De carrièrebevorderende manier om je baan als projectmanager op te zeggen
We hebben allemaal wel eens gefantaseerd over hoe het zou voelen om onze baan op te zeggen. In ons hoofd lijkt het eenvoudig: gewoon naar het kantoor van je baas lopen, zeggen: “Ik neem ontslag!”, en weglopen. Maar in werkelijkheid? Een baan verlaten is nooit zo eenvoudig.
Zelfs als je klaar bent om verder te gaan, kan ontslag nemen een mix van emoties oproepen: enthousiasme, opluchting, misschien zelfs een beetje schuldgevoel of onzekerheid. En als het vertrek niet je eigen keuze is (hallo, ontslagen), kunnen die gevoelens nog sterker zijn.
Voeg daar de complexiteit aan toe van ontslag nemen als projectmanager. Projecten die je hebt aangestuurd, zweven plotseling ergens halverwege zonder duidelijke eindbestemming. Als er geen overdrachtsplan is, moet je team zich in allerlei bochten wringen en voelt je vertrek meer als een ramp dan als een bitterzoet afscheid.
Maar ontslag nemen hoeft geen chaos te betekenen of bruggen te verbranden. Ik heb gemerkt dat je met een beetje planning op je eigen voorwaarden kunt vertrekken, met een gevoel van kracht en in overeenstemming met je waarden, ongeacht de omstandigheden.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Zelfs als je niet van plan bent om binnenkort ontslag te nemen, is het beste moment om je vertrek voor te bereiden lang voordat je je ontslag aankondigt. Eerlijk gezegd? Ik zou zeggen dat het begint op de eerste dag van een nieuwe baan (dus houd deze tips in gedachten voor je volgende functie).
Als PM die al heel wat vertrekken heeft meegemaakt, is dit mijn advies om op een goede manier te vertrekken.
Maak een overdrachtsplan
Een baan verlaten gaat niet alleen over je bureau leegruimen (of voor de laatste keer uitloggen bij Slack). Als je op goede voet wilt vertrekken, moet je een overdrachtsplan maken. Zonder zo’n plan kunnen je projecten door je vertrek in het ongewisse raken en onnodige stress veroorzaken voor iedereen die erbij betrokken is. Een beetje planning nu kan een enorm verschil maken.
Breng je verantwoordelijkheden in kaart
Jij kent je rol beter dan wie dan ook. Natuurlijk heeft je baas misschien je functieomschrijving opgeslagen, maar we weten allemaal dat het werk van een projectmanager nooit volledig in een functieomschrijving wordt vastgelegd.
Maak daarom voordat je vertrekt een document waarin je alles beschrijft wat je doet, samen met een aanbevolen aanpak voor de overdracht van die verantwoordelijkheden. Moeten bepaalde taken worden overgedragen aan een collega? Zijn er taken die helemaal kunnen (of moeten) worden afgebouwd?
Documenteer processen
We maken ons er allemaal schuldig aan dat we werkwijzen creëren die alleen wij kennen. Het is belangrijk om je processen te documenteren, vooral voor de taken die je aan een collega wilt overdragen.
Gebruik het document dat je hebt gemaakt om je verantwoordelijkheden in kaart te brengen en zoek naar de verantwoordelijkheden waarvoor duidelijke processen bestaan. Maak vervolgens stapsgewijze handleidingen voor de processen waarvan je weet dat ze na je vertrek moeten worden uitgevoerd. Er zijn geweldige tools die hierbij kunnen helpen, waaronder Scribe of Loom voor video-SOP’s.
Breng potentiële risico’s in kaart
Net als elke overgang brengt het verlaten van je bedrijf risico’s met zich mee, vooral voor de projecten die je achterlaat. Denk na over wat er in de nabije toekomst mis kan gaan en documenteer die risico’s, zodat je team weet waar het op moet letten en hoe het ermee moet omgaan.
