Beste praksis for DAM: 5 tips til hvordan du merker innholdet ditt
Hvor viktig er det for deg å få resultatene du ser etter når du bruker Google? Det er like viktig for teamet ditt å finne digitale ressurser i verktøyet for forvaltning av digitale ressurser (DAM) når de søker etter digitalt innhold. Derfor tenkte jeg at du kanskje ville være interessert i å lære mer om beste praksis for tagging i DAM.
Jeg har tidligere skrevet om hva DAM er og hvordan det skiller seg fra et innholdsforvaltningssystem (CMS). Denne gangen skal vi gå mer i detalj om hvordan DAM-programvare fungerer under overflaten, og finne ut om det finnes en riktig måte å gå frem på når det gjelder tagging.
Hva er en tagg i forvaltning av digitale ressurser (DAM)?
En tagg er en etikett du legger på mediefiler for å hjelpe deg med å identifisere hva filen inneholder. For eksempel:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette bildet, som kanskje er lagret i et DAM-verktøy for fotografer, kan ha tagger som strand, palmetre, hav eller solnedgang. De er også kjent som beskrivende metadata. Det du ser i bildet, hjelper deg med å danne deg et bilde av hva det er. Riktig kategorisering av digitale filer med relevante tagger gjør dem enklere å søke etter og forbedrer den generelle brukeropplevelsen.
Hvorfor er tagging viktig i DAM?
Tagging av ressurser er avgjørende for å holde biblioteket ditt med digitale ressurser organisert. Disse taggene vil etter hvert fungere som søkeord for deg og teammedlemmene dine. Derfor gjelder det at jo flere tagger, desto bedre (potensielt – jeg skal forklare det om litt). La oss gå tilbake til eksempelet vårt: Se for deg at noen i bedriften din jobber med en ny kampanje for reisebyrået du har som kunde. De ønsker å gjenbruke merkevareressurser som ble utviklet for noen måneder siden, til en presentasjon i forbindelse med et tilbud, og skriver «strand solnedgang med palmetrær» i søkefeltet. Taggene vi tidligere la på bildet ovenfor, ville gjort at det dukket opp som svar på dette søket.
Når du tagger de digitale filene dine på riktig måte, øker du sjansene for at ressursen blir funnet. Du gjenbruker og deler enkelt digitale ressurser på tvers av markedsføringskampanjer.
Les mer: Bruker du et DAM-system som en del av markedsføringsstrategien for arrangementene dine? Sjekk ut listen vår over verktøy for forvaltning av digitale ressurser for arrangementer.
Er tagging i DAM manuelt eller automatisert?
Tagging er ikke utelukkende en manuell prosedyre. Faktisk spiller automatisering en viktig rolle i hvordan systemer for forvaltning av digitale ressurser (DAM) fungerer i dag. Kunstig intelligens (AI) har tatt over de fleste av samtalene våre på jobb, innholdet i sosiale medier og mange av oppgavene vi trodde var umulige for bare noen få år siden. Vel, her er enda en grunn til å snakke om verktøy drevet av AI på morgendagens møte!
Det meste av moderne programvare for forvaltning av digitale ressurser bruker AI-drevet automatisering for å hjelpe til med å tagge ressurser du laster opp til systemet.
Slik fungerer det: Når du laster opp et bilde, analyserer programvarens integrerte AI innholdet, henter ut informasjon fra det og foreslår mulige tagger du kan legge til på ressursen. Deretter kan du velge blant forslagene eller legge til tagger manuelt for å utfylle det AI-en ikke fikk med seg.
Hvem tagger digitale ressurser i et DAM-system?
Tagging av innhold er hovedsakelig ansvaret til personen som laster opp innholdet. Alle ansatte som laster opp mediefiler til DAM-plattformen, bør bruke relevante tagger. Men handler det bare om å tagge det jeg ser, og legge til så mange tagger som mulig? Egentlig ikke …
DAM-systemet er bare så godt som oppsettet for tagging. Hvis folk ikke følger prosessen, vil ingen finne innholdet, og de vil begynne å si «dette systemet fungerer ikke».»
Det er avgjørende å ha den rette prosessen på plass, siden du ikke ønsker et uendelig antall tagger. Dette er spesielt viktig i større organisasjoner med team som arbeider i siloer (f.eks. universiteter som bruker DAM-programvare, e-handelsteam som bruker DAM-programvare), ettersom disse teamene kanskje ikke kommuniserer tett med hverandre. Det kan føre til at programvaren blir uorganisert, noe som gjør det vanskeligere å finne ressurser. Det er mulig å ha for mange tagger, og konsekvensen er at ressurser kan begynne å dukke opp i irrelevante søk. Hvis vi for eksempel legger til taggen «sommerferie» på bildet i eksempelet vårt, kan det være unødvendig, siden vi beskriver noe som er basert på konsekvensen av en tankeprosess, i stedet for å beskrive det som faktisk er på bildet.
