Hoe geweldige projectmanagers omgaan met onverwachte interviewvragen

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Kelsey Alpaio: Hoi! Ik ben Kelsey. En welkom terug bij The Retro op de podcast van De digitale projectmanager—waar we dieper ingaan op lessen uit het verleden, trends voor de toekomst en wat die betekenen voor je carrière.

Ik wil vandaag beginnen met een vraag. Als je jezelf zou moeten omschrijven als een chocoladereep, welke zou je dan zijn? Ik kreeg die vraag ooit tijdens een sollicitatiegesprek en ik was volledig van mijn stuk. Ik vergat onmiddellijk de naam van elke bestaande snoepsoort.

Maar binnen het domein van lastige sollicitatievragen is dat eerlijk gezegd vrij mild. Maar wat als je wordt geconfronteerd met een echte onverwachte vraag? Iets waarop je je niet had voorbereid en dat ingaat op je ervaring of vaardigheden? Hoe blijf je dan kalm en antwoord je op een manier die je daadwerkelijk helpt om de functie te krijgen?

Voor projectmanagers kunnen sollicitatiegesprekken vooral aanvoelen als een onverwachte toets over elk project waaraan je ooit hebt gewerkt. Het is een mijnenveld van vragen als "vertel eens over een moment waarop...", waardoor je gaat twijfelen of je ooit wel echt een project hebt gemanaged. Daar gaan we het vandaag dus over hebben—hoe je je voorbereidt op je volgende sollicitatiegesprek voor een functie als projectmanager. Hoe je de vragen aanpakt die je kunt voorspellen, hoe je reageert op vragen die je niet ziet aankomen en wat je doet wanneer dingen niet perfect verlopen.

Vandaag zit Kayla Quijas bij me, een senior projectmanager en carrièrecoach die professionals helpt om functies in projectmanagement te bemachtigen.

Kayla, welkom bij de show!

Kayla Quijas: Hoi, Kelsey! Heel erg bedankt dat ik erbij mag zijn.

Kelsey Alpaio: Kayla, vertel ons wat meer over jezelf en het werk dat je doet.

Kayla Quijas: Mijn professionele carrière begon een beetje onconventioneel. Ik begon als professionele taartenversierder. Dat heb ik ongeveer vijf jaar gedaan, waarna ik me realiseerde dat ik vastzat in een doodlopende baan. Op een bepaalde dag werkte ik een dienst van twaalf uur en werd ik daarna gevraagd om terug te komen. Op die dag knapte er iets in mij, waardoor ik me realiseerde:

Dit is volledig doodlopend. Dit leidt nergens toe. En ik nam diezelfde dag ter plekke ontslag, zonder plan voor daarna. Uiteindelijk was ik vastbesloten om de overstap naar de bedrijfswereld te maken. Mijn eerste stap was daarom een baan als receptioniste bij een advocatenkantoor. Van daaruit klom ik snel op de bedrijfsladder. Inmiddels ben ik senior projectmanager bij een wereldwijd advocatenkantoor, waar ik toezicht houd op enkele van de grootste klantaccounts van het kantoor, en ik vind het geweldig.

Toen ik terugkeek op mijn carrièrepad, realiseerde ik me dat coaches een enorme rol hebben gespeeld in mijn carrièreontwikkeling. Daardoor ontdekte ik mijn ware passie: anderen inspireren om hun doodlopende baan achter zich te laten en een bevredigende carrière na te streven. Inmiddels ben ik ook gecertificeerd senior carrièrecoach en help ik anderen om bewuste carrièreswitches te maken.

Kelsey Alpaio: Dat is zo'n interessant achtergrondverhaal. We zijn erg blij dat je bij deze aflevering bent, die helemaal draait om onverwachte interviewvragen. Dit zijn per definitie vragen die je niet ziet aankomen, maar ik wil dat toch een beetje nuanceren. Met welke minder gebruikelijke, uitdagende vragen kunnen we te maken krijgen tijdens een sollicitatiegesprek voor een functie in projectmanagement?