Enkele voorbeelden van risico’s die je mogelijk wilt documenteren:
- Project Z loopt momenteel achter op schema volgens de schema-prestatie-index en heeft prioriteit gekregen in de volgende sprint. Blijf ervoor zorgen dat die deadlines worden gehaald om weer op schema te komen.
- Klant M was onlangs gefrustreerd door de hoeveelheid bugs op de ontwikkelomgeving, dus zorg voor grondige kwaliteitsborging bij de volgende iteratie.
- We moeten de nieuwe klant binnen de komende week een kick-off laten inplannen om het project naast het werk voor andere klanten te kunnen inpassen.
Ruim je bestanden op
Bestandsbeheer is zoiets dat je gemakkelijk laat versloffen wanneer je midden in projectwerk zit. Maar neem voordat je vertrekt even de tijd om alles op te ruimen. Organiseer mappen, controleer nogmaals of belangrijke documenten toegankelijk zijn en zorg ervoor dat alles op een begrijpelijke manier is gelabeld (geen final_v3_revised_FINAL meer).
Enkele zaken die je vóór je laatste werkdag moet afronden:
- Zorg ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot belangrijke bestanden. Je wilt niet dat je team geen toegang meer heeft tot belangrijke documenten.
- Als je specifieke naamgevingsconventies of mapstructuren hebt gebruikt, leg deze dan vast zodat anderen alles consistent kunnen houden.
- Als bepaalde bestanden of systemen extra context vereisen, laat dan een korte notitie achter of maak een eenvoudige handleiding om je team te helpen ermee te werken.
Gegevens en successen verzamelen
Wanneer je een baan verlaat, is het gemakkelijk om volledig op te gaan in ervoor zorgen dat je team succesvol verder kan gaan — maar vergeet ook jezelf niet. Neem voordat je vertrekt de tijd om bewijs van je successen te verzamelen.
Waarom zou je dat doen? Zodra je vertrokken bent, wordt het namelijk veel moeilijker om deze details terug te vinden. Dat project dat je hebt vlotgetrokken, het proces dat je efficiënter hebt gemaakt, de klant die enthousiast was over de samenwerking met jou — je vergeet de details snel. En wanneer je je cv bijwerkt, over een salarisverhoging onderhandelt of je op sollicitatiegesprekken voorbereidt, maken sterke cijfers en concrete voorbeelden een groot verschil.
Houd je statistieken bij
Cijfers zijn belangrijk en concrete resultaten kunnen je cv en toekomstige sollicitaties maken of breken. Neem daarom de tijd om de belangrijkste statistieken vast te leggen die je impact benadrukken:
- Het totale aantal projecten waaraan je hebt gewerkt (inclusief looptijd, budget enzovoort)
- Het totale bedrag aan omzet dat je hebt beheerd
- Het bedrag aan omzet dat voortkwam uit extra werk dat je klanten hebben afgenomen
- Winstmarges van je projecten
- Processen die je hebt ingevoerd en waarmee je tijd hebt bespaard of kosten hebt verlaagd
Bewaar lof en waardering
Complimenten van klanten, erkenning van managers en waardering van collega's zijn waardevolle getuigenissen van je werk. Als je ervoor zorgt dat je deze vóór je laatste werkdag hebt vastgelegd, kan dat helpen wanneer je referenties nodig hebt of later aanbevelingen op LinkedIn wilt vragen. Zo pak je dat aan:
- Stuur e-mails met positieve feedback door naar je persoonlijke e-mailadres of maak een map om schermafbeeldingen in te bewaren
- Vergeet niet om complimenten uit Slack, Teams of chatprogramma's te kopiëren en in een document te plakken
- Als iemand je tijdens je laatste vergaderingen mondeling complimenteert, noteer dit dan in een privénotitie zodat je het niet vergeet
Werk voor je portfolio downloaden (indien toegestaan)
Als je aan projecten voor een extern publiek hebt gewerkt, is dit het moment om alles op te slaan waarmee je later je ervaring kunt laten zien. Of het nu gaat om links naar definitieve opleveringen, schermafbeeldingen van dashboards die je hebt gebouwd of casestudy's waarin je werk wordt belicht, als je dit bij de hand hebt, wordt het bijwerken van je cv of portfolio een stuk eenvoudiger.
