Slik lager du en matrise for effekt og innsats (en trinnvis veiledning)
Start med raske gevinster: Matrisen for effekt og innsats gir deg et enkelt, men kraftfullt rammeverk for å identifisere hva som betyr mest. Den hjelper deg med å unngå utbrenthet og stadige tvilsspørsmål ved å prioritere oppgaver som gir størst verdi med minst mulig innsats.
Prioritering uten panikk: Dette visuelle verktøyet hjelper deg med å ta et skritt tilbake, vurdere arbeidsmengden din objektivt og lede teamet mot felles prioriteringer. Det handler ikke om perfeksjon – det handler om fremgang.
Få oppslutning: Når alle ser de samme prioriteringene, reduserer du friksjon og øker gjennomføringstempoet. Matrisen er også et utgangspunkt for samtaler som kan avdekke blinde flekker i teamets arbeidsmengde.
Hold det enkelt: Matrisen for effekt og innsats fungerer fordi den er visuell og enkel å oppdatere. Bruk den til å skille ut det viktigste, identifisere hva som betyr noe og justere etter hvert som prosjektets dynamikk utvikler seg.
Prioriter med hensikt: Matrisen hjelper deg med å si «nei» med selvtillit og «ja» til de riktige tingene. Når den brukes regelmessig, holder den teamet samkjørt med virksomhetens mål – uten at noen blir utbrent.
I tillegg til å håndtere interessenter, lage prosjektplaner og gjøre sitt beste for å redusere risikoer, er gode prosjektledere ofte kjent for evnen til å prioritere knallhardt for å få alt gjort. Hvis du noen gang har tatt deg selv i å tvile på prioriteringene dine, er denne artikkelen noe for deg.
Her vil jeg introdusere deg for et verktøy som kalles en effekt- og innsatsmatrise, og gi deg en trinnvis veiledning i hvordan du kan bruke den til å prioritere oppgavene dine og øke produktiviteten.
Hva er en effekt- og innsatsmatrise?
En effekt- og innsatsmatrise (også kjent som en Eisenhower-matrise) er et verktøy som brukes til å hjelpe deg med å analysere forholdet mellom innsatsen som kreves for oppgaver, og den potensielle effekten de har. Denne matrisen er svært visuell, noe som gjør det enkelt for brukeren å se hvilke aktiviteter som vil ha størst effekt med minst mulig tid og innsats.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Matrisen har en horisontal akse der brukeren kan plassere effektnivået, og en vertikal akse der brukeren kan plassere innsatsnivået. De fire kvadrantene i effekt- og innsatsmatrisen blir dermed:
- Høy effekt – lav innsats (dine raske gevinster)
- Høy effekt – høy innsats (de store prosjektene)
- Lav effekt – lav innsats (utfyllingsoppgaver – lav prioritet)
- Lav effekt – høy innsats (tidstyver – slett eller deleger)
Hvorfor bruke en effekt- og innsatsmatrise?
Når du har mye arbeid som må gjøres, kan det være vanskelig å se hvor du skal begynne. Det beste utgangspunktet er å identifisere oppgaver som gir høy effekt med liten innsats. Det å finne slike oppgaver kan ofte være avgjørende for at du skal lykkes.
Ved å plassere arbeidet ditt i en effekt- og innsatsmatrise får du en enkel visuell fremstilling av alt arbeidet du må utføre. Den kan hjelpe deg med å forstå hvor de raske gevinstene ligger, og avgjøre hvilke oppgaver som kan utsettes.
På den annen side kan det være nyttig å liste opp oppgaver med høy innsats og lav effekt når du skal avgjøre hva som bør utsettes eller delegeres. Når du er svært travel, hvorfor bruke mye verdifull tid på oppgaver med ekstremt lav potensiell effekt for teamet eller prosjektet ditt?
Fordeler med en effekt- og innsatsmatrise
Det er mange fordeler ved å bruke en effekt- og innsatsmatrise sammen med andre verktøy for beslutningstaking. Disse omfatter:
Tydeligere prioritering
Det er vanskelig å overse de viktigste prioriteringene dine når du ser dem stirre på deg fra siden med høy prioritet i matrisen. Se på aktivitetene som har størst effekt og krever minst innsats, så har du et ganske enkelt sted å begynne.
Du kan også føle deg trygg på at du tar informerte beslutninger om prioriteringene dine, fordi du ser på helheten i stedet for å vurdere oppgaver på individuelt nivå.
