Prosjektledere: Slik håndterer du utbrenthet på jobben

2017 var et spesielt tøft år. Jeg gikk opp 20 pund, jobbet i et usunt miljø (i hvert fall for meg), fikk et panikkanfall og var i ferd med å bli en lite hyggelig person hjemme. Når jeg ser tilbake på det nå, var dette tydelige tegn på fysisk stress. Men på den tiden var jeg ikke klar for å erkjenne det.

Så skjedde det noe. Det ville vært en fin historie å fortelle at jeg kom til en selvinnsikt som gjorde at jeg begynte å ta vare på meg selv, men det var ikke det som skjedde. I stedet ble jeg (sammen med et par kolleger) sagt opp og sendt hjem i løpet av en uke i juni.

Jeg fikk både en elendig avtale og en fantastisk mulighet på én gang. Og for en gangs skyld i livet utnyttet jeg øyeblikket og begynte å ta tak i utbrentheten min. Selv om jeg fortsatt har en vei å gå, tar jeg valg for å redusere jobbrelatert stress: Jeg balanserer arbeidsmengden min og påtar meg bare arbeid jeg liker, sammen med mennesker jeg liker. Noen uker lykkes jeg, mens andre trenger forbedring, men i det minste beveger jeg meg i riktig retning.

Utbrenthet i prosjektledelse

Hva betyr det for alle andre? Studier viser at to tredjedeler av heltidsansatte opplever utbrenthet på jobb, og jeg tror sterkt på at vårt digitale PM-miljø har høy risiko for å havne i denne situasjonen.

Andre prosjektledere deler bekymringen min for utbrenthet. Claire Harrington, leder for leveranseteamet og medlem av DPM-medlemsfellesskapet, sa følgende om utbrenthet i prosjektledelse:

«Jeg tror at jo flere kommunikasjonsverktøy vi har, desto høyere blir forventningene til at arbeidet skal bli gjort. Siden vi lever i en verden der alle kan nås døgnet rundt, kan det føles som om du må jobbe døgnet rundt for å lykkes – noe som definitivt kan bidra til høyt stressnivå og utbrenthet.

Jeg tror [problemet med utbrenthet] er svært omfattende og noe som må tas på alvor. Jeg har sett mange virkelig dyktige PM-er få tiden sin dårlig disponert, noe som har ført til at de har forlatt yrket helt. Når du er PM, er du en ekstremt viktig aktør i prosjekter, så det kan føles som om mye hviler på dine skuldre[…]»

På grunn av rollens natur er vi mødrene og fedrene i teamene våre. Vi tar oss av alt kundene våre trenger, det teamet ber om, og det prosjektene krever. Samtidig blir vi ofte oversett når det gjelder omsorg og oppmerksomhet i organisasjonene våre. Rollen vår anses oftere enn ikke som mindre verdifull, noe som gjenspeiles i lønnen vår, hvordan folk ansetter til rollen, ansvaret den får, og mer. Jeg prøver ikke å starte en tirade her, men når du oftere enn ikke hører at hvem som helst kan være PM, er det en viktig faktor å ta med i betraktningen.

Kanskje jobber du i en organisasjon som ikke helt vet hva den skal gjøre med en god PM. Kanskje byrået krever at alle jobber lange dager og tilbyr et giftig arbeidsmiljø. Det er også mulig at det er noe galt med DNA-et ditt (som med meg), og at du tror du kan klare alt hvis du bare fortsetter å svømme.

Uansett hvordan vi havnet i denne situasjonen, er du den eneste som kan få deg selv ut av den. Og selv om jeg ikke kjenner deg personlig, tror jeg det er på tide å gjøre en endring, fordi jeg er ganske sikker på at du er verdt det. Det første steget for å komme seg etter utbrenthet er å identifisere symptomene dine, slik at du kan begynne å gjøre de riktige endringene.

Hva er tegnene på utbrenthet?

