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Se sei un responsabile di persone, probabilmente già lo sai: il tempo inizia a comportarsi in modo strano quando passi alla leadership. Non si tratta più solo della tua lista di cose da fare. Ti ritrovi costantemente a saltare tra check-in, le esigenze del team, approvazioni, decisioni e quelle chiacchierate "veloci" che in qualche modo si mangiano metà pomeriggio, costringendoti a lavorare anche la sera per riuscire a completare il tuo "vero lavoro". 

Ecco la realtà: la gestione del tempo non riguarda solo il portare a termine le attività, ma anche il proteggere la tua capacità di guidare, supportare il tuo team e prendere decisioni intelligenti. La gestione del tempo è una delle competenze più importanti che un leader può acquisire per sostenere le operazioni quotidiane, il processo decisionale e il successo dell’intero team, soprattutto nelle aziende in rapido movimento.

In questo articolo troverai dieci strategie pratiche che ho usato (e visto funzionare) per proteggere tempo, energia e concentrazione. Questi suggerimenti sono volutamente specifici e pensati per chi gestisce, ma vuole davvero guidare, non semplicemente sopravvivere agli impegni del calendario.

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1. Dai le priorità come un presidente

La leadership spesso comporta priorità in conflitto e poco tempo a disposizione. Per questo è fondamentale distinguere le attività urgenti da quelle effettivamente importanti. La matrice di Eisenhower suddivide le attività in quattro categorie: urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante e poco urgente e poco importante. Se abbini questa tecnica al principio di Pareto (noto anche come regola dell'80/20), ti renderai conto che un numero ristretto di attività genera la maggior parte dei tuoi risultati. Concentrati sulle attività urgenti e importanti oppure su quelle importanti ma meno urgenti. 

Ecco come puoi pensare alle attività e cosa fare a riguardo: 

an image that shows different tasks and what to do with them

Questa è l'essenza della matrice di Eisenhower (che le statistiche sulla gestione del tempo indicano come una delle tecniche più efficaci). Quando la applichi alle attività, puoi sbloccare una grande produttività e concentrazione perché decidi cosa sia veramente importante da fare, e quando. 

 ✅ Chiarisce la differenza tra compiti urgenti e importanti
✅ Può ridurre la fatica decisionale
❌ Richiede disciplina nel mantenerla
❌ Rischio di valutare male le priorità senza riflessione

Come l'ho fatto: Una volta ho passato settimane a rincorrere un progetto che continuava ad emergere nelle riunioni di leadership: molta urgenza, poco impatto concreto. Quando ho mappato il mio carico di lavoro ho capito che una decisione che rimandavo (non urgente, molto importante) stava bloccando il mio team e impedendo il completamento di due interi flussi di lavoro. Quella sola decisione ha sbloccato ben due workstream. A volte, proprio ciò che evitiamo è la chiave per sbloccare il progresso. 

Da quel momento ho iniziato a tenere sulla scrivania un semplice foglio bianco su una clip come lista delle cose da fare, ma in versione matrice di Eisenhower. All’inizio di ogni settimana disegnavo la matrice e trasferivo le attività incomplete dalla settimana precedente. L’obiettivo di ogni settimana era mantenere il piano, aggiungere attività se necessario e completarle tutte, delegarle o eliminarle entro la fine della settimana. Ho mantenuto questo metodo a lungo, soprattutto durante il primo anno di pandemia, quando tutto sembrava fluttuare e apparire ogni volta tanto urgente quanto critico. 

