Gestreste projectmanager? 10 tips om je motivatie terug te krijgen
Ben je een gestreste projectmanager? Het is niet verrassend dat projectmanagement ongelooflijk stressvol kan zijn. Wij zijn verantwoordelijk voor oplevering op tijd, binnen budget en volgens de afgesproken scope, maar hebben vaak te maken met beperkte of slecht uitgeruste middelen, onrealistische verwachtingen van klanten en een takenlijst die gemakkelijk tot aan de maan en weer terug kan reiken. Dus wat kunnen we eraan doen? Moeten we als gestreste projectmanagers onze tanden op elkaar zetten en het leven maar verdragen, of is er een manier om onze projectmanagementvaardigheden terug te krijgen?
In deze blog zet ik mijn beste tips voor een gestreste projectmanager uiteen, gebaseerd op mijn eigen ervaringen met het managen van een aantal uitdagende projecten waardoor ik op het punt van instorten kwam te staan.
Het was een klassieke situatie van een onderbezet technologieteam en te weinig projectmanagers om het werk te dekken. Als gewetensvolle projectmanager leidde dit tot zes maanden slapeloze nachten. Het slaaptekort, in combinatie met de bijbehorende werkstress, putte me uit en zorgde ervoor dat ik in tranen uitbarstte—ik was een schim geworden van de bekwame projectmanager die ik wist te zijn.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Volwassenen in het Verenigd Koninkrijk brengen gemiddeld nu één dag per week online door. Als je in de technologiesector werkt, kan het voelen alsof we permanent met onze digitale schermen verbonden zijn. Als gevolg daarvan heeft in 2016 één op de drie volwassen internetgebruikers (34%) – het equivalent van 15 miljoen mensen in het Verenigd Koninkrijk – een periode offline gezocht (Ofcom 2016).
In de digitale sector komen steeds meer meldingen binnen over overwerkte omgevingen met hoge werkdruk, die het stress- en angstniveau opdrijven. Daar komt bij dat medewerkers standaard een mobiele telefoon krijgen, waardoor veel te veel van ons hopeloos proberen te multitasken tijdens vergaderingen en voortdurend de behoefte voelen om even te kijken. Dus hoe bereiken we die zo belangrijke balans tussen digitaal werk en privéleven – en hoe kunnen we onze teams helpen die ook te bereiken?
Tips voor een gestreste projectmanager
1. Plan je dag niet te vol
Als je een gestreste projectmanager bent, bekijk dan opnieuw de drie belangrijkste niet-onderhandelbare taken die je elke dag moet uitvoeren en zorg ervoor dat je er tijd voor blokkeert. Dit sluit aan bij de eenvoudige wijsheid dat je een taak eerder uitvoert wanneer je die in je agenda hebt gezet.
Een andere eenvoudige leermethode is om altijd tijd vrij te houden voor ongeplande taken die je dag kunnen verstoren. We hebben het allemaal meegemaakt: te veel vergaderingen direct na elkaar gepland, en zodra er iets misgaat, loopt de hele dag in de soep!
2. Breng een prioriteitenmatrix in kaart
De bekende matrix van Eisenhower, vaak de urgent-belangrijkmatrix genoemd, is een zeer nuttig hulpmiddel om je te concentreren op wat je zou moeten doen. Vooral het vierde kwadrant, dat van de dingen die je ‘niet moet doen’. Wat zijn jouw tijdverspillende gewoonten? Zoeken naar grappige GIFs? In je inbox staren, bestanden ordenen, oude e-mails archiveren? Gebruik dit de volgende keer dat je je gestrest voelt om een manier te vinden om je werk te prioriteren.
3. Begrijp de vereisten
En met vereisten bedoel ik niet alleen de functionele scope van een project of de gebruikersverhalen. Neem aan het begin van een project de tijd om basisregels vast te leggen en duidelijk te maken wat het team en de klant van jou verwachten. Als je bijvoorbeeld afspreekt dat er elke vrijdag een statusrapport nodig is, zorg er dan voor dat je elke donderdag tijd in je agenda plant. Zo loop je één stap voor en houd je op de dag zelf tijd over voor andere taken waarvoor jouw inbreng nodig kan zijn.
4. Plan tijd in voor onderzoek
We hebben allemaal gehoord over de legendarische 20% van de tijd die medewerkers van Google aan hun eigen zijprojecten mogen besteden – hoewel er ook iets voor te zeggen valt om tijd in te plannen voor het onderzoeken van nieuwe ideeën en benaderingen van projectmanagement. Nieuwe ideeën opdoen over hoe we met klanten, collega’s en ook met onszelf kunnen omgaan, kan van onschatbare waarde zijn bij het ontwikkelen van een gereedschapskist die ons helpt veerkrachtiger te worden. Als projectmanagers kunnen we de druk voelen om het team/project bij elkaar te houden. Daarom kan tijd nemen om essentiële levensvaardigheden zoals prioriteiten stellen en mindfulness te ontwikkelen er ook voor zorgen dat je je beter voorbereid voelt om met stressvolle situaties om te gaan.
5. Kom voor jezelf op
Voor mij is dit een heel belangrijk punt als het gaat om omgaan met stress en een punt dat volgens mij maar al te vaak over het hoofd wordt gezien: heb soms de moed om op te staan en nee te zeggen. Projectmanagers willen het anderen vaak naar de zin maken, en dat kan ons in grote problemen brengen als we overal ja op zeggen omdat we mensen niet willen teleurstellen. Leren nee te zeggen en op de juiste manier en op het juiste moment weerstand te bieden, is een zeer belangrijke vaardigheid.