Altfor ofte avfeier vi symptomene på utbrenthet som normalt stress i hverdagen, i stedet for å se dem som de skadelige symptomene på utmattelse de faktisk er. Hvis du hver morgen spør deg selv «Hvorfor har jeg ingen energi?», eller går gjennom hver dag følelsesmessig tappet og utslitt, er dette sikre tegn på at du er i ferd med å bli utbrent. Noen ganger er det likevel vanskelig å erkjenne det – ingen ønsker å bli utbrent, og derfor har vi en tendens til å ignorere tegnene.

Hva er egentlig utbrenthet?

Her er litt innsikt fra andre prosjektledere som har måttet lære seg å håndtere utbrenthet på jobb – se om du kjenner igjen noen paralleller til ditt eget arbeidsliv. Kanskje ignorerer du disse ikke fullt så åpenbare tegnene på utmattelse:

Forskere har identifisert tre hovedtyper av symptomer på utbrenthet:

• Utmattelse: ingen energi, dårlig hukommelse, dårlig søvn, blir ofte syk;
• Fremmedgjøring: isolasjon, negativt perspektiv, forsømmer deg selv, blir lett irritert;
• Redusert ytelse: overskrider tidsfrister, blir mindre engasjert, utsetter ting, manglende evne til å konsentrere seg.

Claire fra Slack-kanalen vår for DPM delte ytterligere innsikt i hvordan du kan merke at du nærmer deg utbrenthet:

“Et tydelig tegn for meg er at jeg innser at jeg ikke har hatt tid til å tenke strategisk om det store bildet eller ideer. Hvis jeg ikke klarer å sette av tid til dette, betyr det at jeg har for mye å gjøre. Et annet tegn er at det blir vanskeligere og vanskeligere for meg å bli entusiastisk over arbeidet jeg gjør.”

Å ha ett eller to av disse tegnene innimellom er en normal del av livet – vi har alle dårlige dager. Når du begynner å kjenne igjen mange av disse symptomene og opplever dem over en lengre periode, kan det være snakk om utbrenthet. Se nærmere på følelsene og atferden din. Begynner dette å gjenspeile livet ditt?

I noen tilfeller kan rask organisatorisk vekst føre til utbrenthet – les mer her.

Opplev DPM-medlemskap

Interessert i å lære mer om DPM-medlemskap? La oss sende deg et utvalg av fordelene du er mest interessert i.

Get Free Access

Have an account? Log In

Enkle steg: Slik håndterer du utbrenthet på jobben

Så du erkjenner at du er på eller har passert punktet for utbrenthet – og du er klar for en endring. Det kommer ikke til å bli enkelt, men det er noe du kan klare. Det er ingen enkel oppgave å prøve å finne motivasjonen når du starter med mental utmattelse. Hvis du befinner deg der akkurat nå, må du vite at du er på rett vei, og at det vil bli bedre!

Her er stegene du bør følge for å komme deg etter utbrenthetssyndrom, sammen med noen råd om hvordan du kan unngå utbrenthet senere.

1. Få kontroll over tiden din

Det første du bør spørre deg selv om, er: Har du kontroll over tiden din? Sannsynligvis ikke, og helt ærlig er det trolig din egen feil. Vi har fått en dårlig vane med å planlegge ut fra alles andres behov og timeplaner. Når bestemte vi oss for at tiden vår som prosjektledere var mindre verdifull enn andres? Inntil vi lærer å stoppe tiden (noe jeg alltid har ønsket meg som superkraft), må vi lære å respektere tiden vår. Her er noen måter vi kan gjøre det på.

Planlegg møter ut fra når du og resten av teamet ditt er tilgjengelige

Hvor mange ganger har du tatt deg selv i å presse møter inn i dagen for å holde prosjektet i gang eller tilpasse deg timeplanen til en utvikler? Hvis det ikke finnes tid i timeplanen din, så finnes det ikke tid. Prosjektet vil ikke spore av av å vente et par dager til.

Ta velfortjente pauser

Ta en rask spasertur annenhver time, og forlat skrivebordet for å spise lunsj tre dager i uken. Jeg vet at det høres dumt ut, men så mange av oss blir sittende ved skrivebordet og spise fordi det er den eneste rolige tiden vi får hele dagen. Hvis du blir sittende, isolerer du deg fra teamet og får ikke de sårt tiltrengte mentale pausene.

