Come le soft skill possono aiutarti a trovare lavoro nel project management

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Michael Mordak: Ciao, sono Michael di The Digital Project Manager e benvenuto all’odierno Member Spotlight! Siamo riusciti a mettere insieme la più grande e agguerrita collezione di project manager che là fuori stanno generando cambiamento e sfidando i paradigmi nei progetti di oggi. Questa community è composta da persone che probabilmente volevano fare qualcosa di completamente diverso nella vita.

Ma, anche se proveniamo tutti da contesti, ruoli e settori diversi, abbiamo trovato la nostra vocazione nell’organizzare il caos che è—il progetto. Le nostre storie uniche sono state plasmate dalle lezioni imparate, dalle competenze sviluppate e dalle persone incontrate lungo il cammino. Se vuoi unirti a noi, o solo saperne di più sulla membership, visita il nostro sito thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oggi parliamo con uno stimato membro della community e digital project manager, Ryan Gilbreath. Ryan, come molti di noi, non sapeva cosa voleva fare come carriera. Una laurea in economia gli ha permesso di entrare nel mondo del lavoro con un ruolo entry level nell’assistenza clienti, e da lì ha avuto l’occasione di cambiare ruolo e supportare il team PM come coordinatore.

Dopo aver acquisito esperienza, è riuscito a trovare un ruolo da PM in un’agenzia, dove ha continuato a perfezionare la sua professionalità. Sentiremo il racconto di Ryan come digital project manager, come trae spunto dai suoi interessi per eccellere nel suo ruolo, l’importanza delle soft skill e come queste possono aiutarti a salire di livello da coordinatore a project manager.

Ryan, voglio innanzitutto ringraziarti per il tempo che ci dedichi oggi e per essere qui a rispondere ad alcune domande. Ma vorrei andare subito al dunque: quali erano i tuoi piani da giovane? Qual era il lavoro dei tuoi sogni? Cosa volevi diventare da grande?

Ryan Gilbreath: Ottima domanda. L’ho proprio scritto in passato. Ho fatto un esercizio nei miei vent’anni per aumentare un po’ la consapevolezza su dove volevo andare. Ma ricordo chiaramente che da bambino volevo diventare archeologo. Mi affascinava per i film che guardavo, tipo Indiana Jones e La Mummia. Ero incuriosito anche dall’Egitto.

Mio padre era molto interessato alla storia, soprattutto storia africana e storia della Guerra Civile (che è abbastanza casuale), ma parlavamo anche di Egitto insieme. Ed ero davvero stimolato dall’idea di andare a scoprire, scavare e trovare potenziali reperti, mummie, ovviamente. Mi ha sempre incuriosito l’Egitto in generale.

È buffo, quella curiosità e la scoperta di nuove cose li uso anche nel mio lavoro. Sono una persona molto curiosa. Mi piace scavare, mi piace imparare. Sicuramente ho portato un po’ di quell’attitudine in ciò che faccio adesso. Poi, in università, volevo fare il produttore musicale. Amavo creare beats in camera con gli amici.

E ancora, la curiosità, il fare qualcosa di nuovo, di creativo, mi piaceva tantissimo. Quindi direi che tra l’archeologo da bambino e il produttore da universitario, è divertente vedere come quelle passioni e competenze si siano ripresentate in ciò che faccio oggi.

Michael Mordak: Sì, è curioso perché possono sembrare lavori diversissimi, soprattutto rispetto al project management. Ma appena hai detto archeologia e preistoria, mentalmente ho tracciato subito dei parallelismi. Sarebbe davvero fantastico, perché in archeologia, come hai detto, scavi dentro le cose, scopri. Ma arrivare alle risposte giuste, non puoi fermarti alla superficie se vuoi capire perché qualcuno fa qualcosa o quali sono i veri obiettivi.

Quindi si vede come questi desideri e motivazioni di fondo riescono a collegarsi al lavoro che hai ora. È davvero interessante. Amo il tuo percorso, come passi dall’archeologia al PM, ma così puoi scavare ancora di più nei dettagli.

