Slik starter du prosjekter bedre med kundene dine
Vi ønsker alle gode prosjektoppstartsmøter, men gjør vi det riktige grunnarbeidet med kundene våre slik at vi får et bedre prosjektoppstartsmøte med kunden? Prosjekter starter noen ganger litt skjevt fordi vi går rett inn i prosjektet uten å bli kjent med kunden og virkelig forstå noen av de tause, underliggende og uformelle kravene som kanskje ikke har blitt dokumentert, men som gjør at vi ikke fullt ut forstår hva som må gjøres for å lykkes.
Prosjekter kan begynne å rakne allerede under prosjektoppstartsmøtet, når vi fortsatt burde være i forelskelsesfasen! Men det finnes en enkel måte å øke sjansene for at prosjektoppstartsmøtet går bra, få bedre kundemøter og starte prosjektet i en positiv retning. Det er så enkelt som å spise lunsj. Ha et møte med kunden før prosjektoppstartsmøtet, få i dere litt mat, ha en hyggelig prat og avklar de vanskelige og plagsomme detaljene som har en tendens til å spore av ting, på forhånd. Her er en veiledning i hvordan du kan starte prosjekter bedre med kunder, gjennom et forberedende prosjektoppstartsmøte med kunden over lunsj.
Ta lunsj og ha et forberedende «prosjektoppstartsmøte med kunden»
Etter et internt oppstartsmøte, men før prosjektoppstartsmøtet med kunden, bør du sette av tid til å snakke med kunden for å sikre at det «egentlige» oppstartsmøtet med interessentene og teamet deres blir så nyttig og effektivt som mulig. I et ideelt scenario gjennomfører dere dette møtet fysisk over en kaffe eller lunsj, men hvis det kniper, kan samtalen også tas på Skype eller telefon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Formålet med å ta kontakt med og møte kunden før det «egentlige» oppstartsmøtet er å avstemme forventningene utenfor rammene av det potensielt langt mer politiske «egentlige» oppstartsmøtet. Det er en mulighet til å etablere en god relasjon til kunden, formidle viktig informasjon om prosjektet og teamet og innhente så mye relevant informasjon som mulig før oppstartsmøtet, slik at agendaen for oppstartsmøtet kan finjusteres. Samtalen bør fokusere på hvordan dere skal jobbe sammen, og i størst mulig grad fastsette og samordne forventningene.
Eksempel på agenda for et forberedende prosjektoppstartsmøte med kunden
Se videoen for en rask gjennomgang av agendaen:
Selv om hvert prosjekt vil kreve at agendaen tilpasses, er det nyttig å sørge for at du går gjennom noen av disse grunnleggende punktene. Her er et grovt forslag til tidsbruk, slik at du får plass til dette i et møte på 60 minutter:
- Introduksjoner – litt varm og hyggelig småprat (5 min)
- Gjennomgang av prosjektteamene – hvem har ansvar for hva? (3 min)
- Godkjenningsprosess – prosessen og personene som skal godkjenne leveransene? (3 min)
- Gjennomgang av SoW – hva skal vi gjøre, når og hvordan, og hva skal vi produsere? (20 min)
- Diskusjon om risiko-, avviks- og endringshåndtering – hvilken holdning og tilnærming har kunden til håndtering av risiko og endringer? (3 min)
- Rapportering – hvordan skal vi følge opp og kommunisere prosjektets fremdrift, og til hvem? (3 min)
- Samarbeid – hvilke verktøy skal vi bruke for å jobbe sammen? (3 min)
- Ressurser – hva trenger vi for å komme i gang? (5 min)
- Oppstartsagenda – hva skal vi diskutere i oppstartsmøtet med kunden? (5 min)
- AOB – er det noe annet vi trenger å diskutere? (5 min)
1. Introduksjoner – litt varm og hyggelig småprat (5 min)
Så lenge kunden ikke har tatt med seg hele prosjektteamet på turen, er dette en anledning til å ha en litt mer personlig samtale, slik at du kan gjennomføre prosjektet bedre og med færre ubehagelige overraskelser. Målet her er å bli kjent med kunden utenfor prosjektets rammer og begynne å utvikle en relasjon og en tillit som vokser over tid og hjelper dere gjennom prosjektets oppturer og nedturer.
2. Gjennomgang av prosjektteamene – hvem har ansvar for hva? (3 min)
I det «egentlige» oppstartsmøtet får dere anledning til å gå gjennom roller og ansvarsområder på nytt med hele prosjektteamet, så formålet med å diskutere prosjektteamet er å forsøke å få og dele litt innsikt i teamdynamikken.
