Hva er styring av prosjektintegrasjon? Komplett veiledning
Skap prosjektharmoni: Styring av prosjektintegrasjon hjelper deg med å samle komplekse prosjekter, koordinere prosesser og interessenter og holde driften smidig, slik at du kan nå prosjektmålene dine.
Hold kursen: Denne styringstilnærmingen holder prosjektene i rute og innenfor budsjettet, slik at du kan ta effektive beslutninger når du møter konflikter om ressurser og prioriteringer.
Håndter utfordringer: Styring av prosjektintegrasjon hjelper deg med å identifisere potensielle konflikter tidlig, gjøre veloverveide avveininger og håndtere interessentenes forventninger på en effektiv måte.
Integrasjonsstyring av prosjektet er et sett med prosesser som du kan bruke til å samle komplekse prosjekter og interessenter på tvers av funksjoner, samt forbedre prosjektsamarbeidet og resultatene.
I denne artikkelen gjennomgår jeg trinnene som inngår i integrasjonsstyring av prosjektet, og hvordan du kan implementere dette i prosjektene dine.
Hva er integrasjonsstyring av prosjektet?
Integrasjonsstyring av prosjektet er et litt flott uttrykk for orkestrering av prosjektarbeidsflyter for å sikre at prosjektprosessene går smidig.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Som prosjektleder er integrasjonsstyring virkelig din mulighet til å vise hva du kan. Som en del av integrasjonsstyringen av prosjektet samler og koordinerer du prosjektressurser og sentrale interessenter for å utføre oppgaver effektivt og produsere leveranser av høy kvalitet som støtter prosjektmålene.
Hvorfor er integrasjonsstyring av prosjektet viktig?
Integrasjonsstyring av prosjektet er viktig fordi det bidrar til å holde komplekse prosjekter på rett spor. Når du arbeider på tvers av ulike avdelinger for å fullføre oppgaver i tråd med prosjektplanen og det fastsatte budsjettet, må du gjøre avveininger mellom konkurrerende prioriteringer.
Hvis teammedlemmer for eksempel blir forsinket med å fullføre en prosjektleveranse, må du avgjøre om du skal redusere omfanget for å fullføre prosjektet i tide, eller akseptere forsinkelsen og pådra deg ekstra kostnader.
Integrasjonsstyring av prosjektet identifiserer slike typer konflikter på forhånd for å støtte effektiv beslutningstaking og hjelpe deg med å innfri interessentenes forventninger.
Prosessen for integrasjonsstyring av prosjektet
Integrasjonsstyring av prosjektet er ett av kunnskapsområdene som er identifisert i Project Management Institutes (PMI) veiledning i kunnskapsgrunnlaget for prosjektledelse (PMBOK). Den består av følgende prosesser:
1. Opprett et prosjektmandat
Under prosjektoppstarten er prosjekteieren ansvarlig for å utarbeide prosjektmandatet, et formelt dokument som oppsummerer prosjektmål, prosjektomfang og prosjektteammedlemmenes roller og ansvarsområder.
Ved å dokumentere målene for prosjektet, hva som er innenfor og utenfor omfanget, og hvem som gjør hva, reduserer du risikoen for ukontrollert omfangsøkning.
2. Opprett en prosjektplan
Hvis prosjektmandatet beskriver «hva» og «hvorfor» du gjennomfører et prosjekt, forklarer prosjektplanen «hvordan» du skal nå prosjektmålene.
Prosjektstyringsplanen beskriver hvordan du skal styre de ulike aspektene ved et prosjekt, inkludert omfangsstyring, risikostyring, kostnadsstyring, ressursstyring, tidsplanen og kommunikasjonen gjennom hele prosjektets livssyklus.
3. Led og styr oppgaver
I gjennomføringsfasen av prosjektet følger du opp fullføringen av prosjektaktivitetene og rapporterer om prosjektstatus.
4. Administrer prosjektkunnskap
En del av oppgaven din som prosjektleder er å utvikle prosjektdokumenter som oppsummerer prosjektplanleggingen og eventuelle erfaringer som er gjort under prosjektgjennomføringen. Organisasjonen kan deretter bruke disse dataene til å forbedre gjennomføringen av fremtidige prosjekter.
