Tips voor functioneringsgesprekken die elke projectmanager zou moeten kennen
Een goede voorbereiding is essentieel: Zie functioneringsgesprekken als kansen om te groeien, zorg dat je de werkwijze van je bedrijf begrijpt en verzamel gegevens om je bijdragen te benadrukken.
Benadruk je leiderschap: Richt je op de manier waarop jouw leiderschap en probleemoplossend vermogen hebben bijgedragen aan het succes van projecten, en niet alleen op de oplevering ervan.
Benadruk successen buiten projecten: Neem prestaties op die buiten je functieomschrijving vallen, zoals het begeleiden van een minder ervaren projectmanager.
Gebruik feedback als hulpmiddel om te groeien: Gebruik feedback van collega's om sterke punten te benadrukken en ontwikkelpunten aan te pakken.
Houd het gesprek gaande: Bekijk je successen en doelen regelmatig opnieuw om het hele jaar door voorbereid en gefocust te blijven.
Toen ik als projectmanager mijn eerste beoordelingsgesprek had, had ik me daar eigenlijk niet op voorbereid. Ik had het immers druk met het leiden van een project. Voor mijn gevoel waren mijn taken, successen en mislukkingen al duidelijk voor mijn manager en team.
Toen het beoordelingsgesprek begon, had ik dus niet veel te zeggen. Ik gebruikte vaak het woord ‘we’, deed mijn eigen bijdragen af als minder belangrijk en besprak zelfs niet welke vaardigheden ik wilde ontwikkelen. Toen ik constructieve feedback kreeg over mijn leiderschapsmethoden, stond ik met lege handen omdat ik geen gegevens had om mijn verhaal te onderbouwen.
Ik verliet het gesprek met een enigszins verslagen gevoel. Natuurlijk herinnerde ik me zodra het voorbij was alle verschillende successen en bijdragen die ik in de loop van het jaar had geleverd en waarmee ik bij mijn manager een goede indruk had kunnen maken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Doe niet wat ik deed! Lees in plaats daarvan verder voor tips om je volgende (of eerste) beoordelingsgesprek als projectmanager tot een succes te maken.
Voor je beoordelingsgesprek
Kijk anders naar je manier van denken
Wat is het eerste waar je aan denkt als je nadenkt over beoordelingsgesprekken? Salarisverhogingen? Bonussen? Promoties? Loopbaanontwikkeling?
Ja, al deze dingen kunnen het resultaat zijn van een beoordelingsgesprek, maar als je je daarop concentreert, word je alleen maar zenuwachtiger in de aanloop naar het gesprek.
Als er een beoordelingsgesprek aankomt, probeer er dan anders naar te kijken: beoordelingsgesprekken bieden de mogelijkheid om na te gaan welke vaardigheden op het gebied van projectmanagement je hebt geleerd en versterkt. Het is ook een gelegenheid om te praten over de uitdagingen en moeilijkheden van je functie (misschien heb je een andere tool voor projectmanagement of een nieuwe projectmanagementcertificering nodig).
Begrijp de opzet van de beoordelingsgesprekken binnen je bedrijf
Als dit je eerste beoordelingsgesprek binnen je bedrijf is, is het belangrijk om te begrijpen wat je kunt verwachten. Elke organisatie heeft haar eigen aanpak. Sommige gesprekken zijn informeel en vragen je simpelweg om te vertellen over je successen en uitdagingen van het afgelopen jaar. Andere zijn formeler en kunnen zelfs een enquête of sjabloon bevatten om het gesprek te sturen. Vraag je manager het volgende om duidelijkheid te krijgen over de aanpak van jouw organisatie:
- Hoe wordt het gesprek georganiseerd? Gebruikt het bedrijf een sjabloon om beoordelingsgesprekken te sturen?
- Wordt het gesprek algemeen voor alle medewerkers gevoerd, of specifiek voor de functie van projectmanager?
- Als er een onderdeel voor zelfbeoordeling is, hoe wordt die informatie dan gebruikt in het officiële beoordelingsgesprek?
Het kan ook zijn dat je werkt in een organisatie waarin vaardigheden worden gekoppeld aan verschillende soorten functies en niveaus binnen projectmanagement – en dat het verwerven van de vaardigheden voor het volgende niveau een promotie kan rechtvaardigen. Als je het vaardigheidskader van je organisatie kent, kun je dezelfde terminologie gebruiken en een routekaart opstellen van de gebieden waarin je je nog moet ontwikkelen.