Kayla Quijas: Dat is een geweldige vraag. Voordat ik op specifieke voorbeelden inga, vind ik het belangrijk om even uit te zoomen en te bespreken waarom dit soort vragen worden gesteld. Want onverwachte vragen gaan niet over inhoud, maar over karakter, door de mensen die aannemen.

Ze gebruiken deze vragen om te zien hoe je denkt en hoe je leidinggeeft. Hoe je omgaat met druk wanneer dingen misgaan—precies wat projectmanagement vereist. Wanneer iemand je een vraag stelt die je overvalt, kijken ze eigenlijk naar iets dat dieper gaat dan wat er op je cv staat.

Ze willen weten wie je onder druk bent, want daarvoor nemen ze je aan. Ben je iemand die kalm kan blijven wanneer dingen verkeerd lopen? Kun je helder nadenken wanneer je niet over alle gegevens beschikt? Kun je toegeven wat je niet weet zonder defensief te worden? En kun je ter plekke schakelen? Kun je slimme beslissingen nemen wanneer het plan moet veranderen? Want in de echte wereld is dát projectmanagement.

Je vroeg naar specifieke onverwachte vragen. Ik zie die eigenlijk in twee categorieën vallen. De ene categorie bestaat uit situaties die je nog nooit hebt meegemaakt. De andere bestaat uit situaties die je wel hebt meegemaakt, maar waarvan het verhaal je niet bepaald goed laat uitkomen. Ik heb hiervoor een paar modellen en ik weet zeker dat we daar tijdens het gesprek nog wat dieper op ingaan.

Kelsey Alpaio: Absoluut. Ik vind die manier van kijken hiernaar geweldig. Als je in een carrière in projectmanagement zit, heb je waarschijnlijk al veel van de vaardigheden die je nodig hebt om vragen te beantwoorden die je overvallen. Dus laten we erin duiken. Vertel me wat meer over het model voor het beantwoorden van dit soort vragen en hoe we ons er van tevoren op kunnen voorbereiden.

Kayla Quijas: Ja, voorbereiding is volgens mij echt essentieel. De beste voorbereiding draait niet om het proberen te voorspellen van elke onverwachte vraag die op je af kan komen, want als je dat probeert, maak je jezelf helemaal gek. Wie zou er ooit denken aan de vraag: als je een chocoladereep was, welke zou je dan zijn?

Dat ga je nooit kunnen voorspellen. In deze wereld zou je jezelf dus alleen maar gek maken. Wat ik mijn cliënten aanraad, is om een verhalenbank samen te stellen. Minstens zes verhalen, mogelijk meer. Dat is het absolute minimum. Wanneer ik met mijn cliënten werk, geef ik ze wat ik projectmanagement-flashcards noem.

Op die flashcards staan thema's waarover ze verhalen moeten bedenken: zeker successen, maar ook mislukkingen. Momenten waarop je met conflicten moest omgaan, momenten waarop je risico's moest managen. Dingen die laten zien hoe je leidinggeeft zonder formele macht en hoe je omgaat met onduidelijkheid. Deze verhalen zijn flexibel genoeg om ze op meerdere manieren te kunnen gebruiken.

Daar moet je dus beginnen: met een sterke verhalenbank. Vervolgens koppel je die verhalen aan een paar belangrijke eigenschappen. Het ene verhaal kan leiderschap en probleemoplossend vermogen laten zien, terwijl een ander verhaal emotionele intelligentie en aanpassingsvermogen toont. Daarna oefen je met hardop nadenken.

Dat is de volgende belangrijke stap, want onverwachte vragen gaan niet alleen over de inhoud, maar ook over hoe je informatie verwerkt onder druk. En ik garandeer je dat dit precies was waar die vraag over de chocoladereep om draaide. Het maakt ze niet uit welke chocoladereep je bent. Ze willen weten hoe je denkt, hoe je een probleem benadert en wat er gebeurt wanneer je een vraag krijgt die volledig uit het niets komt.

