Bestselgende forfatter og PMO-leder Peter Taylor om KI-revolusjonen innen kommunikasjon
Peter Taylor, global PMO-leder i Dayforce, forklarer hvordan KI gjør prosjektledelse til en mer strategisk rolle ved å automatisere rutinearbeid. Hans viktigste fokusområde? Å bruke KI til å forbedre kommunikasjon, koordinering og beslutningstaking radikalt på tvers av globale team.
Peter Taylor
Bestselgende forfatter, erfaren foredragsholder og global PMO-leder i Dayforce
Karrierefokus: Peter Taylor fremhever kommunikasjon som et viktig område for implementering av KI i prosjektledelse.
KI-transformasjon: Kunstig intelligens endrer prosjektledelse fra gjennomføring til strategiske lederroller.
Automatiseringsprinsipper: Ti prinsipper styrer integreringen av KI, blant annet selvstyrte prosjekter og synlighet for interessenter.
Effektivitetsgevinster: KI forbedrer prosjektledelse ved å automatisere oppgaver og forbedre beslutningsprosessene.
Forbered deg på endring: Prosjektledere oppfordres til å satse på opplæring og eksperimentering for en KI-drevet fremtid.
Peter Taylor er en bestselgende forfatter, erfaren foredragsholder og global PMO-sjef i Dayforce. Han skrev bokstavelig talt boken om hvordan man kan være en «lat» — men suksessrik — prosjektleder. Og det finnes ingen bedre måte å gjøre det på enn med kunstig intelligens.
Vi satte oss ned med ham for å finne ut hva han fokuserer på når det gjelder kunstig intelligens i den globale organisasjonen hans. Det korte svaret er: kommunikasjon. Her er det han fortalte oss.
En karriere innen produktiv latskap
Jeg har ledet noen av de største PMO-ene i verden. For øyeblikket er jeg global PMO-sjef for transformasjon og kundekontor hos Dayforce, der jeg har ansvar for leveransen av hundrevis av kundeprosjekter over hele verden. Jeg har også ansvar for og legger til rette for mange interne transformasjonsprosjekter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg er internasjonal foredragsholder om alt som har med «prosjekter» og «produktiv latskap» å gjøre. Jeg har holdt over 500 foredrag i 28 land, og jeg har blitt beskrevet som «kanskje den mest underholdende og inspirerende foredragsholderen i prosjektledelsesverdenen i dag».
Tilbake i 2021 var jeg bekymret for at ingen prosjektledere så ut til å snakke om kunstig intelligens og hva den kunne gjøre for yrket. Derfor skrev jeg en bok som heter «Kunstig intelligens og prosjektlederen: Hvordan fremveksten av kunstig intelligens vil endre verdenen din».
Nå, i 2026, er denne fremtiden allerede her.
Hvordan kunstig intelligens endrer roller innen prosjekt- og produktledelse
Fullstendig automatisert prosjektledelse er nå mulig. Vi har:
- Beregningskapasiteten
- Kunstig intelligens som kan tolke og handle på bakgrunn av informasjon uten forhåndsskrevet kode
- Systemene som automatisk overvåker og koordinerer arbeid
- Den kulturelle beredskapen til å stole på automatisering i prosjektledelse
Som et resultat endrer kunstig intelligens både prosjekt- og produktledelse fra roller med stort fokus på gjennomføring til strategiske lederstillinger drevet av innsikt.
Kunstig intelligens endrer både prosjekt- og produktledelse fra roller med stort fokus på gjennomføring til strategiske lederstillinger drevet av innsikt.
Selv om det alltid vil være behov for menneskelig dømmekraft og relasjoner, kan rutineoppgaver som rapportering, planlegging, sporing, risikoanalyse og tilbakemeldinger fra kunder utføres uten at en menneskelig prosjektleder er involvert. Kunstig intelligens vil også gi verdifull prediktiv innsikt og beslutningsstøtte som hjelper ledere med å forutse problemer og prioritere effektivt.