Quando è stato il momento in cui hai abbandonato l’idea di fare l’archeologo e hai deciso di studiare produzione?

Ryan Gilbreath: Beh, è stato un cambio quasi banale. Da bambino suonava bene. Ma il motivo era molto infantile.

Non volevo patire il caldo nel deserto. Tutto qui. Mi sono detto: forse devo rivedere questa scelta. Da adolescente, ero nella marching band, nel programma scolastico, e adoravo suonare le percussioni. Mi piaceva essere nei cosiddetti cerchi di tamburi (non quelli hippie), ma dove improvvisiamo insieme, ognuno contribuisce al ritmo, alla melodia. La creatività improvvisata mi piaceva molto ed era una vera collaborazione.

Quando fai parte di una band, o di una drum line, c’è una forte collaborazione: tutti devono fare la propria parte affinché la canzone, la melodia, il ritmo funzionino. E oggi vedo la stessa vibrazione, il desiderio di essere produttore e l’archeologia dello scavare in profondità.

È pazzesco, parlarne ora fa riflettere su quanto tutto ciò si sia intrecciato nel mio lavoro attuale.

Michael Mordak: Quindi è stato quello che ti ha portato all’università per la produzione musicale e poi...

Ryan Gilbreath: In realtà è buffo perché poi non ho studiato produzione. Ho studiato gestione aziendale.

Michael Mordak: Ah.

Ryan Gilbreath: Sì, sì. Una laurea generica. Non sapevo davvero cosa volevo fare. Quindi ho pensato: almeno così ho un titolo in economia. Magari si può spendere. E così è stato.

All’università mi interessavano molto le arti musicali, la produzione ecc. Una volta laureato, ho cercato di realizzare questi sogni. Avrei voluto trasferirmi a New York a lavorare negli studi là. Poi mi sono chiesto se quello fosse lo stile di vita che volevo davvero a lungo termine.

E così ho iniziato a esplorare altre opzioni, ed è lì che mi sono avvicinato al mondo tecnologico. E mi fermo qui.

Michael Mordak: Bellissimo. E onestamente, trovo che ci siano tanti punti in comune fra il tuo percorso e il mio. Credo che molte più persone siano così: si va all’università dopo la scuola superiore e, come te, non avevo idea di cosa volessi fare.

E pensavo la stessa cosa: "Economia, va bene, prendo una laurea in commercio e poi posso fare qualsiasi cosa", perché è molto generico. E infatti sembra che per te abbia funzionato, perché sei riuscito a trovare un’opportunità. Qual è stata la prima occasione che ti ha spinto in questa direzione?

Ryan Gilbreath: Quando mi sono laureato, ho trovato un paio di lavori a contratto con Capital One, uno come tecnico di supporto, dove facevo soprattutto ricerche e assistenza clienti per un nuovo software di integrazione sportello bancomat. Ero spesso impegnato in test e indagini. Poi sono passato ad un altro contratto come project coordinator sempre a Capital One, dove ho potuto vedere davvero: qui c’è qualcosa di interessante.

Un grande progetto enterprise in corso da anni. Il mio ruolo era supportare il team, i project manager, assicurarmi che avessero dati, informazioni, risorse. Quelle competenze sviluppate a Capital One mi sono servite quando sono entrato in un’agenzia come project manager, che poi è diventato digital project manager.

Credo che dal 2010 e negli anni successivi ho iniziato a vedere che era davvero stimolante lavorare su siti web e applicazioni per piccole aziende. Il ritmo frenetico, progetti da tre a sei mesi, mi corrispondeva: entra, impara tutto quello che puoi, esci, vai al prossimo progetto. Questo mi incuriosiva molto.

Michael Mordak: Mi piace come hai potuto assaporare il mondo dei PM e gradualmente ti sei avvicinato e hai lavorato per raggiungere quell’obiettivo. Questo racconto secondo me è importante perché mostra che non avevi una meta precisa fin da bambino. Hai suonato d’orecchio, seguendo ciò che ti incuriosiva, ed è un messaggio positivo e un po’ diverso dal solito.

