Slik velger du riktig programvare for prosjektstyring i 2023

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Galen Low: Forrige uke mistet du det da du innså hvor mange regneark virksomheten din bruker for å få arbeidet gjort. Du sa noe sånt som: "Hvis jeg åpner ett regneark til som inneholder data fra feil rapporteringsperiode, går jeg ut og finner et bedre verktøy selv." Dessverre sa du det høyt. Og de riktige personene hørte deg. Og nå er det du som har fått i oppgave å lede jakten på en bedre løsning.

Så du går gjennom markedsføringsmateriell, nettsteder med programvareanmeldelser, sammenligningstabeller over funksjoner og Reddit for å finne den riktige løsningen for deg, kollegene dine og ledergruppen. Du vasser gjennom hundrevis av alternativer og samler hundrevis av motstridende meninger. Veggen din begynner å se ut som om du prøver å komme til bunns i en konspirasjon – komplett med tegnestifter og hyssing.

Finnes det ikke en bedre måte å gjøre programvarevalgsprosessen mindre smertefull på i vår tid? Hvis du har hatt problemer med å navigere i det enorme landskapet av prosjektstyringsverktøy som finnes på markedet i dag, bør du fortsette å lytte. Vi skal dele bransjeinnsikt og avlive myter om programvarevalgsprosessen, slik at den føles mer som en seier og mindre som å rulle en stein opp en bratt bakke med én hånd bundet på ryggen mens du rir på en lama med bind for øynene.

Hei, alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å utvikle ferdigheter, bli tryggere og knytte kontakter, slik at vi kan øke verdien av prosjektstyring i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

I dag snakker vi om programvare for prosjektstyring – ikke selve programvaren, men reisen nesten alle organisasjoner må gjennom for å gå fra vedvarende problemer til bærekraftig effektivitet ved hjelp av verktøy og teknologi. Vi skal også snakke om trender, moteord, fallgruver og hindringene folk som gjennomgår denne prosessen uunngåelig vil møte, samt hvordan de kan håndteres.

Med meg i dag har jeg The DPMs egen ledende programvarerådgiver og mangeårige kollega, Joe Ateya.

Joe, det er fantastisk å ha deg med i programmet!

Joe Ateya: Hei, Galen. Takk for at du inviterte meg. Jeg gleder meg veldig til å være med.

Galen Low: Det gjør jeg også. Joe, du har så mye innsikt. Jeg vet at vi kommer til å gå inn på dette, men du er virkelig dypt inne i programvareverdenen på tvers av mange ulike bransjer, særlig innen prosjektstyring og prosjektbaserte organisasjoner.

Så jeg gleder meg veldig til å gå i dybden. Jeg er ivrig, og jeg tror du også er det, etter å nerde litt om programvare her. Men kanskje vi kan begynne med å lære litt om deg. Hvordan ble du interessert i programvareverktøy, og hvordan bruker du dette engasjementet til å hjelpe folk med å snevre inn det enorme utvalget av alternativer på markedet i dag?

Joe Ateya: Ja, det er et veldig godt spørsmål. Jeg har vært interessert i programvare og teknologi helt siden jeg gikk på universitetet, egentlig enda tidligere. Jeg tenkte at jeg virkelig ville jobbe i teknologibransjen. Jeg liker det raske miljøet den tilbyr. Både programsiden, men også endringene innen teknologi som folk møter, og hvordan programvare, spesielt programvare, kan hjelpe folk med å utvikle seg og forbedre livene sine.

Jeg har vært på DPM-siden en god stund nå. Jeg tror jeg har vært en del av DPM-gruppen i nesten fire år. Tidligere jobbet jeg i et selskap som het Crozdesk, som senere ble en del av The DPM Group og ble omprofilert under navnet SoftwareSelect. Jeg har derfor ledet rådgivningstjenesten for programvare i nesten fire år nå. Jeg er delvis selvlært. I begynnelsen ledet jeg prosjektene internt, så jeg jobbet mye med prosjektstyring, programstyring og produktstyring. Det var en kombinasjon av alle tre.