Bereid je gesprekspunten voor
Je moet goed voorbereid en gewapend met feiten naar je beoordelingsgesprek komen:
- Het aantal mensen aan wie je leidinggeeft
- Het aantal projecten dat je hebt beheerd en op tijd hebt opgeleverd
- De redenen voor vertragingen of problemen en de oplossingen
- De risico’s die je hebt beheerd
- De bedrijfswaarde die je hebt gecreëerd
- Projectbudgetten
- Impact op klanten
- Doorgevoerde wijzigingen
Vergeet ook niet alle aanvullende activiteiten waaraan projectmanagers zich in hun functie vaak bijdragen: inwerken, trainingen, budgetpresentaties en conflictbeheersing. Deze activiteiten omvatten waardevolle vaardigheden die je tijdens je beoordelingsgesprek moet benadrukken en kwantificeren.
Idealiter heb je gedurende het jaar een activiteitenoverzicht bijgehouden (bijvoorbeeld in een Google-document of spreadsheet) met deze informatie. Natuurlijk is dat makkelijker gezegd dan gedaan wanneer je nog een miljoen andere prioriteiten in balans probeert te houden. Als je tot het laatste moment hebt gewacht met het verzamelen van deze informatie, houd er dan rekening mee dat je een of twee dagen moet uittrekken om alles te ordenen.
Een belangrijk onderdeel van deze oefening is het verzamelen van feedback van je projectteamleden en de belanghebbenden met wie je samenwerkt. Je bedrijf heeft mogelijk een formeel feedbackproces dat je van input voorziet. Zo niet, dan staat niets je in de weg om een anonieme enquête te organiseren en mensen rechtstreeks te vragen naar je sterke punten en verbeterpunten.
Tijdens je beoordelingsgesprek
Ga verder dan projectoplevering
Wanneer je tijdens je beoordeling wordt gevraagd naar je “successen”, vergeet dan niet om je niet alleen te richten op de oplevering van projecten. De manier waarop je samenwerkt, communiceert en je team motiveert zijn allemaal belangrijke aspecten die je moet benadrukken.
Ik heb met projectmanagers gewerkt die competent waren, maar niet goed samenwerkten. Ze legden de visie of doelen niet uit, maar presenteerden zaken zonder context en verwachtten vervolgens dat teamleden ze uitvoerden. Je kunt een uitstekende technische expert zijn, maar geen geweldige projectmanager. Tijdens je beoordeling moet je duidelijk maken dat je beide bent.
Richt je op “ik” en niet op “wij”
Als projectleiders zijn we niets zonder onze teams. De resultaten die je behaalt, zijn het gevolg van de samenwerking binnen het team, maar je prestatiebeoordeling gaat over jou. Je mag niet toestaan dat je eigen bijdragen verloren gaan in de samenwerking.
Vergeet bij het bespreken van de successen van je team niet de volgende vragen te beantwoorden:
- Hoe heb je geholpen om het project vooruit te helpen?
- Hoe heb je geholpen problemen op te lossen?
- Hoe heb je je teamleden geholpen zich te ontwikkelen?
Negeer taken die niet bij projecten horen niet
Tijdens je prestatiebeoordeling is het gemakkelijk om de betekenisvolle taken te vergeten die je in de loop van het jaar hebt uitgevoerd en die geen onderdeel waren van je functieomschrijving of prestatiedoelen. Misschien heb je bijvoorbeeld je vaardigheden op het gebied van projectmanagement gebruikt om een succesvol evenement te helpen organiseren. Of misschien heb je tijd besteed aan het informeel begeleiden van een minder ervaren projectmanager binnen je bedrijf. Of je hebt een webinar over risicobeheer gepresenteerd in een projectmanagementgemeenschap. Deze activiteiten maken misschien geen deel uit van je functieomschrijving, maar ze zijn nog steeds representatief voor je vaardigheden en bijdragen. Vergeet ze niet te noemen!
Na je prestatiebeoordeling
Houd het gesprek gaande
Prestatiebeoordelingen mogen niet stoppen zodra het gesprek is afgelopen. Idealiter heb je regelmatig overlegmomenten met je manager om je prestaties en mogelijke ontwikkelkansen te bespreken. Deze vinden vaak niet plaats door tijdgebrek, de organisatiecultuur of de prioriteit van projecten.
Het is prima om je manager om meer van dit soort gesprekken te vragen als ze niet zijn ingepland. En als je manager terughoudend reageert, laat dat je er dan niet van weerhouden om zelf een afspraak in te plannen om je successen, uitdagingen en voortgang met betrekking tot de doelstellingen die tijdens je laatste prestatiebeoordeling zijn toegewezen, door te nemen. Dit is ook een goede manier om ervoor te zorgen dat je je successen gedurende het jaar niet vergeet ter voorbereiding op je officiële prestatiebeoordeling.
Onthoud: dit gaat niet om het voeden van je ego, maar om het versterken van je zelfvertrouwen en je carrière.
Wat nu?
Prestatiebeoordelingen zijn belangrijke momenten in je carrière als projectleider. Het is een moment waarop je meer over jezelf leert — zulke momenten verdienen voorbereiding en aandacht.
Wil je contact leggen met anderen om meer productiviteitstips en best practices op het gebied van projectmanagement te leren? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.
