Come Ottimizzare i Tuoi Processi con la Gestione dei Flussi di Lavoro (con Marc Boscher di Unito)

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Ben Aston:

Perdi un sacco di tempo cercando le informazioni di cui hai bisogno? Sono sicuro di sì. E cosa ancor più frustrante: vedere il tuo team passare ore a cercare le informazioni è incredibilmente doloroso. La realtà, comunque, è che non esiste un sistema di gestione dei flussi di lavoro valido per tutti. Mentre il tuo team UX e strategia potrebbe preferire Trello o Asana, i tuoi sviluppatori vorranno sicuramente usare JIRA. Allora come si gestisce questa follia? Come si decide chi ha la meglio? In realtà, esiste uno studio McKinsey che riporta che la maggior parte dei dipendenti passa circa otto ore a settimana solo per cercare informazioni.

La buona notizia è che una soluzione esiste, ed è un sistema di gestione dei flussi di lavoro. Se sei interessato a risparmiare tempo per te e per il tuo team, e anche budget, continua ad ascoltare il podcast di oggi. Oggi parleremo su come creare e ottimizzare un sistema di gestione dei flussi di lavoro, grazie per essere qui. Mi chiamo Ben Aston, sono un digital project manager e fondatore di thedigitalprojectmanager.com. La nostra missione è aiutare i project manager digitali a raggiungere risultati migliori e a supportare chi gestisce progetti nel mondo digitale.

Se vuoi connetterti con la nostra community, vai su thedigitalprojectmanager.com: troverai tante risorse utili per migliorare le tue competenze, guadagnare sicurezza e iniziare a gestire progetti migliori. Oggi sono con Marc Boscher, un web developer diventato product manager e ora CEO e fondatore di Unito. Marc, benvenuto al podcast!

Marc Boscher:

Grazie per l'invito.

Ben Aston:

Raccontaci un po’ la tua storia. Come sei passato da essere web developer a project manager, poi product manager, e infine a fondare la tua azienda? Raccontaci questa evoluzione.

Marc Boscher:

Beh, ci sono voluti alcuni anni. Ho iniziato durante la bolla Dotcom, tutto si muoveva molto in fretta. Sono stato catapultato nella tecnologia fino al prodotto. Faccio prodotti da 20 anni ormai. Quando lavori su prodotti, capita spesso di osservare problemi continui, e ti ripeti che qualcuno dovrebbe risolverli, ma spesso nessuno lo fa davvero. Io ho tenuto traccia di questi problemi e, in sostanza, Unito è nato proprio da uno di quei problemi che vedevo costantemente.

Ben Aston:

Dici che lavori da 20 anni nel prodotto, ma Unito è un prodotto relativamente nuovo. Da dove è arrivata l’ispirazione specifica per affrontare proprio questo problema?

Marc Boscher:

La gestione del prodotto e, in parte, la gestione dei progetti ti porta a collaborare con tanti team diversi, competenze diverse e poca autorità diretta. Non sei il loro capo: devi guidare per influenza, e quindi non puoi decidere tu quali strumenti usare. Mi sono ritrovato spesso a saltare tra Zendesk, Asana, JIRA, GitHub e altri strumenti, subendo questa frammentazione. Solitamente si risolve forzando tutti a usare lo stesso strumento, ma con le API disponibili oggi, puoi finalmente pensare di collegare tra loro questi strumenti. L’idea era: possiamo lasciare ogni team nel suo ambiente, evitando che i project manager perdano tempo a rincorrere informazioni o segnalare ritardi? È così che è nata l’idea, partendo da una necessità personale. Unito era da tempo nei miei piani, così abbiamo avviato il progetto, e oggi eccoci qui.

Ben Aston:

Molto interessante! Parliamo quindi degli strumenti che usate e integrate internamente. So che potete connettere strumenti e software di project management come Trello, Asana e JIRA. Ma quali sono i tuoi strumenti preferiti e come li colleghi?

