Brucia Baby, Brucia (con Lynn Winter di Manage Digital)

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Ben Aston

Benvenuti al podcast DPM dove andiamo oltre la teoria per dare consigli esperti di PM, guidando migliori progetti digitali. Grazie per essere all’ascolto. Sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager. Mi chiedo: ti è mai capitato di sentire che anche volendo, semplicemente non ti importa, o magari senti che non riesci proprio a farti coinvolgere? Ti senti esausto, apatico e qualsiasi cosa tu faccia, proprio non ce la fai. Magari sei talmente stanco che senti di non avere più energia, la memoria sembra vacillare, non dormi bene e ti ammali. Forse ti senti più alienato, isolato, e magari inizi persino a trascurarti. Sei agitato oppure senti che le tue prestazioni non sono quelle di sempre. Stai saltando delle scadenze, ti impegni meno nei progetti in cui lavori, o semplicemente non riesci a concentrarti come dovresti.

Avere uno o due di questi segnali qua e là fa parte della vita normale per tutti noi, tutti abbiamo delle brutte giornate. Ma quando ti rendi conto che questi sintomi persistono da tanto tempo, potresti essere vicino al burnout. In questo podcast parleremo dei segnali del burnout e di come affrontarli insieme a qualcuno che è stato "bruciato" ma ne è uscito dall'altra parte. Oggi è con noi Lynn Winter, freelance digital strategist. Lavora soprattutto con non profit e nella community open source. È una digital project manager, una content strategist, e lavora anche nella user experience. Porta quindi un approccio molto olistico al suo lavoro.

Quest’anno parleremo anche di altro: lo scorso anno Lynn ha lanciato la Manage Digital conference, una conferenza locale per DPM in Minnesota. Ne parleremo tra poco, ma ciao Lynn.

Lynn Winter:

Ciao. Grazie per avermi invitata.

Ben Aston

È un piacere averti con noi. Prima di tutto vorrei capire la tua "specialità" perché sei una project manager digitale freelance, content strategist, esperta in UX. Quindi come ti presenti e di cosa ti occupi nella quotidianità?

Lynn Winter:

Sì, ho iniziato la mia carriera gestendo progetti e sono passata dal mondo della produzione televisiva al digitale intorno al 2008. Mi sono sentita molto fortunata in una piccola agenzia dove, proprio per le dimensioni ridotte, ho potuto sperimentare tanti ruoli e crescere. Dopo aver acquisito dimestichezza con il project management, mi sono occupata anche di gestione dei clienti, UX, content strategy, testing e altro. Proseguendo in altre realtà, ho avuto modo di approfondire queste aree. Qualche anno fa sono diventata freelance, concentrandomi su content strategy e user experience. Ma ovviamente la parte PM non la lascio mai, fa sempre parte di quello che faccio.

Ben Aston

Interessante! Hai raccontato di essere stata in una piccola agenzia dove hai avuto l’opportunità di indossare tanti cappelli differenti.

Lynn Winter:

Mm-hmm (affermativo)-

Ben Aston

Come sei riuscita a gestire questa situazione senza pestare i piedi agli altri? Da PM siamo spesso controllori, vogliamo occuparci di tutto. Come hai fatto in modo che gli altri non si sentissero messi da parte?

Lynn Winter:

In realtà si è trattato di trovare aree in cui l’azienda aveva bisogno di crescere. I progetti erano da 30.000 dollari e poi sono arrivati a valerne un quarto di milione, quindi abbiamo espanso i servizi. Era una questione di capire chi era interessato a cosa. Se c’era qualcosa che piaceva anche a me e qualcun altro non era interessato, allora lo prendevo io. C’era complementarità con altri membri del team, ad esempio una persona si occupava più della UX e del design a un livello più strategico, mentre io mi trovavo benissimo a lavorare, per esempio, con un foglio excel da 20.000 contenuti. Poi ci passavamo il testimone a diversi livelli.

Ben Aston

Bello. In agenzie più grandi i ruoli sono molto più definiti e si rischia di essere “incasellati” come PM senza poter fare altro. Invece è bello che tu abbia potuto sperimentare più aree. Quali sono le organizzazioni con cui lavori attualmente? Su quali progetti sei impegnata?