Come fare:

  • Prenditi 15 minuti il lunedì per elencare le tue responsabilità principali e le richieste in arrivo.
  • Inseriscile in una matrice di Eisenhower 2x2. Disegnala a mano e scrivici sopra le etichette. Posiziona le attività nella matrice (Urgente/Importante)
  • Cerca le attività che sono “importanti ma non urgenti”: spesso sono le più impattanti e le più facili da rimandare.
  • Concentrati lì e prova a delegare o posticipare ciò che non è critico. Ogni giorno individua una singola attività ad alta priorità e lavoraci prima di disperdere tempo ed energia reagendo alle richieste a breve termine. Questa tecnica di gestione del tempo ti mantiene focalizzato su ciò che conta davvero.
  • Abbina questa tecnica alla regola 80/20 chiedendoti: “Quale 20% del mio lavoro sta producendo l’80% del valore?”

2. Delega con intenzione

Molti leader hanno difficoltà a delegare (anch'io, a volte) sia perché temono che il lavoro non venga svolto secondo i loro standard, sia perché sembra più veloce farlo da soli. Ma una delega efficace non consiste nello scaricare le attività; si tratta di far crescere le persone. Se fatta bene, libera il tuo tempo e permette agli altri di svilupparsi. La chiave è delegare risultati, non solo procedimenti. Questa è forse una delle cose più difficili che farai come leader, perché richiede intelligenza emotiva, fiducia e una mentalità orientata allo sviluppo della leadership, non al controllo eccessivo (ma ne vale la pena!!). 

 ✅ Sviluppa le competenze e la fiducia del team
✅ Consente ai leader di concentrarsi su attività ad alto impatto
❌ Richiede un investimento iniziale nella formazione
❌ Difficile lasciare il controllo se si cerca la perfezione

Come l’ho fatto: Quando ero un nuovo responsabile di project management, insistevo nel revisionare ogni deliverable prima che venisse inviato. Ma così sono diventato un collo di bottiglia. Così ho iniziato a delegare non solo il compito, ma anche il risultato atteso. Ho dato a una delle mie collaboratrici la piena responsabilità della presentazione finale per il cliente (compreso l'invio) e l'ho guidata per alcuni cicli. Ora gestisce tutto in autonomia e ha persino migliorato il processo.

Come fare:

  • Parti da compiti ripetitivi che richiedono tempo ma non sono critici per la missione.
  • Definisci chiaramente le aspettative: Qual è l'obiettivo? Come si misura il successo?
  • Lascia che la persona si prenda la responsabilità del risultato e resisti alla tentazione di gestire ogni dettaglio.
  • Valuta di adottare un sistema a "buddy" per il controllo dei testi o le revisioni finali, affinché coinvolga tutto il team e non solo il manager. 
  • Pianifica momenti di feedback e sviluppo affinché il tuo team possa continuare a crescere.
  • Usa la capacità di delega come strumento di crescita della leadership, non solo come risparmio di tempo.

3. Utilizza il Time Blocking e il Mega-Batching

Se dovessi scegliere un trucco per gestire il calendario, sarebbe il time blocking, ovvero pianificare il tuo tempo per ritagliare spazi in cui lavorare davvero, pensare in modo strategico o gestire attivamente l’equilibrio tra lavoro e vita personale.

Il time blocking consiste nell’assegnare blocchi del proprio calendario a specifiche tipologie di attività. È particolarmente potente per i leader che vengono spesso interrotti o gestiscono molteplici priorità. Il mega-batching fa un passo in più: raggruppa attività simili, come approvare timesheet, rispondere alle email o revisionare gli aggiornamenti di progetto, così non devi cambiare continuamente modalità operativa.

 ✅ Protegge il tempo di concentrazione
✅ Crea struttura in agende caotiche
❌ Può sembrare rigido se non bilanciato con flessibilità
❌ Richiede manutenzione regolare per restare efficace

Come l’ho fatto: Prima di iniziare a usare il time blocking, la mia giornata era piena di interruzioni e riunioni casuali. Provavo a dedicarmi a qualcosa di strategico, ma venivo risucchiato in Slack e in riunioni improvvise. Ora proteggo i mercoledì pomeriggio per lavori di "concentrazione massima". Raggruppo anche il lavoro amministrativo (come timesheet, fatture e approvazioni) in un blocco di 30 minuti il martedì pomeriggio, così mi sento meno disperso e più in controllo. In più, aiuta anche il mio team a capire quando possono inviarmi le cose e quando aspettarsi che vengano completate. 