Zorg er wel voor dat je alles dubbel controleert met je bedrijf en klanten voordat je iets opslaat. Sommige materialen kunnen vertrouwelijk zijn, en het laatste wat je wilt, is onderweg naar buiten het bedrijfsbeleid overtreden. Hier zijn een paar dingen die je zou moeten opslaan als dat mogelijk is:
- Definitieve rapporten of presentaties die je hebt gemaakt
- Casestudy's waarin projectresultaten worden samengevat
- Openbare middelen (blogposts, marketingmaterialen, UX/UI-ontwerpen, enz.)
- Schermafbeeldingen van dashboards, workflows of tools die je hebt gebouwd of geoptimaliseerd
- Sjablonen, draaiboeken of raamwerken die je hebt gemaakt
- Datavisualisaties die het succes van projecten laten zien
- Trainingsmateriaal of handleidingen die je hebt gemaakt
Erken je collega's
Terwijl je druk bezig bent met het afronden van projecten en het overdragen van verantwoordelijkheden, mag je de mensen niet vergeten. Hoe klaar je ook bent om verder te gaan, je vertrek zal op korte termijn wat extra werk voor je team opleveren. Neem dus even de tijd om de mensen te bedanken die je tijd daar beter hebben gemaakt en hun bijdrage te erkennen; dat kan veel betekenen.
Bedank hen
Als er collega's zijn die je hebben gesteund, met je hebben samengewerkt of je werkdagen aangenamer hebben gemaakt, bedank hen dan! Een beetje waardering kan de overgang soepeler laten verlopen en een goede blijvende indruk achterlaten. Een paar ideeën:
- Geef degenen die het na je vertrek een paar moeilijke weken kunnen hebben een klein bedankcadeau, zoals een koffiecadeaubon
- Plan koffie- of lunchafspraken (virtueel of persoonlijk) met de collega's die je het meest zult missen
- Laat op je laatste werkdag of op de maandag na je vertrek bloemen of een handgeschreven briefje bezorgen bij een geweldige manager
Geef complimenten
Als je het voorrecht hebt gehad om met geweldige collega's te werken, zorg er dan voor dat hun inspanningen niet onopgemerkt blijven. Een beetje erkenning kan een betekenisvol afscheidscadeau zijn—vooral als je vertrek buiten een formele beoordelingsperiode valt. Een paar manieren om dit goed aan te pakken:
- Dien positieve feedback in via het interne erkenningssysteem van je bedrijf (als ze dat hebben)
- Stuur hun manager een e-mail met specifieke complimenten over hun bijdragen
- Schrijf een weloverwogen aanbeveling op LinkedIn
Houd feedback constructief
Misschien was niet alles aan je baan perfect, en als je feedback wilt delen, is het prima om eerlijk te zijn—maar voorkom dat het een klaagsessie wordt. Bruggen verbranden helpt niemand, en je weet nooit wanneer je voormalige collega's weer tegenkomt. De beste aanpak voor het delen van constructieve feedback:
- Als je bedrijf een exitgesprek heeft, gebruik dat dan als gelegenheid om weloverwogen feedback te geven
- Richt je op verbeteringen die je voormalige team kunnen helpen vooruitgang te boeken
- Houd het professioneel—deel observaties, geen klachten
Blijf in contact
Het feit dat je een baan verlaat, betekent niet dat je het contact met de mensen met wie je hebt gewerkt moet verliezen. Voormalige collega's en klanten zijn vaak goede bronnen voor het vinden van banen in de toekomst. Met een beetje inzet nu kun je die relaties nog lang na je laatste werkdag sterk houden. Zo doe je dat:
Maak verbinding op LinkedIn
Zorg er voordat je vertrekt voor dat je verbonden bent met collega's, klanten en iedereen met wie je op LinkedIn in contact wilt blijven. Als je nauw met iemand hebt samengewerkt en een geweldige ervaring hebt gehad, neem dan een paar minuten de tijd om die persoon een aanbeveling op LinkedIn te schrijven. Wees ook niet bang om er een terug te vragen. Hier staat geen tijdslimiet op, maar het kan natuurlijker zijn om die uitnodigingen rond het moment van je vertrek te versturen.
