De 4 beste productiviteitstips die we van topleiders hebben geleerd
Bij Hive hebben we een serie genaamd “7 Hours With”, waarin we praten met leiders in hun vakgebied over hun rollen, werkstijl en hun beste tips voor projectmanagement en productiviteit. Omdat Hive volledig draait om productiviteit en het beheren van projecten, zijn deze inzichten waardevol om ons te helpen ons product te verbeteren en ons bereik uit te breiden.
Als afsluiting van onze eerste negen interviews hebben we enorm veel tips verzameld door te praten met mensen die werken bij organisaties zoals LinkedIn, Fabletics en Harry’s—hier volgt een overzicht van de vier belangrijkste productiviteits- en projectmanagementhacks die we tijdens onze interviews hebben geleerd.
1. Neem vrij wanneer je dat nodig hebt
Juliana Jaoudi, senior director marketing solutions bij LinkedIn, had een waardevol perspectief op de balans tussen werk en privéleven. Een van onze favoriete citaten over projectmanagement van haar was: “Het gaat eigenlijk niet echt om de balans tussen werk en privéleven, maar gewoon om werk en leven.” Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar veel mensen werken volgens een strikt tijdschema van 9 tot 5, zonder uitzonderingen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
“Ik houd mijn geest graag open om buiten werktijd geweldige ideeën te kunnen hebben. Als je houdt van wat je doet, kun je in deze vloeiende ruimte leven waarin het prima is als er in het weekend of ’s avonds iets bij je binnenkomt. En het werkt ook andersom: misschien moet je op een woensdagmiddag je werk gewoon even uitzetten omdat je voor jezelf moet zorgen. Dat is ook prima.”
Zo’n planning en flexibele werkomgeving stellen mensen in staat om zich echt in hun werk te verdiepen en een hoge productiviteit te behouden wanneer dat nodig is, terwijl ze eraan worden herinnerd dat het prima is om de laptop dicht te klappen.
2. Deel je tijd in blokken in
Rachel Bowie van PureWow is een groot voorstander van tijd blokkeren (een techniek voor tijdbeheer die ook bekendstaat als tijd afbakenen) voor persoonlijke en professionele taken. Ze merkt dat het opdelen van haar agenda in deze kleine blokken haar echt helpt om gedurende de dag verantwoordelijk en productief te blijven—zeker omdat ze thuis een schattige tweejarige heeft!
“Ik ben een groot voorstander van het indelen van tijd in blokken als het gaat om zaken op mijn takenlijst. Ik houd eigenlijk een doorlopend Google-document bij met alles wat ik op een dag gedaan wil krijgen, en dat werk ik elke avond voor het slapengaan bij. Ik deel elke dag op in secties: “voor het werk”, “werk” en “na het werk”. Vervolgens categoriseer ik binnen die gebieden door taken die veel tijd kosten te scheiden van taken die ik snel kan doen. Af en toe houd ik ook papieren lijstjes bij en noteer ik gedurende de dag taken in verschillende notitieboekjes en op post-its, maar het Google-document is de plek waar ik alles in verzamel, omdat het zo eenvoudig in realtime bij te werken is (mijn dag verandert heel vaak).”
We spraken ook met Robert Ross, CEO en oprichter van FireHydrant, die de Pomodoro-techniek voor tijdregistratie toepast op zijn meer technische werk:
“Deze techniek houdt in feite in dat je werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door pauzes van 5 minuten. Na 4 intervallen neem ik 15 minuten pauze, en ik werk elk uur twee blokken van 25 minuten met een pauze van 10 minuten. Code schrijven is mentaal gezien eigenlijk erg veeleisend, dus je moet je hersenen af en toe wat rust geven om ze op koers te houden. Je kunt een auto niet een uur lang op volle snelheid laten rijden—je moet hem een pauze geven, anders brandt er een zekering door.”
3. Plan maandelijkse bijeenkomsten buiten kantoor
Sebastian Hayto van Harry’s gaf ons enkele geweldige productiviteitstips, waaronder het labelen van al zijn e-mails wanneer ze zijn inbox binnenkomen. Maar onze favoriet was zijn aandacht voor maandelijkse bijeenkomsten buiten kantoor voor zijn team.
“Ik organiseer minstens één bijeenkomst van een halve of hele dag buiten kantoor per maand om nieuwe zakelijke kansen te brainstormen en in het algemeen plezier te hebben. Ik merk dat dit de productiviteit echt verhoogt. Deze frequentie lijkt misschien overdreven, maar ik heb gemerkt dat zulke bijeenkomsten niet alleen tot enkele van de beste ideeën leiden, maar ook geweldig zijn voor de teambinding—ze maken echt verschil.”
Statistisch is bewezen dat teams met een sterke onderlinge band betere projectmanagementvaardigheden en een hogere algehele productiviteit hebben, dus wij vonden dit een briljant idee. Waarom zou je geen tijd voor teambinding opnemen in de maandelijkse planning van je mensen?
4. Schakel meldingen uit
In een wereld vol onophoudelijke berichten, e-mails en andere vervelende onderbrekingen kunnen meldingen een enorme productiviteitskiller worden. Dit omvat alles van sociale media, waar de gemiddelde persoon dagelijks 3,2 uur aan besteedt, tot willekeurige Slack-meldingen van je Fantasy Football-team op kantoor.
Toen we met Katy Donahue, hoofd bedrijfsvoering en strategie bij Fabletics, spraken, legde ze uit hoe nuttig ze het vond om meldingen uit te schakelen:
“Ik heb alle e-mailmeldingen op mijn desktop en mobiel uitgeschakeld—het begon als een experiment, maar ik ben ermee doorgegaan toen mijn productiviteit er serieus door toenam.”
Diezelfde gedachte werd gedeeld door Robert Ross van FireHydrant, die ook vertelde hoe belangrijk het voor hem was om zijn meldingen uit te schakelen:
“Op een Mac kun je je meldingsinstellingen zeer gedetailleerd aanpassen. In de wereld van Slack is elk bericht een afleiding en kan het je uit je concentratie halen. Wanneer je tussen vensters wisselt, zie je het aantal berichten op Slack en word je aangetrokken door de gemiste meldingen. Je krijgt bijna FOMO van Slack. Maar je kunt dat meldingsbolletje daadwerkelijk uitschakelen, zodat je niet wijzer wordt als er berichten in Slack staan die je nog niet hebt gezien. Je moet Slack heel bewust openen om ze te bekijken. Dat heb ik ook voor e-mail gedaan. De realiteit is dat mensen niet verwachten dat je binnen 5 minuten reageert.”
Bovendien ondersteunen statistieken over projectmanagement het uitschakelen van meldingen—het blijkt dat deze afleidingen de productiviteit daadwerkelijk met 40% kunnen verminderen. Wie wil dat nou?
Wat nu?
Bekijk voor meer tips onze beste productiviteitstips voor projectmanagement of probeer productiviteitstools uit in je streven om meer gedaan te krijgen—ze kunnen helpen bij het organiseren, prioriteren en delegeren van taken.
De Digital Project Manager wordt ondersteund door lezers. Wanneer je op links op onze site klikt, ontvangen we mogelijk een commissie. Meer informatie.