Marc Boscher:

Personalmente sono un appassionato di strumenti, quindi li provo quasi tutti. È entusiasmante trovare un design che si adatta al tuo ruolo e al tuo modo di pensare: puoi aumentare molto la tua produttività, ma convincere gli altri a cambiare strumento è spesso la vera barriera.

Oggi la sfida non è tanto tecnica, quanto umana: non si tratta di installare software, ma di convincere le persone ad adottarlo. Ora abbiamo una dozzina di strumenti integrati. Abbiamo lanciato l’integrazione con ClickUp poche settimane fa e ne lanceremo una nuova tra poco. Siamo molto focalizzati sugli strumenti per la gestione del lavoro nei progetti: Asana, Wrike, Trello. Siamo partiti anche dagli strumenti usati dagli sviluppatori.

Quindi GitHub, BitBucket, GitLab, JIRA: il focus è collegare project manager con team tecnici e utenti business e tecnici, che spesso non parlano la stessa lingua (né lo stesso linguaggio degli strumenti!). Abbiamo poi aggiunto Zendesk per il supporto, HubSpot per CRM e Marketing. L'obiettivo è gestire il lavoro non solo all'interno di un team ma trasversalmente all’intera organizzazione, dove si spreca tantissimo tempo.

Ben Aston:

Sei quindi un vero appassionato di strumenti. Hai scoperto qualche nuovo tool ultimamente che ti ha entusiasmato e che pensi dovrebbe essere adottato da tutti?

Marc Boscher:

Tutti gli strumenti che integriamo sono tra i migliori sul mercato. Ma non credo ci sia un unico tool che vada bene per tutti: dipende dall’utente, dagli obiettivi e dal modo di lavorare. Non ne consiglio uno in particolare. Questa è la tesi della nostra azienda: ognuno ha il suo strumento ideale e il massimo della produttività si raggiunge così, anche se i tool cambiano spesso. Scegliamo quelli in maggiore crescita e popolarità, che devono avere anche un layer API per l’integrazione, che ormai è quasi sempre presente.

Ben Aston:

Ottimo! Marc ha anche scritto un post su thedigitalprojectmanager.com su come costruire un sistema di gestione dei flussi. Ma per chi non l’ha letto: puoi spiegarci cos’è la gestione dei flussi di lavoro? Come project manager, sappiamo cos’è un processo: una serie di passi che ci portano da A (l’inizio progetto) a B (la conclusione), dove in ogni passaggio creiamo valore. Ma che ruolo ha la gestione dei flussi e dove si colloca nel migliorare il modo in cui lavoriamo all’interno dei limiti dei progetti?

Marc Boscher:

È molto simile al concetto di processo. Spesso si usano workflow e processo come sinonimi. Noi pensiamo al processo come qualcosa di lineare, una sequenza di passi: in fase di pianificazione si parte proprio da lì. Ma poi, nella realtà, quando il lavoro inizia, si devono coinvolgere più persone, l’ambiente diventa dinamico, soprattutto nei lavori digitali. Non è tutto così prevedibile o lineare.

Ad esempio, possiamo avere processi distinti per sviluppo software, per lanciare una campagna marketing, per la vendita, ciascuno con il proprio framework. Ma quando cominci a collaborare tra questi confini, tutto diventa meno lineare, più fatto di meeting, video call, chat, meno strumenti integrati. Noi vediamo la gestione dei flussi di lavoro come lo strato che collega tutti i vari processi e permette l’allineamento.

Ben Aston:

Quindi il sistema di gestione dei flussi tiene conto degli scenari "se questo, allora quello". La realtà è che spesso il percorso del progetto non è lineare, ma pieno di cicli, deviazioni e ritorni. Servono quindi strumenti che ci aiutino a gestire queste complessità, a collegare le persone e aggiornare i team giusti mentre il progetto prosegue. Questo ci rende più efficienti perché possiamo affrontare il progetto come una serie di cicli più che una linea retta. Workflow management significa questo?