Du prøver å få et innblikk bak kulissene i hvem som vil være involvert i prosjektet, og i hvilken grad. Du ønsker å vite hva som er den beste måten å involvere dem på, slik at de bidrar til å drive prosjektet fremover. Det er svært nyttig å forstå hvem som kan være allierte eller støttespillere for prosjektet, og hvem som mest sannsynlig vil skape problemer.
Det er også en mulighet til å selge inn ressursene du har satt av til prosjektet, slik at kunden får tillit til teamet som skal delta på kundens oppstartsmøte. Ved å gi dem litt innblikk i teamet ditt bak kulissene, vil kunden forhåpentligvis gjengjelde dette og gi deg et innblikk i personlighetene som kan påvirke prosjektet, på godt eller vondt.
3. Godkjenningsprosess – prosessen og personene som skal godkjenne leveransene? (3 min)
Etter å ha gått gjennom «hvem er hvem» i prosjektteamene og identifisert teamet, er det enkelt å gå videre til styring og hvem som må godkjenne hva i løpet av prosjektet. Det er viktig å avklare hva som er forutsatt i SoW når det gjelder godkjenning, tidslinje og revisjonsrunder.
Du prøver å få en forståelse fra kunden av hvorvidt prosessen du har lagt til grunn i SoW, kommer til å fungere. Er tidslinjen lang nok? Er det lagt inn nok revisjonsrunder i SoW? Er noen av teammedlemmene vanskelige å få til å delta på møter eller godkjenninger? Har de ferie i løpet av prosjektet?
4. Gjennomgang av SoW – hva skal vi gjøre, når og hvordan, og hva skal vi produsere?
Av alle punktene på agendaen er dette sannsynligvis det viktigste for å avstemme forventningene, så det er verdt å bruke en betydelig del av tiden på det. Du bør gå inn i det «egentlige» oppstartsmøtet etter å ha diskutert dette i detalj, slik at dere har samsvarende forventninger.
Dette er en mulighet til å gå gjennom utkastet til SoW med kunden i detalj, og ja, det betyr å beskrive hvordan prosjektet skal gjennomføres, hvilke aktiviteter som kan fullføres og i hvilket omfang (innenfor det foreslåtte budsjettet og tidslinjen), samt hva leveransene skal være. Det er viktig at du fremhever gjennomganger, avhengigheter og antakelser, slik at dere har en felles forståelse av hva prosjektet til syvende og sist skal levere.
Hvis du lar diskusjonen om SoW vente til det «egentlige» oppstartsmøtet med kunden, kan det bli ubehagelig – dynamikken i et stort kundeteam som kaster rundt seg med meninger om hva som bør være innenfor og utenfor omfanget, er aldri pen. Diskusjoner om omfang bør helst tas i små møter med kunden, der dere kan ha en samtale uten at det utvikler seg til en rundebordsdebatt.
5. Diskuter RAID (risikoer, antakelser, problemer, avhengigheter) og endringshåndtering – hva er kundens holdning til og tilnærming til håndtering av risiko og endringer? (3 min)
Som en del av oppsummeringen av diskusjonen om SoW er det verdt å snakke med kunden om hvordan de foretrekker å håndtere risikoer og problemer, samt hvor åpne de er for endringer. Hvis du kan, bør du forberede en risiko- eller RAID-logg før møtet og gå gjennom den som en del av diskusjonen. Du ønsker å etablere en forventning fra starten om at du vil være åpen om å identifisere og håndtere risikoer og problemer i samarbeid med kunden.
Du vil ha nytte av å få en forståelse fra kunden av hvor mye fleksibilitet det er i budsjettet. En nyttig måte å formulere dette på kan være å spørre kunden om det finnes et ekstra budsjett for å endre retning på prosjektet hvis det dukker opp nye muligheter – for eksempel flere runder med designutvikling, utvikling av flere funksjoner eller brukertesting. Dere trenger en felles forståelse av hvorvidt de håper å
Husk også å snakke om bruken av en reserve og å bli enige om hva reserven skal brukes til, og hvordan den kan benyttes; er den et budsjett for risikoer og problemer, eller skal den dekke mindre endringer etter hvert som prosjektet utvikler seg? Anbefal en tilnærming til hvordan du mener den bør brukes, slik at det er tydelig hva du skal gjøre når det dukker opp noe i prosjektet som du ikke hadde planlagt for.
6. Rapportering – hvordan skal vi følge opp og kommunisere prosjektets fremdrift, og til hvem? (3 min)
Oppfølging av prosjektets fremdrift krever en statusrapport som viser hvordan prosjektet ligger an når det gjelder budsjett, tidslinje, oppgaver og milepæler. På samme måte som du må forberede deg på å vise hvordan du planlegger å håndtere risiko, er det også nyttig å utarbeide en statusrapport som du kan dele med kunden, slik at du kan sikre at formatet og detaljnivået fungerer for dem.