Raskere beslutningstaking
Når du prøver å avgjøre hva som er viktigst, kan matrisen hjelpe deg med å komme frem til en konklusjon raskere. Når du ser alt arbeidet plassert i matrisen, kan det hjelpe deg med å ta raskere og bedre beslutninger om hvordan du og teammedlemmene dine bruker tiden.
Husk å ta med så mange av oppgavene dine som mulig, ikke bare dem som inngår i store prosjekter eller profilerte initiativer, slik at du får et helhetlig bilde av teamets arbeid.
Bedre ressursfordeling
Ved å rette ressursene mot aktivitetene med størst effekt kan du forbedre ressursfordelingen og hjelpe teamet med å unngå utbrenthet. Teammedlemmer som bruker mye tid på oppgaver med lav effekt som ingen setter pris på, har en tendens til å miste engasjementet og bli utbrent raskere enn teammedlemmer som jobber med oppgaver med høy effekt, og som er svært synlige i organisasjonen.
Ved å se på oppgavene på denne måten kan du forbedre hvordan du fordeler ressurser på tvers av arbeidet og sørge for at alle får tid i rampelyset.
Bedre samkjøring i teamet
Det å dele en matrise med teamet ditt kan bidra til å sikre at alle er fullt ut samkjørte og prioriterer oppgaver på samme måte – selv om det kan føre til en del diskusjon. Avhengig av rollen kan noen andre medlemmer av teamet føle at arbeidsinnsatsen er større eller mindre enn du anslo.
Uansett kan bruk av en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats være en god måte å legge til rette for verdifulle diskusjoner som fører til bedre samkjøring i teamet.
Større strategisk fokus
En annen fordel ved å bruke en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats er et bedre strategisk fokus. Hvis du ser på kvadranten med lav innvirkning og høy arbeidsinnsats i matrisen din, og oppdager at den ikke samsvarer med prosjektmålene eller teammålene, bør du sannsynligvis samarbeide med ledergruppen din om enten å delegere arbeidet til et annet team eller en ekstern konsulent, eller å nedprioritere arbeidet fullstendig.
Avhengig av hva du finner, kan du utarbeide en alternativ plan for disse oppgavene, slik at du og teamet ditt kan fokusere på det som betyr mest.
Når du bør bruke en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats
Du bør vurdere å bruke en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats når du har mye arbeid som må fullføres innen relativt kort tid. Hvis du bare har noen få ting på oppgavelisten, kan det ta mer tid å sette opp og fullføre matrisen enn det ville tatt å bare gjøre arbeidet.
Hvis du derimot har vært prosjektleder en stund, er dette sannsynligvis ikke en situasjon du kjenner deg igjen i. Enten du leder flere prosjekter, blir trukket inn i forretningsinitiativer eller veileder mindre erfarne medarbeidere, er prioritering av oppgaver og avgjørelser om hva som skal utsettes eller delegeres sannsynligvis en daglig aktivitet for deg.
Derfor kan det være verdt å prøve å opprette og vedlikeholde din egen matrise for innvirkning og arbeidsinnsats.
Trinn for trinn: Slik lager du en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats
Hvis du aldri har laget en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats, går vi gjennom trinnene sammen og utforsker prioriteringsprosessen.
1. Velg tidsramme
Begynn med å bestemme hvilken tidsramme du skal ta for deg med matrisen. La oss si at du bare ser på denne uken. Det kan være noen oppgaver på listen din som krever større arbeidsinnsats når du har mindre tid til å utføre dem, så det kan også være verdt å zoome ut til slutten av måneden eller kvartalet når du har fullført matrisen for denne uken.
Du bør ikke miste helheten av syne på grunn av detaljene, men du bør heller ikke overvelde deg selv eller gjøre deg selv gal av å stadig tvile på matrisen.
2. List opp alle mulige oppgaver
Det neste trinnet er å lage en liste over alle oppgavene på oppgavelisten din. Ikke tenk på varigheten eller innvirkningen ennå – det eneste vi gjør her, er å få et fullstendig bilde av arbeidet ditt.
Så selv om du tror at en oppgave er bortkastet tid, eller er sikker på at du ikke kommer til å klare den denne uken, bør du likevel føre den opp. Tanken er å legge alt på bordet og undersøke det på én gang – du kan bli overrasket over hva du ser hvis du ikke utelater noe.
3. Anslå innvirkning
Nå som du har en fullstendig liste over oppgaver, skal du rangere oppgavene fra størst til minst innvirkning. Jo flere personer som berøres, eller jo større prosjektet eller initiativet oppgaven er knyttet til, desto større er sannsynligheten for at den har stor innvirkning på prosjektet eller organisasjonen.
