Hva er formålet med et prosjektoppstartsmøte?
Du kan ikke gå inn i et prosjektoppstartsmøte uten et formål. Avhengig av de unike behovene i prosjektet eller hos prosjektets interessenter kan det du forventer å få ut av møtet, variere fra prosjekt til prosjekt.
Men prosjektoppstartsmøtet har også et spesifikt formål i forbindelse med prosjektstyringens livssyklus og prosessen for prosjektinitiering. Hva er formålet med et prosjektoppstartsmøte?
Hva må du oppnå i løpet av dette møtet for å starte det nye prosjektet på veien mot suksess? Les videre for å finne ut av det!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Formålet med prosjektoppstartsmøtet
Det overordnede formålet med prosjektoppstartsmøtet – hvorfor det holdes – er å få prosjektet i gang og offisielt starte prosjektarbeidet. Det er et startpunkt for prosjektteamet og kundeteamet. Begge bør gå ut av dette første møtet med tydelige neste steg og en idé om hvor ting er på vei.
Utover dette har prosjektoppstartsmøter flere formål som støtter det overordnede formålet:
- Presentere teammedlemmene
- Skape en felles forståelse av prosjektets bakgrunn
- Skape en felles forståelse av hva et vellykket prosjekt innebærer
- Skape en felles forståelse av hva som må gjøres
- Bli enige om hvordan dere skal samarbeide effektivt
Det er en mulighet til å samkjøre forventningene og sørge for at teamet, de viktigste interessentene og prosjektsponsorene har samme forståelse.
For byråteamet som har ansvar for å levere prosjektet, er prosjektoppstartsmøtet en mulighet til å få den viktigste informasjonen de trenger for å lykkes, og til å vise entusiasme og forståelse for prosjektet. Det er også en anledning til å gi kunden tillit til at de har tatt et godt valg ved å velge dette byrået og prosjektteamet.
Mål for prosjektoppstartsmøtet
Når det gjelder konkrete mål for møtet, vil dette igjen avhenge av de spesifikke forholdene i prosjektet. Det finnes imidlertid noen viktige mål – konkrete punkter du som prosjektleder bør sørge for å få ut av møtet.
Disse omfatter:
- Fastsette og bli enige om prosjektmålene og formålet med prosjektet
- Legge grunnlaget for tydelig kommunikasjon og samarbeid gjennom hele prosjektet
- Bli enige om og skape klarhet rundt prosjektbeskrivelsen
- Fastsette teamroller og ansvarsområder
- Fastsette prosjektets tidslinje, leveranser og format og hyppighet for statusoppdateringer
Selvfølgelig kan formålet, de felles målene, tidslinjen, leveransene og formatet og hyppigheten for statusoppdateringer endres underveis i prosjektet, men prosjektoppstartsmøtet bidrar til å etablere et utgangspunkt å gå videre fra.
Det er også viktig å gå inn i de konkrete detaljene i prosjektet. Diskuter prosjektets tilnærming, metodikk og omfang, samt andre viktige detaljer fra prosjektets omfangsbeskrivelse. Prosjektledere kan registrere disse beslutningene i prosjektstyringsprogramvare og bruke dem til å kontrollere den opprinnelige prosjektplanen og sammenligne det som diskuteres med arbeidsbeskrivelsen og prosjektmandatet.
Det er ingen tvil om at et vellykket oppstartsmøte kan sette kursen og tonen for resten av prosjektet. Når prosjektoppstartsmøtet gjennomføres på riktig måte, kan det derfor bidra betydelig til selve prosjektets suksess.
Ser du etter eksempler på agendaer og maler for oppstartsmøter?
Neste steg
Det er viktig å strukturere agendaen for oppstartsmøtet for å sikre at du når målene dine for møtet. Vurder nøye hva du skal ta opp og diskutere i oppstartsmøtet, samt hva du bør gjøre før, under og etter. Bruk vår mal for agenda til oppstartsmøte for å komme godt i gang.
Du kan også få noen tips om hvordan du leder møtet godt her og lese mer om prosjektoppstarter her.
