PMBOK-voorzitter zegt dat projectleiders moeten stoppen met het najagen van AI-hulpmiddelen en moeten beginnen met het verminderen van complexiteit
Jesse Fewell, docent projectmanagement, zegt dat projectleiders AI moeten gebruiken om projectwerk te vereenvoudigen en complexiteit te verminderen, terwijl relaties met belanghebbenden en leiderschap nadrukkelijk menselijk blijven.
Jesse Fewell
Projectmanagement en docent
Gebruiksvriendelijkheid van hulpmiddelen: AI-hulpmiddelen verschillen in gebruiksgemak; geïntegreerde platforms bieden vaak een eenvoudigere ervaring.
Prioriteit voor eenvoud: Vereenvoudig technologiestacks om complexiteit efficiënt te beheren, de productiviteit te verhogen en mentale overbelasting te verminderen.
Impact van AI: AI verbetert projectmanagement door repetitieve taken uit te voeren, zodat professionals zich op strategie kunnen richten.
Menselijke vaardigheden: Betrokkenheid van belanghebbenden blijft een menselijk domein, omdat persoonlijke interactie essentieel vertrouwen en communicatie opbouwt.
Herziening van de rol: Projectmanagers moeten zich aanpassen aan de ontwikkelingen op het gebied van AI, omdat organisaties AI integreren in de dynamiek van hun personeelsbestand.
Jesse Fewell is een docent projectmanagement die organisaties helpt bij het navigeren door complexe transformatie-initiatieven. Hij is ook de auteur van Onbenutte wendbaarheid en was voorzitter van de 8e editie van de PMBOK Guide®.
We spraken Jesse over hoe AI de projectuitvoering, het leiderschap en de toekomstige rol van projectmanagers verandert. Dit is wat hij te zeggen had.
De toekomst van projectmanagement vormgeven
Hallo, ik ben Jesse. Ik help leiders op alle niveaus om veranderingen door te voeren die beklijven. Mijn advieswerk varieert van het verbeteren van leiderschapsvaardigheden bij DC Public Schools tot het aansturen van de digitale transformatie voor Frontier Communications, een bedrijf van $4B dat onlangs aan Verizon is verkocht.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ik deel mijn inzichten ook met de bredere gemeenschap via boeken en vakartikelen, en ik was voorzitter van de 8e editie van de PMBOK Guide®, de wereldwijde standaard voor projectmanagement.
Ik ben de auteur van Onbenutte wendbaarheid en schrijf al meer dan tien jaar een column, "De agile projectmanager", in PM Network Magazine.
Hoe AI als denkpartner fungeert
De meest overtuigende verandering die AI in mijn werk heeft gebracht, is dat ik meer vaart en vertrouwen in mijn eigen denkwerk kan genereren.
In het verleden investeerde ik uren in het onderzoeken van ideeën en het maken van opzetten voor een presentatie, een workshop of een teamvergadering. Nu begin ik te typen in een chatprompt — ik gebruik meestal Copilot en Gemini — en wordt het idee in mijn hoofd kritisch getoetst met een goede vraag of gevalideerd door een suggestie die ik al had verworpen.
Net als iedereen was ik verbaasd over de enorme hoeveelheid uitvoer van GenAI toen het voor het eerst op het toneel verscheen. In de paar jaar sindsdien ben ik echter weer gaan vertrouwen op het eeuwenoude advies dat minder meer is. Of het nu gaat om mijn gesprekspunten, mijn opmaak of mijn inzichten, AI helpt me meer mezelf te zijn, en dat is het enige wat ik het meest waardeer.
In het dagelijkse projectwerk delegeer ik vervelende administratieve PM-taken, zoals notulen, samenvattingen voor het management en conceptagenda's, aan AI. Helaas besteed ik alle vrije tijd die ik daarmee heb gewonnen nu aan het experimenteren met nieuwe PPM-hulpmiddelen die te veel beloven en te weinig waarmaken.
Ik heb bijvoorbeeld een nieuwe AI-tool geprobeerd om de resultaten van Monte Carlo-planningsanalyses te verbeteren, maar die werkte niet. Betrouwbare AI bespaart me tijd, maar vervolgens verspil ik die tijd aan onbetrouwbare AI.
Wat AI moet afhandelen en wat nadrukkelijk menselijk moet blijven
De activiteiten waarvan ik vind dat ze het best door AI kunnen worden uitgevoerd, zijn tactische taken op basis van gemakkelijk toegankelijke gegevens: een routekaart genereren vanuit een hoofdplanning, het risicoregister invullen op basis van de projectbrief en de businesscase samenvatten in één alinea voor een statusrapportagesjabloon.