4. Anslå arbeidsinnsats
Når du er ferdig med å anslå innvirkningen, skal du gjenta prosessen for å anslå arbeidsinnsatsen. Husk at dette er din arbeidsinnsats. Vær ærlig om evnene og begrensningene dine. Det kan også være lurt å notere hvis en oppgave krever mye arbeidsinnsats av deg, men lite arbeidsinnsats av et annet teammedlem.
Dette kan være en god oppgave å delegere hvis du oppdager at du senere må få fjernet noen ting fra oppgavelisten din. Når det er sagt, kan det være verdt å stille spørsmål ved om en oppgave med lav innvirkning må gjøres nå (eller i det hele tatt).
5. Plasser oppgavene i matrisen
Det neste trinnet er å plassere oppgavene i matrisen. Nå kan du se visuelt hvor hver oppgave på listen din befinner seg når det gjelder innvirkning og arbeidsinnsats. Det kan ta litt tid å gjøre denne delen – og den kan virke litt tungvint til å begynne med – men du kan strebe etter kontinuerlig forbedring hver gang du lager en ny matrise. Øvelse gjør mester.
6. Analyser og prioriter
Når du har plassert alle oppgavene i matrisen, er det på tide å analysere og prioritere arbeidet ditt. Begynn med oppgavene som krever minimal arbeidsinnsats, men som vil ha maksimal innvirkning. Fortsett deretter gjennom matrisen. Jo større arbeidsinnsats en oppgave krever, og jo mindre innvirkning den har på teamet eller virksomheten, desto lavere bør den stå på prioriteringslisten din.
Et eksempel fra virkeligheten på en matrise for innvirkning og arbeidsinnsats
La oss se på et eksempel fra virkeligheten på en matrise for innsats og effekt. Tenk deg at du er prosjektleder med ansvar for tre utviklingsprosjekter i selskapet ditt: et nytt nettsted, en ny del av et nettsted og en ny profil for et sentralt program.
Det nye nettstedet har høyest profil og størst budsjett av de tre prosjektene, mens den nye profilen er det minste prosjektet. I tillegg har du noen administrative oppgaver. Her er den nåværende oppgavelisten:
- Avtal et oppfølgingsmøte med Jennifer om omdirigeringsplanen for det nye nettstedet.
- Send Jennifer og Susan en liste over spørsmål teamet hadde etter kvalitetssikringen av nettstedet
- Gjør ferdig artikkelen til selskapets nyhetsbrev om beste praksis for kvalitetssikring av nettsteder
- Følg opp Jon om designene for den nye profilen – presentasjonen for interessentene er om 4 dager
- Få godkjenning av de endelige designene for den nye delen av nettstedet – innholdsteamet ba om noen endringer før utviklingen starter neste uke
- Gå gjennom og godkjenn timelister og forespørsler om fri
- Revider tidsplanen for resten av prosjektet med den nye profilen
- Oppdater Forecast for de neste to ukene
Lav innsats – stor effekt (Gjør først)
- Avtal et oppfølgingsmøte med Jennifer om omdirigeringsplanen for det nye nettstedet.
- Send Jennifer og Susan en liste over spørsmål teamet hadde etter kvalitetssikringen av nettstedet
- Følg opp Jon om designene for den nye profilen – presentasjonen for interessentene er om 4 dager
Stor innsats – stor effekt (Gjør deretter)
- Gjør ferdig artikkelen til selskapets nyhetsbrev om beste praksis for kvalitetssikring av nettsteder
- Gå gjennom og godkjenn timelister og forespørsler om fri
- Oppdater Forecast for de neste to ukene
Lav innsats – liten effekt (Gjør raskt eller deleger)
- Få godkjenning av de endelige designene for den nye delen av nettstedet – innholdsteamet ba om noen endringer før utviklingen starter neste uke
Stor innsats – liten effekt (Deleger, utsett eller ikke gjør det)
- Revider tidsplanen for resten av prosjektet med den nye profilen
More Articles
- Programvare for prosjektstyring mot Excel: Viktige forskjeller
- 13 demoer av prosjektstyringsprogramvare for å finne den beste løsningen
- Prosjektleder og underviser med kunstig intelligens deler en enkel arbeidsflyt for kunstig intelligens som fundamentalt endrer hvordan prosjekter drives
- 8 demonstrasjoner av ressursstyringsverktøy som hjelper deg med å finne den beste løsningen
- Gantt-diagram kontra PERT-diagram: Viktige forskjeller
Tips for å få mest mulig ut av matrisen
Vil du få størst mulig effekt ut av matrisen med minst mulig innsats (skjønner du hva jeg gjorde der)? Her er noen tips for å få mest mulig ut av matrisen
- Bruk innspill fra teamet for å redusere skjevheter: Det som føles viktig for deg, er kanskje ikke like viktig for teamet ditt, så ikke nøl med å spørre dem. Innspill fra teamet om oppgavenes effekt kan bidra til å redusere dine egne skjevheter. Hvis oppgavene gjelder deg, er det dessverre bare du som kan si noe nøyaktig om hvor stor innsats de krever.