Come fare:

  • Analizza il tuo calendario o la tua app di rilevamento del tempo e identifica dove passi costantemente da una tipologia di compito all’altra.
  • Riserva almeno 2-3 volte a settimana blocchi di concentrazione di 90-120 minuti.
  • Raggruppa e svolgi task simili insieme — es.: esegui tutte le approvazioni o le email in un’unica finestra, oppure pianifica le riunioni una dopo l’altra per proteggere il focus. 
  • Usa la codifica a colori per separare visivamente il deep work, le riunioni e le mansioni amministrative. Questa tecnica di lavoro profondo aiuta a ottimizzare il calendario e a trasformare la tua lista di cose da fare o la pianificazione delle riunioni in un programma intenzionale che richiede meno sforzi di gestione.
  • Proteggi i blocchi di concentrazione come faresti con una riunione con qualcuno di importante (sì, tu!).

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4. Definire (e Mantenere) i Confini

I confini non servono a essere rigidi o distaccati. Al contrario, sono uno strumento per proteggere ciò che conta davvero. Per i leader, può significare limitare gli orari delle riunioni, dire no alle richieste a bassa priorità o chiarire quando si è disponibili. Senza confini, il tuo tempo si riempie delle priorità degli altri e il tempo per lavorare con concentrazione o curare il proprio benessere si riduce rapidamente. Questo è uno dei principali fattori di burnout anche per i leader più efficaci.

 ✅ Rafforza le priorità della leadership
✅ Riduce il burnout e l’eccesso di impegni
❌ Può richiedere conversazioni difficili
❌ Serve il consenso di colleghi e team

Come l’ho fatto: Una volta tenevo il mio calendario completamente aperto e invisibile a tutti. Il risultato erano riunioni casuali all’ultimo minuto e nessun tempo per concentrarmi. Ora, riservo delle finestre "no meeting" nel mio calendario, aggiorno lo stato quando sono offline o sto lavorando concentrato, e comunico al mio team cosa può aspettarsi da me in termini di comunicazione. Inoltre, condivido il titolo dei miei eventi in calendario con il mio team interno, così hanno un’idea di cosa sto facendo e non solo che sono "Occupato" o "Libero". Questa pratica non serve solo a me — fornisce al mio team le informazioni necessarie per programmare incontri in modo più consapevole e trasmette il messaggio che è giusto proteggere il proprio tempo.

Come fare:

  • Crea blocchi visibili nel tuo calendario per il tempo di concentrazione, le pause o le ore in cui sei offline.
  • Imposta gli eventi nel tuo calendario affinché alcuni dettagli siano visibili al tuo team interno. Vai oltre “Libero/Occupato” e condividi Oggetto/Luogo, se puoi. 
  • Utilizza i messaggi di stato per rafforzare la tua disponibilità (o l’assenza di essa).
  • Se ti capita di dire sempre sì per riflesso, prova a fermarti, controlla il tuo calendario e valuta l’importanza/la criticità della richiesta prima di accettare.
  • Normalizza la definizione dei confini nella cultura del tuo team — soprattutto quando il carico di lavoro è elevato.

5. Fai Sì che le Riunioni Contino (o Annullale)

Le riunioni possono essere fondamentali per la collaborazione, ma troppe riunioni, o quelle gestite male, fanno solo perdere tempo a tutti. L’obiettivo non è abolire le riunioni, ma renderle migliori. Troppe riunioni, soprattutto senza scopi o obiettivi chiari, sono indice di una cattiva gestione del tempo e fanno perdere tempo a tutto il team. Sii intenzionale su come utilizzi il tempo insieme. Ricorda, da leader dai il ritmo.