Betrokkenheid van stakeholders blijft daarentegen volledig menselijk. Ondanks alle innovatie van vandaag vind ik luisteren met oogcontact nog altijd de meest geloofwaardige manier om input voor projecten en producten te verzamelen.
Ik zie veel nieuwe AI-gestuurde ontdekkingstools op de markt die beloven me tijd te besparen door "verspillende" vergaderingen te elimineren. Maar als projectleider moeten mijn collega's weten dat ik naar hen luister en hen begrijp.
Een sponsor klaagde onlangs bij me dat ze zichzelf "drie keer te vaak" had moeten herhalen. Ik zou haar nooit vragen om precies hetzelfde nogmaals te dicteren ten behoeve van mijn AI-vergadertool. In plaats daarvan luister ik naar haar zorgen, in haar eigen woorden. Na de vergadering gebruik ik een chatsessie om een projectbrief te typen voor toekomstige contextengineering; ik krijg veel meer goodwill van mijn sponsor en eindig toch met de gegevens die nodig zijn voor toekomstige taken. Uiteindelijk draait projectwerk nog steeds om mensen, omdat het door mensen wordt gedreven.
Complexe agenda's beheren met AI
Een eenvoudige werkstroom die mij helpt, is het beheren van mijn agenda. Omdat ik meerdere klant- en vrijwilligersprojecten tegelijkertijd beheer, heb ik verschillende afspraken en agenda's die moeten worden gecontroleerd en gecoördineerd.
Vroeger zou ik een virtuele assistent inhuren, maar tegenwoordig kan ik gebruikmaken van enkele automatiseringen om ervoor te zorgen dat ik geen conflicten of gemiste afspraken heb. Toegegeven, het kostte veel vallen en opstaan om mijn weg te vinden in de vele beleidsregels en firewalls van de verschillende organisaties waarmee ik werk. Maar met behulp van enkele eenvoudige prompts versnelde ik mijn leercyclus en verfijnde ik een kalenderoplossing die werkt voor mijn unieke situatie.
De realiteit van de gebruiksvriendelijkheid van AI-tools
De verschillen in gebruiksvriendelijkheid van AI-tools hebben me verrast. Onlangs probeerde ik de interne, bedrijfseigen LLM van een bedrijf te gebruiken voor projectanalyse; deze kon eenvoudigweg geen datumrekeningen uitvoeren, bijvoorbeeld: "Hoeveel kalenderdagen staan er nog in mijn planning?"
De ingenieur vertelde me dat mijn prompt zwak was, maar als gebruiker verwachtte ik dat de tool mijn intentie als PM zou afleiden. Ook bieden Copilot en Gemini zeer beperkte gebruiksmogelijkheden binnen mijn productiviteitssuite. Het zou geen verrassing moeten zijn, maar elke tool heeft zijn eigen gebruikerservaring.
De verschillen in gebruiksvriendelijkheid van AI-tools hebben me verrast. Het zou geen verrassing moeten zijn, maar elke tool heeft zijn eigen gebruikerservaring.
Hoe een technologiestack evolueert met AI-gestuurde tools
Geïntegreerde platforms zijn tegenwoordig nuttiger. Met veel verschillende apps en tools op kantoor en op mijn telefoon vereenvoudig ik waar mogelijk. Zo heb ik onlangs mijn geliefde Trello-borden ingeruild voor de ingebouwde taakbeheerders in Microsoft Outlook die mijn klant gebruikt en Google Workspace dat mijn adviesbureau gebruikt. In de loop der jaren heb ik af en toe Zapier geprobeerd om toonaangevende PM-tools te integreren met behulp van geautomatiseerde workflows, maar in een steeds complexere technologiewereld is het aantrekkelijker om alles op één plek te hebben.
ChatGPT Plus is mijn eerste stop voor de meeste zaken. Ik vind het prettig dat Gemini toegang heeft tot al mijn Google-documenten. Ik heb letterlijk tientallen gespecialiseerde PPM-tools met AI geprobeerd, maar ik kom steeds terug bij deze twee.
Waarom eenvoud essentieel is bij de keuze van een technologiestack
Onderzoek toont aan dat de mensheid te maken heeft met een exponentiële groei van verandering en complexiteit. Eerst vervingen een dozijn streamingdiensten mijn enkele kabeltelevisieabonnement, en nu bevat het opstellen van een e-mail drie AI-plug-ins.
De wetenschap toont aan dat het menselijk brein slechts een beperkte hoeveelheid complexiteit tegelijk kan verwerken. Daarom moeten we de vaardigheid beheersen om in en uit te zoomen, in plaats van onze aandacht voortdurend over een dozijn verschillende zaken tegelijk te verdelen.
Het oude argument voor technologieplatforms richtte zich op kostenefficiëntie, zowel wat licentiekosten als de inspanning voor invoering betreft. Eenvoud zal echter zijn eigen beloning zijn naarmate we in de jaren 2030 een steeds meer versnipperde technologiewereld binnengaan.
