9 eksperttips for å lede stjerneteamet ditt av underentreprenører

Hva er håndtering av underleverandører?

Håndtering av underleverandører er prosessen med å koordinere ansettelse, bemanning og oppfølging av underleverandører i prosjekter som krever spesifikke ferdigheter for å bidra til gjennomføring og suksess.

Begrepene «oppdragstaker», «underleverandør» og «frilanser» brukes noen ganger om hverandre, avhengig av bransjen – for eksempel byggebransjen sammenlignet med et byrå. Likevel kan de vise til ulike arbeidsordninger, ansvarsforhold og roller i prosjekter. 

Oppdragstakere regnes for eksempel ikke som ansatte. I stedet engasjeres de gjennom en kontrakt med en definert start- og sluttdato, der de spesifikt skal levere forhåndsbestemte resultater eller tjenester. 

Underleverandører arbeider derimot under ledelse av en hovedleverandør, ikke direkte for kunden. De utfører en bestemt del av arbeidet som leverandøren har avtalt å fullføre, og inngår i et hierarkisk forhold.

Frilansere er på sin side selvstendig næringsdrivende som tilbyr tjenestene sine til kunder. De har fleksibiliteten til å arbeide med ulike kunder på flere prosjekter uten å være bundet til en langsiktig arbeidsgiver.

	Oppdragstaker	Underleverandør	Frilanser
Arbeidsforhold	Engasjeres direkte av en kunde for å fullføre et prosjekt eller en oppgave	Engasjeres av en leverandør for å fullføre en del av et prosjekt	Arbeider selvstendig med flere kunder, ofte på kortere eller mindre prosjekter
Arbeidsomfang	Styrer hele prosjekter eller betydelige deler av dem	Håndterer spesifikke oppgaver eller deler av et prosjekt som er tildelt av leverandøren	Tilbyr spesifikke tjenester, ofte med fokus på kortsiktige eller varierte prosjekter
Tilknyttede kostnader	Betales i henhold til kontraktsvilkårene, vanligvis uten ytelser	Betales av leverandøren i henhold til avtalen deres	Betales av flere kunder per prosjekt eller oppgave og er selv ansvarlig for egne ytelser
Prosjektstyring	Følger opp gjennomføringen av prosjektet og kan potensielt ansette underleverandører	Fokuserer på sin spesifikke oppgave i prosjektet	Styrer sin egen arbeidsmengde og sine egne kunderelasjoner
Kundeforhold	Er direkte ansvarlig overfor kunden	Er ansvarlig overfor leverandøren som engasjerte dem	Er direkte ansvarlig overfor flere kunder

Ved å forstå disse forskjellene kan virksomheter velge riktig type arbeidstaker for behovene sine og sikre tydelig og effektiv prosjektstyring og gjennomføring med underleverandører.

Denne artikkelen bruker en byråmodell for å diskutere håndtering av ressurser og underleverandører, i motsetning til byggeprosjekter.

9 tips for effektiv håndtering av underleverandører  

Slik håndterer du underleverandører på riktig måte.

1. Involver dem tidlig

I mange byråer kvalitetssikrer prosjektlederen omfanget og tidsplanen som først ble presentert for kunden.

Ved å involvere underleverandører i de innledende samtalene om prosjektomfanget gir du dem rom til å stille spørsmål, tilføre kontekst og levere arbeid av høy kvalitet.

Ulike leverandører har ulike arbeidsmetoder og kan komme med forslag basert på kundens behov, prosjektkrav, kvalitetskontroll og egen erfaring, noe som kan bidra betydelig til prosjektets suksess.

Be underleverandøren anslå hvor mange timer som trengs til jobben. Avhengig av erfaring, pris eller spesialområde kan dette avvike betydelig fra det første anslaget ditt. I tillegg hjelper det deg med å planlegge bedre og holde dem mer bevisst ansvarlige for anslagene sine.