✅ Riduce il tempo perso
✅ Tiene tutti focalizzati e allineati
❌ Richiede uno sforzo per essere applicato
❌ Alcuni membri del team potrebbero faticare senza il confronto diretto

Come l’ho fatto io: Gestivo una riunione di allineamento settimanale di un’ora che spesso perdeva il filo. Sono passato a un incontro di 30 minuti con un documento di agenda condivisa e un formato semplice: aggiornamenti, decisioni, blocchi. Di solito finiamo in anticipo. Ho anche trasferito alcuni aggiornamenti di stato su Slack o via email, liberando i calendari di tutti. Questo ha minato la nostra coesione sociale? Assolutamente no. Abbiamo trovato comunque il tempo per momenti sociali intenzionali perché abbiamo reso il lavoro più efficiente. 

Come fare:

  • Inizia ogni riunione con uno scopo chiaro: dobbiamo decidere qualcosa? Allinearci? Risolvere un problema? Mi piace la frase: “Questa riunione avrà successo se…”
  • Utilizza agende condivise e note collaborative per stare nei tempi.
  • Accorcia la durata predefinita delle riunioni (prova 25 o 50 minuti invece di 30 o 60).
  • Controlla regolarmente le riunioni ricorrenti. Annulla o unisci quando necessario.
  • Prendi in considerazione check-in asincroni per aggiornamenti che non richiedono discussione.

6. Abbina le Attività ai Livelli di Energia

Se ti sei mai sentito a corto di energie alle 14 mentre provavi a portare avanti un compito strategico, sai quanto l’energia sia collegata alla produttività. Abbinare il lavoro più importante al tuo livello di energia naturale ti permette di lavorare meglio in meno tempo e aiuta a prevenire il burnout. I leader, in particolare, hanno bisogno di tempo di pianificazione strategica e concentrazione, dato che gran parte del ruolo riguarda decisioni e attenzione focalizzata.

 ✅ Fa sembrare più facili i compiti difficili
✅ Evita la fatica mentale
❌ Richiede autoconsapevolezza
❌ Potrebbe non coincidere con le normali ore di lavoro o con le riunioni esistenti

Come l’ho fatto io: La mia mente è più lucida tra le 8 e le 11 del mattino. È in queste ore che tengo libere per revisionare strategie, scrivere aggiornamenti per il consiglio o preparare incontri importanti. Il lavoro amministrativo di routine, come approvazioni spese o pianificazione e 1:1, lo rimando al pomeriggio quando sono meno energico. Amo molto questo metodo perché aggiunge prevedibilità alle giornate (in macro-categorie) e aiuta cervello, corpo e sistema nervoso ad aspettarsi cosa succederà nella giornata. Leggi When di Dan Pink per approfondire i cronotipi e scoprire come sfruttare il tuo cronotipo unico a tuo vantaggio. 

Come fare:

  • Monitora i tuoi livelli di energia per qualche giorno e nota quando riesci a concentrarti meglio.
  • Categorizza le attività come ad alta o bassa concentrazione.
  • Pianifica il lavoro di concentrazione nelle ore migliori e i compiti più leggeri quando sei più stanco. 
  • Se possibile, sposta le riunioni ricorrenti fuori dalle tue fasce orarie più produttive.

7. Individua ed Elimina i Ladri di Tempo

I ladri di tempo sono quelle piccole cose che rubano l’attenzione e, sommate, fanno perdere ore. Sai bene di cosa parlo: notifiche, richieste improvvise, chiacchiere alla scrivania e continui cambi di contesto. Se ti è mai capitato di guardare l’orologio alle 16 e chiederti dove sia finita la giornata, probabilmente è questo il motivo.

