Hva er en dokumentarbeidsflyt? Eksempler og beste praksis
Effektive arbeidsflyter, fornøyde prosjekter: Tydelige dokumentarbeidsflyter forbedrer åpenheten og øker sannsynligheten for at prosjekter leveres til rett tid, innenfor budsjett og i henhold til omfanget.
Hvem gjør hva: En tydelig prosess med definerte roller og ansvarsområder bidrar til å sikre at teamet kjenner oppgavene sine, noe som gir en smidigere arbeidsflyt og mindre prosjektrelatert forvirring.
Hold deg enkelt innenfor omfanget: Tydelig beskrevne prosesser bidrar til å opprettholde prosjektomfanget og forhindre unødvendige utvidelser eller avvik som kan føre til overskredne tidsfrister eller budsjettoverskridelser.
Effektive dokumentarbeidsflyter kan hjelpe deg med å håndtere prosjektet på en vellykket måte. Med en tydelig prosess for hvem som arbeider med hva og når, får du bedre oversikt over prosjektkrav, omfang og oppgavefordeling. Dette vil igjen hjelpe deg med å levere prosjekter i tide, innenfor budsjett og avtalt omfang.
Du håndterer dokumentarbeidsflytene dine med programvare for arbeidsflytstyring.
Hva er en dokumentarbeidsflyt?
En dokumentarbeidsflyt er en prosess som viser hvordan dokumenter beveger seg gjennom organisasjonen. Trinnene kan omfatte å opprette dokumentet, gjennomgå og revidere dokumentet, godkjenne det endelige dokumentet, publisere det og arkivere det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Arbeidsflyten bør også tydeliggjøre roller og ansvarsområder etter hvert som dokumentet beveger seg gjennom prosessen.
Hvorfor er dokumentarbeidsflyter viktige?
Dokumentarbeidsflyter er viktige fordi de skaper tydelighet. De definerer hvem som gjør hva, og innen hvilken frist.
Uten en dokumentarbeidsflyt kan du ende opp med motstridende tilbakemeldinger eller måtte omarbeide et dokument, noe som kan forsinke tidsplanen. Dette kan skje fordi en viktig interessent ikke fikk anledning til å gjennomgå eller godkjenne dokumentet, eller fordi det ikke fantes en formell godkjenningsprosess.
Dokumentarbeidsflyter eller dokumentstyringsprosesser skiller seg fra generelle arbeidsflyter ved at de er langt mer spesifikke. Mens arbeidsflytene dine kan beskrive en generell prosess for hvordan arbeid utføres i virksomheten eller byrået ditt, går en dokumentarbeidsflyt mer i dybden og er mer detaljert.
Dette kan høres unødvendig omfattende ut, men det kan hjelpe deg med å effektivisere beslutningstaking og dokumentdistribusjon, samt unngå flaskehalser som kan føre til forsinkelser knyttet til dokumenter eller prosjekter.
Eksempler på dokumentarbeidsflyter
Når du oppretter arbeidsflyter for dokumentstyring i organisasjonen din, kan det være nyttig å først se på noen virkelige eksempler på arbeidsflyter.
Introduksjonsdokumenter for kunder eller teammedlemmer
Når en ny kunde eller nye teammedlemmer introduseres, vil mange bidra til dokumentene som veileder prosessen, blant annet HR, økonomi, drift og prosjektteamet.
Teamets arbeidsflyt kan se slik ut:
- Rekruttereren, selgeren eller ansettelsesansvarlig utarbeider et velkomstbrev
- Andre teammedlemmer legger til dokumenter som må leses eller fylles ut, for eksempel en personalhåndbok, kartleggingsundersøkelser, personaldokumenter og kontrakter
- Prosjektlederen eller teamlederen gjennomgår dokumentene for å sikre at de henger sammen, og at ingenting er utelatt
- Hvis noe mangler, sendes det tilbake for revidering
- Når revideringen er fullført, godkjennes dokumentet
- Kontaktpersonen for kunden eller teammedlemmet sender ut dokumentene
- Prosjektlederen oppretter en oppgave i prosjektstyringsverktøyet, dokumentstyringsverktøyet eller CRM-systemet for å gjennomgå dokumentene årlig og se om de må oppdateres
Pressemeldinger
Pressemeldinger er et godt eksempel på dokumenter som trenger en tydelig arbeidsflyt og godkjenningsprosess. Dette skyldes at de vanligvis er svært tidssensitive – tidsvinduet for pressedekning av en nyhetsverdig hendelse er relativt kort.
Selv om arbeidsflyten er ganske enkel, kan det være lurt at du og teamet ditt legger til et trinn for å varsle dem som skal gjennomgå eller godkjenne dokumentet, om at det kommer og må behandles raskt.
