AI is geweldig. Waarom is het dan nog steeds zo waardeloos voor projectmanagers?

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft het niet altijd voor 100% goed.

Galen Low: Hoi allemaal, bedankt dat jullie luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een community van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardiger, zelfverzekerder en beter verbonden te worden, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten.

Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedpm.com/membership. En als je geïnteresseerd bent in toekomstgerichte gesprekken en praktische inzichten over digitaal projectleiderschap, overweeg dan om je op de show te abonneren voor wekelijkse afleveringen.

Oké, vandaag hebben we het over de overvloed aan ronduit geweldige AI-tools die er zijn om je te helpen je projecten te beheren, en de absoluut erbarmelijke gebruikerservaring van het kopiëren en plakken tussen die tools om de resultaten te krijgen die je nodig hebt voor je projectcommunicatie.

Vandaag bij me is Devin Mahoney, CEO en medeoprichter van QTalo, maar bovenal een projectmanager die vastbesloten is de pijn van projectmanagement te verlichten met behulp van AI.

Devin, bedankt dat je er vandaag bij bent!

Devin Mahoney: Galen, bedankt voor de uitnodiging. Ik ben ontzettend blij hier te zijn en met dit publiek te praten.

Galen Low: Ik dacht dat ik misschien zou beginnen door wat uit te zoomen, want jij en ik kennen elkaar nu alweer ruim een jaar, denk ik. Toen QTalo nog in zijn kinderschoenen stond, zou ik zeggen. En wat ik geweldig vind aan wat je bij QTalo doet, is dat je je heel specifiek richt op uitdagingen rond projectcommunicatie.

Je hebt gesproken met talloze projectmanagers die het werk daadwerkelijk doen. En je hebt je product gebouwd rond de pijn en de uitdagingen waar zij tegenaan lopen. Van projectcommunicatie aanpassen aan het beoogde publiek tot het stroomlijnen van het spreekwoordelijke probleem van communicatie die overal vandaan komt, zodat projectleiders daar niet door belast hoeven te worden.

Dat ze die wrijving in hun dag niet hoeven te accepteren als iets normaals. Maar jij zegt: luister, dat hoeft niet zo te zijn. We kunnen technologie gebruiken om ons daarbij te helpen. Wat me vooral opviel, is dat QTalo AI als het ware in zijn DNA heeft. Je bent begonnen om uit te zoeken hoe AI kan worden gebruikt om deze problemen op te lossen.

Ik vraag me af: wat maakte AI het juiste ingrediënt voor jouw missie om een efficiënter, meer betrokken en effectiever personeelsbestand in projectmanagement te stimuleren?

Devin Mahoney: Galen, voor ons projectmanagers lijkt het vanzelfsprekend, maar dat is het niet voor iedereen die aan één ding tegelijk werkt.

Zou het niet gek zijn om gewoon aan één ding te werken? Voor een projectmanager leeft je data op tientallen verschillende plaatsen. In Slack, in e-mail, in Jira, in je documenten. De context van je project is versnipperd over al die verschillende plekken. En daarom hebben we hier AI: AI kan ons helpen al die informatiestromen in realtime samen te voegen en zichtbaar te maken wat voor de projectmanager belangrijk is.

We proberen dat werk van de naald in de hooiberg vinden te automatiseren, zodat projectmanagers zich kunnen richten op planning, risico's en stakeholders, in plaats van alleen maar stappen na te jagen. Het resultaat is minder contextwisselingen, snellere beslissingen en een team dat consequent goed geïnformeerd is, zonder een heleboel nieuwe handmatige stappen toe te voegen.

Galen Low: Daar hou ik van. Het is alsof er zoveel trauma in mijn hoofd naar boven borrelt als je dat zegt, want ik doe dit heel vaak: ik wissel tussen apps, zoek naar dat ene ding en denk: jeetje, hoeveel van mijn leven heb ik besteed aan proberen te onthouden naar welk TAB-blad ik moest gaan, of me daardoor laten afleiden?