 ✅ Aumenta la concentrazione e il flusso
✅ Riduce il rumore mentale
❌ Serve tempo per individuare i ladri di tempo
❌ Potrebbe essere necessario fissare dei limiti con gli altri

Come l’ho fatto io: Slack divorava le mie giornate. Lo controllavo di continuo, temendo di perdermi qualcosa. Ho iniziato a controllarlo solo tre volte al giorno e ho disattivato tutti gli avvisi durante i blocchi di concentrazione. Risultato? Meno distrazioni, meno reattività e più tempo per pensare in modo strategico. Le persone sanno come raggiungermi in caso di emergenza, e non è su Slack. 

Come fare:

  • Inizia in piccolo: disattiva le notifiche di un'app — Slack, email o Teams — per un'ora al giorno.
  • Programma 2–3 momenti al giorno per controllare e rispondere ai messaggi.
  • Blocca sul calendario dei periodi di lavoro senza notifiche. Se noti di procrastinare con i social o di passare il tempo a scorrere LinkedIn, valuta di pianificare intenzionalmente anche questi momenti.
  • Definite insieme al tuo team delle linee guida su cosa costituisce una vera interruzione e chiarite come segnalare un'“emergenza”.

8. Usa la Regola “Toccalo Una Volta”

Questa strategia di gestione delle attività dà priorità allo svolgimento delle piccole cose così da non dover perdere più tempo ed energie a ricordarsi qualcosa o rimandarla al futuro. La regola “Toccalo una volta sola” aiuta ad eliminare il sovraccarico mentale di rileggere messaggi o rivedere decisioni più volte. Quando "lo tocchi una sola volta", lo completi, lo deleghi oppure programmi il momento in cui te ne occuperai. Non lasci che resti lì, a gravare, invecchiare o potenzialmente ritardare anche gli altri. 

 ✅ Aumenta velocità ed efficienza
✅ Mantiene le caselle di posta e le liste attività sotto controllo
❌ Non è ideale per i compiti complessi
❌ Può portare a decisioni affrettate se non sei attento

Come l’ho fatto io: Una volta lasciavo le email aperte per giorni, le segnalavo, le rileggevo e rimandavo le decisioni. Ora ho una regola: se richiede meno di due minuti, la gestisco subito. Altrimenti la inserisco nella lista attività e programmo quando occuparmene. Ora la mia casella di posta è molto meno caotica e raramente mi dimentico di rispondere ai follow-up.

Come fare:

  • Quando arriva un compito, fallo, delegalo o pianificalo (usando la Matrice di Eisenhower!)
  • Se qualcosa di importante o urgente richiede <2 minuti, fallo subito. 
  • Usa un'app per le attività o blocchi in calendario per annotare tutto ciò che non completi subito.
  • Svuota la casella di posta con intenzione — un software di gestione della posta elettronica può aiutarti a mantenere i messaggi organizzati ed evitare che si accumulino. Disiscriviti davvero dalle email pubblicitarie fastidiose e irrilevanti.

9. Passa dalla Gestione del Tempo alla Gestione delle Scelte

Non sempre puoi controllare il tuo carico di lavoro, ma puoi controllare come rispondi. Passare da “come gestisco il mio tempo?” a “come scelgo a cosa dedicarmi?” ti aiuta ad agire con intenzione anziché in modo reattivo. I leader di successo non gestiscono solo il tempo: fanno scelte intenzionali che riflettono i loro obiettivi e valori. Questo approccio ti evita di essere tirato da tutte le parti e mostra al team come rimanere concentrati. 

 ✅ Incoraggia l'intenzionalità
✅ Dà potere ai leader di dire di no
❌ Richiede onestà e riflessione
❌ Difficile uscire dalle vecchie abitudini

Come l’ho fatto io: Accettavo ogni invito a riunioni e mi proponevo sempre per le iniziative trasversali. Alla lunga ho capito che non dedicavo tempo alle attività davvero importanti. Ora faccio una revisione mensile del mio calendario e mi chiedo: “Questo sta aiutando il mio team o porta avanti una priorità chiave?” Se la risposta è no, rifiuto o suggerisco una soluzione migliore.

