Gids voor projectmanagers voor het implementeren van een nalevingsprogramma

Wat is een complianceprogramma?

Hoewel het op verschillende manieren kan worden gedefinieerd, is een complianceprogramma in wezen een “systeem van processen, beleidsregels en procedures, en controles dat is ontwikkeld om naleving te waarborgen van alle toepasselijke regels, voorschriften, contracten en beleidsregels die van toepassing zijn op de handelingen van de organisatie.”

Handmatige methoden versus GRC-tools

Een van de eerste beslissingen die een projectmanager moet nemen, is of hij of zij GRC-tools wil gebruiken of handmatige methoden wil toepassen. Het implementeren van complianceprogramma’s met handmatige methoden (spreadsheets, tekstdocumenten, e-mails enzovoort) heeft als voordelen dat de kosten vooraf laag zijn, dat de methode kan worden afgestemd op de behoeften van je bedrijf en dat het proces mogelijk sneller kan worden voltooid dan met een geautomatiseerd systeem.

Het nadeel van handmatige methoden is dat ze niet schaalbaar zijn en snel onbeheersbaar kunnen worden naarmate de compliancebehoeften van het bedrijf groeien. Hoe meer complianceframeworks je moet naleven, hoe meer teamleden en belanghebbenden nodig zijn om deze te ondersteunen.

Dit betekent dat je je complianceteam moet uitbreiden. Dat brengt de grootste kostenpost met zich mee bij het handmatig beheren van compliance: salarissen. Uit een whitepaper over de kosten van compliance voor middelgrote banken bleek dat personeel meer dan 70% van de compliancekosten vertegenwoordigt.

Schaalbaarheid is vaak de reden waarom projectmanagers kiezen voor GRC-oplossingen bij het implementeren en beheren van complianceprogramma’s. Naast kostenbesparingen zijn andere voordelen onder meer betere algehele prestaties dankzij procesautomatisering, minder niet-naleving en meer inzicht in de hele organisatie.

Of je er nu voor kiest om complianceprogramma’s te implementeren met een handmatige aanpak of met een GRC-tool, de volgende kennisgebieden en best practices worden in beide gevallen op dezelfde manier toegepast.

Gerelateerd artikel: Wat is StandardFusion? Overzicht en rondleiding door de functies

Wat zijn kennisgebieden voor projectmanagement?

Je bent waarschijnlijk al redelijk vertrouwd met deze concepten, omdat projectmanagers ze al in hun dagelijkse werk gebruiken, maar ik geef een korte opfrisser.

Zoals bij elk succesvol project vereist het implementeren van een complianceprogramma zorgvuldige planning, organisatie en uitvoering van begin tot eind. Het Project Management Institute (PMI) heeft een raamwerk ontwikkeld met de naam Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Het standaardiseert alle terminologie, richtlijnen, best practices en processen die projectmanagers volgen. 

In de PMBOK (die zich inmiddels in de zevende editie bevindt) vind je concepten die procesgroepen en kennisgebieden worden genoemd. Procesgroepen zijn de algemene fasen van een project en kennisgebieden zijn groepen afzonderlijke processen die kunnen worden gevolgd.

Kort gezegd delen deze richtlijnen het project op in overzichtelijke fasen en stappen, zodat je compliance-implementatie succesvol kan worden uitgevoerd.

De belangrijkste kennisgebieden voor het implementeren van een complianceprogramma

Integratie

Integratie is fundamenteel voor complianceprogramma’s. Er moet veel informatie op het juiste moment bij de juiste belanghebbenden terechtkomen om inzicht en verantwoordingsplicht te waarborgen. Integratie brengt de afzonderlijke lopende processen en taken samen die nodig zijn om aan compliancevoorschriften te voldoen.

Gebrek aan communicatie, gebrek aan begrip en gebrek aan planning zijn allemaal belangrijke oorzaken van niet-naleving. Integratie kan het lastigst zijn om efficiënt en tijdig te houden, vooral naarmate complianceprogramma’s opschalen.

Om duplicatie, fouten, verloren werk en verloren tijd bij het leggen van verbanden te verminderen, kun je het beste een gecentraliseerd systeem creëren. Een GRC-tool biedt leden van de organisatie een gecentraliseerd, toegankelijk nalevingsprogramma. Deze zijn eenvoudiger te beheren en kunnen volledig binnen het bedrijf worden geïntegreerd. Verdeel de taken dienovereenkomstig en delegeer ze aan de betreffende verantwoordelijken.

Wil je geen GRC-tool gebruiken?: Jotform is een handmatige formulierbouwer met uitstekende nalevingsfuncties.

Reikwijdte

Het is heel eenvoudig om in konijnenholen te belanden die je buiten de projectscope brengen. Neem de tijd om een goed gedefinieerde scope op te stellen om scope-uitbreiding, die tot implementatievertragingen kan leiden, te voorkomen.