- Ikke overtenk poenggivningen: Stol på magefølelsen! Vanligvis er den første vurderingen din av hvor mye innsats noe krever, eller hvilken effekt det har, riktig. Selv om du har noen få ting i en annen rekkefølge enn den «perfekte», er det helt greit. Poenget med matrisen er å få deg til å arbeide så effektivt som mulig; perfeksjon eller det å alltid ha rett er ikke målet her!
- Gå jevnlig gjennom matrisen når forholdene endrer seg: Oppgaver som har liten effekt på et bestemt tidspunkt i måneden eller prosjektet, kan ha større effekt på et annet tidspunkt. Hvis en av oppgavene dine for eksempel er å møte kunden for å få en liste over temaer til tekstforfatteren din for juni, kan den ha mindre effekt 1. mai enn 28. mai, siden du vil sikre at du har temaene klare til tekstforfatteren før juni begynner.
- Kombiner med andre verktøy for prioritering eller beslutningstaking ved behov: Matrisen for innsats og effekt trenger ikke være en frittstående aktivitet. Se i produktkøen, programvaren for oppgavehåndtering eller til og med prognoseverktøyet ditt for å få hjelp til å fylle ut matrisen etter behov. Disse digitale verktøyene kan gi ekstra kontekst som hjelper deg med å plassere oppgavene riktig for deg selv og teamet ditt. Du kan også kombinere den med Ivy Lee-metoden, som hjelper deg med å omsette innsikten fra matrisen til en fokusert daglig oppgaveliste.
Vanlige feil du bør unngå
Nå som jeg har fått matrisen for effekt og innsats til å høres enkel ut og full av potensielle fordeler både for arbeidsflyten din og organisasjonen som helhet, er det på tide med litt forsiktighet. Selv om matrisen kan bidra til å tydeliggjøre hvilket arbeid som bør tas først, er den ingen mirakelkur.
Her er noen feil jeg har sett prosjektledere og team gjøre når de bruker en matrise for effekt og innsats (og hvordan du kan unngå dem):
- Å være for subjektiv uten enighet i gruppen: Jeg har sagt dette før, og jeg sier det igjen – bare fordi noe er en oppgave med høy effekt eller lav innsats for deg, betyr ikke det at det er slik for personen som skal utføre den, eller for teamet som helhet. For å unngå over- eller undervurdering på noe område bør du derfor sørge for at du får støtte fra teamet.
- Å prøve å være for nøyaktig med anslagene: Anslag skal være et best mulig estimat på hvor lang tid noe vil ta, basert på informasjonen du har. For å være helt ærlig har du noen ganger – særlig tidlig i et prosjekt – ikke nok informasjon til å lage et nøyaktig anslag.
Det kan være fristende å prøve å finne ut av alt der og da, men du kan lett ende opp med å bruke nesten like mye tid på å anslå som det tar å faktisk gjøre oppgaven. Gjør derfor ditt beste, og vurder å anslå på nytt etter hvert som du får mer informasjon.
Dette sparer tid i starten, som heller kan brukes bedre på andre oppgaver. (Betrakt det som høy innsats og lav effekt hvis du må!)
- Å ikke oppdatere matrisen regelmessig: En matrise for effekt og innsats er ikke en øvelse du gjør én gang og så er ferdig med. Du bør holde den oppdatert etter hvert som du arbeider deg gjennom prosjektet. Når tidsfristene nærmer seg, kan effekten og innsatsen for bestemte oppgaver øke. Det er viktig å være oppmerksom på dette og sørge for at teamet ditt har tiden og ressursene de trenger for å fullføre oppgavene sine etter hvert som prosjektet skrider frem.
- Å ignorere gevinster med lav innsats: Matrisen for effekt og innsats kan synliggjøre noen lavthengende frukter eller enkle gevinster. Dette er et flott sted å begynne arbeidet, særlig hvis du er ny.
Det kan bidra til å skape masse positiv fremdrift i teamet ditt, så pass på at du ikke ignorerer disse gevinstene til fordel for å gå løs på noe større og mer tidkrevende med én gang.
Bli med for flere innsikter om prosjektledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
