Styring av opptjent verdi definert: formler & eksempler
Fordelen med EVM: EVM vurderer prosjektets ytelse ved å evaluere omfang, tidsplan og ressurser. Det gir klarhet om budsjett og tidslinjer ved å bruke pengeverdi som grunnenhet.
Mer enn enkle målinger: Hvis du utelukkende baserer deg på prosentandeler av brukt budsjett og tid, kan den faktiske prosjektprestasjonen bli skjult – EVM viser om pengebruken samsvarer med den faktiske ferdigstillelsen av prosjektet.
Hold interessentene på din side: Ved å bruke EVM og riktig programvareverktøy for prosjektstyring kan du svare mer nøyaktig på interessentenes spørsmål om overholdelse av budsjett og tidslinjer.
Styring av opptjent verdi (EVM) er en prosjektledelsesteknikk som vurderer prosjektets ytelse og fremdrift ved å evaluere målinger for omfang, tidsplan og ressurser.
Det kan hjelpe deg med å svare mer nøyaktig på spørsmål fra interessenter, for eksempel:
- Holder vi budsjettet?
- Blir vi ferdige i tide?
- Bruker vi penger som forventet?
- Følger vi tidsplanen?
Hva er styring av opptjent verdi?
EVM lar deg rapportere om både tidsplan og kostnader ved å bruke en dollarverdi som grunnenhet. Det gir en sammenlignbar veiledning for rapportering av prosjektstatus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nå tenker du sikkert: Prosjektstyringsverktøyet mitt forteller meg hvor langt jeg har kommet i prosjektet, og jeg vet hvor langt jeg har kommet i budsjettet. Er ikke det nok?
Ikke alltid.
La oss si at du er i prosjekt ABC. Budsjettet er $100,000, og det skal ta seks måneder. Vi har nettopp fullført måned to.
Enkel logikk tilsier at vi burde ha brukt 33 % av budsjettet og burde være 33 % ferdige på dette tidspunktet. Men det er ikke nødvendigvis hele bildet.
For eksempel:
- Et prosjektteam kan bruke 33 % av et budsjett uten at prosjektet er 33 % ferdig. Det kan for eksempel hende at de jobbet med ny teknologi og brukte 33 % av budsjettet og tiden på forskning og utvikling, noe som førte til at de lå bak den planlagte fremdriften.
- Et prosjekt burde kanskje ikke ha brukt 33 % av budsjettet i løpet av den første tredjedelen av prosjektets tidsplan. Hvis de første 33 % av prosjektplanen besto av forskning og innhenting av krav utført av et team på tre personer, mens de siste 66 % krever et team på 18 designere og utviklere, er prosjektbudsjettet i fare.
Det vi i stedet må gjøre, er å få en bedre forståelse av verdien vi har skapt, sett i sammenheng med tiden og budsjettet vi har investert.
Hva trenger jeg for å beregne opptjent verdi?
For å utføre EVM og alle de nødvendige beregningene trenger vi følgende datasett:
Du må også lage noen tabeller for å sette disse sammen.
Planlagt verdi
Planlagt verdi (PV) er prosjektets tidsbaserte forbruk. Den bryter ned budsjettet for å vise hvordan det vil bli brukt gjennom prosjektets varighet. Summen av alt planlagt arbeid skal tilsvare den totale budsjetterte kostnaden (TBC).
Her er et eksempel på PV-tabellen for et eksempelprosjekt:
Noen ting du bør huske på:
- Ifølge Kunnskapsgrunnlaget for prosjektledelse (PMBOK) bør linjepostene samsvare med den spesifiserte listen i din arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS). Som DPM har du kanskje dette, eller kanskje ikke. Jeg synes det er best å bruke de samme linjepostene som i estimatet, siden dette gjør det enklere å koble alt sammen igjen.
- Tidsfaser kan være måneder, uker eller kvartaler.
