Hva er en plan for risikostyring & hvordan lager du en (+ mal)
En plan for risikostyring (RMP) hjelper deg med å identifisere prosjekttrusler før de får tidsplaner, budsjetter eller interessentenes tillit til å spore av. Jeg har sett solide prosjekter mislykkes fordi team behandlet risikoplanlegging som papirarbeid i stedet for et verktøy for beslutningstaking.
I denne veiledningen lærer du hvordan du lager en praktisk plan som hjelper deg med å vurdere risikopåvirkning, reagere raskere og unngå feilene som får prosjekter til å mislykkes.
Hva er en plan for risikostyring?
En plan for risikostyring er et dokument som beskriver hvordan prosjektteamet ditt skal overvåke og håndtere risikoer, problemer eller andre uventede eller usikre hendelser som kan påvirke prosjektet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den analyserer potensielle risikoer som finnes i organisasjonen eller prosjektet ditt, identifiserer hvordan du skal håndtere disse risikoene hvis de oppstår, og tildeler en ansvarlig person som skal overvåke hver risiko og iverksette tiltak ved behov.
I sin enkleste form kan en plan for risikostyring være noen få sider som beskriver:
- når prosjektrisikoen bør utløse en eskalering
- hvordan og når risiko skal vurderes
- roller og ansvar for risikoansvarlige
Hva er formålet med en plan for risikostyring?
Formålet med en plan for risikostyring er å hjelpe deg med å identifisere prosjektrisikoer og andre potensielle problemer før du starter arbeidet med prosjektet, slik at du kan lage en plan for å redusere dem i stedet for å reagere når ting faktisk går galt. Jo tidligere du identifiserer og oppdager risikoer, desto mindre blir påvirkningen deres.
Den hjelper deg også med å planlegge og håndtere usikkerhet mer konsekvent, samt holde prosjektet i rute, innenfor budsjettet og innenfor omfanget.
Mal for plan for risikostyring
DPM-medlemmer kan laste ned vår enkle mal for plan for risikostyring.
Slik bruker du den:
Hva bør en plan for risikostyring inneholde?
Her er de viktigste komponentene du bør inkludere i planen for risikostyring.
Tilnærming til risikostyring
Beskriv den overordnede strategien og tilnærmingen din til risikostyring. Dette omfatter:
- Risikotoleranse: Fastslå hvilket risikonivå du er villig til å akseptere i prosjektet. Organisasjonen din kan ha overordnede retningslinjer for dette som gjelder som standard for alle prosjekter.
- Strategier for risikoreduksjon: Definer hvordan du skal benytte metoder som risikounngåelse, risikooverføring og risikodeling. Dette omfatter også verktøy som risikomatriser, SWOT-analyser og vurderinger av sannsynlighet og konsekvens.
- Risikostyring: Fastslå eierskap til individuelle risikoer og til risikostyringen mer generelt, og diskuter reglene og konvensjonene du må følge når du håndterer risikoer.
RAID-logg
En RAID-logg sporer risikoer, antakelser, problemer og avhengigheter, slik at prosjektteamet og sponsoren kan gjennomgå og diskutere dem videre.
Dette er mindre omfattende enn et formelt risikoregister som er utformet for å beregne alvorlighetsgraden av risikoer. For en enda enklere tilnærming kan du ganske enkelt føre en liste i den ukentlige statusrapporten din. Dette er nyttig for små, ikke-tekniske prosjekter som gjennomføres av et team på 3–4 personer i en organisasjon som ikke har en standardisert tilnærming til risikostyring.
Hvis prosjektet ditt går helt perfekt, er du en svært heldig person. Ting kan gå galt, og ting går faktisk galt. Bruk RAID-loggen til å identifisere hvor ting kommer til å gå galt. Planlegg hvordan du skal løse dette på raskest mulig måte for å holde prosjektet på rett spor.
Risikomatrise
En risikomatrise (også kjent som en konsekvensmatrise eller risikovurderingsmatrise) viser forholdet mellom risikofaktorer ved beregning av alvorlighetsgraden av risikoen. Risikoer med høy sannsynlighet og stor konsekvens er de mest alvorlige.
Dette er en mer grundig tilnærming som krever et høyt detaljnivå. Du kan også inkludere en fullstendig beskrivelse av metoden du skal følge for å utføre kvalitativ og kvantitativ risikoanalyse, sammen med en konsekvensmatrise. Du kan også bruke den til å prioritere og tildele numeriske alvorlighetspoeng for å måle nivået på hver risiko.
