Hvor AI faktisk passer inn i et prosjektteam

Tim Fisher: Hei, og velkommen til Fremtiden for AI i prosjektledelse, en serie der vi går bak presentasjonen og undersøker hvordan AI faktisk endrer måten team planlegger, leverer og administrerer arbeid på. I dag har vi med oss Productive. Hvis du driver et byrå, et konsulentselskap eller en virksomhet innen profesjonelle tjenester, og prøver å finne ut hvor AI faktisk kan forbedre leveranser, utnyttelsesgrad, prognoser og drift – ikke bare generere innhold – er dette samtalen du bør få med deg.

Vi skal høre hvordan Productive bruker AI til å automatisere rutinearbeidet som sinker team, avdekke risiko før den blir til problemer og hjelpe virksomheter innen profesjonelle tjenester med å ta bedre beslutninger raskere. Jeg heter Tim Fisher, og jeg er VP for AI i The Digital Project Manager. Jobben min er å finne ut hvor AI faktisk fungerer, og hvor det fortsatt bare er markedsføringspresentasjoner.

Så jeg kommer til å stille spørsmålene teamet ditt ville stilt. Med oss i dag har vi Bernie Vrbat fra Productive. De siste tre årene har Bernie jobbet tett med byråer, konsulentselskaper og virksomheter innen profesjonelle tjenester av alle størrelser, og hjulpet dem med å løse driftsutfordringer og få mer verdi ut av verktøyene sine.

I dag fokuserer hun på AI-transformasjon, akkurat som meg, og kombinerer teknisk ekspertise med praktisk byråerfaring for å hjelpe team med å forstå ikke bare hva som er mulig med AI, men hva det faktisk er verdt å gjøre.

Bernie, det er virkelig flott å ha deg her.

Bernarda Vrbat: Takk, Tim. Det er hyggelig å være her.

Tim Fisher: Kan du gi oss 30-sekundersversjonen av Productive for dem som ikke kjenner løsningen?

Hva gjør den, og hvem er den laget for?

Bernarda Vrbat: Ja, selvfølgelig. Productive er en alt-i-ett-plattform som er utviklet spesielt for virksomheter innen profesjonelle tjenester. Hvis du fører timer på et kundeprosjekt, vil dette være den perfekte plattformen for deg. Den dekker i utgangspunktet hele arbeidsflyten for driften, fra håndtering av en avtale til prosjekter, budsjetter, ressursplanlegging og helt frem til fakturering.

Og nå som AI er innebygd, skjer mesteparten av driftsarbeidet som inngår i alle disse trinnene i bakgrunnen. Vi tar det nå ett skritt videre med våre agentbaserte funksjoner, der ting skjer av seg selv, slik at du kan bruke mindre tid på administrasjon og mer tid på arbeidet som faktisk betyr noe.

Tim Fisher: Så dette er kanskje et litt dumt spørsmål i 2026, men hvorfor er AI et så stort fokus for dere akkurat nå?

Bernarda Vrbat: Jeg synes ikke det er dumt i det hele tatt. Vi har hatt våre egne AI-funksjoner en stund. Vi har hatt ting som automatisk utfylling av utgifter og bruk av AI til å skrive og strukturere tekst i dokumenter. Og vi fant ut at disse funksjonene faktisk var nyttige for kundene våre. Vi ønsket å se nærmere på hvor AI kunne utgjøre en reell forskjell.

Fordi teknologien utvikler seg så raskt, kan AI nå bistå med arbeid som har reell kompleksitet. Vi automatiserer altså ikke bare enkeltstående oppgaver, men hjelper deg med å administrere og analysere arbeidsflyter i virksomheten. Derfor ønsket vi å ta dette inn i det Productive allerede gjør bra, nemlig å være en alt-i-ett-løsning for virksomheter innen profesjonelle tjenester.

Tim Fisher: Kult. Hva tror du har vært den største utfordringen for kundene deres som AI kan hjelpe dem med å løse?

Bernarda Vrbat: I stedet for å løse én enkelt utfordring liker vi å si at AI og Productive håndterer mange av utfordringene du møter i løpet av dagen – ting som blokkerte oppgaver som har blitt glemt, tidsplaner du må forskyve, og spredte data du ikke har tid til å analysere.

