Projectworks AI-functies: van ingebedde werkstromen tot agentgestuurde resourceplanning
Van begin tot eind: De AI van Projectworks verbindt voorstellen, uitvoering, resourceplanning, financiën en facturatie, waardoor dubbel werk binnen adviesactiviteiten wordt verminderd.
Menselijke controle: Kea doet aanbevelingen voor wijzigingen in de personeelsinzet en brengt conflicten aan het licht, terwijl managers acties goedkeuren voordat operationele gegevens worden gewijzigd.
Sneller plannen: Resourceplanning wordt responsiever door prompts te gebruiken om overboeking, afwezigheden en wijzigingen in de planning te identificeren.
Ingebouwde waarborgen: Bestaande machtigingen worden overgenomen in verbonden AI-tools, waardoor de toegang tot gevoelige gegevens wordt beperkt en voor de meeste updates goedkeuring vereist is.
Meetbare groei: Historische gegevens en expertise op het gebied van advieswerk geven AI direct bruikbare context, terwijl een betere personeelsinzet de benuttingsgraad en groei kan verbeteren.
Bekijk hoe Projectworks AI inzet voor voorstellen, capaciteitsplanning en urenstaten om niet-factureerbare administratie voor adviesbureaus te verminderen, terwijl mensen de controle houden over elke beslissing.
—----------------------------
Adviesbureaus zijn opgericht om klanten te bedienen, niet om zichzelf te runnen. De AI van Projectworks is ontworpen om die kloof te dichten door het backofficewerk af te handelen waar senior medewerkers geen tijd voor hebben of dat ze stilletjes verwaarlozen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks profileert zich als een groeiplatform voor adviesbureaus: één systeem voor voorstellen, contracten, projecten, financiën, resourceplanning, urenstaten, onkosten en facturering. Die structuur van begin tot eind maakt de AI zo nuttig. In plaats van een chatbot toe te voegen aan onsamenhangende tools, past Projectworks AI toe op een platform dat al het commerciële, operationele en financiële overzicht van het bureau bevat.
Ik denk dat de meeste dienstverlenende bedrijven er echt slecht in zijn om hun eigen bedrijf te runnen. Ze besteden al hun tijd aan factureerbaar werk en niemand heeft tijd om aan het backoffice te werken. En toch moet dat gebeuren.
Mark Orttung, die drie decennia heeft besteed aan het bouwen van technologieplatforms en het leiden van adviesbureaus, lichtte de AI-mogelijkheden van het platform toe tijdens de presentatie De toekomst van AI in projectmanagement. Hij beschreef de aanpak van Projectworks aan de hand van drie modi: AI die in een werkproces is ingebouwd, een agentische interface waaraan je opdrachten kunt geven en een koppeling met het AI-platform dat je team al gebruikt. Hieronder vind je een overzicht van wat de AI van Projectworks kan doen.
Een diepgaande blik op de AI-functies van Projectworks
1. Voorstellen: AI ingebouwd in het werkproces
De eerste modus is AI die je nauwelijks opmerkt. De voorsteltool van Projectworks, gevormd door een private bèta met een paar honderd bedrijven, bevindt zich binnen een CRM dat is gericht op adviesbureaus, met een verkoopkanaal, fasebewaking en een dashboard dat samenvat wat de status van elke deal is.
Centraal in elke deal staat het voorstel zelf. AI haalt de belangrijkste variabelen uit het document, zodat ze één keer kunnen worden gewijzigd en vervolgens door het hele voorstel heen worden doorgevoerd. Slimme blokken, zoals prijstabellen en digitale handtekeningen, voegen gestructureerde informatie toe die wordt meegenomen naar latere fasen. Teams kunnen ook voorstellen uploaden die ze eerder hebben gewonnen; het systeem gebruikt AI vervolgens om deze op te splitsen in herbruikbare inhoudsblokken.
Zodra een voorstel is ondertekend, kan rechtstreeks vanuit de deal een project worden aangemaakt. Het project wordt geleverd met een budget dat al vanuit het voorstel is ingevuld, zodat de gegevens zonder opnieuw invoeren van verkoop naar uitvoering doorstromen.