Come fare:

  • Rivedi il calendario della settimana scorsa e confrontalo con le tue prime 3 priorità.
  • Chiediti: “A cosa ho detto sì che non era necessario?”
  • Abituati a concederti una pausa prima di accettare qualche impegno.
  • Dì: “Fammi controllare priorità e calendario” invece di rispondere subito "sì".

10. Fai Vere Pause (e Vere Vacanze)

Essere leader non significa andare avanti ad oltranza. Prendersi delle pause – vere – ti aiuta a ricaricarti, a promuovere abitudini sostenibili e a creare sicurezza psicologica nel team affinché anche loro possano farlo. Non si tratta solo di sfruttare i 15 minuti e la pausa pranzo durante la giornata (anche se sono importanti), ma vuol dire davvero prendersi del tempo per disconnettersi dal lavoro, liberare la mente, ricaricarsi e magari vivere qualcosa che ti aiuti a vedere il lavoro da una prospettiva diversa. 

 ✅ Riduce il burnout
✅ Costruisce la resilienza del team
❌ Richiede fiducia nel proprio team
❌ Preparazione e delega possono sembrare impegnative all'inizio

Come l’ho fatto io: In passato controllavo Slack anche in ferie e restavo aggiornato, convincendomi che, al ritorno, sarebbe stato più facile riprendere. Mi sembrava di essere responsabile, ma questo mandava un messaggio sbagliato al mio team. Ora preparo un piano di delega, aggiorno il messaggio “fuori sede” e mi disconnetto del tutto. Anche il mio team fa così, e ne beneficiamo tutti.

Come fare:

  • Segna in anticipo le ferie sul calendario e difendile con cura.
  • Delega in modo chiaro prima di assentarti, non semplicemente sparendo (super importante).
  • Incoraggia il tuo team a prendersi anche lui il proprio tempo libero.
  • Da’ il buon esempio con pause pranzo, venerdì senza riunioni o passeggiate pomeridiane quando possibile.

Consiglio professionale: Mi piace essere strategico nel piano di copertura quando vado in ferie. Se ci sono compiti di cui mi sono sempre occupato ma che magari voglio iniziare a lasciare andare, trovo un sostituto che so possa gestirli e che abbia tempo di mantenerli anche quando rientro. Preferisco assentarmi abbastanza a lungo da consentire a qualcuno di gestire parte di un’attività e sviluppare competenze in quell’ambito, così al mio ritorno non ha comunque più senso che la riprenda io.

Il punto? Questo aiuta a far crescere il mio team e, allo stesso tempo, mi permette di tornare e occuparmi direttamente della nuova emergenza, invece di dover semplicemente riprendere le cose di prima. Tutti si sviluppano e si va avanti. Vittoria per tutti!

Guida Rapida alla Gestione del Tempo per i Leader

Se hai poco tempo (ironico, vero?), usa questa tabella di riferimento rapido per individuare subito la strategia che risponde meglio alla tua principale difficoltà. Che tu sia sommerso dalle riunioni, non riesca a gestire la posta o abbia solo bisogno di un reset, qui troverai una soluzione per riprendere il controllo del tuo tempo e guidare in modo più intenzionale. Scegline una, provala questa settimana e osserva cosa cambia.