Arbeidsflyten kan derfor se slik ut:
- Teamet bestemmer at de vil sende ut en pressemelding
- Teamet fastsetter vinklingen for presentasjonen
- Skribenten utarbeider pressemeldingen
- En leder gjennomgår pressemeldingen (vanligvis samme dag eller dagen etter)
- Skribenten fullfører eventuelle revideringer av pressemeldingen
- Lederen foretar en siste gjennomgang og godkjenner dokumentet
- Pressemeldingen sendes til relevante journalister
Landingssider på nettsteder
En landingsside på et nettsted er et annet godt eksempel på et dokument som kan dra nytte av en formell arbeidsflyt og en tydelig godkjenningsprosess. I likhet med en pressemelding kan en landingsside på et nettsted også være tidssensitiv.
Avhengig av hva siden skal brukes til, kan det hende du må lansere den på et bestemt tidspunkt basert på en kampanje, et spesialtilbud eller et salg. Derfor kan det å ha en arbeidsflyt og proaktivt informere de involverte bety forskjellen mellom en effektiv lansering og en fiasko.
Du kan gjøre noe slikt:
- Bekreft produktlansering og tidspunkt
- Utnevn noen til å utforme siden og skrive et førsteutkast til teksten
- Legg teksten inn på den utformede siden
- Gjennomfør en intern gjennomgang
- Gå gjennom siden med kunden eller ledergruppen
- Gjør eventuelle endringer på landingssiden
- Fullfør avsluttende kvalitetssikringstesting (QA) og/eller brukergodkjenningstesting (UAT)
- Gjør eventuelle siste endringer
- Sørg for at sporing og analyse er riktig konfigurert
- Lanser landingssiden
Prosess for dokumentarbeidsflyt
Her er en trinnvis prosess for å opprette en arbeidsflyt for oppretting eller håndtering av dokumenter i organisasjonen din.
1. Forstå mål og krav
Start med å lage en liste over mål og krav. Disse bør knyttes til å sikre at forretningsprosessene dine følges, og at alle trinnene som kreves for å ferdigstille dokumentet, er tatt med. Hvis en seniorleder for eksempel må godkjenne et dokument før det deles med viktige interessenter, hele virksomheten eller en kunde, må du sørge for at dette er inkludert i prosessen.
2. Utarbeid arbeidsflyten fra start til slutt
Når du har forstått alt og alle som er involvert i opprettingen av dokumentet, utarbeider du arbeidsflyten fra start til slutt. Tenk på det som å fortelle en historie – enda bedre: Lag et flytskjema for å fremstille den visuelt.
List opp trinnene i riktig rekkefølge, og finn ut hvem som må involveres. Hva gjør de, og når skal de gjøre det? Hvordan skal de vite når det er tid for deres del av prosessen?
Gjør ditt beste for å få med alt, men ikke legg for stort press på deg selv for å gjøre det perfekt. Du kan rydde opp i eventuelle mangler eller ineffektiviteter i neste trinn av prosessen.
3. Finn svakheter i prosessen og gjenta
Når du har utarbeidet arbeidsflyten, går du gjennom prosessen for å finne områder som mangler eller trenger mer oppmerksomhet. Se etter:
- Manglende varsler eller til og med manglende trinn
- Flaskehalser
- Problemer med tilgangskontroll (f.eks. at en gjennomgang ikke kan se dokumentet)
- Steder der revisjonsspor kan være nyttige
Og til slutt: Finnes det steder der du kan optimalisere arbeidsflyten, enten gjennom automatisering eller ganske enkelt ved å øve mer på å samarbeide som et team?
4. Vurder hvor og hvordan dokumenter skal lagres
Hvis mange personer er involvert, må du vurdere hvordan du lagrer dokumenter gjennom hele dokumentets livssyklus (dvs. arkivering). Hvis du ofte må produsere et dokument eller en dokumenttype, kan muligheten til å starte med en eldre versjon spare mye tid, så sørg for at det er enkelt å finne den nyeste versjonen!
Vurder et verktøy som lar deg legge til metadata, slik at du kan sørge for at folk bruker riktig dokument til riktig tid. Dette er spesielt viktig innen helsevesenet eller andre bransjer med regulatoriske krav, siden feil informasjon på feil sted kan få store konsekvenser.
Sørg også for at folk ikke bruker dokumenter med gammel eller rett og slett feil informasjon. Du kan vurdere å legge til tillatelser eller plassere en merknad på de utdaterte versjonene. En god, gammeldags: KUN TIL REFERANSE IKKE BRUK kan gjøre underverker (og ja, du trenger store bokstaver).
5. Bruk de riktige verktøyene og automatiseringene
Vurder hvor du kan automatisere arbeidsflytene for dokumenter eller de overordnede prosessene for dokumenthåndtering.
Maler, forhåndsdefinerte overskrifter eller automatiseringsregler i arbeidsflyten eller prosjektstyringsprogramvaren din kan effektivisere repetitive oppgaver. Selv enkle funksjoner, som avhengighetsbaserte varsler som gir et teammedlem beskjed når det er deres tur, kan spare tid og redusere behovet for oppfølging.
Når du utvikler interne arbeidsflyter, bør du bygge inn beste praksis for dokumenthåndtering – for eksempel ved å bruke konsekvente maler, innføre tydelige navnekonvensjoner og merke metadata – for å redusere dobbeltarbeid og holde dokumentasjonen samkjørt på tvers av team.
