Vitenskapen (& kunsten) bak prosjektestimater + de 6 beste teknikkene
Når du skal ta en stor kjøpsbeslutning, hva er det første du gjør? Sannsynligvis undersøker du litt for å forstå hva markedsprisene ligger på, og hva du bør forvente å bruke. Dette er en liten forenkling av et prosjektestimat – men det er det du gjør.
Før dere setter i gang med et nytt prosjekt, gjør teamene og kundene deres sannsynligvis det samme – de prøver å forstå hvor mye det vil koste å fullføre arbeidet.
Men kostnaden er ikke det eneste som må tas i betraktning i estimeringsprosessen for prosjektet; alle må også forstå hvor mange personer som trengs, og hvor mye tid det vil ta å fullføre arbeidet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den digitale verden kan priser, bemanning og tidsplaner variere mye for lignende prosjekter. Dette skyldes at det finnes så mange variabler, blant annet:
- Omfanget av arbeidet som må fullføres
- Teammedlemmene som er tilgjengelige for å utføre arbeidet
- Kompetansen til teammedlemmene i prosjektet
- Hvor mye tid teamet har til å fullføre arbeidet
Så hvordan finner en prosjektleder og prosjektteamet ut hvor mye noe vil koste før de har begynt på arbeidet?
Kostnadsestimering kan være en reell utfordring – å utarbeide et prosjektbudsjett som fungerer for teamet og kundene dine dersom du jobber i et byrå, er en blanding av kunst og (data)vitenskap.
Denne veiledningen gir deg verktøyene og teknikkene du trenger for å lage mer nøyaktige estimater.
Hva er et prosjektestimat, og når trenger du et?
Et estimat er ganske enkelt en omtrentlig beregning av innsatsen og kostnaden det kan kreve å fullføre et prosjekt.
Det er ingen garanti for den endelige kostnaden – i stedet gir det kunden et tilbud eller en veiledning (ofte et omtrentlig estimatintervall) for hvor mye det kan koste å gjøre eller levere noe, slik at kunden kan sikre budsjettet for å starte prosjektet. Budsjettmessige estimater utarbeides før et prosjekt offisielt starter.
Er du ny innen estimering eller ønsker du å øve? Du kan laste ned prosjektbudsjettmalen for en redesign av et nettsted nedenfor. Når du er ferdig med dette innlegget, vet du hvilken type estimat du skal bruke – og når – samt hvilke trinn og verktøy for prosjektbudsjettprogramvare du kan bruke til å håndtere prosjektestimatet og til syvende og sist prosjektbudsjettet.
Hva er forskjellen mellom et estimat og et budsjett?
Et estimat er en tilnærming, mens et budsjett er det totale beløpet du har tilgjengelig for å fullføre prosjektet. Vanligvis blir et prosjektestimat til et prosjektbudsjett etter at prosjektsponsoren eller kunden har godkjent det.
En viktig forskjell før vi går ordentlig i dybden: Før du estimerer, bør du vite hvor mye ting koster internt. Dette tallet kan være lavere enn det du faktisk fakturerer en kunde (for å ta høyde for indirekte kostnader og fortjeneste).
Du bør kjenne de reelle kostnadene ved å drive virksomheten før du leverer et estimat som er rettet mot kunden (merk at dette ikke gjelder interne digitale team).
Denne artikkelen fokuserer ikke på hvordan kostnader fastsettes, ettersom vi kan dekke det i en annen artikkel.
Hvorfor er prosjektestimater viktige?
Estimering kan virke som en smertefull prosess, men den er avgjørende. Selv om det kan være fristende å kopiere og lime inn et kostnadsestimat og sende det videre, er det viktig at prosjektledere forstår at hvert kostnadsestimat er unikt.
Estimering er en grunnleggende del av prosjektlederrollen – prosessen med å beregne hvor mye et prosjekt kan koste, er viktig for å definere rammene for et prosjekt.