En prøveperiode for underleverandører er verdifull, ettersom den gir deg mulighet til å vurdere underleverandørens prestasjoner og hvor godt vedkommende passer inn i virksomheten, noe som potensielt kan føre til fast ansettelse eller kontinuerlig arbeid.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Fastsett betalingsvilkår

Fremhev nødvendigheten av å definere en tydelig betalingsplan. Denne bør inkludere prosjektplanen, milepæler og forfallsdatoer for betaling, som kan knyttes til ferdigstillelse av bestemte oppgaver eller prosjektfaser. Tydelige betalingsbetingelser bidrar til å unngå misforståelser og sikre punktlige og korrekte betalinger. 

Spesifiser følgende:

• Fakturakrav, inkludert hvilken informasjon som må være med (f.eks. prosjektplan ferdigstilt, datoer og beløp).
• Betalingsmåte (f.eks. bankoverføring eller sjekk) og all nødvendig informasjon for å behandle betalinger. De vil være lojale hvis du betaler dem konsekvent innen betalingsbetingelsene eller tidligere.
• Valutaen de skal betales i, noe som er spesielt viktig for internasjonale underleverandører.

Å tydeliggjøre skatteansvar, inkludert eventuelle skattetrekk eller andre gjeldende skatter, bidrar til å sikre et godt arbeidsforhold. Ved å gi denne informasjonen på forhånd skaper du trygghet hos underleverandørene og gjør dem mer komfortable med sitt juridiske ansvar.

3. Inkluder det viktigste

Inkluder følgende i alle kontrakter:

• Bestemmelser som beskriver bøter eller konsekvenser ved oversittede frister. Dette vil ikke bare oppmuntre til punktlige leveranser, men også sikre jevn fremdrift i prosjektet.
• Hvordan ekstraarbeid eller endringsordrer utenfor det opprinnelige omfanget skal håndteres og kompenseres.
• Oppsigelsesfristen som kreves.
• Bestemmelser som beskytter sensitiv informasjon og immaterielle rettigheter. Dette sikrer at underleverandører ikke avslører eller misbruker konfidensiell informasjon, og beskytter prosjektet og byråets integritet.

4. Gjennomfør introduksjon av byrå og prosjekt 

Når du introduserer underleverandøren, bør du vurdere å dele ytterligere nyttig informasjon om byrået og prosjektet, spesielt hvis prosjektet er klientrettet. Du bør sikre en konsekvent opplevelse for klienten og teammedlemmene, forankret i hvordan de øvrige ansatte håndterer prosjektet og klienten.

Gjør kontraktører kjent med de interne prosessene, de viktigste teammedlemmene og selskapets portefølje. Planlegg og sett opp opplæring for hver enkelt basert på deres styrker og svakheter. Mer erfarne underleverandører trenger kanskje bare opplæring i de spesifikke prosessene deres, fremfor en full gjennomgang av hvordan verktøy brukes eller klienter håndteres.

Oppmuntre også til aktiv deltakelse i teammøter og idédugnader for å styrke samarbeidet, og gi detaljerte retningslinjer og maler for leveranser for å sikre konsistens og kvalitetskontroll. Dette kan omfatte stilguider, kodestandarder eller designmaler.

Sørg for at underleverandøren får tilgang til all nødvendig programvare for prosjektstyring av underleverandører, for eksempel tidsregistrering, prosjektstyringsverktøy, dokumentlagring og en bedriftswiki.

Når du håndterer leverandører som byråer, må du sørge for at du følger beste praksis for leverandørstyring.

5. Sett tydelige forventninger

Skap et tillitsfullt miljø ved å være ærlig og åpen. Selv om de kanskje bare er midlertidig en del av teamet, er det viktig å bygge et positivt forhold.

Det er også viktig å tilpasse måten du gir og mottar tilbakemeldinger på. De er ikke ansatte, så det er sannsynligvis ingen regelmessige oppfølginger eller vurderinger av prestasjoner.

Det er bra å være åpen om hvordan du vil vurdere prestasjonene deres i prosjektet. Definer nøkkelindikatorer (KPIs) for å måle kvaliteten og punktligheten i underleverandørenes arbeid.

6. Identifiser & reduser risikoer

Når prosjektplanen/tidslinjen er opprettet, bør du be underleverandøren gå gjennom den og godkjenne den. Tilslutningen deres vil redusere prosjektlederens eller byråets utfordringer når det skal forhandles om økt tidsbruk eller kostnad.