Voorbeeld van een LinkedIn-bericht
"Hoi [naam], ik heb het echt leuk gevonden om met je samen te werken en heb veel geleerd van onze tijd samen. Als je ervoor openstaat, zou ik graag een LinkedIn-aanbeveling van je ontvangen over [specifiek project of specifieke vaardigheid]. Helemaal geen druk — ik dacht: ik vraag het nu alles nog vers in het geheugen ligt!"
Neem afscheid
Een goed geschreven afscheidsmail of Slack-bericht is een geweldige manier om op een positieve manier af te sluiten. Houd het kort en waarderend. Zorg ervoor dat je je team kort bedankt, een of twee hoogtepunten uit je tijd bij het bedrijf noemt (een project, een herinnering of wat je hebt geleerd) en je contactgegevens of LinkedIn deelt als je contact wilt houden. Hier zijn enkele voorbeeldmails om je op weg te helpen.
Korte en vriendelijke afscheidsmail
Voorbeeldmail
Hallo allemaal -
Zoals velen van jullie weten, is volgende vrijdag mijn laatste dag bij Agency ABC. Het was ontzettend fijn om met jullie allemaal samen te werken. Ik ben enorm trots op het werk dat we samen hebben gecreëerd en kijk ernaar uit om te zien wat jullie blijven doen!
Ik zou graag contact houden; voel je vrij om contact met me te leggen op LinkedIn.
Overdrachtsmail aan een klant
Voorbeeldmail
Hallo Stephanie -
Ik wil je laten weten dat aanstaande vrijdag mijn laatste dag bij Agency ABC is. Adam Smith wordt vanaf nu je projectmanager; hij staat in de cc van deze e-mail. Ik heb hem uitgebreid bijgepraat over het werk dat we samen hebben gedaan en over de lopende projecten waaraan we werken.
Hij neemt binnenkort contact met je op om tijd in te plannen om kennis te maken. Neem hem vanaf nu tot mijn vertrek op in alle communicatie en ik zal hetzelfde doen om een soepele overdracht te garanderen.
Persoonlijke afscheidsmail
Voorbeeldmail
Hallo Stephanie -
Zoals eerder vermeld, is aanstaande vrijdag mijn laatste dag bij Agency ABC. Het was een waar genoegen om met jou en het team van Client X samen te werken.
Ik vond het vooral geweldig om samen aan onze kerstcampagne te werken en ben dankbaar voor de samenwerking die we de afgelopen jaren hebben opgebouwd.
Ik zou graag contact houden om al het geweldige werk dat jij en het team doen te blijven volgen en te zien of er in de toekomst mogelijkheden zijn om weer samen te werken. Je kunt me vinden op LinkedIn of je kunt me hier bereiken: [e-mailadres]. Als je ervoor openstaat, zou ik ook een aanbeveling op LinkedIn waarderen en ik kan hetzelfde voor jou doen!
