Trucchi per la produttività di cui Beyoncé sarebbe fiera (con Tucker Sauer-Pivonka di Crema)

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Ben Aston:

Grazie per ascoltarci, sono Ben Aston e questo è “Il Podcast sulla Gestione Digitale dei Progetti”. Oggi sono accompagnato da Tucker Sauer-Pivonka. Tucker, grazie mille per essere venuto qui con noi.

Tucker Sauer-Pivonka:

Grazie a voi per avermi invitato.

Ben Aston:

Sembra che Beyoncé sia l'equivalente di 20 persone. Sembra essere ovunque, sempre, a fare magie, e probabilmente è perché ha un grande team di collaboratori, ma oggi parleremo di strategie di gestione del tempo che possiamo utilizzare per essere produttivi come Beyoncé.
Parleremo in modo molto pratico e discuteremo alcune cose che possiamo fare per avere più tempo nella nostra giornata. Sono trucchetti semplici che ti faranno risparmiare un sacco di tempo e ti aiuteranno a essere al top come PM.
Ma prima, lascia che ti presenti come si deve Tucker. Tucker è project manager presso Crema e lavora con diversi clienti, start up finanziate, aziende enterprise, facendo tanti prototipi, test per app mobile e web. Tucker, raccontaci qualcosa di te fuori dall'ufficio. Cosa ti piace fare?

Tucker Sauer-Pivonka:

Certo, sì. Tipicamente, mi piace andare in vacanza. Mi piace fare trekking. Ho appena comprato una nuova casa. Tutte queste cose sono quelle in cui spendo il mio tempo libero. In realtà, sono appena tornato dalle Bahamas.

Ben Aston:

Oh, molto bene.

Tucker Sauer-Pivonka:

Giovedì scorso, quindi sono appena rientrato dalle vacanze questa volta.

Ben Aston:

Le Bahamas sono state una buona vacanza per un project manager?

Tucker Sauer-Pivonka:

È stata una vacanza meravigliosa. In realtà non abbiamo fatto praticamente nulla per tutto il tempo, solo rilassati in spiaggia e preso il sole. Cosa si può chiedere di più da una vacanza?

Ben Aston:

Bello. Dicevi che stai facendo delle ristrutturazioni. Sei tu il project manager delle ristrutturazioni?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, sicuramente, per la disperazione di mio marito. Sì, sto decisamente gestendo i lavori di casa come un vero project manager. Abbiamo comprato casa in agosto. Finora non abbiamo fatto grossi lavori, ma stiamo per avviare alcuni progetti ora che è arrivata la primavera, così ci mettiamo in moto anche per l'esterno.

Ben Aston:

Metti la voce da lavoro e il cappello da business anche a casa quando devi organizzare i lavori, per disperazione di tuo marito?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, assolutamente. Ogni tanto devo ricordarmi che quella non è un'azienda cliente, ma la mia vita privata, devo avere un po’ di pazienza in più con mio marito. Non mi serve la sua approvazione scritta su tutto. È tutto quel divertente… lavoro da project manager.

Ben Aston:

"Firma il documento di lavoro. Firma il documento di lavoro", sì. Raccontaci la tua storia. Come sei finito nella gestione digitale dei progetti? So... Ho dato un'occhiata al tuo LinkedIn e sembra che tu abbia iniziato, molto tempo fa, come stilista.
Come si passa da stilista a DPM?

Tucker Sauer-Pivonka:

Certo. Stilista era in realtà un lavoro che facevo all'università. Lavoravo in una piccola boutique. Mi piaceva aiutare i clienti a sentirsi bene con se stessi, vestendoli con abiti che li facevano sentire a loro agio, il che, in realtà, ha qualche punto in comune con il lavoro del PM: fai in modo che il cliente appaia bene davanti al suo capo e al capo del capo. Il passaggio è stato piuttosto naturale quando sono poi passato alla gestione progetti.
Dopo la laurea, ho iniziato come account coordinator in un'agenzia pubblicitaria tradizionale qui a Kansas City. Era un ambiente classico, niente di digitale all'inizio. Ho lavorato molto su materiali stampati e materiale promozionale nel punto vendita, quel tipo di cose.
Poi però hanno notato subito le mie competenze digitali tra i manager. Così mi sono ritrovato a sviluppare una piattaforma intelligente per il marketing locale, che abbiamo creato in quell’agenzia. È lì che è iniziato il mio percorso digitale a livello professionale.