Legg inn én eller to dagers buffer i tidsfristene frem til du kjenner underleverandørens pålitelighet.

7. Sett tydelige standarder for kommunikasjon & kvalitet

Opprett et RACI-diagram for hele prosjektteamet, slik at alle, inkludert underleverandører, forstår ansvarsområdene sine. Utnevn en hovedkontakt som kan være den faste kontaktpersonen for underleverandørene dersom de har spørsmål eller trenger hjelp i en nødsituasjon. Hold dem oppdatert hvis omfanget av arbeidet deres endres.

8. Fordel underleverandører med omhu 

Få klarhet i underleverandørens tilgjengelighet, fleksibilitet og tidssone (særlig når det gjelder å avtale møter) så tidlig som mulig.

Det er avgjørende å forstå og skille mellom en underleverandørs merittliste og deres ønske om å utvide den. En innholdsmarkedsstrateg kan for eksempel ha jobbet med merkevarestrategi et par ganger tidligere, men kan være bedre egnet i en rolle som innholdsstrateg for komplekse kundebehov. 

Dette er viktig å ha i bakhodet når du fordeler ressurser og administrerer underleverandører i programvaren for ressursstyring.

9. Overvåk resultatene kontinuerlig

Bygg videre på styrkene deres for å opprettholde kvaliteten på arbeidet og gi dem muligheter til å utvikle seg sammen med heltidsansatte eller andre underleverandører. 

Sørg for regelmessige oppfølgingssamtaler med teammedlemmer og avdelingsledere. Det er lett å jobbe isolert og gå seg litt vill i detaljene. Når underleverandører får mulighet til å gi tilbakemeldinger, samarbeide og dele erfaringer, forbedres prosessene og produktene. 

Slik fungerer det å administrere underleverandører: Eksempel

Ved å se på administrasjonen av kontraktører og underleverandører gjennom perspektivet til et baseballag (det vil si et byrå som er leid inn for arbeidet), blir det tydelig hvordan hver rolle bidrar til prosjektets samlede suksess. 

Slik kan et baseballag sammenlignes med et byrå du har leid inn for å bidra til prosjektet ditt: 

• Baseballag = byrå leid inn for arbeidet 
  • Ansvarsområder: Koordinere alle teammedlemmene og sørge for at prosjektet som helhet gjennomføres effektivt og oppfyller kundens forventninger.
• Ligakommissær = interessent hos kunden
  • Ansvarsområder: Definere prosjektkrav, gi tilbakemeldinger, godkjenne leveranser og sørge for at teamets plan oppfyller deres behov og forventninger.

• Daglig leder = produktsjef 
  • Ansvarsområder: Sette visjonen, definere produktmål, prioritere funksjoner og ta beslutninger på høyt nivå om omfang og retning.
• Lagansvarlig = prosjektleder 
  • Ansvarsområder: Planlegge strategien, overvåke resultatene, gjøre justeringer underveis og gi alle spillerne motivasjon og støtte.
• Lagkaptein = produkteier
  • Ansvarsområder: Sørge for at spillplanen samsvarer med den daglige lederens visjon, prioritere daglige oppgaver og kommunisere med teammedlemmene (designere og utviklere) for å holde prosjektet på rett spor.

• Infieldere = designere som er underleverandører
  • Ansvarsområder: Infielderen har ansvar for raske og presise handlinger for å hindre motstanderlaget i å komme fremover, omtrent som designere som skaper de visuelle elementene og brukeropplevelseselementene som danner grunnlaget for et prosjekt. På hver posisjon har infielderne ferdighetene som kreves for å spille den aktuelle rollen, for eksempel forskjellen mellom brukeropplevelsesdesignere og animasjonsdesignere i et prosjekt.
• Utespillere = utviklere som er underleverandører
  • Ansvarsområder: Utespillere dekker store områder og gjør avgjørende mottak og kast for å hindre motstanderen i å score, på samme måte som utviklere implementerer kode og sørger for funksjonalitet for å gi prosjektet liv. Hver posisjon i utespillet krever ferdighetene som trengs for å spille den aktuelle posisjonen, for eksempel forskjellen mellom brukergrensesnittutviklere og serverutviklere.