Her er grunnen til at du må lage et estimat for prosjektet før du setter i gang med arbeidet:
- Estimater gir prisretningslinjer: du må vite hva du skal ta betalt av kundene (og når), slik at kunden kan avgjøre om de har budsjett, og om det er verdt investeringen å gå videre med prosjektet
- Estimater gir tydelighet: når du vet hvor stort budsjett en kunde har, bidrar prosessen med å utarbeide et kostnadsestimat til å definere fremgangsmåten. Du kan bruke det du vet om det totale budsjettet til å fastsette prosjektroller, ansvarsområder og leveranser. Hvis en kundes budsjett for eksempel er 20 % lavere enn estimatet ditt, kan du vurdere å redusere antallet leveranser i prosjektet eller forsøke å omfordele ressurser for å unngå overforbruk.
- Estimater kan bidra til å fastsette en ressursplan: når du fullfører et estimat, kan du også skissere trinnene eller fremgangsmåten du vil bruke for å fullføre arbeidet. Dette kan brukes når du oppretter ressursplanen eller setter sammen prosjektteamet.
Hva er inkludert i et prosjektestimat?
Prosjektestimatet må inkludere alle kostnader knyttet til prosjektet.
Dette kan være kostnaden for tiden prosjektteamet bruker (fakturert per time eller til en fast prosjektpris), kostnaden for eventuell maskinvare eller programvarelisensiering som trengs til prosjektarbeidet, lisenser eller abonnementer på tredjepartsprogramvare som må integreres som en del av prosjektet, samt eventuelle andre kostnader som av en eller annen grunn skal belastes kunden.
Noen prosjektestimater inkluderer også et beredskapsbudsjett. Dette kan være svært nyttig hvis det finnes usikkerhetsmomenter i prosjektet. Å sette av 10-20% av budsjettet som en reserve kan gi prosjektledere og teamene deres litt «spillerom» når de utarbeider et estimat.
Hvis du og teamet ditt legger inn en reserve i estimatet, må dere sørge for å avklare med kunden hvordan dere skal kommunisere behovet for å bruke av dette budsjettet.
Hvordan prosjektestimater deles med kunder eller sponsorer, kan variere fra byrå til byrå eller fra team til team. Noen er mer åpne enn andre. Et råd er at jo mer åpen du kan være, desto enklere er det å sikre at ingenting blir oversett, og at alle har en felles forståelse av kostnadene.
3 typer prosjektestimater
Hvilke typer estimater finnes? Det finnes mange, men her er noen av de vanligste estimatene som digitale byråer bruker:
Grove størrelsesordensestimater (ROM)
Et grovt størrelsesestimat, som noen ganger kalles et overslagsestimat, hjelper kunden med å forstå kostnaden og det estimerte arbeidsomfanget som er involvert i et prosjekt. Denne typen estimat brukes vanligvis svært tidlig i prosessen med å avgjøre om man skal gå videre med et nytt prosjekt, og er som regel et grovt estimat angitt som et intervall.
Hvis en kunde for eksempel ønsker at byrået ditt skal utvikle et nytt nettsted, og du vet at byråets spesialområde er nettstedsprosjekter i området $95,000 til $150,000, mens kundens budsjett bare er $50,000, kan kunden komme frem til at prosjektet ikke passer for byrået ditt og se etter et byrå som i større grad samsvarer med budsjettet og behovene deres.
Budsjettanslag
Et budsjettanslag vil være langt mer spesifikt. Du bør bruke et budsjettanslag når kunden er ganske sikker på at de har budsjettet, men trenger litt mer detaljert informasjon om hvordan det vil bli fordelt før de bestemmer seg for å gå videre med prosjektet.
La oss si at kunden er fornøyd med det grove størrelsesestimatet du har levert. Det neste trinnet vil være å sette sammen den foreslåtte prosjektplanen, sammen med kostnaden for hver fase eller leveranse. Du kan også inkludere en foreslått tidsplan som forteller kunden når dere kan starte, og hvor lang tid prosjektet vil ta.
