Prosjektleder med over 30 års erfaring deler hvordan han ruller ut Microsofts KI-Copilot i hele organisasjonen
Med over 30 års erfaring har Jeff Chamberlain sett teknologien for prosjektledelse utvikle seg fra enkle regneark til AI. Vi tok en prat med ham for å forstå hvordan denne veteranen innen prosjektledelse tenker nytt rundt rutiner og tar i bruk AI i hele organisasjonen. Her er det han hadde å si. Over 30 års […]
Jeff Chamberlain
Senior prosjektleder
Erfaring: Jeff Chamberlain har over 30 års erfaring med prosjektledelse innen en rekke områder, blant annet FinTech og IT.
Innføring av KI: KI forvandler prosjektledelsen og forbedrer oppgaver som å skrive planer og håndtere kommunikasjon.
Microsoft-verktøy: Chamberlain fremhever Microsoft 365, særlig Outlook, som avgjørende for effektive arbeidsflyter innen prosjektledelse.
Prosjektinnsikt: Nylige prosjekter brukte Microsoft Copilot, noe som demonstrerte praktiske bruksområder og fordelene ved opplæring for teamene.
Fremtidige roller: KI vil endre prosjektlederrollene slik at de i større grad handler om relasjonsledelse og oppfølging av KI-resultater, noe som fremmer samarbeid.
Med over 30 års erfaring har Jeff Chamberlain sett teknologien for prosjektledelse utvikle seg fra enkle regneark til AI.
Vi tok en prat med ham for å forstå hvordan denne veteranen innen prosjektledelse tenker nytt rundt rutiner og tar i bruk AI i hele organisasjonen.
Her er det han hadde å si.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Over 30 års erfaring med prosjektledelse
Jeg har vært prosjektleder i over 30 år innen områder som FinTech, helsetjenester, IT, telekommunikasjon og til og med friluftsliv. Jeg har også vært en autorisert opplæringspartner for PMI.
Akkurat nå er jeg leder for bredbånds- og virksomhetsprosjekter i myndighetene i Frederick County i Maryland. Jeg leder en stab av prosjektledere i IT-avdelingen vår og har ansvar for hvordan vi håndterer leveranser på tvers av mange avdelinger.
Jeg har ansvar for strategi og styring – men jeg leder fortsatt prosjekter selv også.
En prosjektleders daglige bruk av AI
Først en avklaring. Vi har egentlig vært i AI-æraen siden vi ble «gode» på det kollektive dataminnet som internett utgjør.
Selv om AI har blitt betydelig mer sofistikert, er det verken «kunstig» eller «intelligent». Det er bare en avansert datamodell – med et mer naturlig grensesnitt for spørringer på vanlig språk.
Alt dette har eksistert en stund. Forskjellen nå er at vi endelig får teknologien nærmere ikke-tekniske brukere og gjør den tilgjengelig.
Når det er sagt, bruker jeg den mye – særlig til noen av de mer utfordrende oppgavene mine:
- Skrive prosjektplaner
- Gjennomgå dokumenter innen juridisk prosjektledelse (kontrakter, SOW-er)
- Håndtere innboksen min
- Utarbeide forhåndsdefinerte svar på gjentatte forespørsler
- Utarbeide krav
- Finpusse mitt eget dokumentasjonssett
Det er kraftig. Men jeg krever fortsatt menneskelig gjennomgang som hovedregel.
Automatisering av prosjektledelsesprosesser i kommunale PMO-er med AI
Når det gjelder organisasjonen min, foretrekker vi å ikke bruke AI som et superverktøy for søk, men realiteten er at kommunale PMO-er ofte ligger litt etter våre kolleger i privat sektor av flere grunner.
Men vi automatiserer flere deler av prosessen vår – ting som:
- Introduksjon av nye medarbeidere
- Prosjektgodkjenning
- Prosjektoppstart
- Varsler
Jeg er en stor tilhenger av å automatisere disse repetitive oppgavene, men alt som krever gjennomgang eller tilsyn, må vi selv følge opp. Det er en prosess basert på «stol på, men verifiser».