Ryan Gilbreath: Esattamente. Credo sia importante capire che esci dall’università con un obiettivo, una meta, ma a volte ti capita una deviazione, la segui e ti ritrovi a scoprire nuove cose di te stesso che ti appassionano.

È davvero un viaggio.

Michael Mordak: E sarei curioso: pensi che, essendo aperto ai cambi di rotta e alle transizioni, ti sia trovato spesso a "rincorrere" gli altri che magari erano già più avanti rispetto a te?

O sei riuscito ad adattarti in fretta senza grandi ricadute in termini di percorso?

Ryan Gilbreath: Bella domanda. All’inizio sì, avevo l’impressione di dover rincorrere. Passare da project manager in una grande azienda come Capital One significava seguire procedure, standard, metodologie rigorose. Non c’era molta flessibilità, specialmente nel 2010, l’anno in cui mi sono laureato.

All’epoca l’Agile non era diffuso in Capital One, si lavorava soprattutto in Waterfall. Da coordinator osservavo tanti progetti gestiti in Waterfall. Poi, con l’esperienza in agenzia, ho imparato l’Agile e nuovi framework.

Ho dovuto colmare delle lacune, mi sono formato molto. Come tanti PM, mi sono aggiornato su YouTube, usando tutte le risorse disponibili: non mi vergogno a dirlo. Spesso nel project management ti ritrovi a dover mettere in pratica cose nuove direttamente sul campo.

Devi solo provarci e sperare funzioni, sapendo che ci sarà anche qualche fallimento, e va bene così. L’importante è imparare dagli errori e portare avanti la lezione sul nuovo progetto.

Michael Mordak: Ottimo spunto che hai dato e che posso confermare. Molti mi dicono che leggono la nostra pubblicazione o entrano nella community e seguono anche il canale Slack proprio per estrarre conoscenze e risorse da portare nel proprio lavoro.

E poi far sembrare di sapere di più o saperne davvero di più, perché è conoscenza collettiva, non solo tentativi ed errori da soli.

Ryan Gilbreath: Sì, assolutamente. Sento spesso dire anche da Galen, da PM più esperti di me, che lavorano da anni, che il project management è ancora una pratica in continua evoluzione. Ho imparato che lavorando in agenzia l’Agile sembra perfetto ma spesso non funziona su ogni progetto perché i clienti non sanno neanche cosa sia lo Scrum. Vogliono solo che ascolti le loro richieste e sviluppi un prodotto.

Non vogliono sentir parlare di product owner o stakeholder, non sanno che cosa significhi. Quindi bisogna anche formarli. A volte sono disposti, ma manca la reale intenzione o impegno per abbracciare il processo.

Questo mi ha insegnato che anche se puoi essere Scrum certified, portare i processi, se ti irrigidisci troppo non sei agile, soprattutto in agenzia.

Bisogna incontrare le persone dove sono e collaborare per ottenere il meglio dal team. È sempre un dare e avere.

Michael Mordak: Ricollegandomi alla tua esperienza da percussionista: serve collaborazione e portare tutti in sintonia.

Ryan Gilbreath: Ottimo punto.

Michael Mordak: Sì. Ottimo punto.

Abbiamo parlato delle esperienze che ti sei portato dietro. C’è qualcosa che vorresti evidenziare riguardo esperienze lavorative precedenti che ti hanno davvero avvantaggiato nel passaggio a PM?

Ryan Gilbreath: Domanda interessante, grazie di averla fatta. Una delle mie forze come project manager è la capacità di mettere a proprio agio chi mi sta vicino, creando uno spazio dove essere vulnerabili. L’ho sempre notato. Ne ho parlato spesso.