Lynn Winter:

Lavoro con 3-4 agenzie, alcune locali qui in Minnesota, altre sparpagliate negli USA a seconda delle necessità. Adesso sto seguendo molti progetti educativi – siti di distretti scolastici e college – e anche progetti nell’housing sociale, per un studio legale. Un po’ di tutto, dipende da cosa emerge.

Ben Aston

Lavorando spesso con i non profit, trovi che il tuo approccio nella gestione del progetto sia diverso rispetto al settore privato?

Lynn Winter:

Sì, decisamente. Mi sono ritrovata nei non profit perché è la mia natura: avevo iniziato in una stazione PBS no profit, ho proseguito su quella strada. Ho lavorato anche con agenzie per clienti commerciali, ma sembrava parlassimo lingue diverse. Il lavoro no profit è più incentrato sulla missione e sull’impatto. Spesso hanno risparmiato per anni per avviare un grande progetto e per loro conta molto di più. Sono progetti più “preziosi”. In quei casi la gestione è più collaborativa, si lavora insieme. Nel privato c’è più budget, più cambiamenti frequenti, quindi si è più rigidi con documentazione, regole e tracciamenti. Nei non profit le cose sono più rilassate, spesso non lavoro nemmeno con un vero reparto marketing ma con una sola persona. Insomma, cambia l’atmosfera e devi sapere adattarti.

Ben Aston

Esatto. Quando hai clienti abituati a lavorare con agenzie è diverso rispetto a chi affronta il suo grande progetto “del decennio” e non sa bene da dove iniziare. Spesso bisogna proprio accompagnare il cliente passo passo.

Lynn Winter:

Sì, per me la formazione e la condivisione delle conoscenze sono fondamentali. Mi piace educare il cliente e lasciargli strumenti per proseguire autonomamente dopo la fine del progetto.

Ben Aston

A proposito di condivisione, parliamo della Manage Digital conference che hai lanciato lo scorso anno, giusto?

Lynn Winter:

Giusto.

Ben Aston

Da dove è nata l’idea?

Lynn Winter:

Sono stata a un summit DPM organizzato dal Bureau of Digital tanto tempo fa, credo 5 anni fa ad Austin. È stato davvero importante per me. All’epoca l’agenzia per cui lavoravo era molto impegnata nella community Drupal – anche questa fantastica – ma era quasi tutta di sviluppatori. Mi trovavo in conferenze da 2-3 mila persone dove cercavo disperatamente un altro PM con cui sentirmi affine, condividere esperienze. Quando andai al summit DPM fu una rivelazione: finalmente potevo confrontarmi con chi condivideva il mio ruolo. Negli anni dopo, tante persone sono venute da me a chiedere consigli, mentoring, chi assumere. Mi sono resa conto che localmente mancava qualcosa per i PM, poche opzioni di crescita. Così avendo più tempo da freelance ho deciso di organizzare qualcosa. In poco tempo siamo riusciti a far partecipare 140 persone alla prima edizione: una grande soddisfazione.

Ben Aston

Bene! Cosa ci aspetta nella prossima edizione? Non manca molto ormai, giusto?

Lynn Winter:

Esatto, sarà il 9 maggio. Simile all’anno scorso ma con qualche differenza nel formato. Il focus sarà prima il networking, poi la formazione. Voglio costruire una rete locale di PM per facilitare ricerca lavoro e mentoring. Quindi ci saranno più occasioni di networking: tavole rotonde tematiche, momenti di condivisione. Dai feedback, molti hanno apprezzato il grande valore della conoscenza reciproca tra i partecipanti. Anticiperemo anche l’happy hour così da permettere alle persone di socializzare prima di dover andare a prendere i figli a scuola. Vogliamo più spazio e occasioni libere per conoscersi.”

Ben Aston

Ottimo! Se qualcuno vuole saperne di più sulla conferenza, dove andare?

Lynn Winter:

Sul sito managedigital.io. I biglietti vanno via velocemente, se vi interessa registratevi subito.