Weten wat je in de loop van een dag of week kunt opleveren, is cruciaal om een gevoel van trots en voldoening in je werk te ervaren. Een eenvoudige manier om dit te proberen is bijvoorbeeld jezelf af te vragen: wat is het doel van deze vergaderuitnodiging? Moet ik hierbij zijn? We weten allemaal hoeveel tijd zinloze vergaderingen kunnen kosten, dus verbind je waar mogelijk alleen aan zaken die waarde toevoegen aan je projecten en helpen om dingen gedaan te krijgen.
Weten wat je in de loop van een dag of week kunt opleveren, is cruciaal om een gevoel van trots en voldoening in je werk te ervaren. Een eenvoudige manier om dit te proberen is bijvoorbeeld jezelf af te vragen: wat is het doel van deze vergaderuitnodiging? Moet ik hierbij zijn? We weten allemaal hoeveel tijd zinloze vergaderingen kunnen kosten, dus verbind je waar mogelijk alleen aan zaken die waarde toevoegen aan je projecten en helpen om dingen gedaan te krijgen.
6. Breek het op
We kennen allemaal de voordelen van gebruikersverhalen en het opdelen van een taak in kleinere onderdelen—uiteindelijk geeft dit ons een beter inzicht in de benodigde tijd. Als projectmanagers kunnen we vaak gefocust zijn op het grotere geheel, dus neem de tijd om na te denken over je eigen werk en stel beheersbare taken op die je binnen je toegewezen tijdvakken realistisch kunt uitvoeren.
Als je een gestreste projectmanager bent en je overweldigd voelt door je werk, kan deze tip bijzonder nuttig zijn—want in plaats van te proberen alles in één keer aan te pakken, kan een lijst met kleinere taken beter beheersbaar aanvoelen.
7. Lunch weg van je bureau
Wanneer je veel werk hebt, kan het voelen alsof je verdrinkt—waardoor je denkt: “Ik kan het me niet veroorloven om pauze te nemen!”. Dit is een schijnbesparing, en uit ervaring weet ik dat hoe langer je gestrest aan je bureau zit, hoe slechter je je kunt voelen. Door 10-15 minuten weg te gaan van je bureau om een frisse neus te halen en na te denken over wat belangrijk is, kun je een wereld van verschil maken.
Ik heb bij bureaus gemerkt dat ontwikkelaars en ontwerpers hun volledige lunchpauzes nemen, terwijl projectmanagers gestrest aan hun bureau zitten. Vaak zijn het de projectmanagers of resourcemanagers die zichzelf niet de tijd geven die ze nodig hebben—dus als projectmanagers moeten we voor onszelf dezelfde verwachtingen hanteren.
8. Verdeel de werklast
Bekijk welk werk je op je neemt en aan andere teamleden kunt delegeren. Ik heb geleerd dat het gemakkelijk is om administratieve taken van het team op je te nemen, zoals het herschrijven van feedback zodat die klantvriendelijk is en zelfs het schrijven van teksten. Door het team in staat te stellen een deel van de taken op te pakken waar je geen tijd voor hebt, zorg je ervoor dat je managers weten op welke vaardigheden je dubbel moet inzetten.
9. Praat met je baas en je team
Er is geen reden om je zorgen niet te uiten en, als ik iets uit ervaring weet, zijn projectmanagers vaak degenen die er gewoon induiken en niet willen laten merken dat ze het moeilijk hebben. In dat geval is het, als je een gestreste projectmanager bent, nog belangrijker om met je manager te praten, omdat die misschien niet eens weet dat je het zwaar hebt.
In wezen komt het bij een open gesprek neer op het aloude gezegde: “help hen om jou te helpen”. Werk samen, delegeer en verdeel de werklast met je andere collega-projectmanagers. De open en eerlijke gesprekken kunnen ook problemen aan het licht brengen waarvan collega’s zich niet bewust zijn, waardoor jij en anderen kunnen zien hoe dingen beter kunnen worden aangepakt.
10. Neem even de tijd om na te denken
Als je na het lezen van deze punten hebt geprobeerd ze toe te passen, maar je je nog steeds gestrest voelt, neem dan de tijd om na te denken en te bepalen of deze baan wel bij je past.
Zoals ik aan het begin van dit artikel beschreef, bevond ik me in een stressvolle werkomgeving—en na een gesprek met het hoger management ontdekte ik dat de bedrijfscultuur en de houding ten opzichte van het afronden van werk echt niet bij mijn ethos pasten. Dus uiteindelijk wist ik, in plaats van op een punt te komen waarop ik een hekel aan mijn baan kreeg, dat dit niet de juiste plek voor mij was. Geen enkele productiviteitstruc of tip voor stressmanagement kan het probleem oplossen als het probleem in feite bij de werkplek ligt.
Sinds ik dit jaar van baan ben veranderd, ben ik niet langer een enorm gestreste projectmanager, maar wanneer de werkdruk vanzelf wat hoger wordt, pas ik de bovenstaande tips vaak toe om mijn evenwicht te bewaren en een gezonde werk-privébalans te behouden.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
