4 superkrefter prosjektledere ikke har & hva du faktisk trenger
De siste 8 årene har jeg undervist i et introduksjonskurs i prosjektledelse ved et lokalt universitet i det sørvestlige Ontario.
I den første timen hvert semester pleier jeg å stille studentene to spørsmål:
- Har du erfaring med prosjektledelse?
- Hva tror du en prosjektleder gjør?
Siden gjennomsnittsalderen i klassen min vanligvis er 20–23 år, er det forventet at flertallet av studentene ikke har noen «offisiell» erfaring med prosjektledelse, men de kan ha utført deler av prosjektledelse, som å sette opp en vaktplan for en deltidsjobb på en hurtigmatrestaurant eller planlegge et innsamlingsarrangement for en ideell organisasjon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Svarene jeg får på spørsmål nummer 2, høres ofte ut som «de leder prosjekter» eller «leder “ting” for å få prosjekter gjennomført». Noen ganger er studentene ærlige og svarer: «Jeg vet egentlig ikke hva en prosjektleder gjør, men håper å lære det i dette kurset».
Det faktum at studentene mine ofte ikke vet hvilken rolle en prosjektleder har i et prosjekt, er ikke overraskende med tanke på hvor mange av studentene mine befinner seg i sitt akademiske og profesjonelle liv.
Det som er noe overraskende, er den sporadiske mangelen på bevissthet blant interessenter (inkludert noen ganger sponsorer og kunder) om prosjektlederens rolle og ferdighetene prosjektledere bidrar med i et prosjekt. Og dette gjelder fagpersoner som mest sannsynlig har mer erfaring fra disse miljøene enn universitetsstudentene mine.
Som prosjektleder har du kanskje ikke et 12-ukers semester til å lære interessentene dine hvilke ferdigheter en prosjektleder bør ha og hva rollen deres er. Du må kanskje innta en mer taktisk tilnærming.
I denne artikkelen skal jeg se nærmere på noen av ferdighetene prosjektledere bør ha (og som folk antar at prosjektledere har), og hvorfor det er viktig å dele verdien av disse ferdighetene med interessentene.
Kommunikasjon er avgjørende (tankelesing, derimot, ikke så mye)
Prosjektledelse er ikke en aktivitet som utføres uavhengig i en silo. Ifølge Adrienne Watt viser det seg faktisk at «90 % av en prosjektleders arbeid brukes på kommunikasjon».
Kommunikasjon i et prosjekt kan ta mange former. I tillegg til å sende ut formelle statusoppdateringer og lytte til prosjektteammedlemmer kan prosjektledere også måtte stille spørsmål. Disse spørsmålene kan til tider være vanskelige eller ubehagelige å svare på, men i de fleste tilfeller er hensikten å innhente informasjon som hjelper prosjektteamet med å komme videre.
Det er interessant at interessenter ikke alltid kjenner seg igjen i dette. De kan oppfatte prosjektlederens spørsmål som påtrengende eller irriterende. De kan også tenke: «Hvordan kan det ha seg at prosjektlederen ikke vet dette?»
Vel, dessverre er ikke prosjektledere tankelesere. Noen ganger må prosjektlederen kommunisere med interessentene og ta initiativ til en samtale for å innhente nødvendig informasjon.
Å stille spørsmål og delta i samtaler bidrar ikke bare til å innhente informasjon for teamet, det bidrar også til å bygge relasjoner mellom prosjektets interessenter.
Hva bør du gjøre?
Selv om prosjektledere kanskje skulle ønske at de kunne se inn i en krystallkule og lese interessentenes tanker, er dette dessverre en ferdighet prosjektledere (eller noen andre!) ganske enkelt ikke har.
Ved å utvikle både muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner og praktisere aktiv lytting kan prosjektledere og team imidlertid håndtere utfordringer eller hindringer.
Penger vokser ikke akkurat på trær
Da jeg var liten, pleide foreldrene mine å si: «Penger vokser ikke på trær». Dette rådet hjalp meg med å utvikle gode ferdigheter innen økonomistyring i ung alder.