Risikonedbrytningsstruktur
Du kan opprette en risikonedbrytningsstruktur for å bryte ned risikokategorier på høyt nivå i mindre og mer spesifikke underkategorier av risiko.
Dette handler ikke om å skape kompleksitet – du og teamet ditt vil være glade for å ha dette detaljnivået i store virksomhetsprosjekter som involverer flere team, flere interessenter og mye som står på spill, noe som kan ha en betydelig innvirkning på virksomheten.
Programvare for risikostyring
Programvare for risikostyring og prosjektstyringsprogramvare kan støtte planlegging av risikostyring, erstatte mye manuelt arbeid og legge til rette for diskusjoner med teamet ditt og prosjektsponsoren om hvordan dere skal håndtere risikoer for å øke sannsynligheten for at prosjektet lykkes.
Du kan også bruke GRC-verktøy, som dekker et bredere område og integrerer hele risikostyringsprosessen med den overordnede prosjektstyringsplanen. De omfatter vanligvis funksjoner for risikostyring, men utvides også til sporing av samsvar, styring av retningslinjer, regulatorisk rapportering og interne revisjoner.
Slik oppretter du en risikostyringsplan
Her er trinnene i prosessen med å opprette en risikostyringsplan.
1. Forbered støttedokumentasjon
Gå gjennom eksisterende dokumentasjon for prosjektstyring før du utarbeider risikostyringsplanen. Denne dokumentasjonen omfatter:
- Prosjektmandat: Dette fastsetter prosjektmålene, prosjekteieren og deg som prosjektleder. Det gir deg rett til å utarbeide en prosjektstyringsplan og en risikostyringsplan. Hvis dere ikke bruker formelle prosjektmandater i organisasjonen, bør du i det minste ha dette dokumentert i en e-post eller en mindre formell beskrivelse.
- Prosjektstyringsplan: Denne beskriver hvordan du skal styre, overvåke og kontrollere prosjektet, blant annet hvilken prosjektmetodikk som skal brukes, hvordan fremdriften skal rapporteres, hvordan problemer skal eskaleres og så videre. Risikostyringsplanen er en underkomponent av prosjektplanen.
- Interessentregister: Ha en god oversikt over hvem prosjektets interessenter er før du vurderer risiko. Hver interessentgruppe innebærer et eget sett med risikoer når det gjelder mennesker, prosesser og teknologi. Du kan også invitere interessenter til å identifisere risikoer gjennom hele prosjektet og til og med utnevne dem som risikoansvarlige.
2. Fastsett konteksten
Ta prosjektbeskrivelsen og målene fra prosjektmandatet, og bruk dem til å beskrive prosjektets forretningsverdi og de negative konsekvensene som vil oppstå dersom prosjektet mislykkes.
Innledningen til risikostyringsplanen bør forklare hensikten med planen og forholdet til den overordnede prosjektplanen. Bruk denne konteksten til å legge grunnlaget for en samtale om risikostyring med teamet og prosjekteieren.
3. Bestem hvordan risikoer skal identifiseres og vurderes
Ulike metoder passer for ulike typer prosjekter. Metodene du velger, må også være bærekraftige slik at teamet kan bruke dem gjennom hele prosjektet.
Det viktigste er å ha de riktige diskusjonene og innhente innspill for å oppnå enighet med teamet og interessentene tidlig i prosjektets livssyklus. Bruk disse diskusjonene til å bli enige om risikokategorier, risikohåndteringsplaner og metoder for å beregne alvorlighetsgraden av risiko.
4. Identifiser risikoer kontinuerlig
Hold en risikoworkshop eller gruppesamling med teamet, sentrale interessenter, prosjekteieren og fageksperter for å identifisere, vurdere og planlegge tiltak for risikoer.
Oppdater risikostyringsplanen direkte under workshopen:
Diskuter alt i kolonne E–R, og sørg for at du har tydelige, SMART-resultater i hver boks. Din rolle er å lede møtet og idémyldre med interessentene for å vurdere både kjente risikoer og mulige risikoer som kanskje ikke har blitt tatt i betraktning.
Ved slutten av workshopen bør interessentene være samkjørte om prosjektrisikoene, ønsket risikohåndtering og den forventede virkningen av risikoene. Oppslutning fra interessentene er avgjørende for en vellykket risikohåndtering.