Sett av arbeidstid i timeplanen, og flytt den aldri

Har du noen gang satt deg ned klokken 16 og blitt glad for å se folk gå, slik at du endelig kan få gjort arbeidet ditt? Jeg husker den følelsen, spesielt i juleferien. Dette er tydeligvis ikke en sunn tilnærming, så vi må planlegge arbeidstid i timeplanen vår. Sørg for at du har to uavbrutte arbeidsperioder på 3–4 timer i uken. Du må ALDRI slette dem eller flytte dem til den påfølgende uken. Sett også av 30 minutter mellom møter til å forberede deg og følge opp etter behov.

Sett opp et «Ikke forstyrr»-skilt

Mens du arbeider, bør du ikke bli forstyrret, så sett Slack på slumring og plasser et skilt på skrivebordet som viser at du ikke er tilgjengelig akkurat nå. Når alt kommer til alt: Hvis utviklere trenger konsentrert arbeidstid, fortjener ikke du det også? Hvis folk ikke respekterer grensen (inkludert sjefen din), kan du jobbe hjemmefra en dag eller gå til en lokal kafé.

2. Opprett grenser mellom jobb og hjem

Deretter må vi se på grensene mellom jobben og privatlivet vårt. Dette kan være vanskelig å få til når vi jobber i en bransje som krever lange arbeidsdager og forventer (om ikke krever) tilgang til tiden vår 24 timer i døgnet. Vi ønsker å være tilgjengelige for teamet og kundene våre når de trenger oss, men sannheten er at vi ender opp med å skape forventninger. Vi sender et signal om at vi er tilgjengelige for å hjelpe når som helst. Den gode nyheten er at vi alltid kan starte relasjoner på nytt og trekke nye grenser.

Selv om det finnes mange ulike grenser vi kan sette, er det et par du kan begynne med. (Eller hør på podkastepisoden vår med Sarah Hoban om å sette grenser kontra stille oppsigelse her)

La jobben bli på jobb

Enten det gjelder papirarbeid, e-poster eller selve datamaskinen din, ikke rør eller åpne noe etter at arbeidsdagen er over. Nå vet vi alle at det av og til kan bli travelt, og at nettsteder kan gå ned, men bli på jobb og gjør deg ferdig. Ikke ta det med hjem. Jeg forsikrer deg om at ingen kommer til å dø av å ikke få e-posten din kl. 23.58.

Ta personlige arbeidsdager

Hvis du jobber på et kontor, kan du jobbe hjemmefra én dag i uken. Det gir deg muligheten til å gjøre små oppgaver hjemme (som den fryktede klesvasken) mens du sitter komfortabelt i joggebuksa. Du kan bruke timen du sparte på å slippe å kjøre til kontoret, på private gjøremål. Pausen fra kontoret vil hjelpe deg med å føle deg uthvilt.

Ikke kom syk på jobb

Jeg vet at dette virker litt opplagt, men du kan ikke si at du aldri har gjort det før. Faktisk innrømmer 26 % av amerikanske arbeidstakere at de går på jobb når de er syke. Og nesten alle hevder at det er fordi de har for mye arbeid. Dessuten er utbrente ansatte 23 % mer tilbøyelige til å oppsøke legevakten. Jeg vet ikke med deg, men jeg har ikke tid til å måtte oppsøke legevakten, så ta en pause og hvil deg. Kroppen din forteller deg at du skal gjøre det!

Ta ut ferie regelmessig

Visste du at nesten 50 % av amerikanske arbeidstakere ga avkall på ferien sin i 2017, og at 2 av 3 ansatte jobber mens de har ferie? Jeg dømmer ingen, siden jeg selv har gjort meg skyldig i begge deler opp gjennom årene, men du må ta ferie, og gjøre det ofte. Ikke spar opp alt til slutten av året, for da får du ikke tid til å ta den ut. Og siden studier viser at det å bruke penger på opplevelser forbedrer den mentale helsen din, bør du planlegge noe hyggelig å gjøre, som en konsert, en dag på spa eller en liten tur for å besøke en venn.