Slack verschijnt en ik denk: oh ja, dat kan ik snel oplossen. Ondertussen wordt dat echt belangrijke ding dat ik moest doen steeds verder naar de toekomst geschoven. Het is zo'n realiteit. En er zijn gewoon zoveel tools. Een van de dingen die jij en ik hadden besproken en die ik voorafgaand hieraan moet noemen, is dat de werktitel voor deze aflevering is: AI is geweldig, dus waarom is het zo waardeloos om te gebruiken? Dat is onze manier om een beetje te spotten met de bruikbaarheid van de technologie op dit moment. Kun je me wat vertellen over wat je bedoelt als je zegt dat AI waardeloos is om te gebruiken?

Devin Mahoney: Ja. Galen, ik hou van AI. Ik zit er elke dag in. Het helpt me met alles. En ik vind het dus geweldig om te gebruiken; het is gewoon iets magisch voor een projectmanager.

Het verschijnt op twee plaatsen. Het kan als toevoeging in je apps verschijnen. Dus als je Trello en ClickUp gebruikt, is het: kijk, hier is ons kleine AI-feetje en dat gaat iets voor je doen. Of het is een zelfstandige ChatGPT-achtige toepassing waarbij je zegt: oké, ik ga met mijn vriend AI chatten en die helpt me ergens mee.

Dat zijn dus min of meer de twee smaken. Nee, wanneer AI een functie binnen één afzonderlijke app is, kunnen ze maar een klein deel van het project zien. Denk eraan: je krijgt Slack-berichten over al die dingen. Je krijgt e-mails van je klant. Die staan niet in deze gespecialiseerde apps. Je moet dus nog steeds dingen naar die tools kopiëren en plakken om het model de volledige context te geven van wat er gaande is.

Het is nog erger wanneer AI in een centrale chat zit. En nogmaals, ik gebruik ChatGPT graag; ik hou van het maken van prompts. Het is zo leuk om de perfecte prompt samen te stellen. Maar je moet het doen. Je moet de prompt goed krijgen. Je moet de vervolgvraag goed krijgen. Je moet de handmatige opschoning doen. En nu heb je vijftig chatgesprekken naast je 72 browservensters, en heb je een projectmanager opnieuw veranderd in een kopieer-en-plak-aapje.

In plaats van de strategische leider te zijn die we horen te zijn. Jeetje, ik heb echt vijftig verschillende ChatGPT-dingen en ik weet niet welke ik moet gebruiken. En dan is er de uitvoer. Die is echt goed. Beter dan ik ben zelfs, maar 90% ervan klopt en 10% is fout.

En je moet al die tijd steken in het corrigeren van die laatste 10%. Bespaart het je tijd? Ja, het bespaart tijd, maar je moet die moeite nog steeds doen. Dit is dus de meest magische technologie. Je gebruikt het één keer, af en toe, maar zodra je het in je dagelijkse workflow opneemt, gebeurt er ineens iets.

Het ding dat je eerst consequent deed, is nu omslachtig en het is niet elke keer dezelfde ervaring. Het is niet meer diezelfde magische ervaring, tenzij je het goed voor elkaar krijgt. Het moet namelijk de data krijgen die het nodig heeft uit deze uniforme context over verschillende tools heen. Ik hou dus van AI, maar jeetje, wat is het vandaag de dag waardeloos. We gaan dat verbeteren.

Galen Low: Het is heel herkenbaar. Mijn ChatGPT is een puinhoop. Het is heel ongeorganiseerd. Ik volgde onlangs zelfs de cursus prompt-engineering van PMI. Een geweldige cursus. En die zei ongeveer: maak gewoon een spreadsheet met al je prompts en hoe ze voor je werken. Ik dacht: dat is een goed idee. Maar ook datgene wat je zei over een kopieer-en-plak-aapje zijn en verdwalen in alle prompts die ik wilde testen en alle data, omdat ik die op één centrale plek nodig heb terwijl ik al deze verschillende grote taalmodellen gebruik om ze te testen.