Oefen dus met het stap voor stap uitleggen van je redenering, zodat je gegrond kunt blijven, zelfs wanneer je brein zegt: o jee. Als je je op die manier voorbereidt, leer je niet alleen antwoorden uit je hoofd; je bouwt een reeks mogelijkheden op. Dat is de algemene voorbereiding. Maar ik heb ook twee heel specifieke modellen waar we aan kunnen denken. Het ene is bedoeld voor situaties waarin je geen passend voorbeeld hebt.

De klassieke vraag in een sollicitatiegesprek is: vertel eens over een moment waarop... Dat kan een onverwachte vraag zijn wanneer je denkt: o mijn god, ik heb geen moment waarop. Of er zijn vragen die bedoeld zijn om je er slecht uit te laten komen. Wat is je grootste zwakte? Vertel eens over een keer dat je hebt gefaald.

Dat soort vragen. Ik heb daarvoor twee modellen. Het eerste is bedoeld voor vragen waarvoor je geen verhaal hebt. Het helpt je om die situatie op een elegante manier te navigeren, terwijl je nog steeds de eigenschappen laat zien waar een werkgever naar zoekt in een projectmanager. Het draait allemaal om kalm blijven, de vraag anders formuleren en strategisch nadenken.

Ik heb het zo vormgegeven dat projectmanagers zich erin kunnen herkennen en hopelijk niet met hun ogen gaan rollen. Ik noem het het RAID-model, RAID. De R staat voor: herken de intentie. Waar proberen ze achter te komen? Raak dus niet in paniek, neem een moment en bepaal wat hier de bedoeling is. Proberen ze te achterhalen hoe ik leidinggeef?

Proberen ze te ontdekken hoe ik conflicten oplos? Of gaat het om prioriteiten stellen? Wat is het onderliggende doel? Pauzeer en zeg bijvoorbeeld: dat is een goede vraag. Ik denk even na over wat het beste laat zien hoe ik doorgaans omga met dit soort situaties. Vul daar het type situatie in.

Dat is de eerste stap. De A staat voor: erken het gat. Neem er verantwoordelijkheid voor. Erken het gat met volwassenheid, niet defensief. Als je geen direct voorbeeld hebt, zeg dat dan gewoon. Het is geen zwakte. Het laat eerlijkheid en zelfbewustzijn zien. Zeg gewoon: ik heb die exacte situatie nog niet meegemaakt, maar ik heb wel iets soortgelijks meegemaakt waarbij ik dezelfde vaardigheden heb gebruikt.

Daarna komt het I-aspect: identificeer de overdraagbare situatie. Haal een vergelijkbaar verhaal uit je ervaringenbank. Het hoeft niet exact overeen te komen. Het moet alleen relevant zijn. Zo laat je zien dat je vindingrijk bent en flexibel kunt omgaan met verschillende situaties. Bijvoorbeeld: bij een project kreeg ik stevige tegenwind van een senior belanghebbende over een planning.

Hoewel het niet exact dezelfde situatie was, leerde het me veel over het managen van leidinggevenden en het bewaken van grenzen. Dit zijn de dingen die ik ervan heb geleerd. En tot slot—dit sluit aan bij de vraag over de chocoladereep—beschrijf je je manier van denken. Neem de interviewer hardop mee in je mentale proces. Dat is de D.

Beschrijf je denken. Laat zien hoe je het zou aanpakken en breek het op zoals je dat als projectmanager in een werkplan zou doen. Als projectmanager weet je niet alles en dat wordt ook niet van je verwacht. Maar je moet wel weten hoe je alles aanpakt wat op je pad komt. Je zou dus kunnen zeggen: als dit zich zou voordoen, zou ik het als volgt aanpakken.

Dat is het RAID-model dat ik heb ontwikkeld.