Menselijk toezicht is hierbij een kernprincipe van het ontwerp. Inhoudsblokken kunnen worden bewerkt en vergrendeld met toegangsrechten (bijvoorbeeld algemene voorwaarden), bureaus kunnen beginnen met standaardtemplates en elk voorstel wordt door een persoon beoordeeld voordat het wordt gedeeld.
Voorstellen zijn waarschijnlijk een van de laatste dingen die je ooit zult doen zonder dat er een mens bij betrokken is. Het moet er perfect uitzien en het moet kloppen. Je gaat immers een financiële verplichting aan tegenover deze klant.
Zo haal je de meeste waarde uit AI-ondersteunde voorstellen:
- Vul de inhoudsbibliotheek met eerdere successen: Door voorstellen te uploaden die al zijn afgerond, krijgt het systeem bewezen materiaal om opnieuw te gebruiken.
- Vergrendel wat niet mag veranderen: Stel toegangsrechten in voor juridische voorwaarden en andere standaardinhoud, zodat het team zonder goedkeuring niet zelf wijzigingen kan aanbrengen.
- Bouw een bureautemplate: Als drie van je tien secties vrijwel altijd hetzelfde zijn, maak ze dan onderdeel van de template.
- Zet gewonnen deals rechtstreeks om in projecten: Door het project vanuit het ondertekende voorstel aan te maken, blijven budgetten tussen verkoop en uitvoering consistent.
2. Kea: Een agentische interface voor resourceplanning
De tweede modus is Kea, de AI-agent van Projectworks, die momenteel het meest zichtbaar is in de resourceplanning.
Het resourcingscherm geeft een visueel beeld van het bedrijf: een samenvattende grafiek die factureerbare opdrachten vergelijkt met het factureerbare doel van het bedrijf, en een warmtekaart die laat zien wie volledig bezet is, wie onderbezet is en wie overboekt is. Kea plaatst een promptinterface boven op diezelfde gegevens.
Tijdens de demo leverde een eenvoudige vraag over wie in een bepaalde week overboekt was niet alleen overschrijdingen van de capaciteit op, maar ook uitzonderingsgevallen, zoals een consultant met uren die tijdens een geplande vakantie waren geboekt. Een complexere prompt vroeg Kea om om te gaan met een teamlid dat twee weken niet beschikbaar zou zijn; Kea stelde voor zijn uren over drie collega's te verdelen en wachtte op goedkeuring voordat er wijzigingen werden aangebracht. In een ander voorbeeld werd een klant die twee weken later wilde beginnen geholpen door Kea opdracht te geven het hele project te verschuiven, in plaats van elke persoon regel voor regel te verplaatsen.
"We proberen aan te sluiten bij waar jij je bevindt. Als je in de visuele interface wilt werken, doen we dat. Als je in de promptinterface wilt werken, doen we dat."
— Mark Orttung, CEO, Projectworks
Naast de cijfers merkte Orttung op dat taalmodellen ook goed geschikt zijn voor kwalitatieve signalen, zoals de toon van de communicatie tussen mensen, waarop resourcemanagers vaak naast capaciteitsgegevens vertrouwen.
Zo ga je aan de slag met Kea:
- Stel de vragen waar je normaal naar zou zoeken: Overboekingen, hiaten en conflicten kunnen met één prompt zichtbaar worden gemaakt, in plaats van door de warmtekaart te scannen.
- Gebruik het voor herplanning: Afwezigheden en wijzigingen in klantdatums zijn precies het soort aanpassingen voor meerdere personen dat Kea in één keer kan voorstellen.
- Laat goedkeuringen ingeschakeld terwijl je vertrouwen opbouwt: Kea kan zo worden ingesteld dat het zonder goedkeuring handelt, maar door eerst te vragen kun je elke wijziging controleren.
3. MCP-koppeling: Werken met Projectworks vanuit Claude
De derde modus brengt Projectworks naar de AI-tools die teams al gebruiken. Via de MCP-koppeling kunnen gebruikers Projectworks-gegevens vanuit Claude lezen en bewerken.