Er is eigenlijk veel meer overeenkomst met het inwerken van een nieuw teamlid dat om welke reden dan ook oogkleppen op heeft, dan met het gebruik van software. Het is: prima, laat me je de context geven. Laat me het ding beschrijven dat ik probeer te doen. Oké, ja. Niet dat we het nog verder hoeven te verfijnen.

Het is niet echt een toolworkflow, het is een interactie. Een soort interactie met een collega, toch? Om de resultaten te krijgen. En eerlijk gezegd zijn velen van ons daar gewoon niet zo goed in of zijn we daar niet voor getraind. Het is iets anders. Het andere is gewoon dat we nog steeds alles aan het uitzoeken zijn.

Al die tools in de technologie: er zijn momenteel talloze tools beschikbaar en het huidige advies is: probeer ze allemaal, kijk wat voor jou het beste werkt en blijf daarna verfijnen. Het laatste wat ik wil doen als ik al deze extra tijd toevoeg om dit allemaal uit te zoeken, is me afvragen hoe ik deze informatie heen en weer moet sturen tussen sommige tools, waarvan sommige AI-functies hebben, en modellen die niet weten welke gesprekken ik met ChatGPT heb gehad.

Zoals je zei: het is gewoon omslachtig. Het is geweldig én omslachtig, toch? Het kan twee dingen tegelijk zijn. En ik denk dat het belangrijk is, omdat we erg onder de indruk zijn van de uitvoer. Het is terecht dat we onder de indruk zijn van de uitvoer. Ten eerste is dit niet het eindpunt; we hebben gewoon nog niet de uiteindelijke norm bereikt voor hoe AI eruitziet voor projectmanagement.

En bovendien is de manier waarop we het vandaag gebruiken niet noodzakelijkerwijs de manier waarop we het in de toekomst zullen gebruiken. Zelfs qua gebruiksvriendelijkheid.

Devin Mahoney: Daar ben ik het helemaal mee eens en ik kan niet wachten op die toekomst. Maar je hebt de tool die je nu hebt en ja, ik moet uitzoeken hoe ik die kan gebruiken.

Galen Low: En het andere dat ik wilde zeggen: we moeten het ook bouwen, en dat is wat jij doet, waar ik dol op ben. Ik vraag me af of ik even een zijpad mag nemen. Voor de mensen die luisteren: ik kom hierop terug.

Een van de dingen die me bij QTalo opvallen, Devin, is dat je een heel sterke focus op privacy hebt. Je hebt daar een enigszins onorthodoxe kijk op. Ik vroeg me af of je kunt vertellen waarom privacy belangrijk voor je is en waarom het belangrijk zou moeten zijn voor mensen die projecten leiden. Niet alleen vanwege gevoelige data, maar vanwege de manier waarop we werken.

Devin Mahoney: Oké, goede vraag. En Galen, ik ben een cybersecurityman, dus privacy zit in mijn DNA. Ik zou eindeloos kunnen praten over SOC 2, maar dat ga ik niet doen, want deze podcast duurt maar zo lang. Laat me het hebben over privacy voor een projectmanager. Om hun werk te kunnen doen, houden projectmanagers een privéwerkgeheugen bij. Sommigen gebruiken daarvoor hun notitie-app, anderen spreadsheets en weer anderen echt papier. Dit zijn mijn notities als projectmanager. Hier komen je half uitgewerkte ideeën terecht. Hier krabbel je je notities voordat je daadwerkelijk een e-mail schrijft of iets vastlegt in je systeem van registratie, zoals Jira of Salesforce.