5. Utnevn risikoansvarlige
Når du identifiserer risikoer, bør du samarbeide med teamet om å utpeke ansvarlige, inkludert deg selv der det er nødvendig. Prosjektlederen kan ikke være ansvarlig for alt. Det kan være vanskelig å utnevne risikoansvarlige fordi det krever ansvarlighet fra interessentene.
Sørg for at de risikoansvarlige har gått gjennom risikostyringsplanen og kjenner ansvarsområdene sine. Følg dem opp mens du overvåker risikoen gjennom hele prosjektets livssyklus.
6. Fyll ut risikoregisteret
Etter risikoworkshopen fyller du ut all informasjon som kreves i risikoregisteret. Dette omfatter en beskrivelse av risikoen, kategorien for risikohåndtering, detaljert risikohåndtering, risikostatus og risikoansvarlig.
Sørg for at risikohåndteringen gjenspeiler alvorlighetsgraden og betydningen av den tilhørende risikoen. Gå gjennom risikoregisteret for å forstå eventuelle bredere sammenhenger som kan finnes mellom risikoene.
7. Publiser risikoregisteret
Send rundt det oppdaterte risikoregisteret innen 48 timer etter verkstedet, slik at alle får tid til å lese og bearbeide resultatet.
Du kan også bruke risikoregisteret i bredere prosjektdiskusjoner for å forklare eller definere tidslinjen for et prosjekt eller spesifikke tiltak som må fullføres. Det er viktig å være tidsriktig, slik at resultatet kan brukes i andre prosjektdokumenter.
8. Overvåk og vurder risikoer kontinuerlig
Du vil stadig støte på nye risikoer gjennom hele prosjektet. Faktisk kan det å redusere én risiko skape en annen risiko eller etterlate en «restrisiko».
Hvis det er mulig, bør du gjennomføre risikoverksteder med jevne mellomrom gjennom hele prosjektets varighet, eller inkludere gjennomganger av risikoregisteret i andre tilbakevendende planleggingsaktiviteter. Du kan også bruke årsaksanalyse for å få en bedre forståelse av hvordan risikoer oppstår, spesielt når de samme typene problemer stadig dukker opp.
Det føles ikke særlig motiverende å svinge unna én risiko, bare for å kjøre blindt inn i en annen, mye større risiko.
9. Arkiver planen din
Etter prosjektet bør du arkivere risikohåndteringsplanen for fremtidig referanse. Selv om ikke alle risikohåndteringsplaner passer til alle prosjekter, kan strategiene for risiko og håndtering fortsatt være relevante. Bruk tidligere risikoer til å danne grunnlaget for det neste prosjektet ditt.
Eksempel på en risikohåndteringsplan
Her er et enkelt eksempel på risikohåndtering som reddet et prosjekt:
Et byrå gikk med på en aggressiv tidslinje for et svært teknisk prosjekt. Teamet hadde uttrykt bekymring da prosjektet ble satt i gang, men ledelsen ønsket likevel å fortsette. Prosjektlederen og den tekniske arkitekten registrerte tidslinjerisikoen før prosjektet startet, og strategien deres for risikohåndtering var å revurdere prosjektets tidslinje ved hjelp av en Monte Carlo-simulering.
Etter å ha beregnet en pessimistisk, optimistisk og sannsynlig varighet for hver prosjektaktivitet på kritisk linje, fastslo de matematisk at prosjektet hadde 3 % sjanse for å nå fristen.
Slik kan dette se ut i risikoregisteret ditt:
Prosjektlederen tok dette opp med kunden, og kunden gikk med på å avgrense prosjektets omfang på nytt og etablere en ny grunnlinje for prosjektet før de satte i gang. Det var en for stor risiko for dem å ta.
Hva nå?
Enten du er en nybegynner eller en erfaren prosjektleder, er det avgjørende for prosjektets suksess å ha en god risikohåndteringsplan. Og nøkkelen til en vellykket risikohåndteringsplan er tilpasningsevne. Du må sørge for at du kan tilpasse risikohåndteringsplanen til prosjektet, bransjen og organisasjonen din for hvert prosjekt du gjennomfører.
Gå dypere inn i disse strategiene ved å melde deg på et av disse omfattende kursene i risikohåndtering.