Hvis det grove estimatet ditt hadde et bredere intervall, kan du også vurdere å utarbeide to budsjettanslag, ett for den øvre delen og ett for den nedre delen av intervallet. Selv om det er sannsynlig at du og kunden vil sikte mot midten av intervallet, vil dette gi mer spesifikk informasjon om hva de vil få (og når) i hver ende av intervallet.
Definitivt SoW-estimat
Bruk et definitivt SoW-estimat når du har fullført all nødvendig forundersøkelse og trenger godkjenning av prosjektbudsjettet.
La oss si at denne kunden var svært fornøyd med budsjettanslaget ditt, og at de er klare til å gå videre med arbeidet. Det siste trinnet i videreutviklingen av estimatet er å sette sammen arbeidsbeskrivelsen (SoW), som vil inkludere estimatet og det totale prosjektbudsjettet.
Husk at SoW-en er grunnlaget du bygger kontrakten med kunden på – den bør beskrive hele prosjektomfanget og kostnadene knyttet til det. Hvis det skjer endringer i prosjektbudsjettet (eller prosjektomfanget) etter at SoW-en er signert, vil du derfor mest sannsynlig måtte gjennomføre en endringsordre.
Slik beregner du prosjektanslag: 6 estimeringsteknikker
Så hvilke metoder for prosjekt estimering finnes innen prosjektledelse? Det finnes flere ulike måter å estimere et prosjekt på, og det er nyttig å kjenne til dem slik at du vet hvilken estimeringsteknikk du skal bruke i prosjektet ditt, og når du skal bruke den.
I denne delen skal vi gå gjennom seks estimeringsteknikker. Det er verdt å nevne at du kan bruke KI i estimering av prosjektkostnader sammen med disse teknikkene.
1. Estimering ovenfra og ned
Ved et anslag ovenfra og ned bestemmer du (eller får kunden til å oppgi) det endelige budsjettet for hele arbeidsomfanget, og deler deretter totalen inn i oppgavene eller fasene.
Når du har fordelt budsjettet etter oppgave eller fase, kan du se på disse mindre delene av arbeidet for å vurdere om det tildelte budsjettet virker tilstrekkelig.
Det er her den kunstneriske og vitenskapelige delen kommer inn. Du har kanskje data om hvor lang tid bestemte oppgaver kan ta, som kan hjelpe deg med å avgjøre om disse anslagene virker riktige. Du bør også bruke erfaringen og intuisjonen din til å forstå hvor ting i prosjektet kan kreve mer tid eller ressurser enn de vanligvis gjør.
Dette kan skyldes de kreative behovene, eller at du jobber med en app som har mer kompleks funksjonalitet enn teamet noen gang har jobbet med.
Estimering ovenfra og ned er en nyttig teknikk i de tidlige fasene av et prosjekt, når du prøver å validere om kundens budsjett er tilstrekkelig til å levere prosjektet.
Fordelen med estimering ovenfra og ned er at det kan være en svært rask måte å utarbeide et anslag på. Dette kan være nyttig hvis du prøver å hjelpe en kunde med å avgjøre om budsjettet deres er gjennomførbart. Det er også nyttig når du skal hjelpe en kunde med å forstå hvilken type omfang budsjettet deres kan gi rom for.
Ulempen med estimering ovenfra og ned er at den ikke alltid er nøyaktig. Hvis du bruker et anslag ovenfra og ned som utgangspunkt, bør du sørge for å validere sammen med teamet ditt at budsjettet er riktig fordelt, slik at de kan fullføre alt nødvendig prosjektarbeid før du gjør dette anslaget om til en arbeidsbeskrivelse.
2. Analog estimering
Prosessen for analog estimering bruker data fra lignende prosjekter til å fastslå de totale prosjektkostnadene.