Vi ønsket å fjerne all denne mentale belastningen fra folk, slik at AI kan håndtere den i bakgrunnen. Vi har sett at når man gjør det, åpner det for en ny måte å arbeide på. Du trenger ikke lenger å holde et dusin små problemer i hodet, og du kan være fullt til stede i arbeidet som faktisk betyr noe.

Tim Fisher: Det gir mening.

Alle putter AI inn i alt. Det er en chatbot her eller noe annet der. Hva er unikt ved måten Productive går frem på med AI sammenlignet med andre på markedet, synes du?

Bernarda Vrbat: Jeg vil si at det unike ved måten vi går frem på med AI, er selve plattformen. Dere vet alle at AI-verktøy må hente data et sted fra, så du ender opp med å måtte koble dem til fire eller fem forskjellige verktøy, og likevel er det ikke sikkert resultatet blir akkurat det du trenger.

Med Productive har du alle disse dataene innebygd. Productive er en spesialisert plattform som dekker alt, som nevnt, fra salg til fakturering. Den vet derfor hvordan menneskene dine er fordelt, hvordan prosjektene dine presterer, og hvordan kunderelasjonene dine faktisk utvikler seg. Jeg føler at kombinasjonen av driftsdata, økonomiske data og relasjonsdata er utrolig kraftig for AI, og jeg vil si at det er unikt for Productive.

Tim Fisher: Jeg vet at vi kommer til å se AI i flere former, for eksempel samtaler, ferdigheter og agenter. Kan du si litt om forskjellen mellom ferdigheter og agenter? Jeg er ikke sikker på at alle forstår alt dette fullt ut.

Bernarda Vrbat: Ja, ikke sant. Jeg er helt enig, og jeg synes det er et viktig spørsmål å ta opp. Selvfølgelig har du chatbotene dine.

Vi kjenner dem alle, og dette er den typen AI folk nå er svært vant til. Du spør den i utgangspunktet om noe, og får et resultat tilbake. Ferdigheter og agenter er fortsatt ganske nytt, så det kan være verdt å gå litt mer i detalj på hva de er. Når det gjelder ferdigheter, synes jeg de er ganske enkle å forstå, og dere har sannsynligvis sett dem i verktøy som Claude eller ChatGPT, ikke sant?

Ferdigheter er i hovedsak strukturert kunnskap du gir til AI. Du forteller den hvordan den skal utføre oppgaver, slik at det er i tråd med det du faktisk trenger. Når vi går videre til agenter, kan vi sammenligne dem med ferdigheter: Hvis ferdigheter handler om å lære AI hvordan den skal gjøre noe, handler agenter om å la den faktisk gå ut og gjøre det.

En agent svarer ikke bare på et spørsmål eller følger instruksjoner – den er helt autonom. Den kan arbeide seg gjennom flere trinn, ta beslutninger underveis, bruke ulike verktøy, og du trenger ikke å være involvert i hvert eneste trinn. Jeg tror det er her kompleksiteten virkelig begynner å øke. Med chatboten snakker du med AI og får den til å gjøre ting.

Med ferdigheter former du hvordan den oppfører seg. Og med agenter former du ikke bare atferden, men delegerer virkelig komplekse arbeidsflyter til AI. Du setter i praksis et mål, og agenten finner ut hvordan den skal komme dit.

Tim Fisher: Forresten, en veldig god beskrivelse. Det er svært likt måten jeg også snakker om det på. Når du tenker på alt dette, hvordan ser du for deg at prosjektlederens rolle utvikler seg når AI bare blir en del av det daglige arbeidet?

Bernarda Vrbat: Jeg tror de beste prosjektlederne alltid har vært de som kan se helheten, og det AI gjør, er faktisk å gjøre dette enklere. Når du tar bort alt det repetitive arbeidet prosjektledere gjør, frigjør du tid i hverdagen deres, slik at de kan gjøre mer av det de er best på: å ta beslutninger som har stor innvirkning på prosjektets fremdrift og suksess.

Jeg tror vi kommer til å se noe interessant skje her. Når du frigjør tid og mental energi, begynner folk naturlig å utvikle seg. Prosjektledere vil kanskje kunne gå mer inn i designprosessen eller komme nærmere koden. Jeg tror derfor vi kommer til å se at prosjektlederen blir mer av en, om jeg kan si det slik, tusenkunstner – en som ikke bare administrerer arbeid, men virkelig forstår det fra alle vinkler.