Selv om jeg sannsynligvis ikke forsto begrepet budsjett som femåring, forsto jeg at penger ikke var en uendelig, ubegrenset ressurs som dukket opp på magisk vis.
Spol frem til voksenlivet. Jeg går gjennom et lokalt supermarked, og der har de en rekke ulike potteblomster og planter. Til min overraskelse (og glede) hadde de en liten plante som het «pengetre»!
Jeg syntes det var så morsomt at jeg tok et bilde av det magiske «pengetreet» og sendte det til foreldrene mine med meldingen «Jeg synes dere skylder meg en unnskyldning; det viser seg at penger faktisk vokser på trær!»
Det fikk meg til å tenke på at det er her interessenter kan få inntrykk av at når et prosjekts budsjett er i fare og økonomien er stram, kan en prosjektleder bare «dyrke frem» mer penger på magisk vis.
Hvis et prosjekts budsjett er i fare, og avveininger knyttet til omfang og tidsplan ikke er et alternativ, kan kanskje prosjektlederen gå til «pengetreet» sitt og høste litt?
Dette bør du gjøre
Selv om vi alle sannsynligvis skulle ønske at vi hadde et pengetre (eller en hel skog av dem), er dette åpenbart ikke virkeligheten. Prosjektledere må kunne estimere kostnader nøyaktig, utarbeide et budsjett og følge opp disse kostnadene mens et team gjennomfører et prosjekt.
Hvis det ser ut til at et prosjekts budsjett vil overskride det godkjente beløpet, må prosjektledere kunne se på måter å håndtere dette på uten å påvirke prosjektets omfang, kvalitet eller tidsplan negativt. Alternativer kan være:
- Bruke rimeligere utstyr, materialer og/eller ressurser
- Undersøke om kostnadene kan deles med andre prosjekter innenfor et program eller en portefølje.
Så til syvende og sist hadde foreldrene mine rett … penger vokser ikke på trær, og akkurat som med privatøkonomien din må penger forvaltes godt i et prosjekt.
Beklager, her finnes det ingen romskip som kan manipulere tiden
Jeg er ikke en stor fan av science fiction-sjangeren, men jeg må innrømme at jeg liker den britiske science fiction-serien Dr. Who. «Doktoren», som hovedpersonen er kjent som, kan manipulere tiden og reise tilbake i tid. Det er en fantastisk ferdighet å ha.
Se for deg at du jobber med et prosjekt og ligger etter tidsplanen. Hadde det ikke vært flott å kunne trykke på «pause»-knappen, slik at teamet fikk tatt igjen det tapte og fortsatt kunne overholde prosjektfristen?
I stedet for å gå inn i et Zoom-møte for å gjennomgå tidsplanen, hadde det ikke vært flott å bare hoppe inn i romskipet vårt og skape mer tid?
Hva bør du gjøre
Uheldigvis har vi mennesker ikke evnen til å sette tiden på pause, reise tilbake i tid eller «skape» mer tid hvis prosjektene våre ligger etter tidsplanen.
Hvis prosjektene våre står i fare for ikke å bli ferdige innen den planlagte ferdigstillelsesdatoen, bør prosjektledere vurdere å bruke teknikker for tidsplanforkorting og metoder for å optimalisere tidsplanen.
Alternativer som fremskynding eller ressursutjevning er verktøy en prosjektleder kan bruke uten å måtte be en sponsor eller kunde om mer tid (noe som kanskje ikke er mulig).
Til syvende og sist er tid en verdifull ressurs vi ikke har råd til å forvalte dårlig. I motsetning til en fysisk ressurs som maskinvare kan vi ganske enkelt ikke skape mer tid. Det betyr imidlertid ikke at en prosjektleder ikke kan være kreativ og nyskapende når det gjelder å håndtere tiden de har.
Det er alltid lurt å etablere realistiske forventninger med prosjektets interessenter under en oppstarts- og planleggingsfase av et prosjekt. Hvis prosjektets tidsplan ikke er realistisk, bør prosjektlederen kommunisere dette tidlig.