- I eksempelet ovenfor utgjør prosjektstyringskostnadene en prosentandel av utført arbeid. Estimatet for prosjektstyring er derfor 20 % av summen av timene for de andre oppgavene. Det månedlige forbruket er dermed 20 % av summen av budsjettet for den aktuelle måneden.
- For eksempel: mars
Kostnader for planlagt arbeid = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
Tid til prosjektstyring = $12540 x 20% = $2508
- For eksempel: mars
- Kumulativ planlagt verdi har (PV) ved siden av seg. Når vi snakker om PV i de større formlene, ser vi på det kumulative beløpet.
Faktisk kostnad
Faktisk kostnad (AC) er budsjettet som er brukt til dags dato på prosjektet, gruppert i de samme tidsfasetterte kategoriene. Det er viktig at tidsfasene er de samme, slik at vi sammenligner like størrelser.
Her er et eksempel på AC-tabellen for det samme eksempelprosjektet:
Husk:
- I likhet med PV er det den kumulative verdien vi kommer til å bruke i beregningene.
- Det er enklest hvis du kan hente disse dataene direkte fra budsjettprogramvaren for prosjektet eller tidsregistreringsverktøyet. Dette henger sammen med en annen god praksis jeg følger, nemlig å sette opp budsjettene mine på samme måte i alle verktøy. Estimat, budsjettrapport og rapport for opptjent verdi bør alle ha de samme linjepostene.
- Det er svært usannsynlig at AC-en din vil samsvare direkte med PV, fordi mennesker ikke er perfekte, og det er helt greit.
Opptjent verdi
Opptjent verdi (EV) er delen som knytter alle beregningene sammen. Den gjør det mulig å sette et beløp på fremdriften du har oppnådd gjennom prosjektet, i de samme tidsfasetterte kategoriene, slik at du kan sammenligne fremdrift og pengebruk ved hjelp av samme grunnenhet.
EV er i sin kjerne produktet av fullføringsprosenten og den budsjetterte kostnaden for en oppgave.
Den beregnes ved hjelp av denne formelen: Opptjent verdi EV = (PV)(% fullført)
Eksempel på EV
Hvis kartlegging og undersøkelser har et budsjett på $13,200 og er 60% fullført ved utgangen av måneden, multipliserer vi 13,200 x 60% = 7,920.00
| Oppgavenavn | Budsjett | % fullført | EV |
|---|---|---|---|
| Kartlegging og undersøkelser | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Jeg kommer nærmere inn på hvordan man fastsetter EV for en linjepost lenger ned, men her er et eksempel på EV-tabellen for dette eksempelprosjektet.
Husk:
- Vi har beholdt de samme tidsfasene for å sikre konsistens.
- Når en post er fullført, forblir den på 100% resten av prosjektet.
- I likhet med PV og AV er det den kumulative verdien vi trenger til beregningene.
Hva er CPI og SPI?
Kostnadsindeksen (CPI) og tidsplanindeksen (SPI) er begge indikatorer på prosjektets helsetilstand.
Begge indeksene, som vist i avsnittet ovenfor, innebærer å dele EV på enten AC eller PV. Resultatet av divisjonen er enten mellom 0 og 1 eller over 1.
Jo nærmere resultatene er 1, desto nærmere er vi planen. Jo lenger unna 1 resultatet er, desto større er avviket mellom planen og den nåværende tilstanden.
For CPI deler vi opptjent verdi på faktisk kostnad. Dette gjør det mulig å se på hva vi har oppnådd, og om det samsvarer med de faktiske beløpene vi har brukt. En indeks på mindre enn 1 viser at prosjektet har en utvikling som ligger over budsjett. Hvis den er over 1, ligger prosjektet under budsjett.
Eksempel på CPI
- Hvis resultatet er mindre enn 1, betyr det at prosjektet ditt er over budsjett.
- Hvis resultatet er større enn 1, betyr det at prosjektet ditt er under budsjett.