Tim Fisher: Jeg tror du har helt rett. Jeg tror spesielt roller som prosjektledere har blitt til noe de aldri egentlig var ment å være, med så mange oppgaver som på en måte ligger i ansvarsfordelingen. Og denne typen teknologi er akkurat det du sa. Forhåpentligvis vil den gjøre det mulig for folk å bruke tid på tingene de virkelig ønsker å gjøre, slik at de faktisk kan føre virksomheten fremover. Så det er flott. Jeg undersøkte litt, og dere ga nylig ut en undersøkelse om hvordan team bruker AI, og hvilke typer arbeid de er komfortable med å delegere til den. Hva var det som skilte seg mest ut for deg, og hvordan har det påvirket måten Productive tenker på utvikling med AI?

Bernarda Vrbat: Du har virkelig gått i dybden på det Productive gjorde. Men ja, det stemmer. Før vi implementerte agentene og de avanserte AI-funksjonene våre, gjennomførte vi en undersøkelse blant brukerne våre for å se hva de faktisk tenker og føler om AI. Det vi fant, var at det folk faktisk ønsker at agenter skal håndtere, er en svært spesifikk type oppgave. Oppgavene som gikk igjen oftest, hadde en felles profil – ting som planlegging av oppgaver, timeføring, som vi har tatt opp i AI-assistenten vår, prosjektplanlegging og prosjektberegning. Dette er alle repetitive og tidkrevende oppgaver. For eksempel kom kundekommunikasjon frem som en oppgave virksomheter var minst tilbøyelige til å løse med AI, noe jeg synes gir veldig god mening. Jeg tror dette er akkurat det vi tok med oss som et veiledende prinsipp.

I stedet for å jage etter den bredest mulige versjonen av AI, bygget vi funksjoner som hjelper team med å håndtere rutinearbeidet.

Tim Fisher: Ja. Jeg synes det gir mening. Én ting som kommer tydelig frem både i undersøkelsen og demonstrasjonene i dag, er at AI fungerer best når den fjerner friksjon i driften, i stedet for å erstatte menneskelig dømmekraft.

Synes du generelt at det er dette organisasjoner bør fokusere AI-innsatsen sin på?

Bernarda Vrbat: Helt ærlig, ja. Jeg synes også det er det mest ærlige utgangspunktet. Rutinearbeid er der AI skaper verdi uten å introdusere den reelle risikoen. Du ber ikke AI om å ta kompliserte vurderinger. Du ber den om å håndtere repetitivt arbeid med forventede resultater.

Tim Fisher: Undersøkelsen deres tegner også et bilde av en bransje som fortsatt eksperimenterer. Byråer ser selvfølgelig fordeler ved AI, men mange prøver fortsatt å finne ut av prising, avkastning på investeringer, driftsmodeller og alt det der. Hvilket spørsmål mener du byråledere bør stille om AI, men som de ikke stiller ofte nok?

Bernarda Vrbat: Jeg tror spørsmålet de fleste ledere ikke stiller ofte nok, er: «Hva ønsker jeg at teamet mitt skal gjøre med all tiden AI frigjør?» AI håndterer allerede en stor del av det eksisterende arbeidet, og det kommer bare til å skje mer og mer. Å finne den mest produktive – uten ordspill – måten å bruke den ekstra tiden på, og finne initiativene som skaper mest verdi, er det jeg tror kommer til å utgjøre den største forskjellen.

Og det finnes også en menneskelig side ved dette. For mange mennesker vil stillingsbeskrivelsene deres endre seg, litt eller mye. Det spiller ingen rolle. Men å støtte de ansatte gjennom denne overgangen er like viktig for å sikre at dere får mest mulig ut av AI.

Tim Fisher: Du sa noe utrolig smart.

Det kommer faktisk opp – eller, det kommer egentlig ikke opp så ofte – dette med hva folk skal gjøre med tiden de nå får frigjort. Jeg er glad for at du tenker på dette fra begynnelsen, mens dere gjør alt dette. Et annet spørsmål: Når man ser alt dette, er det ganske tydelig at dere tenker på agenter nesten som ansatte, helt til det punktet at mennesker har ansvar for handlingene deres og alt det der.