Kelsey Alpaio: Dat vind ik geweldig. We kunnen ons allemaal wel iets voorstellen bij dat paniekmoment waarop je tijdens een sollicitatiegesprek niet het gevoel hebt dat je een goed antwoord hebt. Als je dan kunt vertragen en zeggen: oké, R-A-I-D-R. Herken de intentie. A: erken het gat. I: identificeer het overdraagbare verhaal. En D: beschrijf je manier van denken.

Ik vind dat model geweldig. Vertel ons wat meer over het model voor het tweede scenario, waarin je een vraag krijgt die bedoeld is om je er slecht uit te laten komen.

Kayla Quijas: Wij denken vaak dat ze ons er slecht uit willen laten komen, toch? Zo voelt het. Maar in werkelijkheid proberen ze vooral te testen hoe je ter plekke denkt en hoe je met dit soort situaties omgaat.

We weten niet dat ze eraan komen en ze kunnen soms echt als een klap in de maag aankomen. Soms zijn het vragen die bedoeld zijn om te zien hoe je ermee omgaat om mens te zijn in een situatie met hoge druk en grote belangen. Laten we eerlijk zijn: voor sommigen van ons is een sollicitatiegesprek precies zo, afhankelijk van de situatie.

Wat telt in deze situaties waarin ze je testen, is niet of je iets in het verleden perfect hebt aangepakt. Het gaat om wat je ervan hebt geleerd en hoe je dat meeneemt in je verdere praktijk als projectmanager. Het model dat ik hiervoor heb ontwikkeld, is een model voor een evaluatie achteraf. Ook dat is iets waarmee projectmanagers vertrouwd zijn: evaluaties achteraf en geleerde lessen.

POST: begin met het schetsen van een beeld. Geef wat context, net genoeg om duidelijk te maken wat er is gebeurd. O staat voor: neem verantwoordelijkheid voor de fout. Erken die. Dat toont volwassenheid en emotionele intelligentie. Niemand is perfect. We maken allemaal fouten, maar als je probeert te ontwijken en met de vinger te wijzen, is dat een heel duidelijk waarschuwingssignaal.

S staat voor: laat de impact zien. Ik deed dit en daardoor gebeurde dat. En dan T: maak van de les een positieve kracht. Laat zien hoe je bent gegroeid of welk verschil het maakt. Het gaat er niet om dat je jezelf verdedigt, maar om groei te laten zien. Ik heb hier zelfs een heel goed voorbeeld van uit mijn eigen ervaring als projectmanager, als je dat wilt horen.

Kelsey Alpaio: Ja, dat zou ik geweldig vinden.

Kayla Quijas: Als projectmanager gedraag ik me eigenlijk veel meer als programmamanager. Ik werk met veel invloedrijke belanghebbenden met zeer sterke persoonlijkheden. Op een keer stuurde ik een e-mail van een van die belanghebbenden door naar een andere, met alleen een korte mededeling ter informatie. Dat was alles. Ik had het druk.

Ik dacht er niet over na. Ik dacht gewoon: deze belanghebbende moet dit weten. Klaar. Verzonden met 'ter informatie'. Dat was alles. Tot mijn grote schrik nam belanghebbende nummer twee contact op met belanghebbende nummer één om haar opdracht stop te zetten, met mij in de kopie. Ze zei in feite: Kayla heeft me dit verteld, stop alsjeblieft met wat je doet.

Belanghebbende nummer één was op zijn zachtst gezegd woedend. Ze was volledig overvallen en verloor veel vertrouwen in mij—vertrouwen waar ik heel hard voor had gewerkt. Ze maakte dat op allerlei manieren heel duidelijk. Ik liet wat tijd verstrijken om de emoties te laten afkoelen en plande toen een videogesprek met haar.

Ik werk op afstand, maar in een situatie als deze is het heel belangrijk om zoveel mogelijk menselijk contact te hebben. Ik draaide er niet omheen en erkende mijn fout. Ik zei: het spijt me. Er was geen kwaad opzet en ik zal er alles aan doen om je vertrouwen terug te winnen. In die situatie koos ik voor eerlijkheid en kwetsbaarheid.