In de demo las Claude een samenvatting van een teamoverleg over de voortgang (het soort resultaat dat de meeste AI-notulisten al genereren) en gebruikte die om urenregistraties voor twee consultants op te stellen, gebaseerd op wat zij over hun week hadden verteld. Toen twee tijdcodes dezelfde naam hadden, vroeg Claude welke bedoeld was. Zoals Orttung aangaf, verwijzen mensen in vergaderingen niet naar projectcodes; ze beschrijven het werk, dus de AI heeft soms hulp nodig om de twee aan elkaar te koppelen.
Na het vernieuwen van Projectworks waren de urenregistraties ingevuld en klaar voor controle door elke consultant.
Haal het meeste uit de MCP-koppeling:
- Haal tools binnen die je al gebruikt: In plaats van een eigen notulist te bouwen, laat Projectworks je de tool gebruiken die je team het liefst gebruikt.
- Stel machtigingen bewust in: Bepaal afzonderlijk hoeveel vrijheid het taalmodel krijgt om gegevens te lezen en hoeveel om ze te schrijven.
- Verwacht verduidelijkende vragen: Onduidelijkheid tussen gesproken beschrijvingen en systeemregistraties is normaal, en door die snel op te lossen blijven de registraties nauwkeurig.
4. Besturing en toegangsbeheer
Nu AI steeds meer operationeel werk overneemt, wordt controle de voor de hand liggende zorg. Het antwoord van Projectworks is dat AI nooit meer ziet dan de gebruiker.
Wanneer iemand verbinding maakt via MCP, logt die persoon in als zichzelf en zijn alle bestaande machtigingen van toepassing. Een projectmanager die de urenregistraties van het team kan bekijken, kan Claude deze laten bijwerken; een individuele consultant die op dezelfde manier werkt, ziet voornamelijk alleen de eigen gegevens. Gevoelige informatie, zoals kostentarieven — vaak een van de meest beperkte gegevenstypen binnen een bedrijf — blijft verborgen voor iedereen zonder toegang.
Beheerders beheren dit via een gedetailleerd toegangscontrolesysteem, van brede aan/uit-instellingen tot geavanceerde, specifieke opties, en die instellingen zijn op dezelfde manier van toepassing op AI als op de webinterface. Voor schrijfbewerkingen is vrijwel altijd expliciete goedkeuring vereist, en een afgewezen suggestie kan later opnieuw worden bekeken door de prompt opnieuw uit te voeren.
Controle behouden terwijl AI meer taken overneemt:
- Vertrouw op bestaande machtigingen: Toegangsregels die in Projectworks zijn geconfigureerd, worden automatisch doorgevoerd naar Kea en verbonden LLM's.
- Bescherm kostengegevens: Houd margegevoelige informatie beperkt tot de mensen die deze nodig hebben.
- Pauzeer bij twijfel: Annuleer een voorgestelde wijziging, controleer de onderliggende gegevens en kom terug om deze goed te keuren zodra je zeker bent.
5. De Projectworks-methode: adviesexpertise op aanvraag
Wat Kea onderscheidt van een algemene assistent die op een stapel spreadsheets wordt losgelaten, is de Projectworks-methode: een kennisbank die is opgebouwd uit meer dan 150 jaar gecombineerde advieservaring binnen het team. Orttung, die zijn eerste baan had bij het werken aan de methodologie van Accenture, omschreef deze als een draaiboek dat Kea heeft verwerkt en op het juiste moment kan inzetten.
6. Migratie van historische gegevens: vanaf dag één nuttig
Een veelgestelde vraag bij AI-tools is hoeveel gegevens ze nodig hebben voordat hun aanbevelingen betrouwbaar genoeg zijn. Projectworks pakt dit tijdens de ingebruikname aan door de geschiedenis van een bedrijf te importeren: eerdere projecten, klanten, urenstaten en facturen, vaak uit spreadsheets in plaats van een bestaand platform. Daardoor beschikt Kea vanaf het begin over zinvolle context, in plaats van helemaal opnieuw te moeten leren.