Dette kan avhenge av prosessen for livssyklushåndtering av digitale ressurser som du har implementert. Så hvordan holder vi ting under kontroll?
Slik utarbeider du styringspolicyer for DAM for konsekvent merking
Før du går for dypt inn i arbeidsflyter for tagging, er det verdt å ta et skritt tilbake og tenke på det større bildet: Hvem har ansvar for hva, og hvordan skal du sørge for at alt forblir konsekvent over tid? Det er her en omfattende strategi for håndtering av digitale ressurser blir avgjørende. Det er her styring kommer inn.
En styringspolicy for DAM er i praksis regelboken din. Den fastsetter forventninger til hvordan DAM-systemet brukes, hvordan bruken av ressurser håndteres, og hvordan tagger brukes i hele organisasjonen. Uten en slik policy kan ting raskt utvikle seg til kaos, særlig når flere brukere laster opp innhold og prøver å navigere i systemet. Riktig beskyttelse av digitale ressurser begynner med å etablere disse grunnleggende policyene.
Hvis du ønsker å implementere dette på best mulig måte, bør du vurdere å ta en sertifisering i håndtering av digitale ressurser. Hvis du derimot er mer av en YOLO-person og vil gjøre det selv, er dette noen viktige elementer du bør ta hensyn til når du utarbeider styringspolicyen:
- Brukertilgang og tillatelser: Definer hvem som kan laste opp ressurser, hvem som kan tagge dem, hvem som kan slette eller arkivere elementer, og hvem som kan godkjenne endringer.
- Taggingsregler og standarder for metadata: Definer konsekvente navnekonvensjoner og strukturer for filnavn. Gjør det tydelig hva slags tagger som skal brukes, hvordan obligatoriske og valgfrie metadata skal håndteres, og hvordan du unngår overdreven tagging.
- Versjonskontroll og utløpsdatoer: Forhindre at utdatert innhold vises i søkeresultatene.
- Løpende oppfølging: Ideelt sett har noen – for eksempel en digital bibliotekar eller DAM-administrator – ansvar for policyen og gjennomfører regelmessige revisjoner og gjennomganger for å holde policyen i tråd med hvordan teamet arbeider.
Selv om teamet ditt er lite, kan litt struktur gjøre en stor forskjell. Disse policyene bidrar til en konsekvent merkevare og sikrer rettighetsforvaltning. De gjør systemet klart for skalering uten at du må rydde opp i et virvar av inkonsekvente tagger og tillatelser.
Hva er rollen til en digital bibliotekar i DAM?
Hvis du trodde dette var et yrke i ferd med å forsvinne, kan du tro om igjen! La meg introdusere deg for utviklingen av jobben som hadde ansvar for å gjøre alle bøkene i en bygning enkle å finne ved hjelp av det mest forvirrende systemet på jorden.
En digital bibliotekar er en person som har ansvar for å holde løsningen for ressursforvaltning i orden, håndtere versjonskontroll, støtte opprettelsen av en taksonomi for DAM, overvåke databasen og gjøre nødvendige endringer for å gjøre ressursene tilgjengelige for alle.
I tillegg lærer bibliotekaren opp ansatte i hvordan de skal bruke DAM-systemet og velge passende tagger, hvor de finner dokumentasjon, og hjelper personer som trenger avklaringer i etterkant.
Hvis du ikke har budsjett til å ansette en bibliotekar, må du innarbeide noen av de beste arbeidsmetodene deres i den daglige bruken av DAM-verktøyet ditt.
Beste praksis for tagging i DAM
1. Definer retningslinjer for tidligere og fremtidig innhold
Det er viktig å vite hvordan du skal håndtere de digitale ressursene du har opprettet tidligere. Bør du legge til en tagg som «gammelt innhold», «skal sorteres» eller andre identifikatorer? Kanskje det blir for mye arbeid i begynnelsen å håndtere det som nytt innhold hvis du har produsert innhold en stund.
Den neste beste praksisen gjelder det nåværende og fremtidige innholdet ditt.
2. Opprett en taksonomi
Tenk på hvordan du skal klassifisere innholdet ditt fremover. Dette er et svært viktig trinn, siden du ikke vil at alle skal tagge innhold med det som faller dem inn. Hvis du definerer filtype, innholdskategori og underkategori, blir det enklere for deg å finne innhold i fremtiden.
3. Utarbeid en nomenklatur for manuell tagging av innholdet
Fastsett navnekonvensjoner for tagging (f.eks. "PRJ-clientname-asset") for å gjøre det enklere å søke. Sørg for at medarbeiderne vet nøyaktig hvordan du vil at de manuelle taggene skal skrives. Kanskje du vil at de skal legge til én tagg som inneholder prosjektets tresifrede kode, etterfulgt av en bindestrek og kundens navn. Kanskje du vil at alt skal skrives med små bokstaver, bortsett fra kontonavn. Uansett hvilke regler du har, bør du forsøke å være så tydelig og konsekvent som mulig.
