Le competenze sull’IA che renderanno il tuo lavoro a prova di futuro

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Kelsey Alpaio: Ciao! Sono Kelsey. E bentornato a The Retro su Il Podcast del Digital Project Manager, dove analizziamo lezioni dal passato, tendenze future e cosa significano per la tua carriera. Oggi quindi parliamo di un argomento praticamente impossibile da ignorare in questo momento, e un tema che davvero non dovresti ignorare: come l’IA influenzerà il futuro del project management.

A questo punto, tutti abbiamo sentito parlare dei diversi strumenti, di tutti i casi d’uso dell’IA che possono farti risparmiare tempo e toglierti quelle attività fastidiose dal lavoro. Ma quanto hai davvero riflettuto su come l’IA ridefinirà ciò che significa essere davvero un project manager—e su quali competenze dovresti lavorare già adesso per assicurarti una carriera lunga e di successo in questo campo anche in futuro?

Ed è proprio di questo che parleremo oggi, e abbiamo qui un grande ospite che ci aiuterà a orientarci: Oliver Yarbrough. Oliver è il fondatore di Not Your Father's AI, un progetto dedicato ad aiutare le persone ad applicare l’IA nel proprio lavoro e nelle aziende. È anche un istruttore su LinkedIn Learning con un corso molto seguito sull'intelligenza artificiale per project manager, ed è da anni formatore di project management.

Oliver, benvenuto!

Oliver Yarbrough: Grazie. Sono felice di essere qui.

Kelsey Alpaio: Oliver, raccontaci un po' di più su di te e sul lavoro che svolgi.

Oliver Yarbrough: Sono innanzitutto un formatore di project management e, negli ultimi otto anni circa, ho iniziato a parlare di intelligenza artificiale, in particolare in relazione alla gestione dei progetti.

Negli ultimi anni ho lanciato questo programma chiamato Not Your Father’s AI, per aiutare le persone a comprendere gli usi pratici dell’intelligenza artificiale. Non solo per il project management, anche in altri ambiti, ma ovviamente oggi parliamo in particolare del project management.

Kelsey Alpaio: Ottimo. Quindi entriamo subito nel vivo e parliamo un po’ di come l’IA stia già iniziando a trasformare il ruolo del project manager. Quali sono alcuni dei cambiamenti principali che stai già vedendo?

Oliver Yarbrough: Vedo persone che prendono ciò che fanno quotidianamente e iniziano a integrarlo, magari a un livello basso. Ovviamente ci sono anche persone che la usano a un livello molto più alto, e ne parleremo.

Ma fondamentalmente si tratta di capire cosa fai e capire come puoi eliminare inefficienze incorporando vari aspetti dell’intelligenza artificiale e/o automazione. Questi sono alcuni degli ambiti base, direi. E poi vedo anche che molti la usano semplicemente per scrivere meglio.

Molti di noi, anche se siamo buoni scrittori, cerchiamo di migliorare o almeno di non partire da una pagina vuota. Quindi non importa se è una presentazione, una mail: non devi mai iniziare veramente da zero. Questi sono alcuni degli usi basilari che vedo.

Kelsey Alpaio: E come pensi che l’IA continuerà a impattare nei prossimi cinque anni? Che aspetto avrà davvero il ruolo del PM man mano che l’IA lascia il suo segno su questa professione?

Oliver Yarbrough: Ottima domanda. Proprio stamattina ho avuto una chiamata con un'altra azienda e, per come la vedo io, l’evoluzione sarà… a differenza di chi fa allarmismo, non credo che sparirà il ruolo del project manager.

Quello che succederà è che chi la abbraccerà, chi imparerà davvero, sarà più o meno un operatore: saranno quelli che dirigono, formano e riqualificano. Ma davvero, e non penso che succeda la prossima settimana, ma tra 2, 3, 4, 5 anni, gestiranno un gruppo di interlocutori digitali e/o colleghi e/o coordinatori.

Quindi molte delle attività vedranno i project manager diventare più operatori, e dovranno capire come guidare un team composto sia da persone sia da agenti digitali. Sarà un nuovo campo anche quello della leadership verso “agenti digitali”, proprio come verso esseri umani.

In alcuni contesti ci sarà una situazione ibrida, dove ci saranno coordinatori umani sotto, come riporti a un project manager (o con un altro titolo nuovo), e anche un agente digitale. Quindi io la chiamo realtà ibrida.

Kelsey Alpaio: Veramente interessante.