Det kan være viktig å få formatet og detaljene i statusrapporten riktig, fordi den vanligvis er knyttet til fakturering. Du må sørge for at kunden får riktig nivå av løpende detaljer, slik at de ikke forsinker betalingen av fakturaer. For å hjelpe med dette bør du følge opp budsjettet i statusrapporten, sammen med beløpet på den kommende fakturaen og når den skal faktureres.
Avtal distribusjonslisten for statusrapporten slik at alle som trenger å være orientert, holdes oppdatert på det som skjer i prosjektet. Det er alltid bedre å distribuere rapporten til et bredere publikum enn det som strengt tatt er nødvendig, slik at ingen kan snu seg rundt og hevde at de ikke var informert dersom noe ikke går etter planen. Programvare for kunderapportering kan også hjelpe deg med å automatisere dette til en viss grad og eliminere behovet for å ta denne beslutningen for hver statusrapport du oppretter.
7. Samarbeid – hvilke verktøy skal vi bruke for å jobbe sammen? (3 min)
De fleste prosjektledere og team har allerede definert sitt standardverktøy for samarbeid. Men uansett om det er Basecamp eller Jira, Trello eller Businessmap (tidligere Kanbanize), bør dere lage en plan sammen med teamet for hvordan dere skal jobbe sammen, slik at dere kan dele en plan med kunden for hva dere skal bruke, og hvordan dere skal bruke verktøyene. Deretter bør du sjekke med kunden for å forsikre deg om at de er fornøyde med det valgte verktøysettet, og at de kan bruke plattformen til å dele filer, informasjon og statusoppdateringer samt ha prosjektsamtaler.
Les mer: Trenger du hjelp til å håndtere den voksende kundelisten din? Ta en titt på den beste programvaren for kundedatabaser.
8. Ressurser – hva trenger vi for å komme i gang? (5 min)
Det er alltid «ting» som må være på plass før prosjekter kan komme ordentlig i gang. Lag en liste over alt du må huske å be kunden om for å kunne starte, i prioritert rekkefølge, slik at de kan ta hånd om de viktigste punktene først.
- Pålogginger – CMS, analyseverktøy, sosiale medier og bildearkiver
- Merkevare – logoer, skrifttyper, stilguider og maler
- Kodearkiv – nettstedfiler og databaser
- VPN – for å få tilgang til kundens intranett
- Fakturering – hvem skal de gå til? Hvem godkjenner dem?
9. Agenda for oppstartsmøtet – hva skal vi diskutere i oppstartsmøtet med kunden? (5 min)
Dette er en anledning til å gå gjennom agendaen for det «egentlige» oppstartsmøtet. Mens forhåndsmøtet med kunden er en mulighet til å avstemme forventningene, bør det «egentlige» oppstartsmøtet brukes til å få en forståelse av den bredere prosjektkonteksten og faktorene som vil påvirke hvor vellykket prosjektet blir.
Ta en titt på veiledningen for oppstartsmøter med kunder, men på et overordnet nivå bør dette være med på agendaen for oppstartsmøtet.
- Introduksjoner – hvem jobber med prosjektet, og hvilken rolle har de? (15 min)
- Prosjektbakgrunn – hvordan passer denne briefen inn i den overordnede strategien og andre prosjekter? (10 min)
- Prosjektgjennomgang – hva er forretningsproblemet og kundebehovet? (30 min)
- Suksess – hvordan vet vi om vi har lykkes, og hva har mislyktes tidligere? (10 min)
- Prosjektstyring – gjennomgå tidslinje, leveranser, roller, rapportering, estimat og endringshåndtering (10 min)
- Eventuelt – hva har vi ikke diskutert som vi burde? (10 min)
- Neste steg – hva er de neste stegene for å holde prosjektet i bevegelse? (5 min)
10. Eventuelt – er det noe annet vi må diskutere? (5 min)
Avslutt samtalen med noen tydelig definerte neste steg og en mulighet for kunden til å ta opp alt de ønsker å få avklart. Ofte vil det å spørre «Er det noe annet vi bør vite?» få kundene til å dele ting de ikke har nevnt tidligere, men som det er verdt å kjenne til.
Og til slutt: Sørg for å avslutte på en positiv måte. Gå tilbake til småpraten dere startet med – det er en mulighet for deg til å bygge en god relasjon og bli bedre kjent med dem; finn ut hva de liker å gjøre utenom jobben, hva de skal gjøre i helgen, hva de ser på Netflix, eller hvilken sport de er interessert i. Legg grunnlaget for å bli kjent med dem som individer, slik at du har noe å snakke med dem om neste gang dere tar kontakt.
Hva skjer videre?
Ønsker du å komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