Prosjektstyring fordi jeg trinn for trinn må se hva vi må gjøre videre. Produktstyring fordi jeg må se hvordan produktet fungerer og kjøre det i ulike sprinter, og programstyring fordi det er et program med mange forskjellige prosjekter som kjører på ulike tidspunkter.

Men ja, jeg har alltid vært veldig interessert i programvare og i hvordan programvare kan hjelpe folk, både profesjonelt og personlig. Det finnes eksempler overalt, som det å bare bruke en smarttelefon. Den inneholder så mye teknologi, og smarttelefonene våre har mer datakraft i dag enn det som ble brukt til å sende mennesker til månen på 1960-tallet.

Vi lever altså i en verden der vi er svært avhengige av programvare, og jeg mener det er viktig å utnytte den. Programvarebransjen endrer seg svært raskt akkurat nå. Jeg tror enkelte kan trenge råd om dette. Jeg liker å snakke med folk og hjelpe dem, og bruke ekspertisen min innen programvare, men også innen prosjektstyring, til å hjelpe dem med å forstå hvordan de kan bruke programvare spesielt til å styre prosjekter. Det har jeg blitt ganske lidenskapelig opptatt av.

Galen Low: Jeg liker at du faktisk har gjort jobben. Du kan relatere til alle disse menneskene som prøver å gjennomføre prosjekter og drive virksomheter ved hjelp av programvareverktøy. Og jeg synes det er et svært godt poeng at jeg ser for meg deg på universitetet, der du laster ned demoversjoner av programvare, fikler med dem og leser dokumentasjon. I dag snakker du med hvem som helst, og de sier: «Jeg skal bare prøve denne appen.» Så fungerer den ikke, og de sletter den.

Den kostet kanskje bare to dollar, eller kanskje den var gratis. Men når du overfører den tankegangen til forretningsprogramvare, fungerer det ikke helt, fordi du bruker mye mer penger og må gjennomføre langt mer endringsledelse. Beslutningsprosessen blir derfor mye viktigere.

Selv om grunnideen er den samme: Vi trenger bare å få ting gjort bedre ved hjelp av teknologi, akkurat som med appen på telefonen. Likevel er kompleksiteten ved programvarevalg i en forretningskontekst, særlig i en virksomhetssammenheng, enormt mye større når det gjelder selve reisen, og det er nettopp det jeg vil gå inn på.

Jeg liker tanken på at programvareverktøy er noe som hjelper oss med å få ting gjort bedre. Det er lett å miste dette av syne når folk ser på alle de store programvareselskapene og lurer på hva de skal velge. De blir påvirket av markedsførings- og salgsteamene og tiltrukket av funksjoner de kanskje trenger eller kanskje ikke trenger.

Men egentlig handler det bare om hva behovet er, hvor problemet ligger, og hvordan vi kan få ting gjort litt bedre. Men nå ligger jeg litt foran meg selv.

Joe Ateya: Jeg tror det er viktig å påpeke at mange opplever den gamle metoden med regneark som svært tidkrevende.

Mange ønsker en løsning som kan hjelpe dem med å spare tid og samtidig gi dem mer struktur. Jeg tror folk opplever at programvare virkelig bidrar til å strukturere det de prøver å gjøre, prosjektene deres og tidslinjene, samtidig som de får et bedre visuelt bilde av hva som må gjøres.

Så det skal jeg absolutt komme tilbake til senere i samtalen.

Galen Low: Det liker jeg. Og vet du hva? I de siste ti samtalene jeg har hatt på denne podkasten, enten i bakrommet eller under opptak, har vi alltid snakket om at det finnes svært store organisasjoner som bokstavelig talt drives ved hjelp av regneark. Excel er et kraftig program. Google Regneark er fantastisk. Men poenget ditt er at det bare blir en samling av ting de trengte å registrere og vise til. Strukturen er ikke nødvendigvis tilpasset det de faktisk prøver å få gjort.

Joe Ateya: Nettopp. Mange vet rett og slett ikke hva den riktige løsningen er. De tenker kanskje: «Jeg har brukt dette før, det fungerte ganske bra, men jeg vil ikke endre.»

Det kan være overveldende å endre ting, og folk tenker gjerne: «Hvis det ikke er ødelagt, hvorfor reparere det?» Men så oppdager de kanskje at gresset faktisk er grønnere på den andre siden.