Ben Aston:

Bene. Ma allora da dove provenivano le tue competenze digitali? Mi incuriosisce sempre. Credo sia simile anche al mio percorso, ma dove affilavi segretamente le tue competenze digitali?

Tucker Sauer-Pivonka:

Penso che fin da bambino io sia sempre stato curioso… Ho iniziato ad appassionarmi ai computer, capire come funzionano, così quando ero piccolo, avrò avuto cinque anni quando ho avuto il primo computer, lo smontavo e rimontavo per capirlo, proprio a livello generale.

Ben Aston:

Sì. Staccare l’hard disk.

Tucker Sauer-Pivonka:

Esatto, esatto. E da lì è stato tutta una questione di smanettare con programmi diversi, capire cosa si può o non si può fare con certi tasti, comandi, ecc. E la cosa è cresciuta da lì in avanti.
Al liceo le competenze digitali si sono sviluppate ulteriormente. Poi all’università mi sono trovato a dover scegliere che direzione prendere per la carriera. Ho scelto un percorso in comunicazione, perché era più generico e non ero sicuro della direzione.
Ma ho continuato a coltivare le competenze digitali con qualche lavoretto, una serie di esperienze part-time durante l’università. Sapevo che era la strada che volevo seguire, dovevo solo capire quali tappe e quali step superare per arrivarci.
Per fortuna, grazie al lavoro in agenzia pubblicitaria, il percorso si è avviato in modo naturale.

Ben Aston:

Bene. Sono sempre incuriosito da chi si è sempre interessato al digitale. Hai parlato di progetti personali durante l’università. Ora stai lavorando su qualche progetto digitale per conto tuo?

Tucker Sauer-Pivonka:

Non al momento.

Ben Aston:

Hai un tuo sito web?

Tucker Sauer-Pivonka:

L’ho avuto in passato.

Ben Aston:

Davvero, vero?

Tucker Sauer-Pivonka:

Non ho nulla ora su cui mi sto focalizzando, solo perché l’ultimo anno è stato molto intenso nella mia vita privata: nuova casa, matrimonio, inizio di un nuovo lavoro. Tutte cose che richiedono di adattarsi a una nuova routine, quindi non ho progetti personali ora, ma sono sicuro che ne avrò presto.

Ben Aston:

Bene. Raccontaci cosa fai da Crema allora. Si dice Crema o Crèma?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì. Non volevo correggerti prima, ma sì, è proprio così... Siamo Crema.

Ben Aston:

Ho avuto un momento di dubbio. Sai quando pensi: “Non so se lo sto dicendo giusto”. Scusa se ho storpiato anche il tuo cognome.

Tucker Sauer-Pivonka:

No.

Ben Aston:

Era giusto?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, giustissimo. Lo hai pronunciato bene, Tucker Sauer-Pivonkavonka. Sì, Crema... Una volta ci chiamavamo Crema Lab, ma ci confondevano con Criminal Lab, quindi abbiamo abbreviato in Crema.
Sono project manager qui da Crema, ma dato che siamo un’agenzia orientata ai prodotti, per noi la parola digitale è quasi superflua, è tutto sottinteso.
Nel mio ruolo sono spesso scrum master e a volte anche product owner, a seconda delle esigenze del cliente. Al di fuori di queste responsabilità, mi assicuro che il mio team abbia tutto il necessario per avanzare, che soddisfiamo obiettivi e richieste dei clienti, e cerco sempre di ottimizzare i processi. Il consueto lavoro del project manager digitale.

Ben Aston:

Bene. Puoi parlarci di qualche progetto interessante su cui stai lavorando adesso e di cui puoi parlare?

Tucker Sauer-Pivonka:

Alcuni non posso raccontarli per questioni di riservatezza, ma sì, sto lavorando su progetti complessi e molto interessanti. A dire il vero, sono i miei preferiti. Il motivo per cui volevo entrare nel digitale è che spesso abbiamo idee molto complicate che devono essere rese semplici e intuitive per l’utente finale.
Ora sto lavorando su alcuni progetti che rientrano esattamente in questa categoria. Sono tra i lavori più divertenti da gestire.

Ben Aston:

Bene. Parliamo dell’articolo che hai scritto. Va alla grande con le statistiche. Ne parlavamo prima di iniziare la registrazione. Credo aiuti il fatto che si parli di Beyoncé. Forse perché Beyoncé è appena stata morsa.

Tucker Sauer-Pivonka:

Tempismo perfetto.