Marc Boscher:

Esatto! Prende molti principi dell’agile: dare più libertà, togliere ostacoli alla collaborazione, lavorare in cicli brevi. Oggi però i tanti strumenti sono ancora d'intralcio perché ognuno ha il suo e processi diversi. Il primo passo della gestione dei flussi di lavoro è andare dove avviene il lavoro—accettare che ogni team lavora in modo diverso—e integrare quegli strumenti. Il secondo è mappare davvero il workflow tra questi tool, definendo regole e linee guida flessibili per la collaborazione. Così non si devono più rincorrere aggiornamenti manuali. Ad esempio, la pianificazione progetti su un Gantt in Asana: un task destinato agli sviluppatori può diventare una issue su Jira, aggiornata in modo continuo e sincronizzato. In questo modo, ogni team segue il proprio flusso senza dover cambiare tool.

Marc Boscher:

Le dipendenze tra reparti e attività sono visibili senza saltare tra strumenti diversi. La chiave è riconoscere dove si lavora, integrare e definire regole: ogni aggiornamento in un progetto deve essere visibile dove serve. Se si riesce a ottenere questo, la collaborazione è più ricca e fluida, e solo così si può davvero ottimizzare e migliorare.

Ben Aston:

Hai detto che è importante capire che diversi team useranno strumenti diversi—ad esempio il team design non vorrà mai lavorare in JIRA. Il vantaggio di una soluzione come Unito è proprio permettere a tutti di lavorare nell’ambiente più adatto. È una sfida continua lanciare un tool per tutta l’azienda—ogni strumento ha la sua filosofia di gestione progetti, e non sempre è compatibile con tutti i team. Ho provato a far lavorare designer su JIRA: missione impossibile, soprattutto su flussi complessi!

Riguardo al design del flusso: come decidi quanto complesso renderlo? Come si automatizza senza complicare troppo? Ho spesso visto flussi troppo articolati che poi bloccano il lavoro. Come si fa?

Marc Boscher:

Per noi il focus, fin dall’inizio, è stato permettere agli utenti business di configurarlo in autonomia, senza competenze tecniche. Quindi, molta progettazione visuale: regole semplici in linguaggio naturale. Ad esempio "se succede questo, porta quell’elemento dal lato engineering". Poi serve fare mapping: magari il processo degli sviluppatori ha dieci step dettagliati, mentre quello del marketing solo tre macrofasi. Questi non devono combaciare uno a uno, ma corrispondere solo dove serve. Si parte da una conversazione tra i team per capire i flussi di ciascuno e si danno strumenti semplici per mappare e iterare queste regole. Inizia con regole molto basiche: "se assegno a Ben, il task deve apparire nel suo tool" oppure "quando escalo un ticket dal supporto all’engineering, crealo in Jira". Dopo, puoi gradualmente aggiungere automazioni più evolute.

Ben Aston:

Vedo che alle tue spalle c’è una mappa del workflow. Quando faciliti la discussione sui processi tra team diversi, come la gestisci? Mappi subito in uno strumento o preferisci fare prima uno schematico su una lavagna?

Marc Boscher:

Abbiamo visto i clienti disegnare sulle lavagne, quindi abbiamo inserito questa funzione direttamente nel tool: puoi costruire visualmente una mappa di come si muove il lavoro tra i team. I clienti conoscono perfettamente i processi interni, spesso documentati. Ma quando serve collaborare oltre i confini, nasce la confusione: i PM lo sanno bene, perché vivono tra un team e l’altro.

Ma piuttosto che far perdere tempo ai PM in comunicazioni manuali e passaggi di stato, l'automazione può eliminare l’ostacolo e permettere ai PM di fare ciò che sanno fare davvero: allineare persone, monitorare rischi e priorità, senza il lavoro di mera trascrizione.