Galen Low: Ja, absolutt. Og bryet med å endre dette er noe mange kjenner seg igjen i. Det er faktisk et godt utgangspunkt, for i rollen din snakker du daglig med mange mennesker om programvarebehovene deres.

Du har derfor et helt unikt perspektiv på reisen med å velge programvare, begrunne en endring og se etter grønnere beitemarker – og på spørsmålet om gresset faktisk er like grønt som det ser ut herfra. I vår tid, hva er de vanligste typene programvare knyttet til prosjektstyring som folk spør deg om? Hvordan ser disse samtalene ut?

Joe Ateya: Vanligvis vil jeg si at det finnes omtrent fire ulike underområder innenfor de viktigste programvaretypene. Jeg vil begynne med oppgavestyring, og deretter dele det inn i generell prosjektstyring, porteføljestyring og ressursstyring.

Det finnes selvsagt mange underområder, men jeg vil si at dette er de fire vanligste temaene du møter når du snakker med folk hver dag. De som ser etter oppgavestyring, ønsker vanligvis å strukturere teamet sitt bedre. De er opptatt av hvilke oppgaver som gjenstår, hva som er oppnådd, og hvordan dette kan dokumenteres.

Dette er ofte personer som ser etter en mer helhetlig tilnærming. De ønsker en samlet løsning der de kan styre de generelle prosjektene sine og få oversikt over hva de arbeider med til enhver tid.

De kan også bryte ned hvilke oppgaver som er ferdige og hvilke som gjenstår. Mange prøver å bruke et verktøy som kan hjelpe dem med å organisere seg. Jeg tror det er noe av det viktigste her: å forbedre organiseringsevnen. Dette gjelder selskaper av alle størrelser, fra et kreativt studio med fem ansatte til en bilprodusent med 20 000 ansatte.

Folk prøver å bli mer organiserte og få mer struktur. Det vanligste temaet, uavhengig av virksomhet og arbeidsområde, er at de ønsker bedre struktur og vil bort fra arven med å dokumentere alt i regneark.

Det neste området er porteføljestyring, som vanligvis passer best for større organisasjoner. Det betyr ikke at mindre virksomheter ikke bruker dette, men det kan typisk være prosjektstyringskontoret i en avdeling som trenger oversikt over alle de ulike prosjektene.

De har en annen prosess enn personen som leter etter et generelt verktøy. De ser ikke på den detaljerte gjennomføringen av prosjektene, men ønsker å finne ut om prosjekt A er samordnet med prosjekt B og C, om de følger forventede tidsplaner og om de holder seg innenfor budsjettet.

Det er derfor mer analytisk, og dette ser man ofte i større selskaper som trenger mer struktur. De bruker gjerne regneark eller eldre, mer tradisjonell prosjektstyringsprogramvare, men ser etter en løsning som er mer automatisert og visuell, slik at de kan analysere prosjekter, vise dem på oversikter og lage omfattende rapporter.

Rapportering er en svært viktig funksjon i programvare for porteføljestyring. Folk ser etter grundig rapportering og analyse, slik at de kan bryte ned hva de må gjøre på et bestemt tidspunkt og også lage prognoser. Hvis de vil anslå resultatene på lang sikt, for eksempel hvordan det går i første og andre kvartal og hvordan det vil gå i fjerde kvartal, kan de sammenligne kvartalene og evaluere utviklingen. Dette ser man vanligvis hos prosjektstyringskontorer som ønsker å samle inn data og presentere det for ledelsen, slik at prosjektstyringsprosessen blir så effektiv som mulig.

Jeg nevnte kort generell prosjektstyring, og dette er noe man ser stadig oftere. Folk ønsker én samlet løsning eller et verktøy som tilbyr alt. De kan ha behov for porteføljestyring, men også daglig oppgavestyring.

Dette gjelder ofte små og mellomstore virksomheter der løsningen skal innføres i hele selskapet. Det er ikke uvanlig. Jeg ser hver dag at folk ønsker en samlet løsning. Hvor mange ganger har du brukt et verktøy og tenkt: «Jeg trenger faktisk noe mer»?