I en verden der dette blir mer vanlig, hvordan endrer prosjektlederens rolle seg fra å gjøre arbeidet til å administrere agentene som gjør arbeidet? Det er ganske grunnleggende.

Bernarda Vrbat: Jeg tror prosjektlederne ganske enkelt kommer til å begynne å delegere det repetitive arbeidet til agenter, til ferdigheter og til AI selv. De vil i større grad være involvert i kunderelasjoner.

Som jeg nevnte, kommer de ikke til å delegere den delen til AI. De skal bygge relasjoner og levere bedre prosjekter. Kundene vil være mer fornøyde med arbeidet som er utført. Jeg tror derfor dette vil være den største innvirkningen AI får på prosjektlederrollen.

Tim Fisher: La oss gjøre en liten krystallkuleøvelse. Spol tre eller fem år frem i tid – hva er den største endringen du forventer at AI vil føre til for måten team arbeider på?

Bernarda Vrbat: Oi. Jeg synes tre til fem år er en veldig lang tidshorisont å snakke sikkert om, med tanke på utviklingstakten vi ser.

Men hvis vi ser på bildet på kort sikt, kan vi se at AI tar over mer og mer av utførelseslagene innen områder som programmering og skriving, og jeg tror driftsarbeidet blir det neste.

Prosjektledelse er sannsynligvis der du merker det først – håndtering av oppgaver, tidsplaner, timelister og alt koordineringsarbeidet prosjektledere har. Hvis vi ser lenger frem, tror jeg den grunnleggende endringen vil være hvordan team struktureres rundt AI. I stedet for å bruke AI som et verktøy du tar frem og legger bort, kommer folk sannsynligvis til å administrere en samling agenter, konfigurere dem og håndtere resultatene. Som jeg har nevnt gjennom hele samtalen vår, handler den menneskelige rollen mindre om å utføre arbeidet og mer om å ta beslutninger om verdi.

Hva er viktig, hva må vi prioritere, og hvordan ser kvalitet ut?

Tim Fisher: La AI håndtere AI-oppgaver og mennesker håndtere menneskeoppgaver. Ja. Sist, men absolutt ikke minst: Uten å røpe noen hemmeligheter vil jeg gjerne få et lite innblikk i hva som står på Productives AI-veikart.

Bernarda Vrbat: Vi skal ikke røpe for mye, men jeg kan fortelle deg hva som kommer.

Vi har nylig lansert artefakter, som lar deg gjøre om instruksjoner til visuelle resultater. Du kan for eksempel be om data og få et komplett instrumentpanel, eller du kan be om å få det lastet ned som PDF eller HTML. Det blir veldig spennende å se. På agentsiden jobber vi med hendelsesutløste agenter, slik at de starter automatisk når noe endrer seg.

Du administrerer for eksempel et budsjett, og noe endrer seg. Det kan være en utløsende hendelse som en agent ser etter, og som får den til å gjøre en endring. Vi arbeider også mot å gjøre agentene mer proaktive, slik at de tar kontakt med deg når de møter en hindring, så du kan gripe inn og holde arbeidet i gang.

Tim Fisher: Fantastisk. Det gir mye mening i dagens verden. Det var en fantastisk samtale og et interessant innblikk i fremtiden. Jeg setter virkelig pris på det. For å runde av, Bernie: Hvis folk vil vite mer om Productive, hva gjør de nå?

Bernarda Vrbat: Først og fremst, takk for den gode samtalen, Tim. Hvis noen ønsker å gå mer i dybden, er det beste stedet å starte Productive 5.0-siden vår.

Der får du hele bildet av alt vi har bygget rundt AI, og hva denne lanseringen handler om. Derfra vil jeg vise deg til sidene våre for veikart og produktoppdateringer, der vi deler hva som kommer og holder deg oppdatert mens vi fortsetter å lansere nye ting. Vi beveger oss raskt, så det er alltid noe nytt det er verdt å følge med på.

Tim Fisher: Flott. Veldig bra. Det var alt vi hadde tid til i dag. Bernie, tusen takk for at du ble med oss.

Bernarda Vrbat: Takk, Tim.