StrategiaMigliore perConsiglio rapido
1. Dai priorità come un PresidenteTroppi incarichi in competizioneUsa la Matrice di Eisenhower + il criterio 80/20 ogni lunedì mattina.
2. Delega con scopoTi senti il collo di bottigliaDelega risultati, non solo compiti, e sviluppa le competenze del team.
3. Time Blocking e Mega-BatchingAttenzione dispersa o tanti cambi di contestoBlocca sessioni da 90 minuti 2-3 volte a settimana per il lavoro profondo.
4. Definisci (e rispetta) i confiniRischio di burnout o agenda caoticaComunica i tuoi orari di lavoro e proteggi gli slot “no meeting”.
5. Riunioni che contanoTroppe riunioni poco incisiveEsigi uno scopo chiaro e ordine del giorno condiviso per ogni meeting.
6. Abbina i compiti al livello di energiaFatichi a concentrarti o a prendere decisioniAffronta il lavoro strategico nella tua fascia oraria di massima energia.
7. Elimina i ladri di tempoOre perse tra notifiche, avvisi e interruzioniControlla Slack/email in batch e silenzia spesso le notifiche.
8. Regola del “tocca e risolvi”Sovraccarico da email o confusione mentaleGestisci subito ogni compito rapido (<2 min).
9. Gestione delle scelteDici troppo spesso sìRivedi il calendario della settimana passata: cosa non era utile ai tuoi obiettivi?
10. Concediti vere pauseTi senti stanco o sempre "connesso"Stacca davvero durante ferie/permessi e crea una cultura sana del tempo libero.

Riprenditi il tuo tempo, la tua serenità e la tua produttività

Ora è il momento di riconquistare tempo, serenità e produttività con questi semplici consigli di gestione del tempo. La buona notizia è che non devi metterli in pratica tutti e dieci subito (o magari mai). Scegline uno o due che ti sembrano sostenibili adesso. Può essere spegnere le notifiche per un’ora, programmare una sessione di lavoro da 90 minuti questa settimana o finalmente prenotare quella vacanza che continui a rimandare.

Il mio punto di partenza preferito è la regola dei 2 minuti: se un’attività richiede meno di due minuti, falla subito. La prossima volta che qualcuno ti chiede di dare un’occhiata a qualcosa o approvare un’attività rapida, e non sei immerso nel lavoro profondo, occupatene immediatamente. Così non dovrai scavare nella posta più tardi, cercare di nuovo i materiali o sforzarti di ricordare di cosa si trattava.

Ecco come iniziare, con alcuni esempi pratici:

  • Blocca uno spazio del tuo calendario questa settimana per il lavoro concentrato. Quel report che continui a rimandare? Pianifica la mattina di mercoledì e chiamala “Lavoro Profondo: Scrittura del Report”. Attiva la modalità Non Disturbare. Se qualcuno prova a prenotarlo, non cedere senza combattere.
  • Dì no a una riunione poco rilevante. Hai appena ricevuto un invito a una "sincronizzazione veloce" senza ordine del giorno e con dieci partecipanti? Passa. Prova a rispondere con qualcosa tipo: “Puoi inserire gli aggiornamenti o domande chiave su Slack?” Risparmierai 45 minuti e forse farai nascere una nuova tradizione di team.
  • Delega un’attività che non richiede il tuo intervento diretto. Stai ancora modificando le presentazioni per ogni aggiornamento di progetto? Affidala a qualcuno che è pronto a crescere. Dì: “Mi fido del tuo giudizio. Ecco la struttura che seguo di solito. Vai pure e, se serve, farò un controllo a campione.” Ta-da! Non sei più il collo di bottiglia e offri un’opportunità di sviluppo.
  • Prova la regola dei 2 minuti. Apri la tua casella di posta. C’è una richiesta semplice che aspetta, come revisionare un documento veloce o rispondere sì/no a una domanda. Invece di segnalarla per dopo e dimenticartene due volte, falla subito se non sei già immerso nel lavoro concentrato. Se ci metti meno che a scaldare il pranzo nel microonde, è un successo.
  • Prenditi davvero quella vacanza che stai pianificando. Blocca le date. Avvisa il tuo team in anticipo e prepara un piano di copertura. Imposta lo stato su “In pausa per ricaricarmi, non controllo l’email, chiamami solo se l’edificio va a fuoco.” E poi stacca davvero la spina. Il tuo team se la caverà benissimo e tu tornerai più lucido, non più come se avessi solo il 3% di energia.

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