Du bruker sikkert verktøy hver dag, Galen, og tenker: «Jeg skulle ønske det hadde litt mer.» Det finnes absolutt verktøy på markedet som dekker dette. Det kan være overveldende å finne det riktige, men når du først finner det, skulle du ønske du hadde tatt det i bruk tidligere, fordi det sparer tid og automatiserer arbeidet.

Du kan følge opp porteføljen, oppgavene og den daglige driften. Du kan også bruke det til å følge opp kontaktinformasjon. Mange verktøy på markedet overlapper derfor med annen programvare. Programvare for prosjektstyring har for eksempel ofte overlapp med systemer for kunderelasjonshåndtering og produktstyring.

Du kan derfor finne en løsning som virkelig dekker alt. Den trenger heller ikke å koste en formue, noe mange synes er nyttig. Det siste underområdet innen prosjektstyringsprogramvare er ressursstyring. Dette gjelder vanligvis mellomstore og større organisasjoner, også virksomheter på konsernnivå.

Det er ofte én avdeling som bruker dette, for eksempel prosjektstyringskontoret. I større organisasjoner finnes det noen ganger et eget lag for ressursstyring. Det handler om å styre personene i prosjektet: hvordan de brukes, kapasiteten deres og når man må planlegge å hente inn flere personer.

Dette går mer i dybden på å plassere personer i prosjekter og forhindre overlapp. Jeg snakker ofte med selskaper som sier: «Det største problemet vårt er at vi ikke vet når vi trenger flere ressurser.» De bruker kanskje et regneark med en formel, men dataene blir ikke visualisert.

De sier kanskje: «Dette prosjektet ligger på 90 %, og dette på 110 %. Hvordan kan jeg få begge til å prestere på 100 %? Jeg kan jo bare flytte en person fra det ene til det andre.» Men det er enklere sagt enn gjort, særlig hvis du bruker regneark eller planlegger med penn og papir, slik mange fortsatt gjør.

Det kan være utfordrende, men når folk tar i bruk et verktøy for dette, opplever de ofte at programvare for ressursstyring reduserer tiden de bruker på å planlegge bemanning. Prosjektplanlegging er ofte en av de mest tidkrevende delene av prosjektstyring.

Galen Low: Ja, ressursstyring er alltid et tema folk snakker om i fellesskapet vårt.

Joe Ateya: Ressursstyring er utfordrende internt også, vil jeg tro.

Galen Low: Ja, absolutt.

Joe Ateya: Hvem er tilgjengelig når noen har ferie, eller når designeren har foreldrepermisjon? Det er mange faktorer, og dette kan brukes i alle organisasjoner. Slik deler jeg vanligvis de fire områdene inn.

Galen Low: For noen lyttere er dette kjernefunksjoner i virksomheten. Men kan vi snakke litt om trender? Du har flere ganger nevnt struktur og synlighet eller visualisering.

Er det noe som driver folk mot mer spesialtilpassede løsninger og bort fra regneark, selv om de har brukt regneark i flere tiår og det har fungert fint? Hva er det som trekker folk mot disse programvarekategoriene nå, og som kanskje er annerledes enn for tre, fem eller ti år siden?

Joe Ateya: Mange selskaper er nå kommet til et punkt der de prøver å digitalisere alt de gjør. De vil bort fra den tradisjonelle tilnærmingen med penn og papir. Regneark er selvsagt digitale i dag, men det finnes fortsatt et element av manuell registrering.

Folk vil bort fra å registrere data manuelt, slik at de slipper å bruke 70 % av tiden på å laste opp og følge opp ting, og heller kan bruke 100 % av tiden på faktisk å gjennomføre prosjektene. Det er den praktiske logikken bak utviklingen.

Jeg har særlig sett store endringer i enkelte bransjer, som bygg og anlegg. Der brukes ofte mer tradisjonelle metoder, med mye penn og papir. Men i en verden der mange nå arbeider eksternt, særlig etter covid-perioden, ser jeg at folk i større grad digitaliserer prosessen.

Når de ikke er like mye på kontoret eller arbeider utenfor kontoret, ønsker de et system de kan bruke uavhengig av hvor de befinner seg. Eldre verktøy kan være installert lokalt, slik at de bare kan brukes på en stasjonær datamaskin på kontoret.