Bij het definiëren van je scopeverklaring voor een nalevingsimplementatie kun je je het beste richten op de doelstellingen die nodig zijn om aan je specifieke certificering te voldoen. Noteer alle toepasselijke wettelijke nalevingsvereisten die relevant zijn voor je sector en land, en stem de doelstellingen van je organisatie, de verwachtingen van belanghebbenden en de beschikbare middelen op elkaar af.

Kwaliteit

Kwaliteitsmanagement draait niet om perfectie, maar om het leveren van consistentie binnen je projecten. In het kennisgebied scope hebben we besproken hoe belangrijk het is om de verwachtingen van je belanghebbenden te begrijpen. De andere helft hiervan is het vastleggen van redelijke afspraken tussen de belanghebbenden en je implementatieteam.

Bij het voor het eerst opbouwen van een nalevingsprogramma zullen er onvermijdelijk hiaten zijn. Het uitvoeren van gap-analyses en interne en externe audits helpt je het volgende te identificeren:

• de effectiviteit van beheersmaatregelen en beleidsregels
• hoe je beheersmaatregelen en beleidsregels aansluiten op je scope
• wat ontbreekt of niet logisch is

Het wordt ook aanbevolen om een onafhankelijke derde partij te vragen een onbevooroordeelde beoordeling uit te voeren.

Risico

Risicomanagement draait volledig om het identificeren, categoriseren en prioriteren van risico's, zodat je plannen kunt maken om deze te beperken. Bij het implementeren van nalevingsprogramma's moet je je richten op het beoordelen van de risico's die relevant zijn voor die specifieke implementatie.

Dit betekent dat je beheersmaatregelen, beleidsregels en procedures bekijkt en documenteert wat er wordt gedaan, door wie, met welk doel, of het is uitgevoerd en hoe het moet worden uitgevoerd aan de hand van stapsgewijze instructies. Sommige raamwerken bieden een gestructureerde checklist om beheersmaatregelen te definiëren voor nalevingsprogramma's om risico's te beperken.

Nadat je beheersmaatregelen, beleidsregels en procedures hebt gedefinieerd, moet je verantwoordelijken en belanghebbenden aan de beheersmaatregelen en beleidsregels toewijzen. Ook moet je teamleden verantwoordelijkheid geven voor dat proces en hen verantwoordelijk houden voor het beheer ervan.

Een van de grote voordelen van het gebruik van een GRC-tool is de mogelijkheid om het monitoren en beheren van beheersmaatregelen te automatiseren, vooral op grote schaal. Hier kunnen handmatige methoden workflows aanzienlijk vertragen en hiaten en non-conformiteit veroorzaken.

Personeelszaken

Je team is je belangrijkste hulpbron en middelenbeheer houdt meer in dan alleen het toewijzen van taken. Het is essentieel dat je de capaciteiten van je team begrijpt, binnen hun grenzen werkt, kennishiaten identificeert, hun mogelijkheden biedt om te groeien en hun voortgang bijhoudt.

Of het nu via training of hulpmiddelen is, het is jouw verantwoordelijkheid om je team te ondersteunen en daarvoor de benodigde middelen toe te wijzen. GRC-systemen kunnen eigenaarschap van beheersmaatregelen toewijzen, zodat je precies weet welke middelen je voor dat onderdeel van de implementatie nodig hebt.

Communicatie

Communicatiemanagement is van het grootste belang binnen de kennisgebieden. Projectmanagers kunnen ongeveer 90% van hun tijd communiceren, omdat dit ervoor zorgt dat iedereen die bij het project betrokken is, of in dit geval de implementatie, op de hoogte blijft van elk aspect ervan.

Je communicatiemanagementplan is cruciaal om te bepalen hoe wijzigingen en updates worden gecommuniceerd, wie wat moet weten en wanneer, voordat de implementatie begint. Afhankelijk van de raamwerken waaraan je wilt voldoen, moet je rapporten opstellen om naleving aan te tonen en belanghebbenden te informeren.

Het stopt niet bij de implementatie: plan voor non-conformiteiten

Dit is een algemene gids voor kennisgebieden en procesgroepen op het gebied van projectmanagement die doorgaans de grootste invloed hebben op het succes van de implementatie van een nalevingsprogramma. Maar in zekere zin is implementatie nog maar het begin.

U moet bijvoorbeeld corrigerende acties en herstelplannen opstellen voor wanneer er wel afwijkingen optreden. Deze plannen beschrijven taken die moeten worden uitgevoerd om de vereiste verbeteringen door te voeren.

Na het uitvoeren van corrigerende acties uit het herstelplan resteert het proces van continue en doorlopende monitoring. Controles moeten regelmatig worden getest en het instellen van geautomatiseerde terugkerende taken helpt de volwassenheid van uw nalevingsprogramma te waarborgen.

Wilt u meer weten over implementatie en nalevingsprogramma's, evenals over GRC-softwaretools? Abonneer u dan op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.

Heeft u ooit gehoord van zelfsturende teams? Als u zich afvraagt wat dat voor u zou kunnen betekenen, bekijk dan dit: Projectteams zonder projectmanagers: het dilemma van projectmanagement onderzocht (met Julia Ryzhkova van Railsware)