Een 3-stappenproces voor verandermanagement voor projectmanagers
Het klinkt misschien als een cliché, maar het is waar: de enige constante in het leven is verandering. Toch? Als je een digitale projectmanager bent (of dat wilt worden), weet je waarschijnlijk maar al te goed hoe belangrijk het is om een effectief veranderingsbeheerproces te hebben.
Als contractprojectmanager en consultant op het gebied van projectmanagement help ik teams en digitale bureaus elke dag om veranderingsbeheerpraktijken in te voeren. Ik begrijp hoe belangrijk goed organisatorisch veranderingsbeheer kan zijn en welke invloed het kan hebben op zowel teamprestaties als bedrijfscultuur.
Daarom deel ik graag enkele tips en laat ik zien op welke manieren je een veranderingsagent binnen je bedrijf of projectteam kunt zijn.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is veranderingsbeheer?
Laten we helemaal aan het begin beginnen en ervoor zorgen dat we allemaal hetzelfde beeld hebben van wat veranderingsbeheer eigenlijk is. Binnen de wereld van projectmanagement en veranderingsbeheer circuleren meerdere definities — en uit al deze definities kunnen we veel goede informatie halen om effectief veranderingsbeheer te creëren.
Het Project Management Institute zegt: “Veranderingsbeheer is een georganiseerde, systematische toepassing van kennis, hulpmiddelen en middelen voor verandering die organisaties een belangrijk proces biedt om hun bedrijfsstrategie te realiseren.”
Ze leggen verder uit dat veranderingsbeheer de systematische aanpak is voor het omgaan met verandering, zowel vanuit het perspectief van een organisatie als op individueel niveau. Ze voegen eraan toe dat veranderingsbeheer een enigszins ambigu begrip is.
Het omvat ten minste drie verschillende aspecten: je aanpassen aan verandering, verandering beheersen en verandering bewerkstelligen. Het is belangrijk om te begrijpen dat een proactieve aanpak van verandering de kern vormt van alle drie de aspecten. In de volgende secties bekijken we manieren om proactief met verandering om te gaan.
Een andere definitie die we bekijken, is afkomstig van PROSCI, de organisatie die verantwoordelijk is voor de certificering van professionals in veranderingsbeheer. Zij definiëren veranderingsbeheer als volgt: Veranderingsbeheer is een ondersteunend raamwerk voor het beheren van de menselijke kant van verandering.
Je zult merken dat hun nadruk ligt op de menselijke kant — een interessant contrast met de definitie van PMI. De definitie van PMI richt zich meer op de organisatie en het proces.
Hoewel dit algemene definities van veranderingsbeheer zijn, is het goed om te weten dat raamwerken voor veranderingsbeheer kunnen worden gebruikt voor veranderingen op korte en lange termijn, en zelfs voor transformationele veranderingen. Afhankelijk van de aard van de verandering en of het om een grote of kleine verandering gaat, moet je mogelijk stappen toevoegen of stroomlijnen.
Wat is een veranderingsbeheerproces?
Net als de definitie van veranderingsbeheer kan ook de manier waarop organisaties hun veranderingsbeheerproces definiëren variëren. Voor onze doeleinden is een veranderingsbeheerproces simpelweg het raamwerk voor de manier waarop een organisatie of team met verandering omgaat. Het proces en de werkstromen kunnen variëren afhankelijk van het type organisatorische verandering.
Zo kan het veranderingsinitiatief van een team van vier mensen dat aan een website voor een klant werkt, om te voldoen aan het verzoek van een klant om één pagina van een website te wijzigen, veel minder complex zijn dan bijvoorbeeld een Fortune 500-bedrijf dat zijn volledige CRM-systeem wil veranderen en alle 1200 verkoopmedewerkers en leidinggevenden wil trainen in de nieuwe technologie.
Lees hier meer over het belang van veranderingsbeheer.
Waarom hebben projectmanagers een veranderingsbeheerproces nodig?
Zoals met de meeste dingen die we als projectmanagers doen, is het belangrijk om een gedocumenteerd proces te hebben. Maar voor een projectmanager kan een veranderingsbeheerproces van cruciaal belang zijn voor het succes van een complex project.
Volgens PROSCI betekent het hebben van een proces het volgende:
- Werknemers hebben 6 keer meer kans om de projectdoelstellingen te behalen
- Vijf keer meer kans om op schema te blijven
- Twee keer meer kans om binnen het budget te blijven
Omdat het schema, de scope en het budget drie van de belangrijkste zaken zijn waarop een goede projectmanager zich richt bij het uitvoeren van een project of initiatief, zouden deze gegevens je moeten helpen begrijpen waarom het zo belangrijk is dat we instemmen met het gebruik van een formeel proces.