Et eksempel på analog estimering kan være at en kunde kommer til deg og ber om en nyutforming av et nettsted, og ønsker å vite hvor mye det kan koste. Du kan da se på lignende prosjekter og basere det innledende anslaget på hva tidligere prosjekter ble fakturert for.
Husk at hvis du ser på prosjekter som er over et år gamle, bør du justere anslaget for eventuelle økninger i satser eller kostnader, slik at budsjettanslaget blir så nøyaktig som mulig.
Enkelt, ikke sant? Vel, ja, hvis du faktisk har relevante historiske data som samsvarer nøyaktig med prosjektet du prøver å estimere. Det forutsetter at du har data fra tidligere prosjekter som ligner nok til å gi et nyttig sammenligningsgrunnlag.
Analoge anslag kan også utledes fra eksempler utenfor din egen eller teamets prosjekterfaring (for eksempel finnes det en undersøkelse med omtrentlige tall for kostnader ved utvikling av mobilapper).
Vær forsiktig – eksterne eksempler kan være et godt utgangspunkt hvis du aldri har gjennomført denne typen prosjekt før, men du må fortsatt gjøre en god del grundig arbeid for å bryte ned kostnadene for ditt spesifikke tilfelle.
Fordelen med analog estimering er at det går svært raskt og enkelt, og kan brukes når du har begrenset informasjon om prosjektet – på samme måte som estimering ovenfra og ned er det en god estimeringsteknikk når du bare trenger et grovt anslag.
Ulempen med analog estimering er at den ofte kan være unøyaktig. Selv om det kan finnes likheter mellom prosjekter, er prosjekter alltid unike – det er ofte som å prøve å sammenligne epler og appelsiner.
Videre er de, for at analoge estimater skal være gjennomførbare og nyttige, svært avhengige av nøyaktige historiske data (her er en skamløs oppfordring til å gjøre litt dataanalyse når prosjektet avsluttes!).
3. Parametrisk estimering
Hvis du har dataene og litt mer tid til rådighet, er parametrisk estimering en potensielt mer nøyaktig teknikk for å lage et grovt estimat. Parametrisk estimering henter variabler fra lignende prosjekter og bruker dem på det aktuelle prosjektet.
La oss for eksempel si at du hadde et prosjekt for å utvikle en animasjon på 2 minutter. Si at kostnaden for et tidligere prosjekt som innebar utvikling av en animasjon på 30 sekunder, var $10,000. Du kunne da ekstrapolere at kostnaden for det aktuelle prosjektet ville være omtrent 4 ganger så høy, eller rundt $40,000.
Fordelen med denne prosessen er at den er mer nøyaktig enn analog estimering fordi den bruker mer enn ett datasett og benytter det statistiske forholdet mellom historiske data og variabler. Den brukes også ofte i byggeprosjekter (og du kan bruke KI i estimering av byggeprosjekter for å få hjelp med dette).
Ulempen er at det ofte er vanskelig å finne nyttige datapunkter i digitale prosjekter, siden det er stor variasjon mellom prosjektene. Ett sted dette kanskje ikke gjelder, er hvis du gjør gjentatte oppdrag for den samme kunden.
La oss si at animasjonskunden din elsker animasjonen på 30 sekunder og kommer tilbake til deg 6 uker senere for å få produsert 2- 40 sekunders animasjoner. Dataene du har fra det første prosjektet (forutsatt at det neste er lignende) kan enkelt gi informasjon til dette nye prosjektet.
4. Trepunktsestimering
Forutsatt at du er ferdig med å lage grove estimater og kunden har bedt om et ordentlig budsjettanslag, må du begynne å bruke mer nøyaktige estimeringsteknikker. Ett enkelt timeestimat per oppgave er enklest, men noen ganger er det nyttig å tenke i intervaller og beregne et vektet gjennomsnitt.
