en vager dan de vragen die je gebruikt om informatie te verkrijgen, omdat ze bedoeld zijn om mensen te laten stilstaan en nadenken. Wanneer je vragen gebruikt om iemands manier van denken te veranderen, wil je meestal dat de persoon die antwoordt even pauzeert. Zo weet je dat die persoon naar het antwoord moet zoeken en daardoor anders is gaan denken over het onderwerp in kwestie.

Projectaannames beheren met vragen

Je moet goed opletten wanneer je vragen stelt, want ze kunnen een tweesnijdend zwaard zijn. Als je niet voorzichtig bent, kun je uiteindelijk nog meer aannames doen door een vraag te stellen die in de coachingswereld als een onzuivere vraag wordt beschouwd.  

“Ik begrijp dat je een oproep tot actie bedoelt die naar je webwinkel verwijst wanneer erop wordt geklikt?” 

Dit is een goed voorbeeld van een onzuivere vraag. We hebben onze interpretatie van het verzoek toegevoegd in plaats van het te verduidelijken. Bovendien is de vraag zo gesteld dat deze naar een ja- of nee-antwoord leidt. Als de klant in dit geval ja antwoordt, kun je met verschillende aannames over de functionaliteit eindigen, zoals: 

• Of de link in een nieuw tabblad wordt geopend
• Of de link naar de startpagina van de webwinkel verwijst of naar een specifieke landingspagina
• Of de opmaak hetzelfde zal zijn als die van de andere oproepen tot actie op de website
• Waar deze wordt geplaatst

We willen zuivere vragen stellen die vrij zijn van vooringenomenheid en sturende uitspraken. Voor het bovenstaande voorbeeld zou een betere vraag ongeveer als volgt kunnen luiden: 

“Kun je mij stap voor stap uitleggen welke gebruikersreis je voor ogen hebt, vanaf het moment dat een klant je website bezoekt tot het bereiken van je online winkel via deze oproep tot actie?”

Zo formuleer je vragen zodat de juiste betekenis overkomt.

Vragen om je aannames ter discussie te stellen

Je zult meer aannames opmerken wanneer je bewust aandacht aan ze besteedt. Toch is het vaak de moeite waard om te beginnen met vragen aan jezelf.

• Stel jezelf de vraag: wat neem je aan over dit verzoek? Je kunt verder gaan door te vragen of het verzoek op een andere manier kan worden geïnterpreteerd. Begrijp welke aannames in het verzoek besloten liggen en formuleer vervolgens je vragen om meer details te verkrijgen. Wees duidelijk en specifiek. Probeer vast te houden aan vragen in de vorm van wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe, en vermijd vragen zoals: bedoel je, is het zoiets als, enzovoort. 
• Stel één vraag tegelijk. Als je twijfelt of een vraag zuiver is of niet, controleer dan of je een oplossing aandraagt. Onzuivere vragen bevatten antwoorden. Als een vraag met ja of nee kan worden beantwoord, is deze mogelijk onzuiver, tenzij de vraag zeer specifiek is, bijvoorbeeld: “Is de hexadecimale code voor de kleur die je wilt #1E4BF5”.

Door op deze manier aanvullende details te verkrijgen, stel je je aannames ter discussie door ze uit je vragen te verwijderen en krijg je meer inzicht in het verzoek. Dit geldt zowel voor aannames die je zelf doet als voor aannames die het verzoek je laat doen omdat er niet genoeg details zijn.

Vragen om hun aannames ter discussie te stellen

Een vraag die de aannames van iemand anders ter discussie stelt, zal opener zijn dan het bovenstaande. Het blijft belangrijk om deze vragen zuiver te houden, maar het is moeilijk om specifiek te zijn omdat je niet noodzakelijkerwijs weet welke aannames die persoon doet. Deze vragen zijn doorgaans breder, bijvoorbeeld: “Is er nog iets dat je niet hebt genoemd en waarvan je vindt dat het belangrijk voor ons is om te weten?”. 

Houd deze vragen open en vaag, in die zin dat je het antwoord niet stuurt. In de bovenstaande vraag suggereren we niet hoe de vraag moet worden beantwoord of welke informatie moet worden verstrekt. Indien nodig kun je altijd vervolgvragen stellen die specifieker zijn, om je aannames over hun antwoord ter discussie te stellen. 

Door brede, open vragen te stellen, geef je de ander de tijd om over het antwoord na te denken. Vaak leidt dit ertoe dat die persoon informatie onthult waarvan hij of zij eerder niet had bedacht dat die relevant was om met je te delen. 

Voorbeelden van projectaannames en vragen om deze ter discussie te stellen

Hier volgen enkele voorbeelden van projectaannames, samen met goede vragen om deze aannames ter discussie te stellen. Ik vind het een goede gewoonte om enkele vragen klaar te hebben die bij je vakgebied passen, zodat je erop kunt terugvallen wanneer dat nodig is. 

1. Aanname: Je klant wil een landingspagina maken die klanten naar hun nieuwe productpagina leidt. Een goede vraag om dit ter discussie te stellen is: Kun je me stap voor stap uitleggen welke handelingen je wilt dat klanten uitvoeren om naar de nieuwe pagina te gaan? Dit is een directe vraag die erop gericht is om aannames weg te nemen die je mogelijk hebt over de manier waarop je klant nadenkt over de gebruikersreis.
2. Aanname: De klanten van de klant kunnen hun nieuwe productpagina niet vinden en hebben hulp nodig bij de navigatie. Om deze aanname ter discussie te stellen, zou je deze vraag kunnen stellen: Kun je uitleggen waarom klanten een extra navigatielink nodig hebben en wat je wilt bereiken? Hiermee stel je aannames ter discussie over het probleem waarmee klanten te maken hebben en de voordelen van jouw oplossing.
3. Aanname: De klant heeft voor deze oplossing gekozen na alle mogelijke oplossingen te hebben overwogen. Goede vragen bij deze aanname zijn: Zijn er alternatieve opties die hetzelfde resultaat kunnen opleveren? Zijn er nog meer voordelen die we met deze andere aanpak zouden kunnen behalen? Deze vraag is bedoeld om hun manier van denken te verruimen en hen opnieuw te laten nadenken over beperkende aannames die ze hebben gedaan en die het risico met zich meebrengen dat ze grotere voordelen mislopen.
4. Aanname: De klant heeft zijn eigen aannames over de oplossing overwogen en houdt daar rekening mee. Een goede vraag hierbij is: Neem je iets aan waardoor je tot deze oplossing bent gekomen? Soms kan deze directe aanpak werken bij klanten die openstaan voor kritische vragen en anders denken. Ik heb deze aanpak gebruikt om de aanpak voor de oplevering van een project ter discussie te stellen met leden van het projectteam. De aanpak is effectief om aannames aan het licht te brengen en een nieuw gesprek op gang te brengen over oplossingen voor problemen.

Wat nu?

Wil je weten welke technieken andere projectmanagers gebruiken om aannames te ontkrachten en ongecontroleerde scope-uitbreiding te voorkomen? Word DPM-lid en neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers! Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en illustraties van projectdocumenten. Daarmee bespaar je tijd en vergroot je de kans dat je project succesvol wordt.