- Hvis resultatet er 1, er prosjektet ditt i rute.
Opptjent verdi: 93,192.00
Faktisk kostnad: 121,225.00
CPI: 0.768752 (over budsjett)
Eksempel på SPI
- Hvis resultatet er mindre enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger etter planen.
- Hvis resultatet er større enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger foran planen.
- Hvis resultatet er 1, betyr det at prosjektet ditt følger planen.
Opptjent verdi: 93,192.00
Planlagt verdi: 100,500.00
SPI: 0.926686 (etter planen)
Gjennomgang: Slik beregner du opptjent verdi
Som jeg nevnte ovenfor, er opptjent verdi EV = (PV)(% fullført), men hvordan vet du hvor mange prosent som er fullført?
Dette kan være vanskelig, spesielt hvis budsjettpostene dine ikke samsvarer nøyaktig med oppgavelisten.
Når jeg planlegger et prosjekt og utarbeider en tidslinje, synes jeg alltid det er nyttig å sørge for at oppgavene på overordnet nivå samsvarer med budsjettet. Oppgavelisten din er mer detaljert og lar deg følge fremdriften i håndterbare mengder, men du kan også rulle prosentandelen som er fullført, opp til den overordnede oppgaven.
I et ideelt scenario har du et verktøy (som Microsoft Project) som kan gjøre dette for deg. Prosentandelen som er fullført for den overordnede oppgaven, kan deretter brukes til å beregne EV-en som er knyttet til den aktuelle budsjettposten.
| Budsjettposter | Prosjektets oppgaveliste |
|---|---|
Planlegging | Oppstart Oppsett |
| Design | Stilguide Trådskisser Designrunde 1 Designrunde 2 |
| Utvikling | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Testplanlegging Sprint 2 Sprint 3 Brukerakseptansetest |
Så hvis vi for eksempel ser på design:
| Planlagt verdi | % fullført | Opptjent verdi |
|---|---|---|
| Design $20,000 | Design (62.5%) Stilguide (100%) Trådskisser (100%) Designrunde 1 (50%) Designrunde 2 (0%) | $20,000*62.5%= $12,500 |
Det kan være utfordrende å fastslå hvor mange prosent av en oppgave som er fullført. Derfor er det som regel nyttig å knytte den til konkrete leveranser, men det er et tema for et annet blogginnlegg om prosjektplanlegging og strukturer for arbeidsnedbrytning (WBS).
Noen ganger må du stole på magefølelsen. Som prosjektleder vil du ha en god forståelse av om du er 50 % eller 75 % ferdig med en oppgave på listen. Det er her det å være tett på teamet og ha åpne og ærlige samtaler vil gi stor nytte.
6 formler for styring av opptjent verdi
Her er en oversikt over alle formlene du trenger for å beregne, rapportere om og forstå den opptjente verdien.
1. Opptjent verdi
Brukes til: å vurdere prosjektets fremdrift basert på den estimerte verdien av arbeidet som utføres
Formel: EV = (PV)(% fullført)
Slik tolker du resultatene:
- En modul verdt $2,000 som er 75 % fullført, representerer $1,500 i opptjent verdi $2,000 x 75% = $1,500
2. Tidsavvik
Brukes til: å fastslå om prosjektet ditt ligger etter planen, foran planen eller følger planen (som et kronebeløp)
Formel: SV = EV – PV
Slik tolker du resultatene:
- Hvis dette resultatet er negativt, betyr det at prosjektet ditt ligger foran planen
- Hvis resultatet er positivt , betyr det at prosjektet ditt ligger etter planen
- Hvis resultatet er null, betyr det at prosjektet ditt følger planen
3. Kostnadsavvik
Brukes til: å forstå om prosjektet ligger over, under eller på budsjett (som et beløp i dollar)
Formel: CV = EV – AC
Slik tolker du resultatene:
- Hvis tallet er negativt, betyr det at prosjektet ditt ligger over budsjett
- Hvis tallet er positivt, betyr det at prosjektet ditt ligger på eller under budsjett
- Hvis resultatet er null, betyr det at prosjektet ditt ligger på budsjett
4. Kostnadseffektivitetsindeks
Brukes til: å fastslå om prosjektet ligger over eller under budsjett (som en prosentandel av innsatsen)
Formel: CPI = EV ÷ AC
Slik tolker du resultatene:
- Hvis resultatet er mindre enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger over budsjett.
