Hva er en ressurskalender i prosjektledelse?

Du bør opprette kalenderen i starten av et prosjekt (sammen med prosjektplanen) og oppdatere den regelmessig. Det er best å opprette den direkte i programvaren for ressursstyring eller verktøyet du bruker til å håndtere prosjektene dine. Den opprettes vanligvis av prosjektlederen, men en ressursleder kan også opprette den.

Formålet med en ressurskalender

Formålet med en ressurskalender er å fastslå den generelle tilgjengeligheten til menneskelige ressurser og om de riktige ressursene er tilgjengelige. Det er ikke uvanlig at ressurskalenderen viser at et prosjekt ikke er mulig på grunn av ressursbegrensninger, noe som kan innebære at det er nødvendig å endre prosjektplanen, omfanget, ressursfordelingen eller kostnadene.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik oppretter du en ressurskalender

Her er trinnene for å opprette en ressurskalender.

1. Start med en ny kalender

Begynn med å opprette en ny kalender i ressursstyringsverktøyet ditt eller ved å bruke en kalendermal. En av de viktigste fordelene med verktøy for ressursplanlegging er at de er spesielt utviklet for å hjelpe deg med å effektivisere prosessen for ressursplanlegging. Lagre kalenderen på et lett tilgjengelig sted slik at den er synlig for alle teammedlemmene.

Med tilgangsfunksjonene som tilbys av de fleste programvarer for ressursstyring kan du kontrollere tilgangen, slik at teammedlemmene kan se, redigere og legge til egne oppføringer. Denne samarbeidsfunksjonen fremmer ikke bare åpenhet, men forbedrer også koordineringen og produktiviteten i teamet.

Beste programvare for ressursstyring

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

2. Legg til teammedlemmer og ressurser

Det neste trinnet er å legge inn teamdetaljer i ressursstyringsverktøyet ditt. Angi hver teammedlems arbeidsdager og hvor stor andel av arbeidstiden deres som kan tildeles prosjektet.

Et teammedlem som for eksempel arbeider mandag til fredag, kan ha rundt 3 timer med driftsfokusert arbeid per dag. Den tilgjengelige tiden deres til prosjektet på ukentlig basis kan derfor være 20 arbeidstimer.

Ved å følge beste praksis for ressursstyring i prosjekter kan du enkelt følge med på og justere disse fordelingene. Dermed sikrer du at arbeidsbelastningen til hvert teammedlem er balansert, og at prosjektets tidsplan forblir realistisk.

3. Identifiser tidspunkter da teamet ikke vil være tilgjengelig

Marker også tidspunkter da teammedlemmene ikke vil være tilgjengelige i kalenderen, inkludert firmaets fridager, offentlige helligdager, planlagt ferie, sabbatsår, permisjoner og all annen tid borte fra arbeidet.

Ved å markere denne tiden som utilgjengelig i verktøyet får du en mer helhetlig oversikt over ressursenes tilgjengelighet. Dette hjelper deg med å unngå planleggingskonflikter og sørger for at prosjektplanleggingen blir så realistisk som mulig.

Du kan også la teammedlemmene enkelt oppdatere og justere periodene de ikke arbeider i ressursstyringsverktøyet, slik at kalenderen forblir oppdatert gjennom hele prosjektet.

4. Publiser ressurskalenderen 

Når kalenderen er fylt ut, må du sørge for å dele den med teamet og interessentene. Når du oppretter kalenderen i et ressursstyringsverktøy, blir det enkelt å dele den, og alle kan holde seg oppdatert i sanntid.

God synlighet for kalenderen hjelper prosjektteammedlemmer og interessenter med å vite hva som foregår, og forstå hvilke tilgjengelighetsutfordringer teamet kan stå overfor.

For eksempel, nærmer vinterferien seg? Hva vil det gjøre med prosjektkapasiteten? Husk at det er avgjørende å ta hensyn til og respektere teamets behov for fri – hvile er viktig for å opprettholde moralen.

5. Gå gjennom ressurskalenderen regelmessig

Når du har delt ressurskalenderen, er du ikke ferdig. Du bør gå gjennom kalenderen regelmessig sammen med teamet og interessentene. Dette er enda en grunn til at det er smart å opprette kalenderen i et ressursstyringsverktøy.

Da blir det enkelt for teammedlemmene å registrere og oppdatere fraværet sitt fortløpende. Regelmessige gjennomganger av kalenderen bidrar til å opprettholde nøyaktigheten og hindrer at den blir utdatert og vanskelig å administrere.

Du kan også bruke varslingsfunksjonene i programvaren til å oppfordre til oppdateringer i tide og sørge for at alle er samkjørte.

Play Video

Hva bør inkluderes i en ressurskalender?

Du må inkludere følgende informasjon om alle teammedlemmer eller prosjektressurser som trengs for å nå prosjektets mål:

• Navn
• Stillinger
• Startdatoer
• Sluttdatoer (hvis aktuelt)
• Vanlige arbeidsdager
• De spesifikke dagene hvert teammedlem er tilgjengelig for å arbeide med prosjektet
• Planlagt fri, sabbatsår, permisjoner osv.
• Konkurrerende arbeidsprioriteringer

Slik kan det for eksempel se ut:

Author's Tip

Du kan be teamet om å oppdatere sin egen tilgjengelighet i kalenderen etter hvert som prosjektet skrider frem, men pass på å følge med slik at du ikke får overraskelser senere. Ethvert verktøy eller enhver app som lar deg motta varsler når endringer gjøres, er utrolig nyttig!

Ressurskalender versus prosjektkalender

Mens en ressurskalender er en oversikt over når teammedlemmene er tilgjengelige for å arbeide med oppgaver, og brukes til å følge med på ressursenes tilgjengelighet, er en prosjektkalender en oversikt over planlagte oppgaver og milepæler som brukes til å følge prosjektets fremdrift. 

Teammedlemmer bruker ressurskalenderen til å angi når de er tilgjengelige for å arbeide med prosjektet, mens prosjektkalendere viser hvilke oppgaver og leveranser som er tildelt hvem, og når arbeidet skal være ferdig.

Sammen gir prosjektkalendere og ressurskalendere prosjektledere eller teamledere oversikt over teammedlemmenes tilgjengelighet samt prosjektets milepæler og tidslinjer, slik at de kan identifisere potensielle flaskehalser på forhånd som ellers kanskje ikke ville blitt oppdaget.

Slik kan hver av disse kalenderne se ut.

Fordeler ved å bruke en ressurskalender i prosjektledelse

Her er noen viktige fordeler du bør vurdere hvis du fortsatt prøver å avgjøre om du faktisk trenger en ressurskalender eller ikke. 

• Du sikrer at prosjektarbeidet er jevnt fordelt mellom teammedlemmene
• Du vil ikke over- eller underutnytte teammedlemmene dine, og du unngår å slite dem ut, slik at produktiviteten holdes høy
• Du kan raskt vurdere hvilke teammedlemmer som er tilgjengelige, og hvor lenge, før du tildeler dem oppgaver
• Du vil vite på forhånd når teammedlemmer har fri, slik at du kan prognostisere prosjektgjennomførbarhet og ressurstilgjengelighet for nye eller mer komplekse prosjekter senere
• Du kan se denne tilgjengeligheten visuelt og med et øyekast (i stedet for å streve med å tolke en liste over datoer i et regneark)

Kom i gang

Programvareverktøy er mye enklere å bruke enn Google-kalendere og regneark når det gjelder å opprette en ressurskalender. Ta en titt på listene våre over programvare for ressursplanlegging for å finne det riktige alternativet for teamets og prosjektets behov.