Waarom dit belangrijk is: activiteiten die groei stimuleren
Orttung ziet operationele frictie in voorspelbare fasen ontstaan. Bij een omzet van ongeveer $5 tot $8 miljoen worden oprichters de bottleneck en moeten ze informatie delen met een breder team. Ergens tussen $25 en $35 miljoen moet ook het leiderschap zelf worden gedecentraliseerd. De financiële administratie van projecten loopt meestal als eerste vast, gevolgd door resourcebeheer zodra de ene persoon die de vaardigheden van iedereen kent het niet meer kan bijbenen.
De eigen gegevens van Projectworks laten zien wat betere bedrijfsvoering oplevert. Klanten die resources twee maanden vooruit plannen, zien ongeveer 8% hogere benutting, net geen 25% hogere omzet per medewerker en een ongeveer 20 tot 25% snellere groei dan klanten die dat niet doen. Een groot deel daarvan komt door het afstemmen van startdatums op de personeelsbezetting: een team van acht mensen dat drie weken niets te doen heeft bij een marge van 33% betekent negen factureerbare weken om alleen quitte te spelen.
Voor bedrijven die de ROI van AI meten, adviseert Orttung om te beginnen met de bespaarde tijd, vooral bij voorstellen waarvoor senior medewerkers uren besteden aan het zoeken naar eerdere content, en vervolgens het winstpercentage als tweede-ordevoordeel bij te houden.
More Articles
AI-functies van Projectworks versus andere tools
De aanpak van Projectworks draait om het verbinden van de volledige klantlevenscyclus, in plaats van één onderdeel ervan te optimaliseren.
- Bedrijven gebruiken vaak een CRM en een afzonderlijk systeem voor resourceplanning die niet goed geïntegreerd zijn, waardoor aannames over de verkooppijplijn en leveringsplannen uit elkaar gaan lopen.
- LLM's voor algemeen gebruik kunnen geëxporteerde spreadsheets analyseren, maar missen ingebouwde adviesmethodologie en de actuele toegangscontroles van het bedrijf.
- Projectworks verbindt voorstellen, contracten, projectfinanciën, resourceplanning en facturering in één systeem en voegt AI toe aan die gecombineerde context.
Het resultaat is AI die een ondertekend voorstel kan omzetten in een project met budget, het vervolgens kan helpen bemannen, de voortgang kan volgen en ervoor kan factureren, zonder gegevens tussen verschillende tools op elkaar te hoeven afstemmen.
Wat staat er hierna te gebeuren met de AI van Projectworks?
Kea begon met resourceplanning en urenstaten en wordt nu uitgebreid naar het volledige product, sneller dan het team had gepland, deels omdat Projectworks AI gebruikt om het product te bouwen.
Orttung beschrijft de richting als een combinatie van een systeem van registratie en een actiesysteem: Projectworks blijft de bron van waarheid voor welk werk is uitgevoerd en of het winstgevend was, terwijl Kea steeds meer het werk zelf uitvoert, van het invullen van urenstaten tot het voorbereiden van facturen en het ondersteunen van voorstellen.
Wij zijn de plek waar we de bron van waarheid kunnen zijn. En nu hebben we wat we een actiesysteem noemen, waarmee we zullen proberen het werk voor je te doen.
Verder vooruitkijkend verwacht Orttung dat urenstaten een van de eerste taken zullen zijn die mensen niet langer handmatig uitvoeren, waarbij AI conceptvermeldingen opstelt op basis van tickets, agenda's en statusvergaderingen die consultants kunnen controleren. Het voorbereidende werk voor voorstellen, zoals uitzoeken wie twee weken geleden wat heeft gebouwd, zal waarschijnlijk volgen, zodat teams zich kunnen richten op het uitwerken van een overtuigend verhaal.
Hij vergelijkt het huidige moment met de komst van elektriciteit in fabrieken. De eerste stap waren gloeilampen; daarna kwamen gedeelde motoren; pas later werd de hele productielijn opnieuw doordacht. Volgens hem bevinden de meeste bedrijven zich met AI nog steeds in het gloeilampstadium, en Projectworks wil hen helpen opnieuw vorm te geven aan de manier waarop ze werk van begin tot eind binnenhalen, uitvoeren en betaald krijgen.
Als je meer wilt weten over hoe Projectworks AI gebruikt om adviesbureaus aan te drijven, bekijk het hier.