Een andere belangrijke reden waarom projectmanagers een veranderingsbeheerproces nodig hebben, is het moreel van het team.
Denk er eens over na: wanneer je aan een lang en complex project met veel veranderingen werkt, kun je (figuurlijk gesproken) een zweepslag krijgen als de verandering niet op methodische wijze wordt geïmplementeerd en vervolgens beheerd.
Soms moet je wat vertragen en de verandering echt verwerken om het project efficiënt vooruit te helpen, te voorkomen dat uren verloren gaan en te voorkomen dat je team wordt overweldigd.
Als projectmanager is het jouw verantwoordelijkheid om het team door de verandering heen te leiden. Dit betekent dat je een veranderingsbeheerstrategie opstelt die uit drie onderdelen bestaat.
- De verandering uitleggen
- De ontwikkeling van een veranderingsmanagementplan faciliteren
- Vragen beantwoorden en feedback geven
Een consistent raamwerk om dit te doen zal je helpen succesvoller te zijn. Je kunt zelfs je eigen sjabloon voor dit proces vinden (of maken) om het beter herhaalbaar te maken. En naarmate je er meer vertrouwd mee raakt, wil je het misschien zelfs automatiseren.
In een lang project kunnen er gemakkelijk veranderingen optreden in de reikwijdte, het budget, de planning en zelfs het projectteam. De Grote Ontslaggolf van 2021 maakte het laatste punt voor veel projectmanagers echt duidelijk.
In mijn eigen werk zag ik dit gebeuren toen een project waarvoor ik werd ingeschakeld om het te beheren, begon met een kernteam van vier mensen. Omdat de planning verschoof, werden twee van de oorspronkelijke teamleden aan andere projecten toegewezen en verliet één persoon het bedrijf voor een andere mogelijkheid.
Dit leidde tot vertragingen bij de projectkick-off, omdat ik nieuwe teamleden moest inwerken en moest helpen verwachtingen rond rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen.
Toen we het project op gang hadden gebracht, werden nog twee projectteamleden van het project gehaald. Dit leidde tot meer vertragingen, omdat ik het werk moest organiseren, nieuwe teamleden moest inwerken en de verwachtingen van de klant moest beheren.
Zoals je je kunt voorstellen, voegde dit uren en complexiteit toe aan het project. Een proces voor het intern en extern communiceren van veranderingen en het beheren van alle in- en uitstroom was een enorme hulp om iedereen geïnformeerd te houden en het project op koers te houden.
Hoewel er geen manier was om het aanpassen van de planning volledig te vermijden, bleef dit project zo soepel mogelijk vorderen.
Voorbeeld van een veranderingsmanagementproces
Er zijn verschillende methodologieën die je kunt gebruiken bij het opstellen van een veranderingsmanagementplan. Voor dit bericht bekijken we de methodologie van PROSCI. Zij gebruiken twee modellen om een veranderingsmanagementproces te creëren dat succesvol veranderingsmanagement binnen een organisatie of projectteam mogelijk maakt. Het eerste is de Prosci-veranderingsdriehoek (PCT) en het tweede is het ADKAR-model.
De Prosci-veranderingsdriehoek (PCT) heeft drie kernrollen die samen het veranderingsmanagementteam vormen. Dit zijn leiderschap/sponsorschap, projectmanagement en veranderingsmanagement. Het midden van de driehoek is de gemeenschappelijke definitie van succes. Dit model laat ons zien dat we de drie rollen nodig hebben om de verandering te ondersteunen, evenals een gemeenschappelijke definitie van wat we onder een geslaagde verandering verstaan.
ADKAR is een acroniem voor:
- A: bewustzijn van de noodzaak van verandering
- D: verlangen om aan de verandering deel te nemen en deze te ondersteunen
- K: kennis van hoe de benodigde verandering kan worden doorgevoerd
- A: het vermogen om de gewenste vaardigheden en gedragingen toe te passen
- R: versterking om de verandering in stand te houden zodra deze is doorgevoerd
Of je deze PROSCI-raamwerken nu gebruikt om een model voor veranderingsmanagement op te stellen of je eigen raamwerk gebruikt, het is belangrijk om dit werk in je bedrijfsprocessen te integreren. Bij het creëren van je raamwerk en de voorbereiding op de implementatie ervan moet rekening worden gehouden met het type verandering en de succesmetingen.