Vorrei approfondire di più di quali siano oggi le competenze su cui i project manager dovrebbero puntare per prepararsi a questo scenario. Dunque, per cominciare: come dovrebbero pensare ogni giorno all’IA i PM? Quale mentalità avere nell’uso dell’IA nel loro ruolo, per prepararsi a quel futuro?

Oliver Yarbrough: Penso che tutto si riduca a tre aree fondamentali. Non dico che siano le uniche. Abbiamo sentito tutti parlare di soft skill, importantissime. Ma in questa nuova era, secondo me, si concentra tutto in tre aree principali. Numero uno: project management. Devi conoscere il settore.

Serve conoscere la gestione dei progetti. È difficile valutare sia persone che agenti se non si conosce il project management. Quindi questo è il primo punto. Secondo: capire l’intelligenza artificiale. Non dico che bisogna imparare Python e a programmare, ma serve capire come pensano questi LLM.

E questo non è così tecnico. Non serve saper programmare, ma capirne il funzionamento. Terzo punto, forse poco considerato, ma altrettanto importante: sapere ottimizzare i processi.

Come ottimizzare i processi? Perché per ottenere il massimo dall’IA devi sapere dove togliere inefficienze. A livello base, per esempio: ogni settimana esegui 100 task, devi capire quali devono per forza essere eseguite da un umano.

E di quelle, quali devo fare io e quali posso delegare? E di quelle che non servono a un essere umano, quali può farle l’IA? E la terza categoria: quali non dovrebbero essere proprio fatte. Lavorando su questi tre aspetti – eliminazione, outsourcing verso IA o umani – restano quelle che, come project manager, devo proprio gestire io. Su questo concentro davvero l’attenzione per il futuro.

Kelsey Alpaio: Capito. Puoi parlarci un po’ di come sviluppare queste competenze già ora per il futuro? Ci sono skill di IA su cui i PM devono focalizzarsi assolutamente? E quali saranno davvero fondamentali in futuro, come la capacità di “prompting”, oppure altro? Approfondiamo la questione.

Oliver Yarbrough: Ok. Parliamo di quello che comunemente chiamiamo IA. Io parlo da anni di project stakeholder e AI stakeholder. Se trattiamo l’IA come uno stakeholder, come qualsiasi altro stakeholder (avete presente i diagrammi RACI?)…

È come uno stakeholder, uno dei vari del progetto. Devi sapere, come ogni stakeholder, come ingaggiarlo, come interagire. Quindi fondamentalmente: cosa serve a quell’agente o bot IA per restituirti il risultato migliore?

Il livello base è il prompt engineering: il titolo potrebbe anche cambiare, ma la necessità di scrivere buoni prompt resta. In pratica, saper “parlare” al tuo bot. Quindi, il prompt engineering è cruciale: saper scrivere un buon prompt, su più livelli.

Come detto prima, è importante anche saper ottimizzare i processi. Prendi corsi tipo Six Sigma, tutto ciò che ti aiuta a semplificare i processi e ridurre ramificazioni inutili. Poi, come terzo, sicuramente servono soft skill: negoziare, acquistare cose, gestire quegli ambiti che l’agente IA non può fare o non fa così bene. Tutto ciò che coinvolge l’interazione umana. Perché così puoi integrare e arricchire il lavoro dell’IA. Porterai valore aggiunto.

Concentrati su questi aspetti.

Kelsey Alpaio: Ottimo. Vorrei fare una sorta di guida a livelli: 101, 201, 301, per chi si chiede da dove partire e come progredire. Quindi: chi è completamente nuovo all'IA, da dove può iniziare?

Oliver Yarbrough: Ottima domanda, perché molti si sentono sopraffatti; pensano di dover subito costruire project charter, pianificare sprint e tutto il resto. Inizia da qualcosa di semplice. Per esempio: come posso snellire e automatizzare la scrittura dei verbali di riunione? Come posso creare una presentazione da condividere col mio team?

Perché? Perché anche se non sono aspetti tecnici del project management, ti danno subito una bella soddisfazione: risparmi tempo. All’inizio si tratta di risparmiare tempo. Posso mettermi lì e prendere i verbali a mano, passare un’ora a creare una presentazione PowerPoint, oppure scrivere un prompt, caricare uno o due documenti e avere la presentazione pronta in meno di 5 minuti.

Magari poi devo sistemarla, certo, ma non parto da zero. Ad esempio, prendo i verbali, li carico, magari in un chatbot che me li riassume, poi li condivido come summary.