Trepunktestimering er en måte å beregne et realistisk kostnadsestimat ved hjelp av tre datapunkter:
- Det beste estimatet
- Det verste estimatet
- Det mest sannsynlige estimatet
Hvordan fungerer dette? La oss si at du, etter å ha diskutert med teamet ditt, estimerer tiden det tar å utforme en nettside slik:
- Beste scenario: 3 timer
- Verste scenario: 9 timer
- Mest sannsynlige scenario: 5 timer
Hvis du kjenner det beste og verste scenarioet, kan du også beregne gjennomsnittet av dem for å finne ut hva som er mest sannsynlig (et sted mellom det beste og verste scenarioet).
Fordelen med trepunktsestimering er at det reduserer risikoen ved å ta hensyn til de beste, verste og mest sannsynlige utfallene.
De eneste reelle ulempene med trepunktsestimering er at det tar litt lengre tid å gjennomføre, og at du kanskje ikke vet hvor lang tid det vil ta hvis du estimerer oppgaver du aldri har gjort før.
5. Estimering nedenfra og opp
Når du skal utarbeide en arbeidsbeskrivelse, kan det være nyttig å lage et nedenfra-og-opp-estimat.
Nedenfra-og-opp-estimering bruker en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS), som du kan hente fra prosjektplanen og bruke til å dele et prosjekt opp i de enkelte oppgavene. Oppgavene estimeres separat og legges deretter sammen for å beregne prosjektets totale kostnad.
Fordelen med nedenfra-og-opp-estimering er at det er den mest nøyaktige metoden, og at den detaljerte tilnærmingen gjør det mulig å følge prosjektets fremdrift opp mot estimatet på en robust måte. Du oppdager raskt om et prosjekt overskrider budsjettet dersom oppgavene begynner å ta lengre tid enn estimert.
Ulempen med nedenfra-og-opp-estimering er at det er tidkrevende å utarbeide, og at det egentlig bare kan brukes når du kjenner alle detaljene om hver oppgave i et prosjekt.
Ved å gå svært detaljert til verks (og estimere på oppgavenivå) kan metoden dessuten noen ganger blåse opp kostnaden i et estimat. Derfor er dette en god teknikk å bruke sammen med analog estimering når du prøver å vurdere om estimatet ditt er hensiktsmessig.
6. Kritisk sti-metode
Metoden for kritisk sti (CPM) handler mer om prosjektets tidslinje enn om budsjettet. Når det er sagt, har noen av estimeringsmetodene vi har sett på i denne artikkelen, fokus på å estimere kostnader, mens vi også har snakket om hvor viktig det er at prosjektets estimat tar høyde for tidslinjen for arbeidet.
Den kritiske stien er den korteste varigheten mellom prosjektets start og slutt. I et prosjekt er det noen oppgaver som kan utføres parallelt, mens andre har avhengigheter.
Hvis prosjektet ditt for eksempel går ut på å implementere programvare for en ny digital kiosk, kan du ikke implementere programvaren du har utviklet i kiosken før kiosken er satt opp.
Oppgavene med å bestille og montere kiosken ligger derfor på prosjektets kritiske sti, og prosjektet kan ikke ferdigstilles (dvs. programvaren kan ikke installeres) før kiosken er montert og klar for at programvaren skal lastes inn i den.
Hvordan kan varigheten henge sammen med budsjettet? Hvis kunden ønsker at prosjektet skal leveres raskere enn det som er mulig med det nåværende teamet og tidsplanen, kan det hende du må justere budsjettet for å ta høyde for ressursstyringen og gjøre det mulig å legge til flere personer i prosjektet, slik at kundens ønskede frist nås. Programvare for ressursstyring kan være nyttig for denne typen analyse, siden den lar deg organisere prosjektkostnader og arbeidsinnsats på tvers av teamet visuelt, samt planlegge for eventuelle uforutsette forhold knyttet til ressursene dine.
Hvilke estimeringsteknikker bør du bruke?
Det finnes ingen riktig eller feil estimeringsmetode, og noen ganger kan det hende du bruker mer enn én per prosjekt! For å avgjøre hvilken estimeringsteknikk du skal bruke, bør du vurdere hvilken type estimat du trenger, basert på det du vet om arbeidet og hvor teamet eller kunden befinner seg i beslutningsprosessen.