Houd de deur open
Je volgende kans kan afkomstig zijn van een voormalige collega of klant. Ik heb het zo vaak zien gebeuren — voormalige collega's die leidinggevenden bij een wervend bedrijf worden, oude klanten die contact opnemen met freelancewerk of connecties die leiden tot onverwachte baanaanbiedingen. Een paar voorbeelden uit mijn eigen leven:
- Twee van mijn banen heb ik gekregen doordat voormalige collega's bij die bedrijven gingen werken en me hebben aanbevolen
- Eén baan kreeg ik doordat een voormalige klant me in dienst nam
- Ik heb freelancewerk gekregen van een voormalige leverancier
- Ik heb voormalige collega's bij verschillende bedrijven met elkaar in contact gebracht om samen te werken
- Ik heb een voormalige collega aanbevolen voor een functie binnen mijn bedrijf en zij heeft de baan aangenomen
- Ik onderhoud al meer dan 10 jaar vriendschappen met collega's van vorige bedrijven
Enkele manieren om relaties levend te houden:
- Reageer op hun LinkedIn-berichten of deel ze
- Stuur af en toe een kort bericht om te vragen hoe het gaat — vooral als je ziet dat iemand een werkjubileum viert of promotie heeft gemaakt
- Als je naar een evenement in de sector gaat, kijk dan of er voormalige collega's aanwezig zijn en praat persoonlijk bij
Omarm de emoties
Wanneer je een nieuwe functie in het vooruitzicht hebt—zeker als je daar enthousiast over bent—is het makkelijk om je te willen richten op wat hierna komt. Maar zelfs wanneer je klaar bent om een bedrijf te verlaten, kunnen er gemengde gevoelens zijn. Je loopt niet alleen weg van een baan—je laat ook projecten achter waar je persoonlijk bij betrokken was, collega's met wie je een band hebt opgebouwd en de routines die je dagelijks leven vormgaven.
Persoonlijk ben ik verrast door de emoties die tijdens een baanovergang naar boven komen. Meer dan eens merkte ik dat ik onverwacht verdrietig was om het verlaten van werkomgevingen die, als ik eerlijk ben, niet eens zo geweldig waren. Maar nadat ik dit een paar keer had meegemaakt, realiseerde ik me dat het verwerken van die emoties—in plaats van ze weg te drukken—de overgang juist soepeler maakt.
Dus als je je een beetje overweldigd voelt terwijl je je voorbereidt om te vertrekken, zijn hier een paar manieren om ermee om te gaan.
Neem even de tijd
Het gesprek met je manager waarin je vertelt dat je vertrekt, is belangrijk. Zelfs als alles soepel verloopt, kan het nog steeds erg emotioneel beladen aanvoelen. Er is opluchting, spanning, enthousiasme—en in sommige gevallen zelfs schuldgevoel.
Geef jezelf na het gesprek even de tijd om het te verwerken voordat je weer aan het werk gaat. Drink koffie met een collega met wie je goed kunt opschieten, maak een korte wandeling of ga even naar buiten voor wat frisse lucht voordat je naar je volgende vergadering gaat.
Erken de gemengde gevoelens
Zelfs als je niet kunt wachten om je functie te verlaten, is het oké om je een beetje verdrietig, nostalgisch of onzeker te voelen. Je hebt een deel van je leven in deze functie doorgebracht en aan overgangen—hoe positief ze ook zijn—kleeft emotioneel gewicht.
Schrijf op waar je dankbaar voor bent uit deze baan (ja, zelfs als je er een hekel aan had). Zelfs de slechtste functies hebben een lichtpuntje. Misschien was het een vaardigheid die je hebt opgedaan, een collega die een vriend is geworden of een project waardoor je bent gegroeid. Richt je aandacht op wat je meeneemt in plaats van op wat je achterlaat.
Bereid je voor op je laatste dag
Afscheid nemen is vreselijk. Zorg daarom dat je iets leuks hebt gepland waardoor de dag meer als een viering voelt in plaats van als zomaar een werkdag die toevallig je laatste is. Plan een borrel met collega's, ga uit eten met familie of trakteer jezelf—bijvoorbeeld door voor de laatste keer te lunchen bij je favoriete plek.
Wat komt hierna?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