Ti prinsipper definerer denne endringen:
- Prosjekter kan og bør styre seg selv. KI styrer, mennesker tenker. Og den nødvendige tenkingen bør være minimal.
- Kontroll er ute, synlighet er inne. Interessenter bør ha kontinuerlig innsikt i prosjektets tilstand via dashbord.
- Styring må bygges inn i stedet for å håndheves. Den bør ligge i automatiseringen, ikke i gjennomganger og godkjenninger.
- Team bør lede seg selv. Distribuert ledelse er mulig med riktig struktur, tydelighet og verktøy.
- Møter bør ses på som et symptom på manglende suksess. De kompenserer for dårlige arbeidsflyter og uklart eierskap.
- Resultater er viktigere enn aktivitet. Det bør være mindre detaljstyring og større effekt.
- Menneskelig innsats er nødvendig, men bør fokuseres på innovasjon. Administrasjon er for algoritmer.
- Interessentsentrert engasjement er viktigere enn noen gang. Kommunikasjonen bør være proaktiv. Den bør også automatisk tilpasses individuelt og justeres for å gi størst mulig effekt.
- Fremdrift drives av dynamisk og tilpasningsdyktig planlegging. Planer må oppdateres kontinuerlig av KI i henhold til prosjektforholdene.
- PMO-er og KI må alltid lære og utvikle seg. PMO-er utvikler seg til læringssentre i stedet for kontrolltårn. KI lærer av resultatene fra hvert prosjekt.
Når det gjelder kommunikasjon, gir KI en betydelig mulighet til å spare tid ved utarbeidelse av møtereferater, tiltak og anbefalinger for alle prosjektmedlemmer. Personlig ser jeg også språkoversettelsesmulighetene som en stor gevinst for felles forståelse og redusert risiko for kommunikasjonsproblemer i prosjekter, takket være direkte oversettelse av lyd og/eller transkripsjoner på lokale språk — særlig fordi vi har et verdensomspennende fellesskap av prosjektmedarbeidere.
KI gir en betydelig mulighet til å spare tid ved utarbeidelse av møtereferater, tiltak og anbefalinger for alle prosjektmedlemmer.
Der KI gir de største gevinstene fra automatisering i prosjektledelse
Der jeg jobber, er GPMO-et ett av mange team som ser etter måter å ta i bruk KI på og skape verdi fra investeringen i KI. Vi arbeider med mennesker — styring av humankapital — og derfor er det alltid «mennesket først». Men vi har et tydelig fokus på KI-muligheter som gjør det mulig for oss å forbedre oss og utvikle oss raskt.
De viktigste fokusområdene våre er:
- Kommunikasjonsgevinster gjennom automatisering, rapportering, analyse, teammøter og språkstøtte
- Samordning av de mange diskusjonskanalene om kundenes behov og forventninger til én samlet forståelse av behovet
- Innsamling av prosjektkrav
- Deling av kunnskap og innsikt gjennom en felles plattform for intelligens basert på våre tusenvis av prosjekter og prosjektevalueringer
- Opplæringsinnhold til intern bruk
Kommunikasjon og innsamling av krav er de viktigste områdene.
Og definering av omfang er en viktig aktivitet der det finnes muligheter for gevinster. KI gjør det mulig å samle hundrevis av timer med samtaler, diskusjoner, notater, omfangsøkter og mer til ett helhetlig resultat.
Slik forbedrer KI effektiviteten og beslutningstakingen i prosjektledelse
Vi har nylig fullført en undersøkelse av effektiviteten i prosjektledelse. KI ble brukt til å bistå med dataanalyse og identifisering av viktige punkter i prosjektledelsens livssyklus der gevinster kunne oppnås gjennom prosessautomatisering, teknologistøtte og bedre prosessutforming samt opplæring av prosjektteamene våre.
Det var ikke bare KI. Det inngikk også manuelle komponenter, som innsamling av oppfølgingsdata fra mange prosjekter for å identifisere «fokuspunkter» som krevde mye ressurser, samt intervjuer med prosjektledere for å identifisere endringspunkter som kunne gi produktivitetsgevinster.
Da alt var samlet inn, brukte vi en intern ChatGPT-implementering til å vurdere prosessvariabler for å validere foreslåtte forbedringer og rangere investeringsaktiviteter.
Dette var en svært nylig undersøkelse, så jeg har ingen resultater å dele, men det ser lovende ut.
Hvordan AI endrer sentrale leveranserutiner for moderne PMO-er
Vi redesigner de sentrale leveranserutinene våre rundt AI som en fullverdig teamdeltaker:
- AI utarbeider nå de første omfangsbeskrivelsene, avdekker risikoer og samordner innspill før mennesker i det hele tatt møtes.
- Under gjennomføringen sammenfatter AI oppdateringer, flagger manglende samsvar og forutsier problemer, slik at samtalene våre kan fokusere på beslutninger – ikke datainnsamling
- Ved validering modellerer AI scenarier og tester antakelser tidlig, noe som gir oss raskere trygghet til å endre kurs eller gå videre.
Vi redesigner de sentrale leveranserutinene våre rundt AI som en fullverdig teamdeltaker.
Til syvende og sist fjerner AI støy fra systemet, slik at teamene våre kan fokusere på verdi, resultater og klokt lederskap. Resultatet er at fremtidens prosjekter vil kunne begynne å levere mye raskere.
Slik ser en enkel AI-klar teknologistakk for prosjektledelse ut
De fleste organisasjoner gjennomfører prosjekter der teknologien tilfører PM-ene liten verdi. Teknologien fungerer ikke som en digital partner. En AI-verden bør være annerledes.
PM-er yter best når systemene de bruker, er enkle, samordnede og gir dem veiledning, i stedet for bare å være systemer for rapportering.
Her er vår enkle teknologistakk for prosjektledelse:
- Certinia (PSA) med Smartsheet
- EnterpriseGPT – en intern ChatGPT-implementering
- MS Teams Premium
De fleste organisasjoner gjennomfører prosjekter der teknologien tilfører PM-ene liten verdi. Teknologien fungerer ikke som en digital partner. En AI-verden bør være annerledes.
Hvordan PMO-er kan koordinere AI-eksperimenter på tvers av globale organisasjoner
Jeg har blitt positivt overrasket over den generelle entusiasmen mange har vist for mulighetene AI kan gi. Motstanden mot denne endringen har vært minimal, noe som ikke var den umiddelbare forventningen.
En viktig faktor har vært virksomhetens betydelige investering i AI-opplæring. Dette har ført til et behov for å koordinere AI-eksperimentene til mange enkeltpersoner på tvers av organisasjonen, slik at vi kan identifisere hvor og når investeringene i tid og innsats vil gi størst nytte.
For å gjøre dette har GPMO opprettet en logg over alle AI-idéer innenfor vårt ansvarsområde. Vi godkjenner og investerer i små eksperimenter. Deretter gjennomfører vi sammenlignende analyser av historiske prosjektdata opp mot nye prosesser og automatiseringer.
Slik forbereder du deg på en AI-først-fremtid innen prosjektledelse
Her er mitt råd til PM-er: Vær åpen og forbered deg gjennom opplæring. Les, lytt, diskuter, eksperimenter og engasjer deg generelt!
Her er mitt råd til PMs: Vær åpen og forbered deg gjennom utdanning. Les, lytt, diskuter, eksperimenter og engasjer deg generelt!
Følg med
Du kan følge Peter Taylors arbeid mens han fortsetter å lære opp PMs i hvordan man arbeider i globale, AI-forsterkede miljøer på LinkedIn, X og nettstedet hans, thelazyprojectmanager.com. Og ikke gå glipp av boken hans, Den late prosjektlederen: Slik blir du dobbelt så produktiv og likevel forlater kontoret tidlig.
Flere ekspertintervjuer kommer i Den digitale prosjektlederen!