Hoe AI projectmanagement helpt vereenvoudigen
In mijn werk met DC Public Schools heb ik twee belangrijke trends waargenomen.
- Elke manager had PM-vaardigheden nodig, omdat tekorten op het gebied van budget en personeel het aannemen van professionele projectmanagers verhinderden. Dit betekent dat professionele PM's meer waarde toevoegen wanneer ze niet alleen PM-taken uitvoeren, maar hun collega's ook PM-verantwoordelijkheden aanleren en overdragen.
- Een operationele afdeling of organisatie profiteert van eenvoudig projectmanagementbeleid. Negentig procent van het werk van het team bestaat uit onderhoud van faciliteiten, registratie van gezinnen en voedseldistributie. Daardoor heeft het team niet de capaciteit voor een formeel PM-raamwerk zoals Scrum. In plaats daarvan verstrekten we beknopte documenten over PM-beleid (bijvoorbeeld: elk project gebruikt het werkblad voor het charter van één pagina) en PM-vaardigheden (bijvoorbeeld: hoe je diplomatiek opvolging geeft aan te late taken).
Om die éénpagina-documenten te maken, onderzocht ik eerst de principes achter het PM-proces. Ik vroeg GenAI naar de doelen en dynamiek van een projectcharter en vergeleek het antwoord vervolgens met mijn eigen ervaring en opleiding. Ten tweede gaf ik de opdracht om een concept voor een beleid van één pagina te genereren. Voor het charter omvatte dit een werkblad dat teams konden gebruiken om de 5 W's van een project te verkennen (bijv. Waarom zouden ouders zich zorgen moeten maken over dit openbare-schoolproject? Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden?). Ten derde deelde ik het conceptwerkblad met teamleden en managers en verzamelde ik hun feedback. Ten vierde voerde ik die feedback en mijn eigen analyse in GenAI in om het werkblad te verfijnen. Ik merk dat zowel AI-plug-ins als GenAI-chatbots het beste werken met eenvoudige taken. Vaak bestaat de eerste stap eruit dat je de tool complexe PM-concepten laat opsplitsen in uitvoerbare taken.
Wanneer AI-tools niet thuishoren op de werkplek
Vaak voelen technologieleiders druk om tools van leveranciers uit te rollen die eenvoudigweg nog niet de veiligheidscontroles bieden die nodig zijn om echte schade te voorkomen. Ik werk met veel risicomijdende organisaties, zoals organisaties in de infrastructuur-, onderwijs- en defensiesector. Ik moedig die leiders aan om zonder schroom op te scheppen over de mogelijkheden die al aanwezig zijn en die de flitsende nieuwe AI waar iedereen om vraagt vaak kunnen overtreffen.
Een organisatie waarmee ik werk verbiedt bijvoorbeeld momenteel alle platforms met autonome AI-agents, en vanuit mijn perspectief gebeurt dat om alle juiste redenen. In plaats daarvan is dezelfde organisatie begonnen met een herziening van haar governance, waardoor de bureaucratie rond projecten wordt verminderd en ze bestaande workflowautomatiseringen kan gebruiken.
De eerste aanwijzingen zijn dat projectgoedkeuringen zullen versnellen van maanden naar dagen, zonder de aanschaf van copycat-technologie over te nemen die we in de krantenkoppen zien.
Projectmanagement heroverwegen in een door AI aangedreven werkomgeving
We zien de meest ontnuchterende voorspelling al uitkomen: personeelsmanagers gebruiken steeds vaker door AI aangedreven medewerkers in plaats van nieuwe werknemers aan te nemen. Dit geldt vooral in de technologiesector.
Drie jaar geleden bevonden we ons in het tijdperk van de software-engineer op middenniveau die miljonair werd. Tegenwoordig geldt dat alleen nog voor AI-engineers en krijgt de rest van het technologiepersoneel te maken met toenemende concurrentie. Toegegeven, we bevinden ons nog steeds in de AI-hypecyclus en uiteindelijk zal er een correctie van de zeepbel plaatsvinden. Maar elke PM moet zijn of haar plaats in een door AI aangedreven werkomgeving onmiddellijk heroverwegen.
We zien de meest ontnuchterende voorspelling al uitkomen: personeelsmanagers gebruiken steeds vaker door AI aangedreven medewerkers in plaats van nieuwe werknemers aan te nemen. Elke PM moet zijn of haar plaats in een door AI aangedreven werkomgeving onmiddellijk heroverwegen.
Volg mee
Je kunt Jesse Fewell volgen op LinkedIn en op zijn website. Of bekijk zijn boek Untapped Agility.
Er volgen nog meer interviews met experts van The Digital Project Manager!