Ben Aston

È una conferenza di un giorno, giusto?

Lynn Winter:

Esatto.

Ben Aston

A Minnesota?

Lynn Winter:

A Minneapolis.

Ben Aston

A Minneapolis, giusto. La geografia americana…

Lynn Winter:

È una città gemella. C’è anche l’aeroporto vicino, dai!

Un altro punto è tenere la conferenza accessibile dal punto di vista economico. Vogliamo che tutti possano partecipare, quindi il costo è contenuto (ora siamo fuori dal prezzo early bird, ma il prezzo attuale è di 175), così da renderla abbordabile.

Ben Aston

Ottimo! Passiamo all’argomento del burnout. Diamo per scontato che tutti sappiano cos’è il burnout, ma spiegaci meglio tu come lo definisci.

Lynn Winter:

Il burnout è essenzialmente un esaurimento sia fisico che emotivo. Si raggiungono dei muri sia dal punto di vista fisico che mentale. Non è solo un cambiamento fisico, ma anche l’esaurimento mentale: ti senti sfinito, stressato e frustrato.

Ben Aston

Ci sono tante cause diverse. Nella tua esperienza, quali sono i principali fattori che portano al burnout?

Lynn Winter:

Secondo me è dovuto a tre cose: il modo in cui il mondo è cambiato, il luogo di lavoro e noi stessi. Il mondo del lavoro è cambiato: non si smette alle quattro o cinque, ci sono tablet, telefoni, chat Slack e mille altri modi per essere reperibili sempre. È diventato un problema. Il digitale ha questa fama negativa, Silicon Valley docet: è difficile tracciare un confine tra lavoro e vita personale.

Un’altra causa è l’ambiente di lavoro. Per esempio, spesso il ruolo del PM non viene valorizzato come dovrebbe, a volte nemmeno appare nel budget del progetto di proposito perché si pensa che il cliente non voglia pagarlo. Se lavori in un posto che non valorizza il PM, non ti supporta e ti sovraccarica, è fonte di molti problemi.

Infine ci siamo noi stessi: un po’ il mio caso, dato che sono stata in buoni e cattivi ambienti, ma sono sempre quella che dice sì a tutto, “ci penso io, posso farlo, aiuto il team”. Così si accumulano troppe cose e si mettono in atto cattive abitudini. Ho notato anche che chi entra in questo settore in età più avanzata o chi si sente poco sicuro pensa di dover “correre” per mettersi in pari. Spesso però è solo una percezione.

Ben Aston

È difficile trovare l’equilibrio, perché quando inizi in un nuovo ruolo hai voglia di dimostrare, ma se esageri rischi il burnout. Qual è stata la tua esperienza personale?

Lynn Winter:

Forse sono nata così! Già all’università prendevo doppi titoli, lavoro da sempre su più fronti: ho una vita segreta dove faccio riprese sportive per la TV o video interni. Ho sempre portato avanti vari lavori contemporaneamente. Però bisogna guardarsi dentro: prima di puntare il dito sugli altri o sul datore di lavoro, dobbiamo chiederci cosa facciamo noi, le nostre scelte. Stavo mettendo sotto pressione famiglia e lavoro col pensiero "tra quattro o sei mesi andrà meglio". Non è il modo giusto di vivere! Qualche anno fa sono stata licenziata improvvisamente insieme ad altri colleghi. Tutti mi chiamavano per propormi subito altri lavori, ma io sentivo che “Non sono pronta, non voglio, non adesso”. Quello è stato il momento giusto per affrontare la mia situazione ed equilibrio, ripensare obiettivi e scelte. Così ho ripreso lentamente ciò che mi piaceva e ho cambiato anche alcune abitudini personali legate ad alimentazione, attività fisica, per stare meglio.

Ben Aston

Anch’io mi sono trovato in una situazione simile: sempre molto ambizioso, lavoravo giorno e notte, viaggiavo ininterrottamente tra USA e Canada. Alla fine ero sfinito. Il colpo di grazia è arrivato con la nascita del mio secondo figlio. Non dormivo e sono crollato. Ho sviluppato una forma di artrite, dovuta allo sfinimento, ancora oggi ne porto gli effetti. A volte l’ambizione o il voler semplicemente “restare a galla” ci porta al burnout, ma il risultato spesso non vale la pena.

Lynn Winter:

Mi è capitata una situazione fisica simile: sapevo di alcune situazioni difficili in azienda e ho iniziato ad avere finti attacchi cardiaci di notte, mi svegliavo col petto pesante, grande dolore, andavo anche a controllarmi per paura di un infarto, erano attacchi di panico. È stato un campanello d’allarme. Tante persone mi hanno raccontato dopo il mio intervento al summit DPM storie simili.

La mia risposta è: prendiamoci la responsabilità, vediamo cosa possiamo fare per cambiare.

Ben Aston

Giusto.

Lynn Winter:

La vita è breve, tutto può cambiare in fretta. Negli ultimi anni ho perso il vicino per infarto a 40 anni e una cliente ha avuto un tumore. Vanno prese molto sul serio le scelte che facciamo.

Ben Aston

Per affrontare il burnout, nel tuo post suggerisci di partire da piccoli passi: un cambiamento al mese. Qual è stata la tua prima azione?

Lynn Winter:

La prima cosa è stata pensare a cose piccole e concrete, dato che dopo essere licenziata ero emotivamente fuori fase. Ho iniziato con l’alimentazione e l’esercizio fisico. L’anno precedente avevo preso 9 chili stando sempre davanti al computer. Così ho iniziato con frullati verdi (ora li faccio meno disgustosi), prendendo spunto da mia sorella. Poi ho eliminato il glutine e adottato una dieta più sana. Trascorrendo più tempo su Facebook, ho anche comprato un programma di allenamento che faceva esercizi da 20 minuti tre volte a settimana, e mi ha davvero aiutato. Mi sentivo già meglio e da lì ho ripreso lucidità mentale. Quindi per prima cosa mi sono concentrata sull’aspetto fisico.

Ben Aston

Hai anche comprato un unicorno?

Lynn Winter:

Sì! Era una cosa assurda, ma adoro “dire basta” e concedermi qualcosa di divertentissimo una volta all’anno. Sto pensando di comprare un costume gonfiabile da unicorno per sciare sull’acqua! Era enorme, ma purtroppo un pescatore ha bucato la testa con il suo amo.

Ben Aston

Davvero?

Lynn Winter:

Sì, abbiamo avuto la testa sgonfia per metà estate, poi c’è toccato metterla via. L’anno successivo abbiamo comprato un “hot dog” acquatico tipo quelli dei villaggi turistici. Voglio stabilire questa tradizione: ogni estate qui in Minnesota comprare qualcosa di ridicolo e divertente per celebrare.

Ben Aston

Passiamo a come prevenire il burnout. Oltre a recuperare, sarebbe meglio non arrivarci mai. Nel tuo post parli di tre cose: prendere controllo del proprio tempo, fissare confini tra lavoro e casa, investire su se stessi. Cosa hai trovato efficace per ritrovare il controllo sul tuo tempo?

Lynn Winter:

La prima cosa che ho fatto è stata smettere di organizzare tutto seguendo gli altri, facendo finta di poter incastrare sempre tutto io stessa. Noi PM facciamo di tutto purché il progetto sia in tempo, nel budget e soddisfi il cliente, ma poi finiamo per riempirci la giornata troppo e il vero lavoro inizia solo dopo le 17, quando tutti smettono di disturbare. Ho smesso. Tanto lo sappiamo che il cliente ritarderà per dei contenuti o decisioni dell’ultimo minuto, quindi meglio distribuire i carichi senza stress. Dico ai clienti che posso dare una previsione, ma le date precise si decidono strada facendo. Se vado in vacanza, organizzo i meeting senza preoccuparmi troppo, alcuni possono slittare senza problemi.