Zij reageerde zelf ook eerlijk en kwetsbaar. Ze zei ronduit: ik hoop dat je mijn vertrouwen kunt terugwinnen, maar dat zal tijd en inspanning kosten, Kayla. We stelden duidelijke richtlijnen op over hoe zij wilde dat ik haar voortaan op de hoogte hield, en ik zorgde er zorgvuldig voor dat ik die richtlijnen volgde.

Uiteindelijk won ik haar vertrouwen terug. Deze ervaring was moeilijk, maar leerde me hoe belangrijk het is om al vroeg inzicht te krijgen in de verwachtingen rond communicatie met belanghebbenden en daar vervolgens naar te handelen. Als je er even afstand van neemt, zie je dat dit een moment was waarop ik een fout maakte. Ik maakte een grote fout. Maar ik heb er echt een zeer waardevolle les uit geleerd.

Kelsey Alpaio: Ja, dat vind ik geweldig. En het is zo'n goed voorbeeld waar veel luisteraars zich waarschijnlijk in herkennen. Kun je ook iets vertellen over de verkeerde manieren om met een onverwachte vraag om te gaan? Welke fouten en uitdagingen moeten we vermijden bij het beantwoorden van vragen die ons op het moment zelf kunnen overvallen?

Kayla Quijas: Absoluut. Ik vind dit geweldig, omdat de meeste mensen niet beseffen dat de grootste fouten bij onverwachte vragen niet in het antwoord zelf zitten, maar in de manier waarop je ermee omgaat. Zoals we al bespraken. Een van de grootste fouten die je kunt maken, is in paniek raken of blokkeren. Je hoort de vraag en de interviewer kan het aan je gezicht zien.

Je weet niets meer of je haast je in een rommelig antwoord om de stilte op te vullen. Wanneer jij degene bent die de vraag ontvangt, voelt stilte immers als een eeuwigheid, toch? En ik begrijp het. Het is ongemakkelijk, maar het beste wat je kunt doen, is pauzeren, ademhalen en jezelf wat tijd geven. Een rustige pauze van vijf seconden is beter dan een neerwaartse spiraal van zestig seconden.

Het grappige aan pauzeren in gesprekken is dat het juist als charismatischer wordt ervaren, omdat het betekent dat je nadenkt over wat de ander heeft gezegd. Je gaat er zorgvuldig mee om. Dat is dus veel beter dan in paniek raken. Nog iets: doe niet alsof. Verzin geen verhaal en voel je niet onder druk gezet om iets bij elkaar te fantaseren.

Als je de ervaring niet hebt, erken dat dan. Gebruik het RAID-model. Bedenk iets vergelijkbaars en zeg vervolgens gewoon: als ik in deze situatie zou zitten, zou ik het als volgt aanpakken. Hoe je ermee omgaat, is een kracht, geen zwakte. Ga zeker niet eindeloos uitweiden. Beknopt zijn en niet afdalen in langdradigheid is iets waar je je bewust van wilt zijn.

Daarom zijn deze modellen zo nuttig. En bied geen excuses aan. In ongemakkelijke situaties is het heel natuurlijk om de ruimte op te vullen met: het spijt me. Of: o jee, ik heb geen antwoord. Het spijt me zo. Dat is een menselijke reactie. Maar zeg alleen 'het spijt me' wanneer dat terecht is. Als je een fout maakt, zeg dan dat het je spijt, maar doe het niet wanneer het niet nodig is.

Onnodig je excuses aanbieden straalt weinig zelfvertrouwen uit en kan de indruk wekken dat je niet geschikt bent voor de functie. Dat zijn dus een paar dingen die ik zou vermijden.

Kelsey Alpaio: Ja. En ik heb me zeker aan een paar van die dingen schuldig gemaakt. Ik wil de stilte altijd opvullen. Dat is voor mij een belangrijke les geweest in mijn carrière: laat gewoon een paar seconden stilte vallen.