Anche altri me lo hanno riconosciuto: essere disponibile, dare spazio agli altri per parlare o portare problemi (anche sul progetto). Ne sono grato perché mi ha aiutato molto nella carriera. Ho investito tempo nel migliorare questa attitudine e capire quando usarla e quando portare me stesso davvero sul campo. Oggi più che mai si parla di autenticità al lavoro e di essere autentici.

Credo che questo abbia contribuito al mio successo nel ruolo: autenticità, empatia, far sentire gli altri a proprio agio. Mi ha aiutato tanto. E ti rilancio con un’altra domanda: cosa avrei voluto imparare meglio o su cosa avrei voluto lavorare di più?

Michael Mordak: Sì.

Ryan Gilbreath: Riguardo ciò, ammetto che lo stereotipo del PM è di essere molto analitico, poco loquace, timido, fissato coi dettagli, regole e policy—which è vero, fino a un certo punto. Ma una cosa che vorrei davvero padroneggiare di più sono le risorse e le previsioni di budget.

Quella è la parte che richiede più impegno da parte mia per essere precisi. Vuol dire dedicare più tempo, fare prove e assicurarsi che i numeri siano giusti. Non è il mio talento principale, ma ho imparato nel tempo a usare strumenti e a pianificare bene per garantire che i miei dati siano accurati.

Servono pianificazione e consapevolezza, e quando condivido un report devo sapere di averci dedicato il tempo e l’energia necessari. Quindi, per chi come project manager non ha questa skill innata, suggerisco di usare strumenti e tempo per trovare la propria soluzione. Serve consapevolezza di sé.

Michael Mordak: Sì, è interessante quello che stai dicendo: tu hai portato delle soft skill—approccio accogliente, creare spazi sicuri, pazienza con le persone—mentre magari alcune delle competenze tecniche/hard skill, come la pianificazione o i budget, sono punti dove serviva crescere.

Ma pensi che sia il percorso più ideale o avresti preferito padroneggiare entrambe fin dall’inizio?

Ryan Gilbreath: Bel quesito. Davvero.

Rispondo sì e no. All’inizio sono state le soft skill a darmi le opportunità: la capacità di adattarsi e trovare risposte al volo. Se fossi entrato solo con le hard skill ma senza soft skill, non sarei stato ricordato.

Ora, dopo quasi dieci anni, ho affinato quelle hard skill (pianificazione, scheduling, risorse, budgeting, ora mi viene naturalmente) ma ci è voluto tempo. Sì, avrei voluto perfezionarle prima, ma sono anche grato che le soft skill siano venute naturali. Così ho potuto lavorarci e investirci tempo.

Michael Mordak: Ottimo spunto. Mi piace come lo hai spiegato. Avrei tante altre domande, è stata una bellissima conversazione... ma purtroppo il tempo è finito. È volato!

Grazie davvero, Ryan, per il tuo tempo e per aver condiviso la tua esperienza. Credo davvero—magari sono di parte—che ascoltare frasi come "ci vuole tempo, nessuno ha tutto chiaro subito, va bene essere adattabili, va bene sentirsi indietro a volte perché le risorse ci sono" sia di grande aiuto.

Che sia la community, una certificazione o il semplice trial and error, le risorse per aggiornarsi esistono.

Quindi grazie di cuore.

Ryan Gilbreath: E aggiungo un’ultima nota: datti anche il permesso di sbagliare. Quando ti avvicini al DPM, sicuramente hai già molte skill e una bella esperienza alle spalle. A volte non si ha il tempo di allenare tutto, ma sii indulgente con te stesso, sii consapevole di dove sei e su cosa devi lavorare. E impegnati nel processo.

Michael Mordak: Un bellissimo consiglio. Grazie per averlo condiviso.

Ryan Gilbreath: Grazie a te, Michael.

Michael Mordak: Grazie per aver seguito il nostro Member Spotlight con Ryan. Ha davvero moltissime altre conoscenze e spunti da condividere. Vieni a parlarne con noi sul canale Slack insieme a tutta la nostra community di digital PM. Puoi saperne di più sulla membership sul nostro sito thedigitalprojectmanager.com/membership.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.