Selv om nedenfra-og-opp-estimering kan virke som den beste tilnærmingen, er det ikke alltid tilrådelig når du har dårlig tid og få ressurser, eller når du fortsatt har mange ukjente faktorer, selv om metoden kan være den mest nøyaktige.
Prosjektestimering i praksis
Hvis du aldri har laget et prosjektestimat før, er dette en god (og trygg) anledning til å prøve.
For å gjøre denne øvelsen lager vi en kake. En svært dyr kake.
Nedenfor finner du et budsjettmessig estimat for å lage en kake. Du kunne presentert et slikt dokument for en kunde og undersøkt om kunden kunne skaffe $1,000 for å starte kakeprosjektet. Etter at kostnadsestimatet var ytterligere bearbeidet, ville du utarbeidet en arbeidsbeskrivelse og fått godkjenning med en innkjøpsordre.
Deretter ville du bakt den råflotte kaken din. Det er riktignok en latterlig dyr kake, men du fortjener den.
Dette eksempelet på et estimat inneholder viktig prosjektinformasjon, blant annet prosjektnavn, prosjektleder og dato. Estimatet bryter oppgavene ned i faser og viser hvem som skal gjøre hva i hver fase av prosjektet, samt hvilket innsatsnivå de skal legge ned.
Det er viktig at dette estimateksempelet også viser tredjepartskostnader (som vi svært generøst ikke la på noe påslag på) og et estimatsammendrag som en kunde kan bruke som budsjett.
I dette eksempelet på et prosjektbudsjett tok vi ikke med et risikobudsjett, endringsbudsjett, en reserve eller forutsetninger, for det er tross alt bare en kake, og vi prøver å holde det enkelt.
Mal for prosjektestimat
Hvis du er på jakt etter en mal for prosjektestimat, har du flaks. Vi har laget denne prosjektbudsjettmalen for et webdesignprosjekt med en pris på $100k. Den samsvarer med prosjektplanen vi laget, slik at du kan bruke de to sammen.
Last ned malen og bruk den mens du følger resten av denne veiledningen.
Filene inneholder maler for kostnadsberegning av prosjekter og prosjektestimater som du kan tilpasse til dine egne prosjekter. Hvis du ser etter en prosjektbudsjettmal for Excel, har vi tatt med det i denne pakken, i tillegg til en enkel sjekkliste for prosjektestimat.
5 ting du bør vite før du lager et prosjektestimat
For å lage ditt eget estimat er det noen ting du trenger å vite. Enten du jobber internt og vurderer et nytt prosjekt for teamet eller fagområdet ditt, eller du jobber i et byrå og potensielt skal få et kundeoppdrag, er dette det du bør samle inn for å lage det best mulige estimatet.
1. Definer prosjektet
Før du begynner å anslå noe som helst, er det første du må få oversikt over, hvorfor du i det hele tatt gjennomfører prosjektet. Du må forstå kundens bestilling, hva de prøver å oppnå, og hvorfor.
Du må forstå hvilke resultater prosjektet skal gi, og hvordan suksess ser ut for dem. Uten denne grunnleggende forståelsen av de strategiske målene er det vanskelig å vite hvor du bør legge innsatsen i prosjektet.
Hvis prosjektet er teknisk, bør du be om alle tekniske spesifikasjoner du kan få. For et nettstedprosjekt kan du for eksempel spørre hvilken plattform de vil bygge på, hvor det skal driftes, og hvilken funksjonalitet eller hvilke integrasjoner som må utvikles.
Hvis kunden ikke vet det ennå, har du to valg: Du kan gjøre (og dokumentere) noen antakelser/anbefalinger basert på det eksisterende nettstedet deres, eller du kan oppgi et estimert intervall og komme tilbake til det!
