AI-tools die handmatig werk in 2026 vervingen
Voor projectmanagers en deliveryleiders was dit het jaar waarin AI niet langer een curiositeit was, maar daadwerkelijk werk uit handen begon te nemen. Toch kan het lastig zijn om de echte resultaten van de hype te onderscheiden — daarom gingen we rechtstreeks naar de bron en stelden we professionals uit verschillende sectoren een eenvoudige vraag: waar heeft AI dit jaar daadwerkelijk handmatig werk voor jou vervangen?
Hun antwoorden waren geen hypothetische AI-toepassingen of pilots die op niets uitliepen. Ze beschreven echte workflows waarin uren handmatig werk zijn teruggebracht tot minuten, soms door kant-en-klare functies en soms door tools die ze zelf hebben gebouwd. Van aangepaste dashboards tot automatisch gegenereerde projectplannen en statusrapporten die zichzelf schrijven: dit is wat ze ons vertelden.
Zelfgebouwde tools die uren vervelend werk uitwisten
Een deel van de meest indrukwekkende tijdsbesparingen kwam van professionals die niet wachtten tot een leverancier hun probleem zou oplossen. Aniket Ghonge, senior manager toeleveringsketen bij Amazon, liep tegen de grenzen van zijn bestaande systemen aan en besloot zelf een oplossing te bouwen. "De huidige CRM-technologie waarmee ik werkte, beschikte niet over die mogelijkheden. Dus had ik iets nodig waarmee ik mijn werk kon automatiseren", legt hij uit. Het resultaat was aanzienlijk: "Ik heb dit intelligente onboardingdashboard gebouwd, waarmee ik 18 uur werk terugbracht tot minder dan een uur voor duizenden accounts." Dat is geen marginale efficiëntiewinst — het is een volledige workflow die effectief uit zijn werkweek is verdwenen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ik heb dit intelligente onboardingdashboard gebouwd, waarmee ik 18 uur werk terugbracht tot minder dan een uur voor duizenden accounts.
Ryan Gilbreath, technisch projectmanager bij RTS Labs, koos voor een vergelijkbare doe-het-zelfaanpak voor een van de meest vervelende onderdelen van de werkdag van een projectmanager: het verslag aan het einde van de dag. "Ik heb daadwerkelijk een PM-assistent gemaakt met Google AI Studio, die over een stemmodus beschikt", vertelt hij. "Dus als ik een nabespreking doe en gewoon alles uit mijn hoofd moet kunnen spuien, kan ik de stemmodus inschakelen en zeggen: ‘Hé, dit is wat er gedurende mijn dag voor het XYZ-project is gebeurd’, waarna het een rapport voor me opstelt."
Projectplannen die zichzelf opstellen
Het lege projectplan is al lange tijd een van de meest arbeidsintensieve startpunten binnen projectmanagement — en precies daar zagen verschillende bijdragers AI ingrijpen. Christina Sookram, oprichter van CNS Project Consulting Inc., wijst op een tool die het werk volledig herstructureerde: "...een bedrijf genaamd Proggio", vertelde ze ons.
“Proggio heeft een projectmanagementtool die werkstromen gebruikt om je projectplan te organiseren. In plaats van handmatig een Kanbanbord of iets dergelijks te moeten maken, bouwt het een werkstroom en een projectplan op.” Wat vroeger uren aan structureren en ordenen kostte, wordt nu vooraf samengesteld aangeleverd en hoeft alleen nog te worden verfijnd.
Proggio heeft een projectmanagementtool die werkstromen gebruikt om je projectplan te organiseren. In plaats van handmatig een Kanbanbord of iets dergelijks te moeten maken, bouwt het een werkstroom en een projectplan op.
Emmanuels Magaya, oprichter van Project Managers Africa, heeft een vergelijkbare ervaring met meerdere tools en noemt Spinach.io bij naam: "Spinach.io is behoorlijk goed, vooral voor agileprojecten. Het kan eenvoudig Scrum- of Kanbanborden maken, en dat soort dingen", vertelt hij.