Het kost niets om dit te gebruiken, want het is alleen voor jou. Je hoeft je geen zorgen te maken of het gelabeld is. Je hoeft je niet af te vragen of het überhaupt correct is. Het is een tussenruimte. Die moet privé blijven. Hier vindt je kritisch denken plaats. Hier maak je ruwe versies. Hier begint de echte risicoplanning.

Ons doel bij QTalo is deze tussenruimte te respecteren. We helpen je inzichten uit deze concepten te halen zonder ze voortijdig te publiceren. Zo krijg je de mogelijkheid om veilig hardop te denken en toch voordeel te halen uit de gedeelde context van wat er in je systeem van registratie gebeurt. We creëren dus deze creatieve buffer.

We helpen deze kloof te overbruggen. Ons doel is schonere, nauwkeurigere updates op te leveren voor teams, je leidinggevenden, je klanten en al je stakeholders.

Galen Low: Daar hou ik zo van, want er staat inderdaad van alles in mijn notitieboekjes waarvan ik niet wil dat iemand anders het ooit ziet. En ik vind het een geweldig idee dat privacy niet alleen gaat over gevoelige klantinformatie, gevoelige financiële gegevens of persoonlijk identificeerbare informatie uit bijvoorbeeld de gezondheidszorg.

Maar ik vind het idee van mij als gebruiker heel aantrekkelijk. Ik wil hiervan profiteren. Ik wil dat notitieboek dat een groot taalmodel is, toch? Waarin ik dingen schrijf en het systeem zegt: oké, wil je dat ik dit voor je correleer? Hoe zit het hiermee? Waarbij het me vragen stelt. Maar dat is mijn werkcontext.

Het is niet mijn presentatiecontext. En ik zou graag willen weten dat het bredere model in mijn tool niet wordt getraind op al mijn ruwe notities. Zodat iemand vervolgens vraagt: wat voor soort projectmanager is Galen? En het antwoord is: echt verstrooid, hè? Een losgeslagen kanon. Hij begint zinnen en maakt ze niet af.

Het is wild. Ik wil niet dat dat in de ether van mijn tool terechtkomt en vervolgens als leek in dit gesprek terugkomt, terwijl ik denk: ik weet het niet. Het lijkt erop dat al deze modellen op vrijwel alles worden getraind. Ik heb niet echt zicht daarop zonder in het soort compliance-aspecten te duiken.

Ik weet niet altijd wat waar wordt gedeeld. Eerlijk gezegd leer ik niet alle algemene voorwaarden uit mijn hoofd van alle tools waarvoor ik me heb aangemeld. Dat zou ik waarschijnlijk wel moeten doen, maar ik neem aan dat ik er voorzichtig mee moet omgaan en dat het voor het grotere goed is.

Terwijl ik juist mooi vind aan jouw invalshoek dat er een laag zou moeten zijn waarin je nog steeds profiteert van wat je binnen je tool op je persoonlijke model traint. Idealiter springt dat model niet voortdurend rond tussen al die dingen. Dat zou iets moeten zijn waarvan je weet: maak je geen zorgen, je zit in de zone waarin dit niet met je collega's wordt gedeeld. En dan vraagt het systeem: wil je dit naar je collega's sturen? Dan zeg je: ja, nu. Nu is het volledig uitgewerkt. Versturen maar.

Dat niveau van duidelijkheid laat volgens mij zien dat je begrijpt hoe projectmanagers werken. Je bouwt niet gewoon software, wat volgens mij het echte IT-ding is. Dat is wat me enthousiast maakt over wat je doet.

Devin Mahoney: Bedankt, Galen. Dat waardeer ik echt.

Galen Low: Ik ga je een compliment geven en je daarna een tik uitdelen met de advocaat-van-de-duivelvraag. We hebben het gehad over het feit dat er zoveel productiviteitstools zijn.