2. Spør om prosjektbudsjettet
Det er lurt å ha en viss oversikt over kundens budsjett før du begynner med noe som helst. Ofte vil en kunde hevde at de ikke vet hva prosjektbudsjettet er, noe som betyr at du må diskutere noen alternativer. Du kan prøve å foreslå noen beløp og se hvordan kunden reagerer.
Si noe sånt som: «Hva synes du om å bruke 75 000 dollar på dette arbeidet?» Hvis kunden sier at det høres veldig høyt ut, vet du at du må sikte lavere. Eller hvis du, basert på forståelsen din av prosjektet, vet at du ikke kan gjennomføre et vellykket prosjekt for dette beløpet, kan du avslutte det her og nå.
Selv om dette er nytt territorium for deg og den potensielle kunden, bør personen som signerer sjekkene ha en viss idé om hva de forventer å bruke, eller hva de har lov til å bruke.
Hvis du får denne informasjonen på forhånd, sparer du mye tid og frem-og-tilbake-kommunikasjon, eller skuffelsen ved å bruke timevis på å utarbeide et estimat/forslag som ikke dekker kundens behov.
3. Ha en plan for prosjektet
Når du estimerer et prosjekt, er det mye enklere hvis du har minst en enkel prosjektplan. I praksis må du redigere prosjektplanen (og prosjektplanen med tidsplan) slik at den samsvarer med estimatet, og du må justere estimatet slik at det samsvarer med prosjektplanen.
Forholdet mellom kostnadsestimering og prosjektplanen er gjensidig avhengig; de bygger på hverandre. Hvis du går rett på et estimat uten noen plan, vil du raskt oppdage at du trenger en tilhørende prosjektplan for at estimatet skal ha noen betydning.
Når det er sagt, kan det også være nyttig for prosjektplanleggingen å lage et raskt ovenfra-og-ned-estimat. Tenk på det som en skisse til en prosjektplan. Formålet er å markere et utgangspunkt og finne ut hvor mye innsats du har råd til å legge i ulike faser av et prosjekt, for å se om det kan være gjennomførbart.
En annen viktig del av planen, som er spesielt viktig for estimater i et byråmiljø, er å vurdere hvem som skal jobbe med prosjektet, og hvor mye tid de skal bruke.
Hvis du for eksempel har tre utviklere som jobber med nettsteder, og de har ulikt erfaringsnivå, vil de fakturere ulike timepriser (forutsatt at du estimerer arbeidet etter timepris). La oss si at den mest erfarne utvikleren fakturerer 250 dollar i timen, utvikleren på mellomnivå fakturerer 175 dollar i timen, og juniorutvikleren fakturerer 115 dollar i timen.
Du må basere estimatet på hvem som mest sannsynlig skal jobbe med dette prosjektet, og hvor mye tid du tror de trenger i hver fase eller for å nå hver milepæl i prosjektet.
Ikke glem å ta med noe fakturerbar tid i estimatet for at seniorledere skal kunne gi råd om eller gjennomgå arbeidet. Dette kan være at hovedutvikleren din ser på kode, eller at den kreative lederen hjelper med å sikre at merkevarestandardene brukes riktig.
4. Vit hvorfor du estimerer
Estimerer du for å få et nøyaktig prosjektbudsjett? Eller estimerer du for å treffe et bestemt beløp? Prøver du å vinne nye kunder, eller selge et prosjekt som et tapsprosjekt for å få mer arbeid senere? Vil du investere mye i den innledende kartleggingen, som kan brukes på tvers av en gruppe fremtidige prosjekter, eller er dette et risikofylt teknisk prosjekt der mer innsats bør settes av til utvikling?
Kostnadsestimering vil alltid ha en kontekst. Når du kjenner hele bildet, sikrer du at du ikke kaster bort tiden på å lage noe som kanskje er teknisk korrekt, men fullstendig uegnet for prosjektet.
5. Vit hva slags estimat du trenger
I forkant av at et prosjektbudsjett godkjennes av en kunde, finnes det en prosess for å definere budsjettet. Så hvordan sørger du for at du ikke kaster bort tid på å utarbeide et detaljert kostnadsestimat som ligger langt utenfor kundens budsjett? I ulike faser av et prosjekt kan vi bruke ulike typer estimater.
Vanlige spørsmål om prosjektestimater
Når bør prosjektestimater utarbeides?
Prosjektestimater bør utarbeides for å bidra til å ta beslutninger om prosjekter. Dette kan være for å hjelpe teamet eller kunden med å avgjøre om de skal gå videre med et prosjekt, eller for å fastsette det endelige budsjettet for et prosjekt før det starter.
Det kan hende du må lage et mer generelt grovt estimat i de tidlige planleggingsfasene av et prosjekt, og et mer detaljert og nøyaktig prosjektestimat for å få en signert og iverksatt arbeidsbeskrivelse eller kontrakt.
Har estimering betydning i smidige prosjekter?
Det har det, men det gjøres ikke på samme måte som i et tradisjonelt fossefallsprosjekt. I smidige prosjekter kategoriseres arbeidet i en produktkø og leveres i sprinter. Under planleggingsmøtet for sprinten estimeres funksjonene som skal fullføres i løpet av sprinten. Gjennom arbeidet legges nye elementer til i køen, og elementer kan fjernes hvis de blir uaktuelle.
Så hvordan kan dette fungere i et byrå- eller kontraktsprosjekt der du må gi kunden en totalpris for arbeidet og fastsette en tidsplan for ferdigstillelse? Det kan være en utfordring!
Er det bedre å over- eller underestimere prosjekter?
Et av prosjektlederansvarene dine er å levere prosjekter lønnsomt og innenfor budsjett. Derfor kan det enkle og trygge alternativet være å overestimere og legge inn mye slingringsmonn i estimatet, slik at du og teamet ditt ser ut som superstjerner når dere holder dere på eller under budsjettet.
Men en prosjektrisiko forbundet med å blåse opp budsjettet er at det kan koste byrået ditt hele prosjektet. Hvis du estimerer for høyt, kan prosjektet bli avskrevet som for dyrt og aldri bli satt i gang.
Hvis du ender opp med å gå til den andre ytterligheten og underestimere budsjettet for et potensielt prosjekt for å imøtekomme en kunde, risikerer du å sette byrået eller teamet ditt i en situasjon der dere må gjennomføre prosjektet med tap eller kutte hjørner og ofre kvalitet for å levere.
Det egentlige svaret er å balansere på estimattauet. Når du finner den rette balansen mellom å estimere for høyt eller for lavt, kan du håndtere spenningen mellom disse to elementene, trygghet og risiko – og lage et kostnadsestimat som kunden kan akseptere, men som er høyt nok til at du kan levere innenfor budsjettet.
Håndtering av det endelige prosjektbudsjettet
Når du har fastsatt et budsjett (og det er godkjent av kunden), må du håndtere og følge opp bruken av budsjettet gjennom hele prosjektet. Du kan bruke prosjektstyringsprogramvaren din til å fordele og håndtere budsjettet (samt følge opp alles oppgaver).
Det finnes flere måter å gjøre dette på, som vi ikke har tid til å dekke fullt ut i denne artikkelen. Men vi ville aldri latt deg stå uten ressurser for å håndtere budsjettet, så sørg for å ta en titt på artiklene våre om prosjektets livssyklus og omfangsglidning for noen eksperttips.
Ta en titt på dette virkelige eksempelet på budsjettstyring, der prosjektlederen hadde nesten ingen midler.
Hva skjer nå?
Trenger du mer hjelp med prosjektbudsjettering eller råd om håndtering av prosjektbudsjettet? Ta en titt på Galens artikkel om måter å forbedre prosessen for prosjektestimering, og finn ut mer om hvordan nøyaktig tidsregistrering kan bidra til å forbedre prosjektbudsjettene dine.