Ben Aston:

C’è molta eccitazione intorno a Beyoncé in questo momento. Se non avete letto l’articolo, dategli un’occhiata. Abbiamo anche creato un’infografica da condividere, quindi fatelo! Soprattutto se pensate: “È interessante, ma non ho tempo di ascoltarli fino alla fine,” questo podcast fa proprio al caso vostro.
Oggi, infatti, si parla di essere più produttivi non facendo più cose, ma lavorando in modo più intelligente. Non si tratta di essere impegnati, è questione di saper focalizzarsi sui compiti giusti senza distrazioni.
Nell’articolo si parla di cinque tecniche. Parli di calendar blocking, riduzione delle distrazioni, gestione dell’energia, priorità e impostazione degli obiettivi. Ah, e anche di ottenere risultati nelle riunioni. Quindi se non l’avete letto, correte a leggerlo.
Per chi ci ascolta adesso, puoi spiegare cos’è il calendar blocking? Come funziona?

Tucker Sauer-Pivonka:

Certo. È una delle mie strategie preferite tra quelle che uso nel tempo. In sintesi, è un concetto molto semplice. Molti pensano di non poterlo fare perché sono sempre presi da emergenze, ma ci sono passato pure io e so che può essere difficile. Tuttavia, li incoraggerei a provare questa strategia proprio per uscire dal vortice delle emergenze.
Il maggior vantaggio del calendar blocking, secondo me, è fissare aspettative - sia interne che esterne - sul fatto che serve il tempo necessario per portare avanti il proprio lavoro, e questo non è possibile se si viene continuamente distratti.
Mi è capitato spesso: a fine giornata sei stato in riunioni tutto il giorno o sei stato tirato da una parte e dall’altra, senza tempo per lavorare davvero. Bloccare pezzi di tempo in calendario come “tempo per portare a termine le cose” o “tempo GTD” significa prenotarsi delle vere e proprie riunioni con se stessi per lavorare. Ed è fondamentale.

Ben Aston:

Molto utile. Per chi non lo sapesse, GTD sta per cosa, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

Get Things Done (portare a termine le cose).

Ben Aston:

Get Things Done. È… non ero pratico, all’inizio. Pensavo “GTD, GTD,” poi ho capito il senso. Sono l’unico a non usare questa sigla?

Tucker Sauer-Pivonka:

Non credo. Prima lo chiamavo in altri modi, ma entrando in Crema, qui usano tutti questa sigla, così è diventato naturale anche per me adottarla.

Ben Aston:

Bene, quanto tempo dedichi al tuo tempo GTD?

Tucker Sauer-Pivonka:

I tempi e gli slot cambiano di settimana in settimana, in base al mio carico di lavoro e alle riunioni. A volte riesco a ritagliarmi solo pochi slot da mezz’ora, altre volte un paio d’ore. Dipende davvero dagli impegni.
Spesso noto che, se riesco a bloccare una fascia lunga, anche solo due/tre ore, quando posso davvero concentrarmi (cosa di cui sicuramente parleremo) finisco per completare tutto anche nella metà del tempo preventivato. O in tre quarti del tempo, e così riesco ad avere altro tempo libero dopo, proprio perché grazie a quella concentrazione riesco a sfruttare al massimo il tempo.

Ben Aston:

Sì. Trovo impressionante quanto poco tempo serva davvero a svolgere una cosa se ci si dedica solo a quella.

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì.

Ben Aston:

Tipicamente però - soprattutto come project manager - prosperiamo in questo ambiente multitasking dove siamo come controllori di volo a far atterrare e decollare aerei, ci giriamo sulla sedia e facciamo 10 cose insieme.
Il motivo per cui pensiamo di impiegare ore per completare un report di stato è che non ci concentriamo davvero. Potremmo farlo in dieci minuti se ci dedicassimo soltanto a quello. La concentrazione è fondamentale.

Tucker Sauer-Pivonka:

Assolutamente sì. Se non riesci a isolarti su ciò che devi fare, risulti poco efficiente. Sfido chi ama il multitasking a provare a fare una cosa alla volta, proprio per questo motivo.

Ben Aston:

Credo che questo sia legato anche alla priorità e alla definizione degli obiettivi. Era un altro punto del tuo articolo. Raccontami il tuo processo per l’assegnazione delle priorità e per fissare obiettivi. Come stabilisci cosa va fatto subito e cosa può attendere?
Dicevi che spesso si va a spegnere fuochi: come decidi quali sono i fuochi da spegnere subito e quali possono andare avanti sotto traccia?

