PM in Agenzia vs Interno: Quale Ruolo è il Migliore?

Leggi la Trascrizione:

Stiamo sperimentando la trascrizione dei nostri podcast tramite un programma software. Perdonate eventuali errori di battitura, il bot non è corretto al 100% delle volte.

Michael Mordak: Ciao, sono Michael di The Digital Project Manager e benvenuto al Member Spotlight di oggi! Siamo riusciti a riunire la più grande e temibile raccolta di project manager che stanno là fuori, creando cambiamento e mettendo in discussione i paradigmi esistenti nei progetti di oggi. Ecco perché condividiamo le loro storie, i percorsi personali e professionali che affrontiamo cercando di rispondere all’annosa domanda: "Cosa vuoi diventare?"

Oggi parliamo con l’apprezzata membro della community e consulente principale per partner enablement in Teamwork, Melody MacKeand. Melody ha costruito il suo percorso come PM in modo molto consapevole. Ha conseguito certificazioni, lavorato come project coordinator, direttrice agenzia di PM, PM interno, program manager, portfolio manager, e ora consulente. Oggi potremo sentire da lei cosa ha funzionato e cosa no, le competenze importanti per i PM, e i consigli che darebbe alla sua versione più giovane sapendo quello che sa ora.

Melody, sono davvero entusiasta di avere questa conversazione con te perché di solito, finora nei nostri spotlight, abbiamo intervistato persone e parlato di come seguissero una loro passione o una certa traiettoria di carriera. E poi, a causa del destino, sono diventati project manager per necessità o cogliendo un’opportunità che li ha portati a quel ruolo.

Ma il tuo percorso è stato un po’ diverso perché in realtà tu hai scelto attivamente di diventare PM, hai cercato proprio questo lavoro. Quindi mi piacerebbe sapere quando e come sei giunta a questa consapevolezza che il project management fosse la carriera che volevi seguire?

Melody MacKeand: Beh, sicuramente ha aiutato il fatto che entrambi i miei genitori fossero project manager. Quindi almeno sapevo che quel lavoro esisteva, anche se non mi hanno realmente spinta verso quella posizione. Dopo l’università, ho fatto alcuni lavori più legati alle passioni, ma sapevo di voler capire quale sarebbe stata la mia traiettoria professionale. E conoscevo il project management, quindi quella era una possibilità. Mi interessava anche l’analisi aziendale, perché avevo sentito che poteva essere un campo interessante dove entrare.

Quindi il mio approccio è stato ottenere certificazioni in entrambi gli ambiti. L’obiettivo era sia aumentare le mie competenze per poter già ambire a una posizione in quel settore, sia farmi un’idea di cosa comportasse ciascuna area per poter scegliere. Dopo aver preso certificazioni in entrambi, ho deciso: il project management era il percorso che volevo seguire.

Ho trovato una posizione di project coordinator in un’agenzia digitale. Quindi, è davvero utile avere la formazione e anche un piede nella porta con la certificazione. E da lì, pensare: è questa la strada che voglio seguire? Continuare su questa strada? Specialmente entrando subito nel digitale.

Michael Mordak: Dal tuo racconto si capisce subito che sei il prodotto di due PM perché si vede quanto hai pianificato tutto: ti sei certificata in entrambi i campi, avevi già una strategia B. Avevi un piano alternativo…

E crescendo come figlia di due PM, c’è qualcosa che ora, guardando indietro, ti fa pensare: “Oh mio Dio, sono sempre stata PMata!”?

Melody MacKeand: Sì, credo di aver vissuto una vita da “PMata” e ora PMmo me stessa. È una cosa che apprezzo molto nella mia educazione – forse meno all’epoca, più ora guardando indietro. Anche cose come frequentare corsi di preparazione SAT troppo presto, fare tante attività extracurriculari perché i miei genitori pianificavano meticolosamente i nostri orari e le attività che ritenevano utili per farci crescere.

Ora ne vedo il beneficio. Mi ha dato una solida formazione. E ora sono PM non solo nella carriera, ma anche a livello personale. Sono meticolosa nella pianificazione, gestione del tempo, del budget. Tutto questo fa ormai parte di me.

Michael Mordak: Immagino che molto di tutto ciò venga dalla tua educazione. I tuoi genitori saranno stati abbastanza rigidi, credo, su budget, pianificazione, gestione del tempo… tutto quel genere di cose.

Melody MacKeand: Assolutamente, sì.

Michael Mordak: Ok, quindi hai preso la certificazione da PM, sei entrata come project coordinator. Da lì in poi, come si è evoluta la tua carriera?

Melody MacKeand: Certo! Ho continuato nel mondo delle agenzie per qualche anno, lavorando per diverse agenzie, ed è stato davvero divertente. Ho collaborato con aziende poco incredibili e con molte persone di talento. Mi sono sentita molto fortunata a essere in quello spazio e a fare ciò che mi appassionava, il project management.

E farlo in un settore molto creativo e interessante. Ho adorato quel periodo, ma sapevo che ci sarebbe stato, prima o poi, un altro cambiamento nella direzione della mia carriera nel project management. Alcuni rimangono tutta la vita in agenzia, ed è fantastico. Altri, invece, possono orientarsi verso un contesto interno oppure qualcosa di totalmente diverso.

Sono stata chiamata da un vecchio cliente, una grande realtà non-profit, per una posizione interna. È stato uno spostamento interessante, perché entravo a lavorare “in-house”, fuori dal mondo agenzia. Era per una non-profit a cui ero molto interessata. E facevo lavori più affini al PM che PM veri e propri. Era una buona occasione per capire: “Esistono altri ruoli o aree ancora più interessanti per me?”

Ho potuto gestire una piattaforma PM per l’organizzazione, che è proprio dove lavoro ora. Gestivo anche risorse creative e digitali, quindi riprendevo l’esperienza in agenzia nella gestione delle risorse; c’era anche una figura di portfolio manager, e così ho fatto esperienza in diversi ruoli, dal resource manager al portfolio manager, senza smettere di occuparmi di project management per mantenere le skill attive.

È stato utile per vedere quali aree del mondo project management mi piacessero e quali no, e dove avrei voluto muovermi. E lì si è accesa la mia passione per il change management e lo sviluppo dei processi, che forse non avrei coltivato restando solo in un ruolo da PM.

Adesso sono passata ancora nel settore tech, nell’ambito prodotto da Teamwork. È stato stimolante vedere un altro lato del project management e del mondo agenzia. Ora aiuto organizzazioni e agenzie a gestire meglio i loro progetti, con l’esperienza raccolta.

Michael Mordak: Storia veramente interessante. Mi piace il fatto che tu sia partita in agenzia, poi abbia lavorato come interna, e ora sei in una situazione ibrida come consulente per agenzie. Tra l’altro, questa differenza fra PM in agenzia e interno torna spesso nella nostra comunità.

C’è qualcosa che, secondo te, distingue di più questi due ruoli? Ce n’è uno che ti attira di più? Preferisci interno o agenzia?

Melody MacKeand: Bella domanda. Il mondo agenzia è divertente, stimolante e caotico, e spesso lavorare “in-house” può sembrare invitante proprio per la sua ‘normalità’ e forse per una minore dose di caos.

Ma quando lavori interno, ti accorgi che questa è la realtà del project management ovunque. Da entrambe le parti si pensa che l’erba del vicino sia più verde, ma ci sono più somiglianze che differenze. Anche nell’organizzazione dove lavoravo in-house, i nostri team programmatici erano trattati come clienti.

Le risorse creative e digitali internamente erano condivise tra questi clienti. Quindi di fatto funzionava quasi come un’agenzia interna. Ho apprezzato quel modello perché avevo esperienze da agenzia alle spalle, ma vedevo anche come cambiava il tutto senza clienti esterni che arrivano con un budget preciso.

Hai i tuoi team di programma che lavorano con te e hanno richieste. Ho visto il buono e il cattivo di entrambi. Non direi che sceglierei una parte rispetto all’altra. L’agenzia è fenomenale, soprattutto da giovani, perché entri in contatto con tantissime realtà.

Ho mantenuto contatti professionali, amicizie con ex clienti, ho trovato nuove opportunità e ho cambiato città grazie a questo. Lo reputo un ambiente ricco di occasioni proprio perché lavori con molte organizzazioni diverse. In-house, invece, non sempre accade.

Michael Mordak: Penso che tu abbia dato una visione pragmatica, come trattare l'in-house quasi come un'agenzia interna. E questo rispecchia alcune discussioni recenti che abbiamo avuto sul nostro Slack proprio su questo tema.

Quindi è un punto di vista utile che tanti, non solo nella community, potranno apprezzare.

Melody MacKeand: Sì, credo che anche nel mondo interno ci siano rischi e criticità che gestire il team come un’agenzia può aiutare a risolvere.

Una delle maggiori è l’impressione che le risorse interne siano sempre disponibili, praticamente gratuite, perché sono colleghi. In agenzia hai contratti, scope, budget finito e li rispetti. Da qui: gestire l’in-house come agenzia può aiutare la gestione degli scope, del tempo, delle risorse.

Così i collaboratori non vengono sovraccaricati ed evitano il burnout: sembrerà sempre ci sia lavoro da fare e persone per farlo, ma non ci sono limiti chiari. Gestire con una mentalità da agenzia può fare la differenza anche internamente.

Michael Mordak: Riprendo un attimo perché stiamo andando molto a fondo su questo, ma vorrei focalizzarmi ora su aspetti più generali. Sei cresciuta con genitori project manager: avrai assorbito tante competenze utili fin da piccola. Ma ci sono altre qualità, esperienze lavorative o skill che hai portato nel project management e ti hanno aiutata a eccellere?

Melody MacKeand: Spesso il project management sembra molto teorico. Sentiamo termini come "progetto, scope, tempi", ma alla base il project management riguarda le persone. Farle lavorare bene, fargli raggiungere obiettivi aziendali e personali. Ognuno porta dubbi, frustrazioni, opinioni. E molto del PM è proprio gestione delle persone. Io prima del PM ho lavorato con persone molto diverse, anche forti di carattere.

Tutto questo trasla bene nel PM perché molti si avvicinano pensando che debbano “studiare”, imparare a gestire progetti o restare nei tempi e budget. Certo, sono cose che si imparano.

Ma la chiave è saper lavorare con team e colleghi, anche con priorità divergenti, e clienti decisi che ti fanno sempre sapere cosa pensano. Che tu l’abbia imparato crescendo o con altri lavori, si tratta di come interagire e di come presentarsi bene.

Michael Mordak: Sì, ottimo punto. Spesso sono quelle soft skill: saper leggere la stanza, capire con chi hai a che fare, interpretare modalità e bisogni comunicativi. Tu hai un background a tutto tondo, ma vorrei provare a trovare qualche falla: quando sei entrata nel mondo PM, quali aree sentivi di dover migliorare per avanzare nella carriera e crescere?

Melody MacKeand: Molti pensano che i Project Manager siano persone naturalmente molto organizzate, ma forse sono più nel caos di altri PM… Purtroppo per i miei genitori!

Per me la crescita maggiore è stata comprendere che nella mia testa so sempre a che punto sono col lavoro, cosa devo fare, la lista delle attività quotidiane. Ma ciò non permette agli altri di essere allineati. Perfino in un esempio estremo: qualche anno fa ebbi un incidente d’auto a progetto in corso – e serviva qualcuno che rapidamente capisse cosa stesse succedendo per poterlo continuare.

Insomma: imparare a essere organizzati, non solo per sé ma perché si fa parte di una struttura più grande che richiede processi interni efficaci. È un tema su cui dovrò lavorare per la vita!

Ho provato mille strumenti, ricoperto i post-it sulla scrivania per ricordarmi di restare organizzata. Non è qualcosa che mi venga naturale, ma ci lavoro: documentazione, informazioni accessibili anche agli altri, gestione ordinata dei compiti.

Michael Mordak: La documentazione è fondamentale. Mi viene in mente una regola che ci hanno portato: la regola del fulmine, cioè: se esci dall’ufficio e vieni colpito da un fulmine, il progetto continua? Gli altri sanno dove trovare le cose? Capiscono a che punto sono e i passi successivi?

È importante, sono contento tu l'abbia citato perché anch’io vivo il caos nella testa – poi cerco di documentare, organizzare affinché altri possano accedere e capire. È parte integrante del lavoro.

Ora, avendo fatto questo percorso con due genitori PM, le certificazioni, la crescita professionale, hai imparato tanto.

Che consiglio daresti al tuo io più giovane, che stava cominciando?

Melody MacKeand: Molti consigli e tanta indulgenza per le vecchie versioni di me. Primo: mettere sempre sè stessi al primo posto. Ho imparato questa lezione tante volte, soprattutto all’inizio della carriera.

Sei una risorsa per la tua azienda, cliente, progetti; in definitiva l’unica persona che pensa davvero a te sei tu. Fai il lavoro migliore quando stabilisci confini netti. Da giovani si vuole dimostrare qualcosa.

Ma il lavoro non finirà mai. I clienti da sentire, sempre. Ed è facile lasciarsi travolgere e trascurare la vita privata. Personalmente ho lasciato che la mia carriera incidesse su vita personale e salute. Ora sono attenta ai limiti: mettendo me stessa al primo posto do il meglio anche nel lavoro e verso i colleghi.

Significa non controllare più l’email di notte o nel weekend, avere orari fissi. Oggi adoro il pugilato: allenarmi mi aiuta a passare dalla vita lavorativa a quella personale. Il mio io giovane avrebbe beneficiato di confini simili.

Michael Mordak: Ottimo. Spesso sembra tu stia parlando proprio a me! Sono cose che mi devo ricordare ogni giorno anch’io: prendersi una pausa pranzo, finire a un orario preciso. E con il lavoro da remoto diventa anche più difficile.

Facilissimo rispondere ancora a una mail, un messaggio Slack, e ci si trova nel loop infinito. Importante quanto dici.

Melody MacKeand: Aggiungo anche: non prendere le cose sul personale e presumere sempre le migliori intenzioni dagli altri. Torniamo al tema: il PM riguarda le persone.

Portiamo noi stessi, nel bene e nel male, anche sul lavoro. Da giovani si prende tutto sul personale. Un progetto che va male: fallimento personale. Un collega o cliente arrabbiato: attacco personale. Se invece riusciamo a smarcarci da questo e concederci un po’ di indulgenza, e partire dall’idea che gli altri vogliono collaborare e risolvere problemi, il lavoro ci riuscirà anche meglio – e ci divertiremo di più.

Oggi mi diverto molto di più al lavoro. Da giovane invece era tutto molto più pesante proprio perché prendevo ogni cosa a livello personale invece di lasciarla andare.

Michael Mordak: Concordo, importante ciò che hai detto sul prenderla sul personale.

Se qualcuno dà un feedback, non lo fa per essere scortese, ma perché vuole il meglio per il progetto. Solo che quando capitano a noi lo viviamo come un attacco, anche se a nostra volta lo facciamo col proposito di aiutare. Quindi mi fa piacere che tu lo abbia citato. È davvero importante.

Melody MacKeand: Sì, e poi capita spesso di pensare, se qualcuno ti manda una mail dura, di aver sbagliato tu, quando invece noi stessi possiamo fare lo stesso perché abbiamo avuto una giornata difficile o dormito male.

E poi ricordiamoci che se arriva un feedback, serve a migliorarci, a lavorare meglio. E pure io ho imparato molto anche su come dare feedback: da giovani sembra aggressivo, soprattutto per una donna sul luogo di lavoro, essere dirette coi colleghi.

Ma negli anni ho compreso il valore del dare alle persone l’opportunità di ascoltare il feedback e migliorare. Un mio ex manager aveva una regola: se dai un feedback peer-to-peer nella review annuale, ma non l’hai mai detto in faccia prima, non puoi inserirlo. Questo mi ha insegnato che, se devo comunicare qualcosa, lo devo fare direttamente al collega e dargli modo di cambiare prima che diventi un problema per la review.

Ancora una volta, si tratta di persone: tutti meritiamo considerazione e la possibilità di migliorare. Anch’io ho ricevuto molta indulgenza nel tempo e sono cambiata molto come persona e professionista. Ringrazio tanto chi mi ha dato feedback preziosi, e voglio offrire la stessa opportunità agli altri.

Michael Mordak: Davvero, è un punto importantissimo e poco valorizzato. Se lasci spazio e opportunità agli altri, otterrai lo stesso in cambio. Migliora i rapporti di lavoro e abbassa la conflittualità, con effetti positivi anche sulla salute mentale. Se c’è astio sul lavoro, prima o poi non ci vorrai più andare e ti condizionerà la vita. Meglio la trasparenza e l’apertura.

È stata una conversazione bellissima e istruttiva su un percorso diverso dal solito, dove non tutti “cadono” nel project management: alcuni lo scelgono e costruiscono la propria carriera, come te, scegliendo le certificazioni, provando il coordinamento, l'agenzia, quindi passando all’in-house, con una crescita costante. Chi ascolterà potrà identificarsi, raccogliere lezioni e magari evitare alcuni errori che si possono commettere se si prova sempre da zero ogni volta.

Melody MacKeand: Senz’altro, grazie davvero per il tempo dedicato oggi.

Michael Mordak: Grazie a te Melody, sono felice che tu abbia partecipato. E non vedo l’ora di continuare a confrontarmi con te nella community e ascoltare tutte le idee e le esperienze che condividerai con gli altri membri, perché saprai sempre offrirle con consapevolezza, ascolto e generosità. Grazie davvero.

Grazie per aver seguito il Member Spotlight con Melody MacKeand. Ha ancora tante conoscenze e suggerimenti da condividere: partecipa alle nostre discussioni nel canale Slack insieme a tutta la community di digital project manager. Ti aspettiamo! Scopri di più sull’iscrizione al nostro sito: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Grazie per l’ascolto!