Med AI: Stol på, men verifiser. Det er prosessen.
Bruk av Microsoft 365s AI-verktøystakk til prosjektledelse
Vi er for tiden svært avhengige av Microsoft 365-produktstakken.
De siste to årene har jeg gradvis økt bruken av SmartSheet i fylket og tatt i bruk noen av AI-verktøyene der, som hovedsakelig fokuserer på utvikling av formler og regneark.
Og jeg vil gå tilbake til det grunnleggende her og si at favorittverktøyet mitt innen AI uten tvil er Outlook. Jeg setter pris på at flere verktøy blir integrert, men du kan ikke slå Outlook når det gjelder kommunikasjon, innstilling av påminnelser, kategorier, flagg, betinget formatering og mange, mange andre funksjoner.
Jeg har faktisk noe jeg kaller «sjefregelen». Den fremhever e-postene mine ved hjelp av betinget formatering når jeg er den eneste som mottar en e-post fra sjefen min. Det gjør meg oppmerksom på dem.
Outlook er et ekstremt undervurdert verktøy i en tid med direktemeldinger, tekstmeldinger og chatter. Og AI-en, via Copilot, er utrolig nyttig.
Kasusstudie: Pilotering av Microsoft Copilot for prosjektplanlegging og opplæring
I organisasjonen min har vi en litt hybrid ledelsesstruktur. Selv om jeg kan være prosjektleder med ansvar for PM-teamet, er jeg også divisjonsleder, så det er en ganske unik rolle.
Jeg fikk muligheten til å lede et svært synlig prosjekt der Copilot (Microsofts AI-verktøy) ble rullet ut til en pilotgruppe – en Copilot-pilot, om du vil. Vi brukte verktøyet til flere deler av prosjektplanleggingen.
Jeg benyttet anledningen til å lære opp et svært kompetent prosjektteam i noen grunnleggende prosjektprinsipper. Deretter brukte vi Copilot til å hjelpe oss med å skrive prosjektplanen, inkludert korrekt utforming av risikoer og problemer, samt våre sammendrag for ledelsen. Faktisk laget det det første utkastet.
Deretter brukte en av fagekspertene våre verktøyet til å hjelpe med å utforme manus til og redigere opplæringen vi leverte. Denne opplæringen ble gitt til pilotgruppen vår, som inkluderte flere ledere på høyt nivå i fylket.
Gjennom hele prosjektet hadde vi kontortid der vi underviste i promptutforming og feilsøkte ulike problemer som oppsto under piloten. Vi fant mange unike bruksområder. Jeg var veldig stolt over at jeg var en betydelig kilde til disse bruksområdene.
Til slutt, mot slutten av prosjektet – med tilbakemeldinger fra lokalsamfunnet som var samlet inn gjennom hele piloten – utarbeidet en av avdelingslederne en svært detaljert prosjektrapport om funnene våre ved hjelp av verktøyet. Imponerende arbeid.
Alt i alt var det en betydelig prosjektsuksess, og jeg kommer til å snakke om det i mange år fremover.
Å bygge et poengsystem med Microsoft Copilot
Jeg brukte også Copilot til å hjelpe med å bygge et system som bruker uavhengige verdier til å plassere et prosjekt i én av fire kategorier med økende kompleksitet.
Det er nødvendig fordi vi får mange forespørsler, så poengsetting og rangering er svært viktig.
Dette, kombinert med en lignende tilnærming til rangering og innarbeiding av et menneskelig element, har gjort det mulig for oss i det minste å identifisere hvor ressursene våre blir trukket inn.
Hvordan det å skrive bedre AI-prompter gjenspeiler smidige brukerhistorier
En av de mest nyttige tingene jeg har lært, er verdien av en gjennomarbeidet prompt.