Tucker Sauer-Pivonka:

Certo. Ho provato diversi approcci, ma quello che funziona meglio per me è essere molto rigido nell’assegnare il valore ai compiti.
Per valore intendo quanto quel task è utile a me, al mio team o ai clienti. Valutando i compiti sotto questa luce, riesco rapidamente a stabilire meglio le priorità. Spesso mi rendo conto che una cosa su cui pensavo di dovermi concentrare non ha in realtà così tanto valore come un’altra, magari richiesta dal cliente.
È una strategia che mi ha aiutato molto, ma in più ogni mattina rivedo la lista delle cose da fare e la riparto secondo questo metodo.
Immagino la mia giornata come una mini sprint. La mattina faccio una mini sessione di pianificazione, poi si parte. Di solito, se pianifico bene, la giornata non subisce troppe interruzioni.

Ben Aston:

Bene, io trovo utile pensare alle attività di maggior valore. Quindi, prima, quali sono le attività di valore più alto?
Poi, cosa posso fare io, e solo io, che possa fare la vera differenza? Spesso possiamo e dobbiamo delegare.

Tucker Sauer-Pivonka:

Esatto.

Ben Aston:

Poi, terzo, qual è l’uso più prezioso del mio tempo, qui e ora? Poi, magari, ci sono tante cose urgenti e tanti fuochi dappertutto, ma non tutte sono davvero importanti, quindi è fondamentale distinguerle.
Le cose urgenti sembrano sempre importanti, in realtà quasi mai lo sono.

Tucker Sauer-Pivonka:

Esatto. Un esempio tipico: come PM hai le tue attività ricorrenti, che sono importanti per il processo, ma ciò che è davvero urgente è quando durante uno standup con i developer emerge un blocco che ostacola l’avanzamento.
Quello è il tipo di urgenza che va risolto subito. Bisogna essere consapevoli e saper riorganizzare la giornata per gestire queste cose.

Ben Aston:

Confermo. Nell’articolo tu tocchi tanti argomenti. Uno riguarda la riduzione delle distrazioni, che torna a quel discorso sulla concentrazione.
Sei molto pratico: parli di ripulire le notifiche, che so essere una distrazione tremenda - email, Slack, altre app di messaggistica, il telefono.
Parli di ripulire le notifiche: come hai capito che dovevi farlo? Per chi ci ascolta, come si capisce quando è il momento giusto per fare pulizia?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sì, assolutamente. Come dicevamo prima, me ne sono reso conto quando non riuscivo mai a rimanere concentrato su un compito (e a volte succede ancora). Mi accorgevo che alla comparsa di una notifica andavo a vedere, e finivo in tunnel senza uscita, perdendo il filo.
Il costo del cambio-contesto si accumula col tempo. Vedevo aumentare la pila di cose da fare, e cercando di capire il perché mi sono reso conto che erano proprio le notifiche a portarmi fuori strada.
Le notifiche sono progettate per catturare la nostra attenzione. Allora ho analizzato bene che tipo di notifiche ricevevo, quali mi servivano davvero e quali potevo silenziare.
Posso entrare nei dettagli dopo, ma questo è l’approccio che ho adottato per capire che stavano diventando un problema.
Sì. Per me è stato molto illuminante utilizzare uno strumento che si chiama RescueTime. Lo conosci?

Ben Aston:

Non lo conosco, lo proverò.

Ben Aston:

È uno strumento un po’ inquietante, ma se non vi turbano queste cose… Lo installi e analizza tutte le attività: siti visitati, app utilizzate, quanto si scrive, quanto si perde semplicemente girovagando col mouse.
Mi ha scioccato vedere, dopo una settimana, quante ore passavo su Facebook. Sei ore solo su Facebook; che spreco. In quel momento non sembra così, ma quando visualizzi il totale capisci quanto tempo perdi. Nessuno lo fa volontariamente, ma conoscere i dati aiuta.
Vede anche – con le parole chiave – su quanti clienti lavori, quanto tempo passi a scrivere email, Excel, Project, Word, eccetera.
Quindi se pensate di non perdere tempo, vi sfido a installare RescueTime.
O, come dici tu nell’articolo, anche la compilazione dei timesheet aiuta. Anche se non siete obbligati, fatelo e vi accorgerete subito quanto tempo si spende su certi task. I timesheet… io adoro Toggl. Tu che strumento usi?

Tucker Sauer-Pivonka:

Noi in Crema usiamo Harvest per tracciare tutto il tempo e Harvest Forecast per la pianificazione. Molto spesso, se mi sento sopraffatto, consulto Forecast per capire, anche contrattualmente, su cosa dovrei lavorare.
Mi aiuta a fermarmi un momento, riflettere, e riorganizzarmi su come gestire la giornata.
Finito l’esercizio, mi sento sempre meglio.