Er zijn zoveel AI-tools. Een deel van je kritiek, als ik het goed begrijp, is dat we te veel verschillende tools gebruiken. Mijn advocaat-van-de-duivelvraag is dus: waarom vond je dat de wereld nog één tool nodig had in de vorm van QTalo?

Devin Mahoney: Dat is een geweldige vraag, en iedereen stelt die vraag over elke tool.

Deze productiviteitstools en communicatietools vermenigvuldigen zich sneller dan iemand ze kan integreren. En het budget dat een bedrijf heeft voor deze nieuwe tools heeft geen gelijke tred gehouden met het budget voor het aanschaffen van tools. Wat ik bedoel is: we hebben al deze informatie die verspreid staat over al die tools, maar er is geen budget voor consolidatie. Waar moet dat dus gebeuren?

Bij de projectmanager. En nu moeten wij die consolidatie met de hand uitvoeren. Gelukkig is het dankzij AI veel gemakkelijker om dat te implementeren. Het is veel gemakkelijker voor ons om dit handmatig te doen. Bijna te gemakkelijk zelfs. Het is bijna erger, omdat we nu gewoon alles in ChatGPT kunnen kopiëren en plakken. Het is nu onze taak om dat te doen, in plaats van na te denken over waar alle data zich bevindt.

QTalo is dus niet gewoon nog een taakapplicatie. Ons doel is juist om je zo snel mogelijk naar QTalo te krijgen en je er zo snel mogelijk weer uit te krijgen. We maken er het bindweefsel van, zodat je bestaande technologiestack als één systeem kan werken. Ik denk eigenlijk dat er naast QTalo nog volop ruimte is voor andere consolidatietools.

We hebben er meer nodig, omdat efficiëntie er echt om draait alles samen te laten werken. Door naast al die andere tools te zitten, elimineert het dat draaistoelwerk. Het vermindert de wildgroei aan licenties overal, omdat vooral projectmanagers dit nodig hebben, en het betaalt zichzelf terug in herwonnen tijd.

Je weet misschien dat veel mensen die met engineers werken het concept van technische schuld kennen, die tijdens het engineeringproces opstapelt. Er is ook operationele schuld. Elke keer dat we een tool toevoegen, elke keer dat een ander team een nieuwe tool gebruikt, voegen we toe aan die operationele schuld. Deze consolidatie-inspanning helpt ons die operationele schuld af te bouwen, zodat we ons communicatiekanaal gericht kunnen houden.

Dat is het doel. Daarom heeft de wereld QTalo en andere tools voor consolidatie nodig.

Galen Low: Ik hou van dat idee van operationele schuld. Het is zo waar. Maar ik hou ook van die helderheid: we erkennen dat we tools zullen hebben, maar ook dat niet al onze tools in één soort groot brein hoeven samen te komen, in de ultieme tool die alle andere tools overbodig maakt.

Het gaat erom alles met elkaar te verbinden. Het is als een web. Je moet ervoor zorgen dat je belangrijke tools die met elkaar verband houden, verbinding maken met dezelfde knoop. Die knoop kan QTalo zijn. Dat betekent niet dat het je enige software is die je elke dag opent. Het betekent alleen dat dit een knoop is die een deel van de software die je gebruikt strategisch met elkaar verbindt.

Want zoals je zei: we kunnen niet integreren met elke tool zodra die uitkomt. Misschien kunnen Zapier en Make dat wel, maar zelfs dan moet het een enorm intensief proces zijn om gelijke tred te houden met elke API. Terwijl je hier zegt: oké, we hebben een beslissing genomen over deze tools.

We willen niet veel operationele schuld opbouwen, maar we hebben wel nodig dat deze tools beter met elkaar praten, zodat we ons werk beter kunnen doen. Anders verzwakken we het algemene voordeel dat we hebben, waarbij AI alle administratie zou overnemen en jij strategisch zou worden. Grapje.