- Hvis resultatet er større enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger under budsjett.
- Hvis resultatet er 1, følger prosjektet ditt planen.
5. Tidsplaneffektivitetsindeks
Brukes til: å forstå om et prosjekt ligger etter eller foran planen (som en prosentandel av innsatsen)
Formel: SPI = EV ÷ PV
Slik tolker du resultatene:
- Hvis resultatet er mindre enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger etter planen.
- Hvis resultatet er større enn 1, betyr det at prosjektet ditt ligger foran planen.
- Hvis resultatet er 1, følger prosjektet ditt planen.
6. Estimert kostnad ved ferdigstillelse
Brukes til: å estimere avviket mellom de planlagte og faktiske kostnadene når prosjektet når slutten
Formel: EAC = TBC ÷ CPI
Slik tolker du resultatene:
- Hvis resultatet er høyere enn det planlagte budsjettet ved ferdigstillelse, er dette det prognostiserte overskridelsesbeløpet som du må planlegge å korrigere eller forberede deg på å pådra deg.
Nyttige verktøy for opptjent verdi-styring
Jeg vet hva du tenker: Du tenker «Mackenzie, må jeg pugge alle disse formlene? Finnes det ikke verktøy som gjør dette?»
Svaret er ja, men jeg har ikke funnet noen som gjør det særlig godt.
Min foretrukne metode for å utføre EVM-beregninger er i et regneark som Google Sheets eller Excel. Slik kan du begynne å bruke metoden min i dag:
- Sett opp flere faner i Google Sheets eller Excel for å inneholde dataene og kjøre rapporten. Jeg anbefaler én fane per beregning. Eksempel: én fane for planlagt verdi, én for opptjent verdi og én for faktiske kostnader.
- Bonus: Ta en titt på malen min for beregning av EVM.
- Hvis du ikke allerede gjør det, bør du lære deg å bruke og sette pris på pivottabeller! : )
- Eksporter de relevante dataene fra prosjektstyringsverktøyet ditt – dette kan gi deg prosentandelen som er fullført, på oppgave- eller prosjektnivå
- Eksporter de relevante dataene fra tidsregistreringsverktøyet ditt – dette kan gi deg de faktiske kostnadene
- Vips, så har du EVM-data lett tilgjengelig!
Hvorfor er opptjent verdistyring viktig i digitale prosjekter?
Da jeg innførte opptjent verdistyring i avdelingen min og i prosjektstyringen, fikk jeg endelig konsekvent rapportering på tvers av alle prosjekter. Rapporteringen var ikke lenger basert på magefølelse.
Jeg mener at åpenhet er den beste strategien, og at data gir oss noe å jobbe mot. Hvis prosjektet ditt ligger 20% under den ideelle SPI-en, er problemet som må løses, hvordan vi kan øke fremdriften med 20% for å ta igjen det tapte. Svaret på det er det du forteller kunden.
Du trenger ikke mye data for å utføre disse beregningene, men du trenger noen datapunkter å måle. Hvis du har et prosjektanslag (uansett hvor overordnet), en prosjekt tidslinje (uansett hvor omtrentlig) og en eller annen form for data om faktiske kostnader, kan du rapportere om prosjektets opptjente verdi.
Hva skjer videre?
Vil du bli ekspert på de finere nyansene ved EVM? Meld deg inn i DPM og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.