Ingen runde ressurser i firkantede prosjekthull
Å vite hvem og hva du trenger for å levere prosjektet, er en aktivitet som vanligvis gjøres tidlig i prosjektet. Enten du bruker en fossefallsmodell eller et smidig leveranserammeverk, er ressursplanlegging for personene du trenger i prosjektet, svært viktig for å sikre at du har et team med riktig kompetanse og kunnskap.
Selv om vi prøver å planlegge så godt vi kan, kan det oppstå situasjoner i løpet av et prosjekt der du oppdager at du ikke har nok ressurser, eller riktig type ressurser, til å nå prosjektets mål.
For flere prosjekter siden havnet jeg i en situasjon der vi senere i et smidig prosjekt innså at vi trengte en UX-designer på teamet. Basert på tilbakemeldinger vi fikk under en demonstrasjon med kunden, var det nødvendig å redesigne en funksjon. Greit – ikke noe problem, ikke sant? Vi involverer bare UX-designeren vår og går videre.
Det var bare ett lite problem – vi hadde ikke en UX-designer på prosjektteamet på dette tidspunktet. UX-designeren hadde bare vært innleid i noen sprinter tidligere i prosjektet, da vi forventet designarbeid og samarbeidet med kunden om brukeropplevelsen.
For å ta hensyn til kundens tilbakemeldinger måtte vi «låne» en UX-designer fra et annet prosjekt i organisasjonen eller forsøke å engasjere den innleide designeren på nytt. Da kunden ble presentert for disse alternativene, spurte kunden: «Dere har folk på teamet, ikke sant? Kan ikke en av dem gjøre det?»
Da jeg forklarte at det nåværende teamet besto av programvareutviklere og QA-testere, spurte kunden igjen: «Vel, kan ikke en av dem gjøre det? Det er jo teknisk alt sammen, ikke sant?»
Hvordan bør du svare på den typen spørsmål?
Dette bør du gjøre
Svaret bør være omtrent slik: «Faktisk ikke. En prosjektleder kan dessverre ikke forvandle eller skifte form på en programvareutvikler slik at vedkommende blir en UX-designer.»
På samme måte kan ikke en prosjektleder forvandle en teknisk skribent til en innholdsstrateg for sosiale medier eller en annen person som mangler på et prosjektteam.
Du kan ikke få en firkantet plugg til å passe i et rundt hull. Hvis det finnes kompetansegap i et prosjektteam, kan prosjektlederen:
- Undersøke om andre i organisasjonen har den nødvendige kompetansen eller kunnskapen, og kan bidra midlertidig i prosjektet
- Undersøke om det finnes penger i prosjektbudsjettet og tid i tidsplanen til å ansette noen eksternt for å dekke gapet
Et annet alternativ prosjektlederen har (dette må analyseres nøye opp mot prosjektets tidsplan og kvalitetsplan), er å lære opp et teammedlem til å ta på seg en oppgave.
Avhengig av hva oppgaven er, tidsrammen og om dette er et realistisk alternativ, er det alltid flott å gi folk muligheten til å lære og utvikle seg mens de arbeider med et prosjekt.
Prosjektledelse er også en fantastisk superkraft
Prosjektledelse er komplekst, og prosjektledere tilfører et prosjektteam en rekke ferdigheter. Grunnleggende for disse ferdighetene er kommunikasjon, budsjett, tid og ressursstyring.
Gjennom samarbeid og ved å sette realistiske forventninger hos interessentene til hvilken rolle prosjektlederen skal ha, kan misforståelser unngås. Selv om det hadde vært flott å ha superkrefter som evnen til å lese tanker og få penger til å vokse, er det også en ganske fantastisk superkraft å kunne lede et prosjektteam som leverer et prosjekt som overgår kundens forventninger. Det fine her er at du kan ta kurs i interessenthåndtering for å bli bedre til å lede et prosjekt som mange følger med på.
Les undersøkelsen vår om de mest ettertraktede ferdighetene innen prosjektledelse her.
Hvis du vil dele tips, historier eller livsleksjoner som er relevante for prosjektledelse, må du gjerne ta kontakt med meg via LinkedIn eller Twitter.
Ikke glem å abonnere på nyhetsbrevet fra The Digital Project Manager for å få mer informasjon om hva prosjektledere trenger å vite (og ikke trenger å vite!).