Veranderingsmanagementproces in 3 stappen
Hoewel de raamwerken ons vertellen wie en wat we nodig hebben om verandering te implementeren, vertelt het proces ons hoe. Met deze drie stappen ben je goed op weg om een succesvolle verandering in je organisatie door te voeren.
1. Definieer en bereid je voor op je verandering
Tijdens deze fase wil je het succes definiëren.
- Hoe ziet je project eruit als de verandering succesvol is doorgevoerd?
- Welke KPI's gebruik je om te bepalen of je succesvol bent geweest?
- Hoe ver ligt je gewenste situatie van de huidige situatie af?
Je moet ook de impact van je verandering definiëren.
- Op wie of wat heeft de verandering invloed en op welke manier?
- Kunnen er onbedoelde gevolgen zijn van het doorvoeren van deze verandering?
- Hoe kun je dit beperken?
- Zijn er obstakels die jij of je team moeten overwinnen?
Tot slot wil je je aanpak voor de verandering definiëren. Hoe ga je de verandering doorvoeren en wie moet erbij betrokken worden? Net als bij het beheren van je projectplanning, wil je misschien ook een veranderplanning maken met een aantal gedefinieerde mijlpalen.
Tijdens deze fase moet je ervoor zorgen dat al je belanghebbenden draagvlak bieden. Hoewel het grootste deel van dit artikel zich richt op bureaus, geldt dit ook voor je projectteam en eventuele sponsors of andere leidinggevenden die belang hebben bij het succes van je project als je binnen een organisatie werkt.
2. Implementeer en beheer de verandering
Nu je je verandering hebt gedefinieerd en een plan hebt gemaakt, is het tijd om aan de slag te gaan! Tijdens deze fase voer je het plan uit. Houd je voortgang in de gaten, zodat je vragen of problemen kunt oplossen zodra ze zich voordoen, voordat ze te groot worden of een belemmering vormen voor een succesvolle verandering.
Zie jezelf hier als een coach: je hebt een draaiboek (je plannen), maar je wilt je aanpassen naarmate de wedstrijd vordert. Vergeet niet dat het belangrijk is om je overwinning niet te vroeg te vieren! Misschien moet je nieuwe 'spelsituaties' plannen naarmate de situatie zich ontwikkelt.
Weet je nog welke KPI's (belangrijkste prestatie-indicatoren) je in stap 1 hebt vastgesteld? Het is in deze fase erg belangrijk om je voortgang daartegen af te zetten. Zo krijg je de gegevens die je nodig hebt om te weten hoe de implementatie van je verandering verloopt.
3. Houd je verandering (adoptie) in stand
Nadat de verandering succesvol is doorgevoerd, wil je ervoor zorgen dat deze beklijft. Houd er rekening mee dat het tijd kost om een routine op te bouwen. Verwacht dus dat oude werkwijzen en gewoonten af en toe weer de kop opsteken en zorg voor een proces om ze op een vriendelijke manier aan te wijzen en teamleden terug te leiden naar de nieuwe werkwijze.
Het kan ook erg nuttig zijn om degenen te erkennen die zich echt inzetten om de door jou doorgevoerde verandering te omarmen. Of dat nu informeel gebeurt tijdens een dagelijkse stand-up of teamvergadering, of formeel met een onderscheiding, bonus of zelfs promotie: teamleden belonen voor het omarmen van verandering is een goede manier om veranderingen te laten beklijven.
Als het tijd kost voordat een verandering vaste voet krijgt, wees dan geduldig. Vergeet niet om onderweg je successen te vieren. Dat kan het team helpen om voort te bouwen op de vooruitgang die al is geboekt.
Twee voorbeelden van veranderprocessen in de praktijk
Als projectmanager hoort weten hoe en wanneer je het veranderproces toepast bij je rol. Hier bekijken we twee voorbeelden van projectmanagers die veranderprocessen in de praktijk gebruiken (of in sommige gevallen betere veranderprocessen nodig hebben). Vind hier meer voorbeelden van verandermanagement.
Voorbeeld 1
Josephine, een digitale projectmanager bij een webbureau, stond voor een uitdaging. Haar geweldige klant was met zwangerschapsverlof gegaan en toen ze terugkwam, zag de communicatie er een beetje anders uit.
Deadlines werden gemist en de feedback was niet zo uitgebreid of bruikbaar als vóór het verlof van haar klant. Het was duidelijk dat het creatieve werkproces was vastgelopen. En hoewel ze de klant had kunnen berispen en een vergadering had kunnen beleggen om te bespreken hoe moeilijk het was om met haar samen te werken, deed ze het tegenovergestelde.