Du kan for eksempel ta en identifisert risiko og deretter bruke en prompt til å be om ekspertråd:
«Vi har identifisert en økt sårbarhet for uautorisert tilgang på grunn av manglende multifaktorautentisering. Hva ville Kevin Mitnick (kjent hacker som senere ble bransjeekspert) foreslått at vi gjorde for å redusere denne risikoen? Oppgi ikke bare eksempler på konsekvenser, men også minst tre risikoreduserende tiltak.»
En slik promptstruktur – spesifikk, kontekstuell og handlingsorientert – minner mye om å skrive en god brukerhistorie.
Her er et eksempel på en prompt jeg nylig skrev:
«Skriv et e-postutkast for å informere interessenter om en [prosjektforsinkelse/endring i omfang/budsjettøkning]. E-posten skal:
→ Anerkjenne problemet på en ærlig måte.
→ Forklare årsaken kortfattet.
→ Foreslå en løsning eller plan for risikoreduksjon.
→ Oppgi en revidert tidsplan, hvis det er relevant.
→ Tilby å diskutere saken videre ved behov.»
Det har vært nyttig. Men alt som krever vurdering eller oppfølging? Det er fortsatt vårt ansvar.
Å kombinere smidige og tradisjonelle prosjektstyringsmetoder
Når vi først snakker om brukerhistorier, er vi ikke fullt ut smidige.
Jeg arbeider for litt stabilitet i prosjektverdenen min akkurat nå. Jeg har sett noen svært gode prosjekter som bruker én av de mange smidige metodene, men det finnes bekymringer rundt implementeringen og definisjonen av «ferdig».
Jeg liker brukerhistorieaspektet ved krav, og jeg prøver å innarbeide dette – sammen med en rask prosess for endringsgodkjenning. Og jeg er en stor tilhenger av retrospektiven.
Selv om det ikke er fullstendig smidig, definerer det absolutt «hybrid».
Hvordan AI endrer roller og team innen prosjektstyring
Jeg hører dette ofte fra yngre prosjektledere – «Kommer AI til å ta jobben min?» Det kan være en skremmende verden når dette for mindre enn tre år siden var nisjeteknologi utenfor avanserte laboratorier. Nå finnes det på telefonen din.
Svaret mitt er alltid: «Hvis du ikke forstår noe, bør du sannsynligvis ikke jobbe med det.»
Når jeg ser fremover, har jeg noen spådommer:
- Prosjektlederens rolle vil dreies over i en mer menneskesentrert rolle. Med andre ord håndterer vi ikke lenger oppgaver; vi håndterer relasjonene i et prosjekt. Vi fører også tilsyn med resultatet fra den AI-baserte språkmodellen.
- Vi som prosjektledere må veilede teamene våre i ikke bare å samarbeide med hverandre, men også med AI.
- Prosjektteamene vil se annerledes ut. Kanskje får vi se «ekspertgrupper» supplert av AI-verktøy som gjør det mulig for oss å få flere synspunkter på beste praksis og ta fokuserte beslutninger.
- Rollen til den smidige brukerhistorien vil bli mer relevant, ettersom en velutformet AI-ledetekst, når man bryter den ned, har omtrent samme form som en brukerhistorie.
Prosjektlederens rolle vil dreies over i en mer menneskesentrert rolle. Med andre ord håndterer vi ikke lenger oppgaver; vi håndterer relasjonene i et prosjekt. Vi fører også tilsyn med resultatet fra den AI-baserte språkmodellen
Råd til leveranseledere som tar i bruk AI i prosjektledelse
Ikke løp ned bakken. Teknologien er fortsatt under utvikling. Se på utfordringene i organisasjonen din, og start der.
Fortsett å spørre deg selv:
- «Trenger dette automatisering/AI?»
- «Er dette virkelig noe vi bør skalere?»
Hvis du ser på verktøy, operasjoner eller prosjekter som bare skal brukes én gang, er kanskje ikke automatisering eller AI det riktige valget.
Følg med videre
Du kan følge Jeffs arbeid via LinkedIn mens han fortsetter å utforske og implementere AI-drevne systemer i Frederick County Government.
Flere ekspertintervjuer kommer snart på Den digitale prosjektlederen.