Jij bent de enige die te veel nadenkt over hoe lang het geleden is dat iemand iets heeft gezegd.

Kayla Quijas: Absoluut. En dat 'het spijt me' hoor ik ook vaak van mijn cliënten. Pauzeren, ja, absoluut. Dat is een belangrijke. De stilte niet opvullen. En dat 'het spijt me'—mensen willen dat er gewoon uitflappen; het is een reactie.

En over het algemeen is het vervangen van 'het spijt me' door 'dank je wel' een echte verandering. Echt waar. Ik moedig iedereen die luistert aan om het te proberen. Het maakt een enorm verschil.

Kelsey Alpaio: Ja. Absoluut. Geweldig advies. Ik hoorde je zowel zelfvertrouwen als charisma noemen toen je het had over fouten en dingen waarvan je je bewust moet zijn bij het beantwoorden van dit soort vragen.

Ik weet dus dat ze hier een grote rol spelen. En ik heb je ook horen zeggen dat charisma niet iets is waarmee je noodzakelijkerwijs wordt geboren, maar een vaardigheid en een spier die je kunt ontwikkelen. Kun je daar wat meer over vertellen? Wat is de beste manier om die vaardigheid te verfijnen en in deze context te gebruiken?

Kayla Quijas: Absoluut. Zelfvertrouwen en charisma zijn enorm belangrijk tijdens sollicitatiegesprekken. Wat volgens mij fundamenteel verkeerd wordt begrepen, is dat mensen denken dat je ermee wordt geboren of niet. Dat klopt gewoon niet. Het zijn vaardigheden, spieren die je kunt ontwikkelen, net zoals je naar de sportschool gaat zonder precies te weten wat je doet.

Maar wanneer je ergens begint en actie gaat ondernemen, bouw je die spieren na verloop van tijd op. Hetzelfde geldt voor zelfvertrouwen en charisma. Ik heb met heel wat stille, introverte mensen gewerkt die onzeker overkomen. En daar komen we doorheen. Vaak zeggen mensen achteraf tegen me: jij hebt me geholpen meer zelfvertrouwen te krijgen. Maar het is gewoon oefening.

Het is oefenen en jezelf toestemming geven. Dat is de formule. Zelfvertrouwen is voorbereiding plus toestemming. Voorbereiding betekent dat je je verhalen kent, je waarden kent en de modellen paraat hebt die we hebben besproken. En toestemming—eerlijk gezegd de moeilijkste van de twee—is jezelf emotioneel toestemming geven om ruimte in te nemen, je ervaring niet langer kleiner te maken en je successen en mislukkingen zonder excuses te erkennen.

Dan is er het aspect charisma. Ik zie dat als energie plus intentie. Charisma betekent niet dat je luid bent. En het is ook niet hetzelfde als charme. Dat zijn twee verschillende woorden, omdat ze niet hetzelfde betekenen. Het gaat om de energie die je een ruimte binnenbrengt en je vermogen om contact te maken met mensen. Tijdens sollicitatiegesprekken betekent dat dat je aanwezig bent en niet overdreven ingestudeerd overkomt.

Het betekent oogcontact maken. Het betekent lichaamstaal spiegelen. Het betekent duidelijk spreken en laten zien dat je blij bent dat je er bent. Niet wanhopig, maar betrokken.

Kelsey Alpaio: Hoe zit het met mensen die nog niet veel ervaring hebben in projectmanagement? Hoe vind je dan zelfvertrouwen tijdens sollicitatiegesprekken?

Kayla Quijas: Dat is zo'n goede vraag. Zoals ik zei, komt zelfvertrouwen voort uit voorbereiding en toestemming, en toestemming speelt hierin een enorme rol. Het gaat erom dat je je ervaring niet kleiner maakt. Alleen omdat ik taartenversierder was, betekent dat niet dat ik geen eisen, deadlines en kwaliteit managede.