Slik utspiller dette seg i en kamp (et prosjekt). Lagansvarlig (prosjektleder) utvikler strategien, inkludert plasseringer og spill, for å hjelpe laget med å vinne (fullføre prosjektet). 

Den daglige lederen (produktsjefen) definerer de overordnede målene og prioriteringene og sørger for at lagets innsats samsvarer med lagets bredere mål, mens lagkapteinen (produkteieren) gjennomfører strategien på banen, sørger for at lagmedlemmene følger spillplanen og gjør justeringer i sanntid.

Når det gjelder kommunikasjon, kommuniserer laglederen (prosjektlederen) den overordnede strategien og gir tilbakemeldinger på underleverandørenes prestasjoner under spillet (det vil si prosjektets livssyklus).

Daglig leder (produktleder) kommuniserer visjonen og sørger for at teamet forstår de overordnede målene, mens lagkapteinen (produkteieren) fungerer som bindeledd mellom spillerne (underleverandørene) og ledelsen (prosjektlederen og produktlederen), og sørger for at alle er samkjørte.

Prosjektoppgaver tilsvarer gjennomføringen av spilltrekk. Infieldspillerne (designerne) utfører raske og presise handlinger (som å lage designressurser) for å hindre motstanderlaget i å komme videre, mens outfieldspillerne (utviklerne) dekker store områder og gjør avgjørende mottak og kast (skriver kode og implementerer funksjoner) for å hindre poeng (sikre prosjektfremdrift og levere funksjonelle funksjoner).

Gjennom spillet gir trenerteamet tilbakemeldinger og gjør justeringer. Laglederen (prosjektlederen) observerer spillet, gir tilbakemeldinger og gjør strategiske justeringer for å forbedre prestasjonene.

Daglig leder (produktleder) sørger for at teamet har de riktige spillerne (ressursene) og gjør justeringer på høyt nivå for å holde prosjektet på rett spor, mens lagkapteinen (produkteieren) gir spillerne tilbakemeldinger i sanntid og gjør nødvendige justeringer for å sikre en vellykket gjennomføring av forsvarsstrategien.

Fordeler ved bruk av underleverandører

Her er de viktigste fordelene ved å bruke underleverandører:

• Kostnadsbesparelser: Du kan forvente lavere faste kostnader ettersom du ikke betaler for goder som helseforsikring, pensjonsordninger og andre ansattgoder. Arbeidsgivere er ikke pålagt å betale arbeidsgiveravgift for oppdragstakere.
• Fleksibilitet: Underleverandører kan leies inn prosjekt for prosjekt, slik at virksomheter kan skalere opp eller ned basert på arbeidsmengde og etterspørsel. Du kan ta dem inn i kortsiktige prosjekter uten langsiktige forpliktelser. Dette gjør det mulig å justere arbeidsstyrken etter behov, noe som gir deg full kontroll over virksomheten. Underleverandører kan også ofte jobbe eksternt, noe som gir tilgang til en bredere talentbase uten behov for flytting eller kontorlokaler.
• Spesialiserte ferdigheter: Underleverandører har ofte spesialiserte ferdigheter, sertifiseringer og omfattende erfaring innen fagområdet sitt, slik at virksomheter kan dra nytte av ekspertisen deres uten behov for langsiktige ansettelser. De kan ofte begynne å bidra umiddelbart, siden de tar med seg verktøyene, kunnskapen og erfaringen sin til jobben.
• Nye perspektiver: Noe av det mest spennende ved å ha den riktige underleverandøren er potensialet for innovasjon og nye perspektiver. Med sine varierte erfaringer kan ulike underleverandører bidra med nye ideer og tilnærminger, noe som potensielt kan føre til betydelig innovasjon og prosessforbedringer for virksomheten din.

Sett sammen A-laget ditt!

Effektiv håndtering av underleverandører kan forvandle teamet ditt til stjernespillere, omtrent som forsvaret på et baseballag. Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.