Ze vroeg haar klant om vanuit haar perspectief uit te leggen wat de uitdaging was met beoordelingsrondes en feedback. De klant vertelde dat het moeilijk was om deadlines te halen en uitgebreide feedback te geven terwijl ze voor een pasgeboren baby zorgde. Hierdoor kreeg Josephine een goed beeld van de context en van de oorzaak van het probleem dat haar klant ondervond bij het geven van feedback op ontwerpen.
Daarom besloten Josephine en haar team zelf een verandering door te voeren. Ze bedachten een nieuw systeem om het proces te stroomlijnen en het voor iedereen gemakkelijker te maken. In plaats van een grote vergadering te houden voor ontwerpevaluaties en de klant en haar team te vragen om opmerkingen in Figma te plaatsen (zoals gebruikelijk is bij bureaus), probeerde het team iets anders.
Ze stuurden een video-uitleg van de ontwerpbeoordeling die de klant op een geschikt moment kon bekijken. Ze kon de beoordelingssessie indien nodig pauzeren en onderdelen herhalen (geen aantekeningen nodig en niet hoeven onthouden van de logica achter een ontwerpkeuze) en ze kon feedback voor het team inspreken als spraaknotitie. Dit is een fantastisch voorbeeld van veranderingsmanagement en het ondersteunen van een gewaardeerd lid van het projectteam!
Voorbeeld 2
Ongeveer een jaar geleden werd ik ingehuurd om de lancering van een website voor een bureau te leiden. Toen ik sprak met de resourcebeheerder van het bureau, werd de behoefte omschreven als het managen van het projectteam terwijl ze een grotendeels afgerond project over de finish zouden helpen.
Maar dat is niet wat er gebeurde. Door een aantal personeelswijzigingen bleek dat de klant de ontwerpen nooit had goedgekeurd. Daardoor kon de ontwikkeling niet volgens planning doorgaan. Er was een aanzienlijke wijziging in de planning en scope van het project die ik nu moest beheren.
Het ontwerpteam had een paar iteraties nodig en de teksten en wireframes moesten worden aangepast. En om het nog erger te maken, zouden de ontwerpelementen worden gebruikt voor een vernieuwing van de e-commercewinkel van de klant.
De planning die ongeveer 12-14 weken zou duren, liep daardoor op tot ongeveer 7 maanden om al het werk af te ronden. Waarom gebeurde dit? Omdat er geen goed proces voor verandermanagement was ingevoerd. De aanvullende ontwerpen werden niet echt als een wijziging beschouwd, omdat de oorspronkelijke accountmanagers geen formele goedkeuring hadden.
Welke lessen trok mijn klant uit deze uitdaging?
- Zorg ervoor dat je schriftelijke goedkeuring van de klant krijgt
- Overweeg het aantal ontwerp- en feedbackrondes in de werkopdracht (SOW) te beperken
- Stel een formeel proces op voor het uitvoeren van wijzigingsopdrachten waarin de hogere kosten voor een grotere werkinspanning duidelijk worden beschreven
Hoewel al deze lessen belangrijk zijn, richten we ons op de derde les. Een formeel proces om een wijziging te initiëren had het team in staat gesteld de klant kosten in rekening te brengen voor het aanvullende werk dat nodig was om de ontwerpen naar hun tevredenheid aan te passen, evenals voor de aanpassingen aan de teksten en wireframes.
Software om projectmanagers te helpen verandering te beheren
Net zoals je software gebruikt om je projecten te beheren, wil je misschien ook software voor verandermanagement gebruiken. Er zijn veel hulpmiddelen voor verandermanagement beschikbaar, afhankelijk van je behoeften en organisatiestructuur.
Als je op zoek bent naar iets waarmee je kunt samenwerken, is Wrike een goede optie (het is ook geschikt voor projectmanagement en misschien een hulpmiddel dat je al kent). Voor het invoeren van nieuwe software kun je Whatfix proberen. Als je veranderingen beheert voor zowel interne medewerkers als externe klanten, kun je WalkMe overwegen.
Word expert in verandermanagement
Als je de menselijke kant van verandering fascinerend vindt, wil je misschien dieper op het onderwerp ingaan. Overweeg een van de boeken van John Kotter te lezen, zoals Verandering leiden, deel te nemen aan een live webinar of webinar op aanvraag, of je via Kotter Training of PROSCI te laten certificeren als verandermanagementprofessional.
Als je een certificering in projectmanagement hebt, zoals de PMP, kunnen deze activiteiten (waaronder het lezen van deze blogpost) meetellen voor je uren voor permanente educatie.
Bevalt wat je hier ziet? Blijf leren door je te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager!