Mange går nå bort fra denne gamle og tungvinte programvaren og bruker skybaserte løsninger. Da kan de sitte på Hawaii med en bærbar datamaskin og arbeide.

Fordelen er at det gir mer fleksibilitet, men også struktur uavhengig av hvor du er. Det er svært nyttig for dokumentasjon. Dette gjelder ikke bare bygg og anlegg, men også kreative byråer og mediebyråer. Programvaren kan brukes til mer enn prosjektplanlegging; den kan også brukes til dokumentstyring.

Du kan ha kreative design og ulike faser av et design, og bruke programvaren til å dokumentere og lagre dette. Folk liker at løsningen gir både struktur og synlighet i prosjektet.

Hvis du raskt vil finne en fil, kan du gjøre det med ett klikk. Du trenger ikke be noen om tilgang eller vente på tillatelse. Filen ligger der. Det er en av de store fordelene.

Galen Low: Jeg skulle gjerne sett en rapport over hvor mye tid folk bruker på å gi andre tilgang til regneark. Når en nyansatt ikke kommer inn i regnearket med porteføljedata, må noen gå inn og gi tilgang. Med en spesialutviklet programvareløsning kan rollen til den ansatte automatisk gi riktige tillatelser og tilgang, slik at åpenheten er på plass.

Det handler ikke bare om fjern- og hybridarbeid, men også om hvordan produktivitet og samarbeid ser ut i dag. Tidligere brukte jeg Microsoft Project på en stasjonær datamaskin uten å dele det med noen. Jeg laget planen, eksporterte den til PDF og delte den. Det var ikke samarbeid.

I dag handler det om samarbeid og synlighet. Når det gjelder dokumentstyring, får mange team mye gjort i Google Dokumenter og kommentarer. Du kan tildele en oppgave i en kommentar, og alt arbeidet er synlig.

Det er en interessant endring i måten vi arbeider på. Den kyniske siden er at noe av dette drives av fjernarbeid og manglende fysisk tilstedeværelse på kontoret. Da oppstår spørsmålet om hvordan man vet om folk arbeider. Løsningen kan bli tidsregistrering, oppgavestyring og oversikter over gjøremål.

På den mer optimistiske siden handler det om at vi lærer av hverandre hver dag. Vi ser hvordan kolleger løser problemer og hvilke diskusjoner som foregår. Samtidig er informasjonsmengden større, og tiden er mer verdifull.

Tiden jeg tidligere brukte på å gi tilgang til et regneark, kunne jeg brukt til noe annet. Det handler om hvilken verdi tiden kan skape for virksomheten. Tidligere var det kanskje greit å bruke deler av dagen på slike oppgaver, men nå er behovet for samarbeid, produktivitet og organisering sterkere.

Joe Ateya: Du nevnte Microsoft Project. Det er fortsatt markedsledende, og mange sverger til det. Samtidig bruker mange det bare fordi det er det eneste de kjenner.

Det finnes over 480 ulike verktøy på markedet, og mange skiller seg betydelig fra Microsoft Project. En vanlig utfordring er at Microsoft Project kan være tungvint å bruke. Grensesnittet er gammeldags, og programvaren har knapt blitt oppdatert på 20 år. For programvare er det svært lang tid.

Galen Low: De kan nesten ikke endre det.

Joe Ateya: Nettopp. Folk vil ha noe som ikke er like manuelt. De sier kanskje at Microsoft Project er bra til én ting, men ikke til eksport eller integrasjoner, eller at det bare fungerer med andre Microsoft-produkter.

Mange verktøy fokuserer nå mer på integrasjon med annen programvare. Internt bruker vi flere ulike verktøy, blant annet Slack til kommunikasjon, og noen løsninger tilbyr gode integrasjoner mens andre ikke gjør det.

Når man skal velge riktig programvare, er det viktigste hvordan løsningen føles. Hvis to verktøy har samme oppsett og funksjonalitet, handler valget til syvende og sist om brukeropplevelsen. Er det enkelt å bruke? Sparer det tid? Gjør det arbeidet mer produktivt?