Dat was precies wat ik voortdurend deed, en dan in zeer snelle situaties met hoge volumes, hoge druk en korte doorlooptijden. Als ik er nu op terugkijk, zie ik dat pas. Ik had niemand die me dat vertelde. Daarom koos ik voor een tussenstap. Ik ging van taartenversierder naar receptionist en werkte me van daaruit een beetje omhoog.

Eerlijk gezegd was dat voor mij het meest logisch, want van taartenversierder rechtstreeks naar een managementfunctie in het bedrijfsleven zou waarschijnlijk niet de meest logische stap zijn geweest. Maar het gaat erom dat je je ervaring erkent en beseft dat je waarde hebt. Je hebt wel degelijk ervaring. En als je met anderen moet praten die iets verder zijn in hun loopbaan, doe dat dan.

Mensen willen je helpen. Echt. Zoek mensen die vijf jaar verder zijn dan jij. LinkedIn is daar geweldig voor. Praat met ze. Hoor hun verhalen en maak contact met ze. Ze zullen je helpen. Wanneer je die verbinding met hen aangaat en je eigen waarden begint te zien, begin je ook te zien wat je daadwerkelijk doet.

Dat is projectmanagement. Haal die verhalen naar boven en bereid je voor.

Kelsey Alpaio: Stel dat je tijdens een sollicitatiegesprek voor projectmanagement het gevoel hebt dat je een of twee vragen heel slecht hebt beantwoord. Wat doe je dan? Neem je opnieuw contact op met de interviewer? Doe je op het moment zelf iets, of vestig je daarmee alleen maar meer aandacht op het probleem?

Kayla Quijas: Ik vind dit een geweldige vraag en ik vind het mooi dat je het antwoord zelf al gaf. Namelijk dat je er alleen maar meer aandacht op vestigt. Eerlijk gezegd zou ik dat sterk afraden. Stuur geen vervolgmail met: o, je vroeg dit en ik heb dat geantwoord, maar ik had het beter kunnen doen. Dit is mijn antwoord. Het komt over alsof je aan jezelf twijfelt, je eigen kracht niet erkent en een beetje wanhopig bent.

Tenzij je er absoluut honderd procent zeker van bent dat zo'n actie je kandidatuur versterkt—en negen van de tien keer zou ik zeggen dat dat niet zo is—laat je het los. Stuur in plaats daarvan een sterke bedankmail. Ik hoor mensen nu al met hun ogen rollen, nog voordat deze aflevering is verschenen, vanwege die bedankmails.

Maar ik heb zo vaak mensen horen zeggen: ik krijg nooit meer bedankmails. Dus wanneer ik er wel een krijg, betekent die echt iets. Ik vind het ongelooflijk dat mensen ze überhaupt niet sturen. Ja, en als de mail sterk is, leg je de nadruk op je sterke punten en op waarom je goed bij de functie zou passen. Het is ook bijzonder goed om iets uit het gesprek aan te halen waarvan je vond dat het bij je bleef hangen.

Dat zijn allemaal fantastische dingen. Ik heb deel uitgemaakt van een sollicitatiepanel en wanneer ik een sterke bedankmail krijg, is dat echt de kers op de taart—zeker bij een gesprek dat al goed is verlopen. Ik kan het belang van zo'n bedankmail niet genoeg benadrukken. Doe het alsjeblieft. Het is zo belangrijk.

Onlangs interviewde ik iemand. Aan het einde vroeg ik deze kandidaat: heb je nog vragen voor mij? Hij stelde er een paar. En de laatste was: mag ik uw e-mailadres alstublieft? O, wauw. Ik wist het meteen. Ik dacht: hij gaat me een bedankmail sturen. En dat deed hij. Dat hij de verantwoordelijkheid nam voor die situatie en zichzelf niet overleverde aan een recruiter of een externe dienst om e-mailadressen te vinden, vond ik zo indrukwekkend.

Het was gewoon een extra pluspunt. Het liet zien dat hij initiatief nam en de controle over de situatie pakte. Dit soort kleine dingen lijken misschien onbeduidend, maar het gaat niet alleen om hoe je de vragen beantwoordt. Ja, dat is belangrijk, maar het gaat ook om deze dingen.

Deze dingen, de manier waarop je met situaties omgaat, zijn belangrijk.

Kelsey Alpaio: O, dat vind ik geweldig. We zijn bijna aan het einde van onze tijd. Kayla, ik heb nog één laatste vraag voor je. Als je jezelf zou moeten omschrijven als een chocoladereep, welke zou je dan zijn?

Kayla Quijas: Dat is zo'n goede vraag. Als ik aan mezelf denk als projectmanager, ben ik heel goed in het omgaan met allerlei soorten belanghebbenden en het aanpassen van mezelf aan situaties.

En ik stem mijn gedrag af op de situatie. Als het een situatie met hoge druk is, pas ik mezelf daaraan aan. Als het gewoon een alledaags gesprek met mensen is, beweeg ik mee met die situatie. In de wereld van chocoladerepen zou ik mezelf dus zien als een allemansvriend. Mijn beeld van een allemansvriend is een KitKat. Volgens mij zeggen de meeste mensen: ja, ik zou een KitKat niet afslaan. Ik wilde bijna Reese's Pieces zeggen, maar sommige mensen zijn allergisch voor pindakaas. Dus dacht ik: oké, misschien is dat niet echt een allemansvriend. Ik ga voor een KitKat.

Kelsey Alpaio: Dat vind ik geweldig. Ja. Mijn probleem met deze vraag is dat ik allergisch ben voor chocolade. Ik moet dus een niet-chocoladevariant kiezen, waarvan ik niet eens weet of die bestaat. Dus ik denk: ik weet het niet, misschien ben ik een Nerds Rope of zoiets.

Kayla Quijas: Het gaat erom hoe je die vraag bespreekt.

Ja. Toen ik antwoordde, legde ik uit hoe ik mezelf zie als projectmanager. Dat is interessant. Je zou zelfs kunnen zeggen: ik ben allergisch voor chocolade en als projectmanager ben ik heel opmerkzaam. Hoewel ik zelf geen chocolade kan eten, observeer ik mijn vrienden en familie en de soorten chocolade die zij lekker vinden. Ik zie dat de meerderheid van hen dol is op vul hier maar in. En daarom denk ik dat dat het type chocoladereep is dat ik zou kiezen. O, dat vind ik geweldig. Het is maar een suggestie, maar wel een antwoord dat je direct, gebaseerd op je situatie, kunt geven.

Kelsey Alpaio: Dat vind ik geweldig. Dat is fantastisch. Oké, echt de allerlaatste vraag om af te sluiten. Kun je ons achterlaten met één ding dat we vandaag kunnen doen om ons voor te bereiden op succes tijdens sollicitatiegesprekken?

Kayla Quijas: Eén ding: neem contact op met iemand die zich bevindt waar jij wilt zijn en bouw een relatie met die persoon op, al is het maar tijdens een koffiegesprek van vijftien minuten. Dat is ontzettend waardevol. Mensen willen helpen.

Kelsey Alpaio: Dat vind ik geweldig. Ja. Heel concreet. We nemen er gewoon een paar minuten voor. Kayla, heel erg bedankt dat je vandaag tijd met me hebt doorgebracht. Dit was ontzettend nuttig.

Kayla Quijas: Dank je wel, Kelsey. Het was echt een genoegen om hier te zijn.

Kelsey Alpaio: Dat was The Retro van vandaag. Volg de show zodat je nooit een aflevering mist. En als je het gesprek wilt voortzetten met een groep van meer dan 1.000 projectmanagementprofessionals die begrijpen hoe het is, kom dan bij ons op thedpm.com/membership. Bedankt voor het luisteren!