Directe antwoorden in plaats van eindeloos klikken
Een andere categorie handmatig werk die dit jaar stilletjes verdween: de zoektocht naar informatie die verspreid staat over bedrijfssystemen. Yonelly Gutierrez, senior programmamanager bij Palo Alto Networks, beschrijft het verschil duidelijk: "Vroeger moesten we handmatig in Salesforce klikken en vervolgens al die afzonderlijke tabbladen doorlopen om de informatie te vinden die we nodig hadden. Dat kost natuurlijk tijd, in tegenstelling tot het gebruik van Glean. Je kunt gewoon een prompt invoeren en krijgt het antwoord direct. Het haalt informatie uit alle verschillende bronnen." Het steeds wisselen tussen tabbladen, dat vroeger de beginfase van elk project opslokte, is vervangen door één enkele vraag.
Alexandria O'Bannon, personeelsmanager (manager projectactiviteiten) bij JUMP! Foundation, vond dezelfde verlichting in haar database met opdrachtnemers. "Airtable heeft eigen AI ingebouwd, wat ik geweldig vind omdat het onze gegevens heel snel kan lezen", vertelt ze. "Ik kan in een database invoeren: ‘Ik heb opdrachtnemers uit India nodig die gecertificeerd zijn in stand-up-peddelen’, en dan krijg ik een lijst en ben ik klaar." Wat vroeger betekende dat ze honderden profielen handmatig moest filteren, is nu een zoekopdracht van één regel — zelfs voor personeelsverzoeken die zo specifiek zijn als die van haar.
Airtable heeft zijn eigen AI, waar ik echt dol op ben omdat het onze records heel snel kan lezen
Statusrapporten en opvolging van vergaderingen op de automatische piloot
Als er één taak was die PM's zonder uitzondering graag uit handen gaven, dan was het wel de administratieve nasleep van elke vergadering en elke rapportagecyclus. Gutierrez ontdekte dat deze functie rechtstreeks in de projecttool van haar team was ingebouwd: “Ik waardeer het dat Asana een AI-samenvatting heeft. Op basis van de updates die je in het projectschema maakt, maakt het een statusrapport. Dat heb ik nog niet eerder gezien bij een andere tool.” Het wekelijkse statusrapport — ooit een vaste handmatige klus — wordt nu automatisch gegenereerd op basis van werk dat al is vastgelegd.
Ik waardeer het echt dat Asana een AI-samenvatting heeft. Op basis van de updates die je in het projectschema maakt, maakt het een statusrapport.
Michael Gold, oprichter en parttime hoofd van de leveringsafdeling, koppelde zijn vergadertranscripten rechtstreeks aan zijn taakbeheer. Fireflies neemt zijn gesprekken op en transcribeert ze, en een aangepaste CRM die hij met behulp van intuïtief coderen in Lovable heeft gebouwd, doet de rest. “Als we in een vergadering zaten en er vervolgstappen waren en ik daar een Fireflies-transcript van kreeg, hoefde ik alleen maar op extraheren te klikken en het vervolgens naar mijn CRM te verplaatsen. Het CRM wijst de actiepunten daarna aan de juiste persoon toe,” legt hij uit.
Het probleem van de lege pagina verdwijnt
Als je afstand neemt van de afzonderlijke tools, ontstaat er een patroon: AI neemt het werk over waar PM's het meest tegenop zagen — taken die begonnen met een lege pagina, eindeloos uitgeschreven moesten worden en eeuwig leken te duren. Pam Butkowski, SVP van Horizontal Digital, vat het als volgt samen: “Ik denk dat de laaghangende vruchten zijn waar AI echt in uitblinkt. Statusrapporten automatiseren en vanaf nul projectplannen maken. Het werk waarvoor projectmanagers vroeger dachten: ‘Het is tijd om te gaan zitten en dit ding uit te werken… dit gaat eeuwig duren.’ Nu hebben we een vliegende start.”
Ik denk dat de laaghangende vruchten zijn waar AI echt in uitblinkt… het werk waarvoor projectmanagers vroeger dachten: ‘dit gaat eeuwig duren’. Nu hebben we een vliegende start.
Die vliegende start is de echte toepassing. Geen van deze professionals gaf beoordelingsvermogen, relaties met belanghebbenden of besluitvorming uit handen — ze gaven het routinematige werk uit handen dat daaraan voorafging. Het handmatige werk dat ooit zo'n groot deel van de PM-rol bepaalde, wordt optioneel, en de leiders die het meeste uit deze verschuiving halen, zijn degenen die die vrijgekomen tijd bewust opnieuw inzetten voor het werk dat alleen zij kunnen doen. De tools zullen steeds beter worden. De vraag voor volgend jaar is niet of AI handmatig werk kan vervangen — maar wat je gaat doen met de uren die het je teruggeeft.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om van meer experts zoals deze te horen.