Ben Aston:

Sì. (Ride) Gran parte del tempo di gestione budget è garantire che le persone siano informate: che leggano il ticket giusto, che abbiano visto l’aggiornamento su Trello. Accettare che tutti lavorano in modo personale e permettere questo, ad esempio facendo sì che chi vuole Trello abbia Trello e chi preferisce JIRA abbia JIRA, è il futuro.

Ma parliamo di quando le cose non funzionano: quali sono le sfide? Perché rischiamo una cieca fiducia nelle regole, ma le informazioni possono comunque perdersi. Quali sono secondo te le difficoltà reali nella gestione dei workflow?

Marc Boscher:

La comunicazione resta centrale, con o senza sistemi integrati. Ma se la comunicazione fluisce meglio usando gli strumenti già in uso, tutto diventa più semplice. Immagina un’orchestra: ogni musicista ha uno strumento diverso (uno sta su Trello, un altro su Jira). Il direttore (il PM) deve guidarli senza obbligare tutti a suonare il violino. La forza di un workflow integrato è mantenere questa diversità e armonizzare il gruppo. Nella gestione progetti digitali odierna è proprio questo: guidare un gruppo autonomo, dare visibilità a tutti, accorciare le distanze (oggi, con il lavoro remoto, la difficoltà è ancora maggiore). Un sistema di workflow serve proprio a tenere orchestrata tutta questa complessità, ovunque siano i membri del team e qualsiasi tool usino.

Ben Aston:

Guardando al futuro del lavoro e della gestione progetti, come pensi che tutto questo evolverà e che cambierà il ruolo del project manager?

Marc Boscher:

Speriamo dedicando meno tempo al "lavoro di fatica" e più a fare da direttori d’orchestra. Pensiamo che la tendenza alla crescita dei tool proseguirà perché sviluppare e adottare nuovo software è facile ed economico. Bisogna andare dove avviene il lavoro e favorire l’auto-organizzazione dei team, ma sempre mantenendo l’allineamento. Un workflow management a strato trasversale ti dà una visibilità mai avuta prima. Nella nostra visione futura non c’è un solo tool che "vince" sugli altri: ogni team può stare nel proprio ambiente e la piattaforma collega tutto in modo fluido. Questa per noi è la missione del workflow management.

Ben Aston:

Fantastico! Se invece sono nuovo alla gestione dei processi o workflow management—pensa alle agenzie di 5-10 persone dove il CEO è anche PM e tutto si muove velocissimo—da dove si comincia con la progettazione dei processi e poi del workflow? Molti nemmeno si rendono conto di avere un processo—semplicemente lavorano. Quali sono i primi passi per progettare e ottimizzare il flusso?

Marc Boscher:

Ci sono sempre "vittorie facili" e la barriera d’ingresso è molto più bassa di quanto si creda. Ogni cliente ha un suo metodo, spesso tocca adattarsi. La soluzione è iniziare da un progetto: valuta come si organizza il cliente, chiediti quale sarebbe il tuo strumento ideale e, se possibile, usalo per più progetti. Se il cliente usa un altro tool, prova a integrare i flussi. Puoi iniziare da una sola integrazione, per esempio per le richieste marketing verso engineering, o per escalation dal supporto verso i developer. Comincia dove spendi più tempo e migliora da lì, un passo alla volta.

Ben Aston:

Serve un approccio agile: costruire, testare, imparare. Non si ottiene la perfezione al primo colpo: identificare opportunità semplici (dove si è perso tempo, dove il processo si è interrotto nell’ultimo progetto) può essere un gran punto di partenza. Da lì si costruisce il processo, lo si testa e si itera. Marc, grazie mille per essere stato con noi oggi, è stato un piacere.

Marc Boscher:

Grazie a te, Ben.

Ben Aston:

Se vuoi approfondire e fare un salto nella progettazione dei processi di project management, visita thedigitalprojectmanager.com dove trovi una valanga di risorse e anche la nostra formazione online. Alla prossima e grazie per averci ascoltato.