Je bent aan het kopiëren en plakken. Het is eigenlijk een soort lokkertje en wisseltruc: zo werkt het momenteel. Dat is inderdaad zo. Ik vraag me af of je ons misschien kunt vertellen wat er voor QTalo aankomt. Op welke manieren probeer je dit probleem op te lossen en waar kijk je het meest naar uit?

Ik ben

Devin Mahoney: eigenlijk behoorlijk enthousiast over dit commandocentrum dat we aan het bouwen zijn. Je zei het aan het begin van de podcast al, Galen: wij zijn projectmanagers. We bouwen voor projectmanagers. Daardoor kunnen we ons heel nauw richten op alleen de dingen die projectmanagers nodig hebben. We hebben bijvoorbeeld AI-prioritering. Als projectmanager begin je net aan je dag.

Andere mensen hebben in andere tijdzones gewerkt. Je wilt weten wat er vandaag in brand staat. Op welke signalen uit e-mail, chat en tickets moet ik letten en wat moet ik nu oppakken? Dit is mijn dag. Ik heb samenvattingen nodig, want er gebeurt ontzettend veel. Ik heb niet altijd overal zicht op.

Ik heb automatische samenvattingen nodig van alle belangrijke feiten, de volgende stappen en de links naar de bron, zodat ik er meteen weer naartoe kan. Ik heb een uniforme zoekfunctie nodig. Ik kan je niet vertellen hoe vaak dit vanochtend letterlijk gebeurde: iemand stuurde me iets, ik probeerde het te vinden en ik wist niet of het een e-mail was of in een willekeurig Slack-kanaal stond.

De uniforme zoekfunctie heeft me gered, omdat ik al mijn informatie overal vandaan krijg. Ik heb workflowchecklists nodig. Voor projectmanagers is een melding vaak veel werk. Als normaal persoon krijg je een e-mail en denk je: oké, prima, ik antwoord wel. Klaar. Een projectmanager krijgt een e-mail.

Je moet vijf tot zeven verschillende dingen doen. Het is ontzettend veel werk en niemand waardeert dat echt. Met deze workflowchecklists kun je een lijst met taken maken. Je leven is nog steeds een beetje ellendig omdat je die zeven dingen moet doen, maar je kunt ze tenminste opsommen en afvinken, zodat je die e-mail eindelijk kunt wegwerken.

Je kunt hem uit je wereld halen en wij bieden context: de hele tijdlijn, de bestanden en alle beslissingen. Zo kunnen projectmanagers snel op de hoogte komen. Ze hoeven alleen maar naar de juiste context te schakelen en hoeven niet door al die apps te scrollen om daar te komen. Dat is precies wat ons commandocentrum doet.

Het is echt gericht op de projectmanager: we halen je naar binnen, vertellen je wat je vervolgens moet doen en brengen je meteen weer terug naar het werk dat je in de andere apps doet.

Galen Low: Daar hou ik van. En ja, heel herkenbaar. Als je mijn zoekgeschiedenis in verschillende tools bekijkt, zie je steeds dezelfde zoekopdracht. Ik denk dan: waar stond dit ook alweer? Waar was dit gezegd? Ik zoek dus dezelfde trefwoorden in meerdere tools om iets te vinden. Dat klinkt ontzettend interessant. Ik vind het geweldig wat je doet.

Devin, heel erg bedankt voor dit gesprek. Het was ontzettend leuk om jouw kijk te horen op AI, onze AI-rommel, de gebruiksvriendelijkheid van AI en de toekomst.

Devin Mahoney: Bedankt, Galen. Het was een genoegen om met je te praten.

Galen Low: Oké mensen, daar hebben jullie het. Zoals altijd: als je wilt deelnemen aan het gesprek met meer dan duizend gelijkgestemde kampioenen van projectmanagement, kom dan bij onze collectieve community! Ga naar thedpm.com/membership om meer te weten te komen. En als je het leuk vond wat je vandaag hoorde, abonneer je dan en blijf op de hoogte via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren!