7 dagelijkse taken van een projectmanager: wat projectmanagers dagelijks doen
Projectmanager zijn kan soms overweldigend zijn, maar in dit handige bericht leiden we je door de dagelijkse routine van een projectmanager – ontdek waar je elke dag aan moet denken en wat je moet doen om een geweldige projectmanager te zijn en het meeste uit je dag te halen.
Ik zou dit bericht graag beginnen met te zeggen hoe geweldig het is om een dagelijkse routine te hebben die je klaarstoomt voor succes. Het soort routine waarbij je vroeg wakker wordt (minstens twee uur voordat je het huis uit moet), zodat je alles onder controle hebt. Echt alles onder controle: wat groene thee drinken, wat yoga doen, misschien even snel gaan hardlopen.
Maar dat is eerlijk gezegd niet iets waar ik genoeg ervaring mee heb om over op te scheppen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In plaats daarvan ga ik het hebben over de succesvolle dagelijkse routine die na 9.00 uur begint.
7 dingen voor je dagelijkse projectmanagementroutine
Hier krijg je een kijkje achter de schermen van wat je de hele dag als projectmanager doet. Lees meer over hoe je projectmanager wordt, vooral als je nog geen eerdere ervaring hebt.
1. Controleer de status van je project: om de kritieke paden van je project te optimaliseren
Zoals Beyoncé zou zeggen: het is belangrijk om het te controleren voordat je ermee aan de slag gaat.
Hoewel het onwaarschijnlijk is dat je een team hebt dat uit helden bestaat die dagelijks hun uren registreren, is het een goed idee om je projecten van dag tot dag te bekijken en te zien hoe het ermee staat. Vooral als het team actief aan meerdere opleveringen werkt.
Dingen hebben de neiging zich op te stapelen en je 's nachts te besluipen. Om verrassingen te voorkomen, is het daarom goed om je dag te beginnen door de voortgang in de gaten te houden. Dit helpt je ook om de onvermijdelijke vragen te beantwoorden die in de loop van de dag opduiken.
2. Bekijk je Slack-/tool-inbox: om op de hoogte te zijn van de behoeften van je team en te voorkomen dat je een blokkade vormt
Ik wed dat je dacht dat ik nu zou zeggen dat je je e-mail moet controleren. Nee dus! Je bent er voor je team, en hun behoeften zullen onmiddellijk invloed hebben op je dag. Welke tool je ook gebruikt om de interne communicatie te faciliteren, die moet 's ochtends prioriteit krijgen. De kans is groter dat je een blokkade voor het project vormt als je niet weet waarbij je team jou nodig heeft.
Afhankelijk van de indeling van je kantoor wordt het controleren van je communicatietool vaak vervangen door iemand die gewoon naar je bureau loopt en hardop zegt wat hem of haar bezighoudt.
3. Bereid je voor op vergaderingen: zodat je proactief geïnformeerd bent en de tijd productief en volgens planning blijft
Hoezeer het ook in het projectmanagementmanifest staat dat “elke dag anders is” – soms is het echt niet zo dramatisch anders. Er zijn enkele vrij constante pijlers in onze agenda's, namelijk teamoverleggen en check-ins met klanten. Op elk van deze vergaderingen moet je je als projectmanager van tevoren voorbereiden.
Het is jouw verantwoordelijkheid om de bewaker van de kennis te zijn en alles te weten. Het loont de moeite om 's ochtends tijd in je agenda vrij te maken om de agenda's voor deze vergaderingen op te stellen en te delen met je klanten en interne team.
4. Controleer je e-mails: om te zien welke vragen en verzoeken van je klanten op antwoord wachten
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, moeten je e-mails niet het eerste zijn wat je op een dag doet. Projectmanagementtips voor beginners. *Er bestaat een neiging dat hectische e-mails je taken voor die dag volledig overnemen en je prioriteiten dooreenschudden. *Of je kunt je e-mails meteen als eerste controleren, maar laat ze niet de enige bepalende factor voor je prioriteiten zijn.
5. Ga naar vergaderingen: om actieplannen af te ronden en beslissingen voor je projecten definitief vast te leggen
Onvermijdelijk – jij bent de brug tussen het team van de klant en het team van je bureau. Routinevergaderingen hebben doorgaans als enige doel om updates te geven en inzicht te bieden in lopende projecten. Ze hebben ook als onderliggend doel het opbouwen van relaties; vertrouwen en communicatie staan centraal bij alle mogelijkheden waarbij je contact hebt met klanten.
Als het binnen je mogelijkheden ligt om te bepalen wanneer klantvergaderingen plaatsvinden, raden de meeste DPM's aan om deze 's ochtends te laten plaatsvinden. Daar zijn verschillende redenen voor, waaronder:
- Tijdzones:
- Aan de westkust (PST) werk je soms met een klant aan de oostkust, die 3 uur voorloopt (EST). Onze ochtenden zijn de middagen van klanten aan de oostkust. Daardoor eindigt de beschikbare tijd voor een vergadering met een klant aan de oostkust meestal uiterlijk om 13.30 uur (PST).
- Er hebben zich vóór de vergadering minder problemen voorgedaan tijdens de dag van je klant — wat betekent dat jij op minder zaken hoeft te reageren! (We kunnen maar zo vaak zeggen: ‘Dat is een wijzigingsverzoek’ voordat het zijn charme verliest.)
- 's Middags heb je meer tijd om daadwerkelijk actie te ondernemen op wat je met de klant hebt besproken, voordat die onvermijdelijk dringende vragen stelt als: “Waarom is dit nog niet gedaan? We hebben het gisteren besproken..”
6. Aan de slag: Om de dingen te regelen die je nodig hebt om vaart in je projecten te houden
De ochtenden zijn doorgaans strakker gepland en bepalen meestal je activiteiten en volgende stappen tot het einde van de werkdag. In de middagen richt je je er meer op dat je goed zicht houdt op wat er die dag is gebeurd.
Dit is het moment van de dag dat je voor jezelf hebt gereserveerd, wat betekent dat je je in feite bezighoudt met:
- Voorbereiding voor morgen / de rest van de week
- Inkomend werk en taken doornemen
- Reageren op e-mails van klanten
- Communiceren met het interne team om dingen voor elkaar te krijgen!
7. Ga lezen: Zodat jij de slimste persoon in de ruimte bent
Waarschijnlijk is een van de lastigste, maar meest impactvolle dingen die je in de middag of op een ander moment van je dag kunt doen, tien minuten besteden aan het onderzoeken van de wereld en branche om je heen.
Als voortrekkers in de digitale wereld is het in je voordeel om op de hoogte te blijven van het jargon in jouw vakgebied en de termen voor projectmanagement. Dit kan je helpen om ideeën aan te dragen bij het team en je klanten. Hieronder vind je enkele bronnen om te bekijken:
- First Round Review: Voor inzichten in producten, mensen en cultuur, en tips voor management
- Uxdesign.cc: Voor gebruikerservaring, gebruiksvriendelijkheid en productontwerp.
- Google Design: Bekijk wie de voorlopers zijn op de ontwerp-radar van Google
- Vancouver Tech Journal: Een e-mail die elke zondag wordt verstuurd (je kunt je werkmiddagen gebruiken om deze te lezen) en je laat weten wat er gaande is in de regio Vancouver, BC – specifiek op het gebied van technologie.
- Fastcodesign.com: Altijd een klassieker.
- EN NATUURLIJK DE DIGITAL PROJECT MANAGER !
En als al het bovenstaande is afgehandeld, is het ineens na 17.00 uur en ben jij alweer de laatste persoon op kantoor, alweer?
Nou ja, dat betekent in ieder geval dat de kans kleiner is dat je je werk mee naar huis neemt!
….Toch?
Tot slot: deze routine kan er behoorlijk anders uitzien als je nieuw bent binnen een organisatie, dus raak niet in paniek als je nog niet aan een aantal van deze punten op de lijst bent begonnen. Als dat op jou van toepassing is, raden we je aan om samen met je manager een 30-60-90-dagenplan op te stellen dat beter aansluit bij je verantwoordelijkheden.
Wat nu?
Op zoek naar vakgenoten om te netwerken en contact mee te leggen? Word lid van DPM en krijg toegang tot onze Slack-community, en neem deel aan de discussie met honderden andere digitale projectmanagers.