Det er viktig uavhengig av bransje. Sparer det tid? Er det enkelt å bruke? Vil de ansatte faktisk ta det i bruk? Ledelsen kan synes at et verktøy er svært godt og har mange funksjoner, men det blir ikke nødvendigvis tatt i bruk hvis det er vanskelig å bruke eller funksjonene virker avskrekkende.

Jeg snakket med en person nylig som hadde brukt et produkt i seks år, men som sa at det ikke var bredt tatt i bruk i selskapet. Hvorfor? De likte ikke oppsettet, selv om løsningen hadde alt de trengte.

Det er et viktig poeng ved bruk av programvare. Når du skal velge programvare, bør du invitere flere fra teamet til demonstrasjonene – personer som skal bruke løsningen hver dag.

Da får du tilbakemeldinger fra teamet. Dere kan møte fire eller fem ulike leverandører, se demonstrasjoner og diskutere hva dere liker og ikke liker. Selv om du er direktør for prosjektstyringskontoret, er det nyttig å få tilbakemeldinger fra teamet.

Når du ser ulike demonstrasjoner, vil du raskt kunne si: «Dette likte jeg ved produkt A, men ikke ved produkt B.» Det er avgjørende når beslutningen skal tas.

Galen Low: Det gjør prosessen mer kompleks, men gir et svært nyttig perspektiv. Når du velger programvare, må du forstå at du ikke er den eneste brukeren. Dette er mer produktivitets- og samarbeidsprogramvare enn tradisjonell programvare for prosjekt- og ressursstyring.

Det er et skifte i tankegangen og i selve prosessen. Mange tenker at de skal evaluere alternativer, undersøke markedet og ta beslutningen alene fordi det er deres oppgave. Men poenget er å koordinere en beslutning, bygge enighet og drive endringsledelse.

Joe Ateya: Har du noen gang innført en programvareplattform?

Galen Low: Ja, men jeg har aldri vært alene ansvarlig. Jeg har likevel vært del av prosessen, og det sier egentlig mye. Jeg var involvert i en samarbeidsprosess.

Jeg har også opplevd det fra mottakersiden: «Vi har endret programvare fra løsning A til løsning B. Fra i dag skal dere ikke bruke det gamle verktøyet, men det nye som dere ikke har fått opplæring i.» Jeg vet derfor hvordan det føles.

De fleste programvarevalgsprosjektene jeg har arbeidet med, har vært samarbeid.

Joe Ateya: Hva er de største utfordringene du har møtt?

Galen Low: Det handler blant annet om å gå gjennom funksjonene uten å bli for begeistret for noe vi egentlig ikke har bruk for. Vi kan se en funksjon og tenke at den er flott, men så spørre hva vi faktisk skal bruke den til.

Det gjelder også analyse og visualisering. Vi kan få en ny visning, men trenger vi den? Og vil vi trenge den senere? Du må tenke på nåtiden, fortiden og fremtiden.

En annen utfordring er å samle alle brukstilfellene. Da jeg deltok i slike prosjekter, hadde vi ikke alltid god nok forståelse av hva de andre som skulle bruke programvaren faktisk gjorde.

Det kan være annerledes nå fordi vi har mer åpenhet og synlighet. Men mange som fortsatt arbeider med eldre verktøy eller regneark, mangler denne oversikten.

I en demonstrasjon eller et salgsmøte kan alt høres fantastisk ut. Noen uker senere kommer en person og sier at de trenger et bestemt datapunkt for å gjøre jobben sin, og da oppdager man at man aldri tenkte på det.

Det er en dyp prosess å forstå hvordan alle arbeider, hvordan verktøyet skal brukes og hvilke behov de har. På overflaten kan det virke enkelt å lage en sammenligningstabell og ta en beslutning over en kopp te, men det er det absolutt ikke. Den største utfordringen var å undervurdere hvor omfattende prosessen er.

Joe Ateya: Det er et svært godt poeng, og det er noe jeg hører hver dag. Folk prøver å snevre inn alternativene og forstå om de faktisk trenger en bestemt funksjon.

Noen ganger er det nyttig å snakke med en rådgiver som kan spørre: Hva trenger dere? Hva trenger dere ikke? Hva hadde vært fint å ha? Hva er avgjørende? Når man har avklart dette, blir det lettere å finne riktig verktøy.