4. Opprett opplæringshåndbøker
Når du er ferdig med retningslinjene, er det på tide å lage dokumenter og/eller videoer som hjelper deg med å lære opp medarbeidere i hele virksomheten. Utarbeid opplæring og veiledninger for teammedlemmene dine. Disse bør inneholde tydelige instruksjoner om hvor de kan finne informasjon, hvem de skal kontakte hvis de har spørsmål, samt eksempler på taggingssituasjoner de kan møte, og hvordan de skal håndtere dem.
Husk at disse håndbøkene skal brukes av både teknisk kyndige og mindre teknisk kyndige brukere, så prøv å holde dem så enkle som mulig. Siden du har fordypet deg i informasjon relatert til DAM, kan du bli rammet av kunnskapens forbannelse.
5. Få tilbakemeldinger
Dette siste punktet er lett å glemme. Når du har tatt løsningen i bruk, bør du planlegge regelmessige revisjoner og helsesjekker sammen med interessentene og be om tilbakemeldinger for å se om den fungerer for brukerne. Når alt kommer til alt, er det mange brukere som kommer til å laste opp innhold, og noen av retningslinjene du har definert, er kanskje ikke de mest effektive for alle brukere. Det er bedre å vite hvordan folk opplever dette og endre retningslinjene enn at folk i all hemmelighet ignorerer hvordan de skal tagge innhold og skaper kaos i det flotte systemet ditt.
Hvordan DAM-integrasjon påvirker tagging og effektiviteten i arbeidsflyten
Hvis du bare bruker DAM isolert, er riktig tagging allerede viktig. Men når DAM kobles til andre systemer teamet bruker hver dag – som CMS, CRM eller verktøy for produktinformasjon – blir disse taggene avgjørende for hvordan arbeidet utføres.
Ved å integrere DAM med andre plattformer kan digitale ressurser flyttes sømløst mellom systemene. Markedsføringsteam som for eksempel arbeider i et CMS, kan hente godkjente bilder direkte fra DAM uten å måtte laste dem opp på nytt eller søke manuelt. Salgsteam som bruker et CRM-system, kan få tilgang til det mest oppdaterte innholdet til kundepresentasjoner. Produktteam som er koblet til via et PIM-system, kan holde visuelt materiale og dokumenter samstemt på tvers av flere kanaler.
Målet er å gjøre DAM til den eneste pålitelige informasjonskilden, noe som legger til rette for bedre innholdsproduksjon, raskere arbeidsflyter og konsekvent kommunikasjon på tvers av merkevaren din.
Derfor handler investering i konsekvent tagging ikke bare om å holde orden internt i DAM. Det handler om å få hele teknologistakken til å fungere bedre sammen.
Fordeler med konsekvente metadata og tagging i DAM
Disse metodene skal sikre nøyaktig tagging. Nøyaktig tagging av innholdet kan bidra til å:
- Forbedre gjenbruk av ressurser
- Redusere søketiden
- Forhindre duplisering av data
- Opprettholde konsekvent merkevareprofil
- Optimalisere arbeidsflyter for forvaltning av digitale ressurser
- Redusere kostnader knyttet til å gjenskape innhold
Hva er den beste programvaren for forvaltning av digitale ressurser?
Når du vurderer en DAM-implementering i organisasjonen din, anbefaler jeg at du utarbeider en anbudsforespørsel for forvaltning av digitale ressurser for å hjelpe deg med å sammenligne alternativene dine. Vurder funksjoner som et brukervennlig grensesnitt, sterke tilgangskontroller, integrasjon med API-er samt autentisering og sikkerhet. Disse funksjonene bidrar til å effektivisere driften og forbedre funksjonaliteten i hele innholdsøkosystemet ditt. Selv om jeg ikke kan fortelle deg nøyaktig hvilken programvare som har den beste funksjonaliteten for din situasjon, finner du her en liste over alternativer for programvare for forvaltning av digitale ressurser som for øyeblikket finnes på markedet, og som du kan komme i gang med. Les om dem, se etter en prøveversjon eller forbered deg på en demonstrasjon, og finn ut hvilken som passer best for deg!
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Avsluttende tanker
Riktig merking av ressursene dine er en av grunnpilarene i et vellykket system for forvaltning av digitale ressurser. Med en solid DAM-strategi, konsekvent merking og den riktige DAM-løsningen kan du skape et skalerbart system som støtter alt fra opprettelse av ressurser til rettighetsforvaltning.
Hvis du ikke har hørt om DAM-programvare før, kan du lese mer om hva DAM er, og hva avkastningen på DAM-programvare er.