Un’altra strategia è programmare le sessioni di lavoro bloccandole nel calendario: per quelle due ore faccio solo quella cosa. Da freelance lavoro da casa, quindi spengo tutti i canali Slack. Chi lavora in ufficio può mettere fisicamente il cartello “Non disturbare” sulla porta di tanto in tanto, spiegando ai colleghi che serve per gestire meglio il tempo. Dopo alcune settimane controllo se crea problemi al team. Basta essere chiari e pianificare i momenti produttivi.

Ben Aston

Un’altra idea: se nessuno rispetta il cartello, esci dall’ufficio e vai a lavorare in un bar. Anche per me la pausa pranzo era il momento più produttivo.

Lynn Winter:

Fintanto che nessuno ti trova a pranzo in ufficio...

Ben Aston

Già… E bisogna imparare a prendersi le pause, come dici tu. Se pianifichi tutto sugli altri, finisci per arrivare sempre prima ed andartene per ultimo: così è garantito andare in burnout. Gestire il proprio tempo è cruciale.

Lynn Winter:

Un’altra cosa che faccio ora è raggruppare tutte le riunioni in uno o due giorni la settimana. Questo perché abito a Minneapolis e il traffico può richiedere anche 40 minuti. Se concentro le riunioni i restanti giorni della settimana sono più liberi. Chi lavora in ufficio può adottare la stessa strategia: avere una giornata dedicata alle riunioni e le altre lontane da distrazioni.

Ben Aston

Hai condiviso la tua esperienza, ora hai cambiato approccio lavorativo. Ma quali sono le insidie che fanno rischiare di ricadere nelle vecchie abitudini?

Lynn Winter:

Io sono in una fase di “ricaduta” ora che sto organizzando la conferenza. Se vedi che inizi ad accendere il computer la sera più volte a settimana, attenzione. Se smetti di fare l’attività fisica che ti eri promesso, chiediti il perché. Se in famiglia sei più nervoso e impaziente, probabilmente il problema non è cambiato nei tuoi figli, ma la tua energia. Per me l’inverno è difficile: tra sport e conferenza il carico cresce. Provo a gestirlo “alla Marie Kondo”: prima di dire sì a un extra, mi chiedo se porta vera gioia. Quindi scelgo consapevolmente cosa vale la pena fare, e cerco di assumere un atteggiamento più positivo.

Ben Aston

Concordo: spesso all’inizio della carriera si vuole dimostrare, ma poi si capita che la differenza tra un progetto consegnato in ritardo di due settimane (e una vita vissuta meglio) sta solo nella capacità di dire la verità subito a clienti e team. È meglio una conversazione difficile all’inizio che tre mesi di stress. Essere accondiscendente spesso porta infelicità. Se impariamo a pianificare realisticamente, vivremo meglio e con più gioia.

Lynn Winter:

E se nonostante tutto – averci provato davvero – continui a trovarti male, a scontrarti con l’azienda, allora forse il problema è la cultura aziendale. È capitato anche a me: a Natale avevo troppe cose, ho chiesto di rimandare una consegna, ma la risposta fu: “So che sei sovraccarica, ma devi farcela, arrangiati”. Se la risposta è sempre questa, forse è il momento di cambiare ambiente.

Ben Aston

Hai ragione, ci sono agenzie con una buona cultura del lavoro. Se vuoi cambiare, unisciti al nostro Slack su digitalprojectmanager.com/slack, c’è un canale lavoro, tante offerte, anche da remoto. Se soffri, valuta le alternative.

Lynn Winter:

Contatta la community!

Ben Aston

Grazie di essere stata con noi oggi.

Lynn Winter:

E grazie per aver sponsorizzato Manage Digital. Senza il vostro sostegno questa conferenza non sarebbe possibile. Grazie davvero.

Ben Aston

È stato un piacere. E ora, chi ci ascolta: tu soffri di burnout? Hai suggerimenti per affrontarlo? Scrivili nei commenti e unisciti al nostro Slack su digitalprojectmanager.com/slack per entrare nella community, trovare discussioni e offerte di lavoro. Se il podcast ti è piaciuto, iscriviti e lasciaci una recensione onesta su Apple Podcast: per noi è molto utile per migliorare il programma. Grazie per l’ascolto!

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