Se non vuoi l’automazione completa, puoi fare così. Se invece scegli di automatizzare davvero, puoi avere molto di più.

Kelsey Alpaio: Ottimo primo passo. E se passi al livello 201—ora che usi l’IA quotidianamente, sei rodato—qual è il passo successivo? Quali casi d’uso sorprendenti esistono? Come si può avanzare oltre le basi per davvero mettersi al sicuro per il futuro?

Oliver Yarbrough: Al livello 201, passati dai fondamenti, si può costruire il proprio GPT personalizzato. Serve un account a pagamento, e ogni LLM offre una versione di questa funzione.

Google, Gemini, altri hanno le loro. Quindi, su un account a pagamento (ad es. ChatGPT Teams), hai privacy integrata; con l’account da 20$, devi selezionare di non condividere i dati.

Dico questo per tranquillizzarti nel caricare informazioni personali. E puoi addestrare una GPT sulle tue informazioni specifiche. E spesso il problema è: molte persone cercano di fare tutto con un unico GPT, caricando decine di documenti e aspettandosi che faccia tutto.

No. Il mio consiglio è addestrare un GPT a fare solo un compito specifico, e farlo bene. Ad esempio: creare project charter. Carica solo esempi di ottimi project charter e info utili.

Poi inserisci nelle istruzioni, ad esempio: “Sei un project manager di X, Y, Z azienda con 15 anni di esperienza”, ecc. Così non hai bisogno di ripetere queste istruzioni ogni volta. Poi, quando serve un nuovo charter, basta scrivere: “Crea un charter per X, Y, Z”.

Se ben addestrato, funziona davvero. Questo, secondo me, è il passo più semplice e proficuo a livello 201.

Kelsey Alpaio: Perfetto.

E a livello 301, quindi per utenti esperti—quali skill e strumenti bisogna sviluppare? Come si presenta il project manager “definitivo”, esperto di IA?

Oliver Yarbrough: Qui si entra nell’automazione intelligente. A questo livello non usi solo un chatbot, ma li colleghi usando software tipo make.com.

Make.com, Zapier, permettono di integrare, cioè portare dati da un software all’altro. Quindi, se usi un software di gestione progetti tipo ClickUp, ad esempio,

puoi usare Airtable o Google Sheet come database. Prelevi i dati da ClickUp in Airtable. Poi prendi quei dati, li fai elaborare da ChatGPT, li reinserisci in Airtable e li visualizzi in una dashboard.

Questo ipotizzando che tu non usi già l’IA integrata nei software usati, che magari offre già molte automazioni. Ma potresti volere un database indipendente per altri scopi o per altri progetti. In sintesi: automazione intelligente.

Kelsey Alpaio: Ottimo. Hai accennato alle fasi, ma molti dicono: “Mi piacerebbe usare l’IA regolarmente nel lavoro, ma nella mia azienda siamo indietro.”

C’è diffidenza o mancano strumenti e sicurezza. Che consiglio dai a chi vuole sviluppare queste skill, ma la propria organizzazione gli mette dei limiti?

Oliver Yarbrough: Direi questo: quando ricevo resistenza o incontriamo ostacoli, e mi succedeva anche ai tempi del lavoro in azienda, sempre mi chiedevo “Perché c’è questa resistenza? Qual è la causa profonda? Di cosa hanno paura?” Perché senza capire la causa è difficile proporre soluzioni. Se ad esempio il problema è la privacy, puoi affrontarlo.

Ad esempio, usando la suite Microsoft, la privacy è integrata: i tuoi dati non vengono usati per addestrare altri modelli. Se l’azienda già usa i prodotti Microsoft, sarà più semplice. Per ChatGPT, puoi scegliere un account Teams o a pagamento,

che non condivide i dati col modello generale. Se la privacy è la preoccupazione principale, puoi rassicurare su questo. Se il timore è che l’IA “rubera il lavoro”, invece, va mostrato come può far risparmiare tempo, migliorare l’attività. Così, piano piano, si possono sciogliere paure e superare le perplessità, portando le persone ad accettare la novità.

Kelsey Alpaio: Ottimi consigli. Credo che la paura che l'IA possa sostituire i posti di lavoro sia uno dei maggiori ostacoli.

E ci sono altre trappole che vedi spesso tra i PM che iniziano a sviluppare queste competenze? Errori, abusi o mentalità sbagliate che bisogna superare?

Oliver Yarbrough: Ne potrei parlare a lungo, ma alcune tra le più frequenti sono affidarsi troppo all’output ricevuto. L’IA non è perfetta. Gli umani non sono perfetti. Se non lo sono loro, nemmeno le cose che programmiamo lo saranno mai. Perché lo dico?

Magari hai sentito parlare di “allucinazioni”: a volte l’IA si inventa cose per non lasciarti deluso, e se non conosce la risposta può darti quello che pensa che tu voglia sentirti dire. Quindi è utile, quando dai istruzioni, chiedere esplicitamente “se non conosci la risposta, dimmelo—not inventare nulla”. Non trascurare questo aspetto.

Inoltre bisogna continuare a migliorare le proprie competenze di project management.

Non posso sottolinearlo abbastanza: che sia standard, ibrido, agile, devi conoscerli. È vitale, soprattutto non tanto per i più senior, ma per chi viene da altri ambiti o esce dall’università.

Bisogna certificarsi, imparare tutti gli aspetti del project management. È quello che ti farà diventare un operatore migliore quando arriverà il momento di gestire un team digitale.

Kelsey Alpaio: Verissimo! Un altro ostacolo è la paura di “non riuscire a stare al passo”.

L’IA cambia così rapidamente che ogni settimana ci sono strumenti nuovi, versioni nuove ogni giorno. Con così tanti cambiamenti, come possiamo pensare di rimanere aggiornati senza doverci dedicare a tempo pieno? Oppure, dovrebbe essere un lavoro a tempo pieno?

Oliver Yarbrough: Bella domanda. Ti do una risposta “101” e una “201”. La 101: segui podcast come questo, guarda video YouTube, leggi blog e newsletter. Ho una mailbox apposta per iscrizioni a newsletter, blog e ho dei filtri: arrivano lì dentro e le leggo quando voglio.

Questa è la base: ascoltare, guardare, leggere, fare corsi. Il livello superiore: automatizza. Iscriviti alle newsletter, blog e falle arrivare a una mail dedicata (magari Gmail), con filtri, poi usa un bot per estrarre, riassumere, ottenere i punti chiave—magari come promemoria giornaliero sintetico da più mail, newsletter e pure video YouTube.

Puoi ottenere un riassunto giornaliero: è come avere il tuo assistente che ti fa il “daily standup” AI pre-riassunto ogni mattina.

Kelsey Alpaio: Mi piace! Uno modo per rendere l’apprendimento parte della quotidianità, sfruttando l’IA stessa per agevolare la formazione. Ottimo consiglio.

Oliver Yarbrough: Sì, e la cosa bella è che, se usi Gmail, Gemini è già integrato. Il vantaggio dell’IA nativa è che non serve automatizzare: è già lì e può riassumere istantaneamente.

Kelsey Alpaio: Fantastico. Siamo quasi in chiusura, ma per terminare: qual è una cosa che ogni ascoltatore può fare oggi stesso per migliorare la propria competenza sull’IA e rendere la propria carriera di PM a prova di futuro?

Oliver Yarbrough: Un'unica cosa fondamentale per rendere la carriera a prova di futuro? Anche se sembra ormai “vecchia” dopo due o tre anni—buona vecchia prompt engineering.

E non solo quella di base. Anche chi è neofita dovrebbe imparare a creare custom GPT: anche se è un livello 201, presto sarà considerato “base”, come con Internet nel 2025—chi ci pensa più a “come collegarsi” nel 2025?

Quindi ti suggerisco di passare dal livello base al 201 più in fretta possibile. Impara cosa sono i custom GPT e, soprattutto, come scrivere istruzioni (prompts) specifiche. Istruzioni che definiscono “sei X, lavori in azienda Y, ecc.”—così crei il tuo avatar digitale e non dovrai più riscriverlo ogni volta. Questo è il primo step, poi imparare la scrittura dei prompt.

Basta dedicare un po’ di tempo: qualche corso, qualche video, ti darà davvero ottimi risultati.

Sarà uno strumento che ti darà un superpotere per i prossimi 18 mesi, fino a che tutti non ci arriveranno e diventerà conoscenza comune.

Kelsey Alpaio: Perfetto. Oliver, grazie per aver condiviso il tuo tempo oggi. Sono stati consigli davvero utili.

Oliver Yarbrough: Grazie a te, è stato un piacere.

Kelsey Alpaio: È tutto per questo episodio di The Retro. Seguici per non perdere le nuove puntate. E se vuoi continuare la conversazione con una community di oltre 1.000 professionisti del project management che capiscono queste sfide, vieni su thedpm.com/membership. Grazie per l’ascolto!