Jeg hjelper mennesker med kunnskap om alle deler av programvare for prosjektstyring. Hver dag hører jeg at det finnes for mange løsninger, at folk ikke vet hvilke funksjoner de trenger, og at de lurer på om løsningen vil bli tatt i bruk og likt av teamet. Det er svært vanlig, så du er ikke alene.

Implementering kan også virke overveldende. Programvare kan ta måneder å innføre, og for store virksomheter kan et ERP-system ta over ett år. Men det trenger ikke alltid å ta så lang tid. Mange verktøy er ferdige standardløsninger. Du betaler for lisensen, setter opp løsningen og får ofte individuell veiledning.

Hvis du er bekymret for implementeringsperioden, trenger du ikke å være det. Leverandørene prøver i større grad enn tidligere å gå bort fra lange implementeringsløp og tilby løsninger som er enkle å ta i bruk.

Galen Low: Det er et svært godt poeng. Du snakker daglig med mennesker som har fått ansvaret for dette, og som derfor også har fått mye uro knyttet til prosessen, utfordringene og implementeringen.

Det finnes mange myter om prosessen. Jeg har snakket om myten om at beslutningen er enkel. Hvilke andre bekymringer møter du? Hva får folk til å ligge våkne om natten, før du sier at de ikke trenger å bekymre seg?

Joe Ateya: Det er sjelden folk mister søvn på grunn av programvaren, men jeg forstår hva du mener. Det skaper mye stress, særlig rundt spørsmålet om løsningen faktisk vil bli tatt i bruk og om den vil forbedre produktiviteten.

Det folk ønsker og det som faktisk skjer, kan være svært forskjellig. Noe kan se flott ut og ha en god markedskampanje, men hvis det ikke fungerer slik man forventer, vil det ikke bli tatt bredt i bruk.

Seniorprosjektledere kan ønske å ta i bruk en løsning, mens ledelsen er mer skeptisk fordi de har prøvd noe lignende før. Derfor bør man undersøke løsningen grundig. Brukstilfellet til selskap A er ikke nødvendigvis det samme som for selskap B.

Hvis du skal gjennomføre en stor implementering, kan du begynne med et lite team. Kanskje du starter med teamet for kreative prosjekter og design, ser om løsningen fungerer, og ruller den ut videre dersom resultatene er gode.

Galen Low: Det er et svært godt poeng at endringen ikke trenger å skje overalt samtidig.

Joe Ateya: Nettopp. Ta det steg for steg. Sørg for at du vet hva du gjør, har undersøkt løsningen og føler deg trygg på å bruke den. Teamet må også føle seg trygt. Da blir virksomheten fornøyd.

Galen Low: Jeg liker det. Bekymringen rundt hvorvidt løsningen blir tatt i bruk, er helt reell. Mange tror at implementeringsselskapet eller leverandøren selger dem noe og deretter forsvinner.

Mange programvareselskaper har forstått dette og bygget virksomhetene sine rundt bedre oppstart og oppfølging. Det handler ikke bare om å levere en løsning, men om å lære virksomheten å kjenne, hjelpe med oppsettet, tilpasse løsningen og støtte kunden videre.

Joe Ateya: Det stemmer. Leverandørene bryr seg ofte om kundene og ønsker at de skal lykkes. De vil at du skal kunne bruke verktøyet og at hele teamet skal ta det i bruk.

Mange selskaper, særlig de med mer enn 50 ansatte, har egne kundeansvarlige. De større leverandørene har implementeringskonsulenter og personer som hjelper med oppsett og opplæring.

Samtidig ønsker ikke alle den samme typen støtte. Tilpasningsevne er viktig. Test løsningen i liten skala før du ruller den ut i hele virksomheten.

Galen Low: Jeg vil gå tilbake til det du sa om antallet alternativer på markedet. Hvordan holder du deg oppdatert? Hvilke råd har du til folk som prøver å følge med på funksjoner, trender og utvikling?

Joe Ateya: Jeg leser mange ulike blogger på nettet, også interne blogger. Jeg leser det DPM publiserer, men også materiale fra andre kilder og teknologipublikasjoner.