Tenk over hvor ofte du må lete etter oppdateringer eller sjekke statusen på en oppgave. Med de riktige verktøyene skjer dette arbeidet automatisk, slik at du kan fokusere på det som betyr mest: å lage kvalitetsdokumenter.
Ved å implementere et dokumenthåndteringssystem med innebygd automatisering kan du gå et skritt videre, eliminere manuelle statussjekker og sørge for at hvert trinn i arbeidsflyten utvikler seg jevnt og effektivt.
Verktøy for dokumentarbeidsflyter
Med de riktige verktøyene og malene tilgjengelig blir det mye enklere å opprette, administrere og oppdatere dokumentarbeidsflyter. Du har mange valgmuligheter når det gjelder å opprette digitale dokumenter, behandle dokumenter og automatisere arbeidsflyter.
Her er de beste programvareverktøyene for arbeidsflytstyring, som gjør det enkelt å sette opp og gjennomføre dokumentarbeidsflyter:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praksis for dokumentarbeidsflyt
Når det gjelder å opprette og administrere dokumentarbeidsflyter, er det noen gode fremgangsmåter du bør ha i bakhodet:
- Hold arbeidsflyten enkel: Målet bør være å forenkle arbeidsflyten med så få trinn som mulig for å sikre effektiv og velfungerende dokumenthåndtering.
- Automatiser gjentakende oppgaver der du kan: Fremskritt innen automatisering av arbeidsflyter (inkludert kunstig intelligens) kan avlaste deg når det gjelder gjentakende oppgaver. Selv en enkel mal i prosjektstyringsverktøyet eller dokumenthåndteringssystemet ditt kan spare deg for flere timer i uken.
- Opprett et nytt dokument før du deler det med en kunde eller interessent: De trenger sannsynligvis ikke å se kommentarene dine til kollegene i den endelige versjonen.
- Bruk tillatelser og versjonskontroll etter behov: I tillegg til arbeidsflyten for dokumentgodkjenning bør du sørge for at du også har arbeidsflyter for håndtering av tillatelser. Dette gjelder særlig dokumenter som inneholder sensitiv informasjon. Du ønsker ikke å risikere flere muligheter for menneskelige feil (for eksempel at feil personer publiserer feil dokument). Et dokument med utdatert informasjon som brukes offentlig, kan føre til mange problemer, inkludert mulige juridiske utfordringer.
- Gå regelmessig gjennom arbeidsflytene dine for å sikre at de er oppdaterte: Når du har satt opp automatiserte arbeidsflyter eller bygget et sømløst arbeidsflytsystem, er ikke dokumentarbeidsflyter noe du bare kan sette opp og glemme. Gå ofte gjennom arbeidsflytene for å sikre at de fungerer så smidig som mulig. Det kan være lurt å legge inn noen måltall for hvor ofte teamet bør gjennomgå arbeidsflyter for dokumenthåndtering. Dette gjelder særlig for organisasjonens viktigste dokumenter.
Slik automatiserer du dokumentarbeidsflyter
Jeg har allerede snakket om hvordan du kan integrere automatisering i arbeidsflytene dine, men her er noen enkle trinn du kan ta hvis du fortsatt nøler med å komme i gang.
- Start med den eksisterende automatiseringsfunksjonaliteten i dokumenthåndteringsprogramvaren din: De fleste programvare for dokumentarbeidsflyter har innebygde automatiseringsfunksjoner. Se etter de enkleste delene av arbeidsflyten som kan automatiseres ved hjelp av funksjonene i programvaren du allerede har (se på dette som enkle gevinster). Det er viktig å merke seg at gratis programvare for dokumenthåndtering kanskje ikke har denne funksjonaliteten.
- Bruk elektroniske dokumenter der det er mulig: Håndtering av fysiske papirdokumenter kan gjøre automatisering mer utfordrende, så bruk elektroniske dokumenter så mye som mulig. Det kan fortsatt finnes situasjoner der papir er det beste alternativet, og da kan det være nødvendig å ha en manuell prosess for dokumenthåndtering.
- Bruk Zapier eller integrasjoner til å håndtere dokumenter på tvers av programvare: Det kan føles umulig å få til en helhetlig automatisering av dokumentarbeidsflyten når arbeidet foregår i forskjellige programvarer. Men de fleste skybaserte SaaS-produkter kan kobles sammen ved hjelp av enten innebygde integrasjoner eller Zapier. Noen få Zaps kan være forskjellen mellom å måtte jobbe i tre verktøy og å kunne bruke bare ett.
Hva skjer videre?
Enten organisasjonen din gjennomgår en digital transformasjon, eller du ønsker å forbedre arbeidet med å optimalisere arbeidsflytene for dokumenthåndtering, har The Digital Project Manager alt du trenger. Bli med andre i vårt aktive og inkluderende fellesskap for å lære mer om de nyeste trendene innen arbeidsflytstyring.