Ben Aston:

Giusto. Infine, parliamo di un altro aspetto interessante per “guadagnare tempo”. Tu suggerisci di portare a termine attività direttamente durante le riunioni. Mi incuriosisce come fai concretamente.
Immagino tu sia in riunione, si solleva una questione, pensi “posso risolverla subito”, e lo fai seduta stante. Come riesci però a farlo senza interrompere il flusso della riunione o far aspettare gli altri che tu finisca?
Come ti regoli?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ci sono alcune precisazioni da fare. C’è un momento e una situazione adatta per tutto. Non in tutte le riunioni si può fare. Ma se ci si trova, per esempio, in una riunione interna di fine sprint e servono risposte veloci, posso inviare una domanda su Slack in cinque secondi e spesso ricevere risposta prima della fine, facilitando anche la direzione del lavoro.
Per quei cinque secondi “mi distraggo”, ma il beneficio ricade su tutto il gruppo. Bisogna sapere cosa si può fare in tempo reale e cosa no. Ovviamente non mando email chilometriche e non chiedo feedback su un design a metà incontro!
L’importante è non essere di intralcio per il gruppo. Bisogna avere rispetto per il tempo di tutti, che è preziosissimo. Se usi quel tempo solo per le tue cose, non va bene.
Il mio modo di lavorare consiste nell’inviare messaggi veloci, di solito su Slack: pochi secondi in riunione, ma risparmio tempo dopo, evitando di dover cambiare contesto e ricordare dopo cosa volevo chiedere.
Questo è il mio metodo per essere produttivo anche in riunione, senza interrompere il ritmo del team.

Ben Aston:

Concordo. Credo che come PM non possiamo sottovalutare il valore del “momentum”. Se durante una riunione manca una risposta, il peggio è dover rimandare tutto e fissare un’altra riunione: invece, sciogliere i blocchi subito permette di accelerare.
Spesso quando siamo in riunione ci sono blocchi (“non posso dare una stima perché non ho questa informazione”). Quindi sciogliere i nodi subito dà slancio ai progetti.
Così si conclude davvero qualcosa, invece di dover sempre rimandare.

Tucker Sauer-Pivonka:

Verissimo.

Ben Aston:

Abbiamo parlato di vari strumenti: Harvest, Forecast… ma quali altri strumenti temporali o tool usi quotidianamente come PM?

Tucker Sauer-Pivonka:

Riguardo tempistiche e riunioni, di recente io e i colleghi usiamo Meetingbird, che ci aiuta a fissare appuntamenti senza girare mail su mail. Basta impostare orari disponibili, Meetingbird incrocia i calendari dei partecipanti e trova il momento giusto. Funziona benissimo per noi e per i clienti, così non si perde tempo in mail di coordinamento.
Oltre a Harvest e Forecast, uso molto Asana per il project management, ZenHub per lo sviluppo e ovviamente Slack e Dropbox Paper. Altri tool sono specifici per alcuni clienti, come Jira. E poi, ovviamente, la classica email.
Questi sono gli strumenti che uso praticamente ogni giorno.

Ben Aston:

Mi incuriosisce Dropbox Paper. Lo vedo sempre fra le opzioni ma non l’ho mai aperto. A cosa ti serve?

Tucker Sauer-Pivonka:

È uno strumento fantastico per la collaborazione. Lo usiamo… pensa a qualcosa di simile a Google Docs: puoi avere più persone che lavorano, commentano, il tutto in un’interfaccia intuitiva.
Oltretutto, visto che archiviamo molti file su Dropbox, è facile far partecipare anche i clienti. Conserviamo lì tutti i documenti di progetto, giornali di bordo, ecc. Accesso facile e veloce.
Ha la funzione Markdown. Io uso l’app Bear per gli appunti che supporta Markdown, quindi li abbino facilmente e posso spostare contenuti tra un tool e l’altro rapidamente.

Ben Aston:

Lo proverò allora!
Tucker, grazie mille per essere stato con noi. È stato un piacere averti qui oggi.

Tucker Sauer-Pivonka:

Grazie a voi. È stato un vero piacere parlare con te.

Ben Aston:

Ottimo. Se volete partecipare alla discussione, commentate il post e visitate la sezione risorse di thedigitalprojectmanager.com per unirvi al nostro team su Slack, dove troverete tante discussioni e argomenti interessanti.
Alla prossima, grazie per l’ascolto.