Når jeg snakker med folk, undersøker jeg hva de har sett på tidligere. Noen ganger nevner de løsninger jeg aldri har hørt om, og da undersøker jeg dem så snart som mulig. Dette skjer ofte med programvare som er spesifikk for en bestemt geografisk region.

Jeg bruker også Reddit, særlig sider om programvare, fordi folk liker å dele erfaringer der. Jeg snakker med mennesker og er medlem av et PMI-fellesskap på LinkedIn. Jeg deltar også i et fellesskap for prosjektledere som arbeider med programvare.

En stor del av jobben min er å snakke med prosjektledere, direktører og ledere for prosjektstyringskontorer. Da får jeg innsikt i hva som trender, hvilke endringer som skjer i bransjene deres, og hvilke utfordringer som går igjen.

En av de største utfordringene er endring. Ikke alle liker endring, og endring er ikke alltid det beste alternativet. Men som regel opplever folk at programvare reduserer administrasjonen.

Hvis et verktøy kan automatisere oppgaver og spare tid, hvorfor skulle det være en risiko? Test det, se om det fungerer, og vurder deretter om det kan rulles ut i hele selskapet.

Galen Low: Det jeg liker med dette, er at du knytter sammen mer enn bare funksjonslistene. Du lytter til erfaringer, analyserer dem og forstår at løsning A kanskje ikke passer for et annet selskap.

Det er rådgiverens rolle: å samle informasjon, lytte til hva folk sier og finne ut hvilken løsning som passer best for dem og organisasjonen.

Joe Ateya: Jeg holder meg også oppdatert ved å lese nyheter og følge med på programvaretrender og LinkedIn. Jeg følger selskaper og legger merke til hvilke produkter folk stadig nevner.

Noen ganger har et selskap blitt kjøpt opp eller slått sammen med et annet. Clarizen er et godt eksempel. Det ble kjøpt opp av Planview, og de kombinerte Clarizens rapportering med Planviews detaljerte funksjoner.

Slike endringer skjer ofte i programvarebransjen. Jo mer du vet, desto enklere er det å hjelpe folk.

Galen Low: Hvordan kan folk få tilgang til ekspertisen din? Hvordan fungerer tjenesten, og hvordan kan de dra nytte av den?

Joe Ateya: Tjenesten vår er gratis. Vi hjelper selskaper over hele verden. Hvis du trenger støtte, kan du avtale en samtale med meg, så går vi gjennom alternativene dine.

Vanligvis anbefaler vi å se på fire eller fem leverandører. Vi hjelper deg med å finne verktøy som passer brukstilfellet ditt. Du kan fortelle oss om problemene dine, budsjettet og behovene dine.

Vi kobler deg bare med programvare som ligger innenfor budsjettet ditt, og som faktisk kan bli tatt i bruk. Hvis noen har prøvd en løsning før uten å lykkes, anbefaler vi den ikke nødvendigvis på nytt. Vi ser etter noe som fungerer for deg.

Tjenesten er gratis og helt uavhengig. Vi favoriserer ikke en bestemt løsning. Vi anbefaler det som passer best, og hjelper deg med å få demonstrasjoner fra relevante leverandører.

Vanligvis trenger jeg bare 15–20 minutter. Hvis du har konkrete spørsmål, kan du også sende meg en e-post på Joe@softwareselect.com.

Galen Low: Fantastisk. Dette er svært verdifullt for folk. Jeg legger det selvfølgelig til i shownotatene, slik at folk kan få tilgang til all kunnskapen din om programvare i disse bransjene.

Joe, tusen takk for at du ville være med. Det har vært flott å ha deg i programmet. Takk for at du delte kunnskapen din og innsikten fra samtalene du har hver dag. Jeg håper lytterne fikk mye ut av dette. Takk igjen for at du tok deg tid.

Joe Ateya: Bare hyggelig. Takk, Galen. Det var hyggelig å snakke med deg.

Galen Low: Da har dere det. Som alltid: Hvis du vil bli med i samtalen med over tusen likesinnede forkjempere for prosjektstyring, kan du bli med i fellesskapet vårt. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for å lese mer. Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Til neste gang – takk for at du lyttet.