5. Overvåk og kontroller oppgaver
I overvåkings- og kontrollfasen av prosjektets livssyklus vurderer du prosjektets fremdrift og iverksetter nødvendige korrigerende tiltak for å holde prosjektet på rett spor.
6. Bruk integrert endringskontroll
For å kontrollere prosjektarbeidet effektivt trenger du en prosess for å håndtere forespurte justeringer av prosjektomfanget. Ellers vil du få problemer med å nå prosjektmålene og overholde fastsatte milepæler.
Ved å implementere en endringskontrollprosess kan du gjennomgå og avgjøre hvordan innkommende endringsforespørsler skal behandles, for å maksimere sjansene for at prosjektet lykkes.
7. Avslutt prosjektet
Når du har fullført prosjektaktivitetene for hele prosjektet, er det på tide å forberede prosjektavslutningen. I denne fasen gjennomgår du prosjektmåleverdier og dokumenterer erfaringer som kan brukes i fremtidige prosjekter.
Slik implementerer du integrasjonsstyring av prosjekter
Her er noen beste praksiser for implementering av integrasjonsstyring av prosjekter:
- Identifiser de riktige interessentene: Du trenger de riktige aktørene involvert for å fullføre prosjektaktiviteter og identifisere avhengigheter til andre grupper. Hvis du ikke tar hensyn til avhengigheter, kan prosjektimplementeringen bli forsinket mens du venter på at et annet team skal fullføre en oppgave før du kan gå videre til den neste.
- Definer kommunikasjonsprotokoller: Når du har identifisert de riktige personene, bør du samarbeide med teamet om å utarbeide en avtale som spesifiserer arbeidsmåter, inkludert hvordan kommunikasjonen skal foregå i prosjektet. Det kan virke som en liten ting å avklare når e-post skal brukes fremfor direktemeldinger, men når dette formaliseres, slipper man å gjette seg frem under prosjektgjennomføringen. Det bidrar til å spare tid og redusere forvirring.
- Følg med på tiden som brukes på prosjektaktiviteter: Når teammedlemmene registrerer tiden de bruker, kan du sørge for at arbeidet holder tidsplanen og budsjettet. I tillegg kan teamet bruke disse dataene til å utarbeide kostnadsestimater for fremtidige prosjekter.
Verktøy for integrasjonsstyring av prosjekter
Vurder prosjektstyringsprogramvare som et nyttig verktøy for å støtte arbeidsflyter for integrasjonsstyring av prosjekter, særlig for overvåking og kontroll av prosjektarbeidet.
Du kan for eksempel bruke programvare til å administrere prosjektarbeid, følge med på ressursallokering i sanntid, utarbeide statusrapporter for prosjektet og lagre prosjektdokumentasjon.
Se listen vår over den beste prosjektstyringsprogramvaren her:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vanlige utfordringer med integrasjonsstyring av prosjekter
Her er noen vanlige utfordringer med integrasjonsstyring av prosjekter som du kan møte på, og hvordan du kan overvinne dem:
- Vanskeligheter med å bli enige om prosjektomfanget: Interessenter fra ulike fagområder kan ha forskjellige meninger om hva som bør inkluderes i prosjektomfanget. Bruk arbeidet med å utvikle prosjektmandatet som en mulighet til å definere prosjektmålene og forretningsgrunnlaget, og tilpasse omfanget til disse målene. Du bør ikke starte prosjektgjennomføringen før teamet er samkjørt og ansvarlig for de angitte prosjektmålene.
- Manglende innsikt i pågående prosjektaktiviteter: Standardiser teamets kommunikasjonsprotokoller og prosjektrapportering for å gi en samlet oversikt over det pågående prosjektarbeidet
- Et stort antall endringsforespørsler truer med å spore prosjektet av: Oppretthold en streng endringskontrollprosess for å vurdere innkommende forespørsler
- Manglende engasjement for prosjektdokumentasjon: Hold teammedlemmene ansvarlige for å dokumentere arbeidet sitt. Gjennomfør prosjektevalueringer i viktige faser for å samle inn og dokumentere lærdommer.
Bli med for mer innsikt i prosjektstyring
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksiser? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