Det er også viktig å gjøre deg selv overflødig i tilfeller som dette.

Planlegg til slutt egentid rundt jobbreiser og konferanser

Du trenger ikke å reise til et fantastisk sted bare for å bli sittende i en hotellballsal eller på et kontor hele tiden. Legg til en dag i begynnelsen eller slutten av reisen, slik at du kan oppleve et nytt sted.

3. Invester i deg selv

Mens vi er opptatt med å ta vare på andre og prosjektene våre, glemmer vi å ta vare på oss selv – ikke rart at vi blir utbrente! Det er et problem fordi det er opp til oss å investere i karrieren og utviklingen vår. For å styrke deg selv og fellesskapet vårt som helhet, må dette endres. Så hvordan gjør vi det?

Det begynner med å ta vare på helsen vår

Jepp, det betyr å spise grønnsaker og trene. Det betyr også at vi trenger riktig mengde søvn hver natt. Visste du at Jeff Bezos sørger for at han får 8 timers søvn? Faktisk sier han at det er hans ansvar overfor investorene og avgjørende for å ta gode beslutninger. Hvis en milliardær som for tiden tar de fleste av verdens beslutninger, kan få plass til 8 timer hver natt, kan vi helt sikkert også gjøre det.

Gi deg selv tid til å tenke

Microsoft-grunnlegger og styreleder Bill Gates startet tenkeuken for mange år siden for å gi seg selv tid til å reflektere over og gruble på teknologiens fremtid. Siden den gang har ledere tatt i bruk ulike varianter av denne praksisen. Jeg tror at hver og en av oss kan finne 2 timer annenhver uke til å reflektere og utvikle oss. Dette vil gi deg muligheten til å klarne tankene, forbedre ferdighetene dine og holde fokus på hvor du er på vei med karrieren din.

Omgiv deg med positivitet

Du fortjener et positivt miljø med gode relasjoner til kollegene dine. Jeg deltok nylig på en konferanse der jeg hørte altfor mange historier om dårlige sjefer og elendige selskaper. Hvis du ærlig kan svare at du hater jobben din og ikke bidrar til giftigheten, bør du gjøre en endring. Det kan være å endre perspektivet og holdningen din, gjøre en fysisk justering eller finne en ny jobb.

Hold kontakten med fellesskapet

Det er viktig både å lære av dem rundt deg og å gi noe tilbake til dem som er nye i fellesskapet vårt. Finn tid til en kaffe eller et treff én gang i måneden.

Author's Tip

Slik kan du hjelpe teammedlemmene dine med å overvinne utbrentheten sin: hvordan du kan hjelpe teammedlemmene dine med å overvinne utbrentheten sin hvis du oppdager at du ikke er den eneste i organisasjonen din med disse symptomene.

Slik kommer du i gang med å håndtere utbrenthet

Hvor skal du begynne? Det finnes mange ideer ovenfor, og det ville vært overveldende å gjøre alt på én gang. Begynn derfor i det små, og velg ett punkt å fokusere på den første måneden. Sørg for at det følger retningslinjene for S.M.A.R.T.-mål, slik at det ikke er noen gråsone rundt hva som regnes som suksess. Fortell kollegene dine om det, slik at de kan holde deg ansvarlig og respektere grensene dine. Sørg for at du starter med en ny holdning, slik at endringen får en reell sjanse.

For litt over ett år siden bestemte jeg meg for å begynne å ta tak i utbrentheten min. For meg innebar det å sette grenser mellom jobb og fritid, samarbeide med positive byråer, drikke grønne smoothier, begynne med et treningsprogram og selvfølgelig kjøpe en overdimensjonert enhjørning. Jeg er ikke perfekt, og jeg jobber definitivt fortsatt med dette, men jeg fortsetter å forplikte meg til at helsen og lykken min må prioriteres. Jeg utfordrer deg til å bli med meg!

Hør podkastepisoden vår om utbrenthet med Lynn Winters her!